Integracja ERP nie jest nową koncepcją, dlaczego więc ostatnio stała się tak gorącym tematem? To ma związek z ewolucją. Rozwiązania ERP w chmurze odeszły od tradycyjnej roli systemów finansowych i zarządzania procesami podstawowymi. Nowoczesne systemy ERP, oparte na sztucznej inteligencji i zaawansowanych bazach danych, stają się centralnym węzłem wszystkich procesów operacyjnych w przedsiębiorstwie. Wraz z rozwojem systemów ERP rozwijały się również inne aplikacje oprogramowania biznesowego, które z każdym dniem stają się coraz bardziej zaawansowane i coraz popularniejsze. Jednocześnie pracownicy i liderzy zespołów nadal pobierają i używają specjalistycznych aplikacji biznesowych, nie informując o tym swojego zespołu IT. Aplikacje te nie są zintegrowane z systemem ERP ani odpowiednio zabezpieczone i monitorowane.

Tradycyjne metody integracji aplikacji są powolne i wymagają pisania dużej ilości niestandardowego kodu podatnego na błędy. Stanowi to wyzwanie dla nowoczesnych firm, które chcą mieć bezpieczeństwo i przejrzystość, jakie daje integracja aplikacji i systemu ERP, ale nie chcą stracić przewagi konkurencyjnej, pogrążając się w czasochłonnych, ręcznych procesach. Dobra wiadomość jest taka, że najlepsze systemy ERP w chmurze są wyposażone w gotowe integracje, które umożliwiają szybkie i łatwe połączenie niektórych z najpopularniejszych aplikacji biznesowych. Ponadto są one utrzymywane przez dostawcę oprogramowania. W miarę jak środowisko oprogramowania i aplikacji w Twojej firmie staje się coraz bardziej złożone, gotowe do użycia są rozwiązania platformy integracyjnej jako usługi (iPaaS) dostosowane do najlepszych rozwiązań ERP w chmurze.

Czym jest integracja ERP?

Integracja ERP to metoda, za pomocą której firma łączy swoje oprogramowanie ERP z innymi, specjalistycznymi aplikacjami i procesami w obrębie całego przedsiębiorstwa.

W niedawnym badaniu Deloitte przeprowadzonym wśród kadry kierowniczej wyższego szczebla ds. zakupów prawie połowa respondentów wskazała „słabą integrację aplikacji” jako jeden z „trzech najważniejszych problemów”, z jakimi borykają się obecnie. Rozwiązania integracji ERP i aplikacji w chmurze pomagają uporać się z tym problemem dzięki skutecznemu, ujednoliconemu podejściu — łącząc możliwości operacyjne inteligentnego ERP z oprogramowaniem integracyjnym, stworzonym specjalnie w celu automatyzacji, usprawnienia i skalowania tych kluczowych działań.

Integracja ERP w chmurze i zarządzanie API

Kilka lat temu, gdy dostępnych było tylko kilka podstawowych aplikacji biznesowych, możliwe było ręczne wdrożenie interfejsu programowania aplikacji (API) — oprogramowania, które umożliwia komunikację systemów ze sobą — w celu połączenia aplikacji ze starszym systemem ERP. Jednak wraz ze wzrostem liczby niezbędnych aplikacji, ręczne metody zarządzania interfejsami API doprowadziły do wykładniczo skomplikowanego systemu i „kodu spaghetti”, którym trudno było zarządzać i rozplątywać.

W odpowiedzi na rosnące zapotrzebowanie na uproszczoną integrację, najlepsze współczesne systemy ERP są teraz wyposażone w szereg gotowych łączników, interfejsów API i narzędzi integracyjnych. Zazwyczaj gotowe interfejsy API w nowoczesnym systemie ERP w chmurze wystarczają do zarządzania kilkoma aplikacjami, ale bez dedykowanego oprogramowania integracyjnego nadal trzeba w dużej mierze polegać na zespołach IT, które zajmują się zarządzaniem niestandardowymi interfejsami API, mapowaniem i kodowaniem.

Typowe obszary priorytetowe dla integracji systemów ERP

W miarę rozwoju systemów ERP i rozwiązań SaaS pojawią się nowe możliwości integracji przedsiębiorstw . Jednak w przypadku większości firm poniższe przykłady ilustrują niektóre powszechnie integrowane obszary operacyjne.

CRM

CRM to jedno z narzędzi, po które sięgają zespoły sprzedaży i marketingu, ponieważ zapewnia im dostęp do informacji i historii poszczególnych potencjalnych klientów. Dzięki temu mogą personalizować interakcje z klientami, aby zapewnić im lepsze doświadczenia i zwiększyć szansę na konwersję. Integracja CRM/ERP usprawnia ten proces, zapewniając dostęp do informacji rynkowych w czasie rzeczywistym, wskaźników popytu i analizy danych. Dzięki dokładniejszym i bardziej istotnym informacjom przekazy marketingowe są bardziej ukierunkowane i trafne, a zespoły sprzedaży mogą lepiej pielęgnować potencjalnych klientów.

Business Intelligence

Oprogramowanie Business Intelligence (BI) opiera się na zrozumieniu danych. Wszystko zaczyna się od selekcji i zbierania informacji z najlepszych źródeł. Następnie narzędzia BI wykorzystują technologie oparte na sztucznej inteligencji do przeprowadzania szczegółowych analiz tych danych, których celem jest dostarczenie wysoce użytecznych informacji. Rozwiązania BI często prowadzą do wdrożenia nowych procesów lub przepływów pracy — a czasem zupełnie nowych możliwości biznesowych. Dzięki integracji z chmurowymi systemami BI/ERP te informacje można scentralizować i szybciej udostępniać osobom, które są najlepiej przygotowane do podjęcia na ich podstawie działań.

Zasoby ludzkie

Złożoność zagadnień HR i zarządzania kapitałem ludzkim (HCM) postępuje w szybkim tempie. Oprócz niemal natychmiastowych zakłóceń, jakie pandemia przyniosła w operacjach HR, na tych zespołach ciąży jeszcze większa presja, aby stały się centrami zysku opartymi na danych. Dzięki integracji HCM/ERP przedsiębiorstwa mogą nadal korzystać z szeregu specjalnie opracowanych aplikacji i systemów HR, a także rozszerzać te systemy o funkcjonalność chmurowego ERP. Od rekrutacji, przez zatrzymanie pracowników, aż po przejścia na emeryturę, integracja systemów ERP pomaga informować i automatyzować działania w tym wymagającym i szybko zmieniającym się dziale.

Zarządzanie projektami

Stereotypy są trwałe, bo zazwyczaj są prawdziwe – a żadne z nich nie jest bardziej prawdziwe niż stare powiedzenie: „Kto nie planuje porażki, ten nie planuje”. Mimo że narzędzia planowania są tak ważne, rozwiązania do zarządzania projektami często należą do najbardziej wyizolowanych pod względem operacyjnym. Mogą być trudne do opanowania, a gdy już się wdrożą, zespoły niechętnie z nich rezygnują. Ale dobrą wiadomością jest to, że integracja zarządzania projektami z systemem ERP oznacza, że najlepsze systemy zarządzania projektami można oddzielnie zintegrować z centralnym systemem ERP. Dzięki temu zespoły mogą nadal korzystać z narzędzi, które już znają, a jednocześnie mieć ujednolicony widok każdego projektu i zespołu — obejmujący spójne szablony raportowania i wymianę informacji w ramach jednej bazy danych.

Handel elektroniczny

Aplikacje e-commerce są zazwyczaj jednymi z pierwszych, które integruje się w firmie. Jednak dzisiejszy handel elektroniczny to coś więcej niż tylko płacenie za towary. Obecnie najbardziej konkurencyjne możliwości wiążą się z możliwością wykorzystania danych z punktów sprzedaży. Inteligentne półki i wózki mogą natychmiast łączyć się z magazynami, a ostatecznie z łańcuchami dostaw, usprawniając w ten sposób podaż i popyt. Zespoły ds. marketingu i sprzedaży mogą również korzystać z bieżących danych i raportów dotyczących zakupów wielokanałowych. Integracje e-commerce/ERP mogą pomóc w podłączeniu aplikacji i procesów e-commerce do większego i bardziej wydajnego ekosystemu danych.

Zarządzanie majątkiem przedsiębiorstwa (EAM)

Przedsiębiorstwa wykorzystujące w swojej działalności wszelkiego rodzaju maszyny, ciężki sprzęt lub floty pojazdów były jednymi z pierwszych, które dostrzegły pełen potencjał technologii EAM i IoT. Jednak dzięki integracji z systemem ERP dane IoT mogą pełnić jeszcze większą funkcję. Świetnie jest, gdy Twoje zasoby mogą Ci powiedzieć, kiedy wymagają serwisu, ale co, jeśli mogłyby Ci powiedzieć, jak tworzyć przepływy pracy, które sprawią, że będą działać chłodniej i wydajniej? A co, jeśli dane IoT pomogą Ci zmienić projekt Twojego produktu, tak aby procesy produkcyjne stały się bardziej ergonomiczne i uproszczone? A co jeśli Twoja flota dostawcza mogłaby automatycznie optymalizować ładunki i trasy, aby minimalizować zużycie paliwa i zużycie pojazdów? Integracje EAM/ERP pozwalają połączyć najinteligentniejsze rozwiązania w zakresie łańcucha dostaw i produkcji z analityczną mocą chmurowego ERP.

Obsługa klienta

Słyszymy o zakupach wielokanałowych i o tym, że dzisiejsi konsumenci oczekują płynnego procesu zakupów bez względu na to, czy korzystają z kanałów online czy offline. Cóż, wiąże się to ze zwiększonymi oczekiwaniami w zakresie obsługi wielokanałowej. Obecnie, zarówno w obszarze B2C, jak i B2B, wymagania klientów są wysokie, lojalność zmienna, a konkurencja zacięta. Technologie oparte na sztucznej inteligencji, takie jak chatboty posługujące się językiem naturalnym i wyszukiwarki rekomendacji, pomagają firmom nadać zautomatyzowanym działaniom osobisty charakter. Ale naprawdę znakomita obsługa klienta wymaga umiejętności współpracy różnych działów w czasie rzeczywistym. Niezależnie od tego, czy chodzi o prośbę o serwis i naprawę, reklamację dotyczącą jakości czy pytanie dotyczące fakturowania, integracja obsługi klienta z systemem ERP może pomóc w ujednoliceniu różnych aplikacji i scentralizowaniu źródła danych klientów w różnych obszarach operacyjnych.

Korzyści z płynnej integracji ERP w chmurze

Korzyści płynące z wdrożenia rozwiązań ERP w chmurze są już od dawna widoczne w wielu obszarach biznesu — obejmują one m.in. większą produktywność, lepszą przejrzystość i scentralizowane źródło wiarygodnych informacji w całej organizacji. W istocie integracja ERP oznacza, że firmy mogą korzystać ze wszystkich tych korzyści w szerszym zakresie i głębiej zakrojonych operacjach w ramach całej swojej działalności.

• Dane w czasie rzeczywistym. Możliwość gromadzenia i zarządzania złożonymi informacjami oraz dużymi zbiorami danych stanowi podstawową cechę wszystkich nowoczesnych systemów biznesowych. Ale prawdziwej wartości danych nie da się w pełni wykorzystać, dopóki nie zrozumiemy ich i nie podejmiemy na ich podstawie szybkich działań. Analiza danych i raportowanie w czasie rzeczywistym zapewniają firmom przewagę konkurencyjną, umożliwiając podejmowanie świadomych decyzji w danej chwili.
• Pojedyncze źródło informacji. Silosy są przyczyną najgorszych problemów operacyjnych. Pojedyncze źródło prawdy i informacji, dostępne w chmurze, nie tylko pomaga optymalizować działania, ale także przyczynia się do redukcji ryzyka związanego z bezpieczeństwem i błędów ludzkich.
• Zgodność z przepisami. W ciągu ostatnich kilku lat liczba ugód prawnych dotyczących zgodności z przepisami HR osiągnęła rekordowe wartości. Zintegrowanie możliwości rozwiązania ERP w chmurze ze wszystkimi procesami regulacyjnymi pomaga zapewnić zgodność z przepisami w całej firmie i we wszystkich jej operacjach.
• Zwinność i szybsze podejmowanie decyzji. Szybko zmieniające się wymagania biznesowe i klientów oznaczają, że firmy muszą być w stanie błyskawicznie i dynamicznie reagować na zmieniające się warunki. Gdy ludzie i procesy są zintegrowane w całej organizacji, zyskujesz szybkość i elastyczność niezbędne do podejmowania świadomych decyzji i błyskawicznej optymalizacji operacyjnej.
• Optymalizacja łańcucha dostaw. Od surowców i procesów produkcyjnych po drzwi wejściowe klienta — każdy element zarządzania łańcuchem dostaw można zoptymalizować dzięki większej przejrzystości i możliwościom analitycznym, które zapewniają i wspierają rozwiązania ERP w chmurze.
• Szybszy zwrot z inwestycji. Zrozumienie zwrotu z inwestycji, wartości i marży zysku w dużej mierze zależy od gromadzenia i analizowania właściwych danych oraz dostarczania szybkich i elastycznych raportów. Dotyczy to sedna rozwiązań ERP w chmurze — dzięki czemu możesz wykorzystać funkcjonalność swojego rozwiązania ERP w chmurze do oceny zwrotu z inwestycji we własne inicjatywy integracji systemów ERP.
• Wizualne przepływy pracy. Aby zoptymalizować i zautomatyzować przepływy pracy, musisz najpierw móc je zobaczyć i zmapować z centralnego punktu widzenia. Integracja ERP pozwala szybko, elastycznie i praktycznie dostarczać te informacje.
• Dostęp mobilny. Od czasu pandemii statystyki dotyczące pracy hybrydowej i zdalnej wykazują nieoczekiwaną tendencję wzrostową. Najlepsze systemy ERP w chmurze zapewniają mobilność i niezależność od urządzenia, dzięki czemu sprawdzają się równie dobrze w biurze, w domu i w podróży.

Integracja ERP i 4 metody zarządzania API

Krajobraz integracyjny jest skomplikowany. Dostępnych jest ponad 800 różnych narzędzi i systemów integracyjnych — od darmowych narzędzi typu open source do zarządzania interfejsami API po zaawansowane rozwiązania iPaaS. Modele punkt-punkt (P2P) i magistrala usług przedsiębiorstwa (ESB) to starsze metody i chociaż niektóre firmy nadal polegają na integracjach API, obecnym złotym standardem stały się skalowalne, oparte na chmurze rozwiązania integracyjne iPaaS .

Oto kilka najpopularniejszych metod integracji ERP oraz ich zalety i wady.

Czym jest iPaaS i jak działa?

Rozwiązania platformy integracyjnej jako usługi (iPaaS) wykorzystują wbudowane łączniki i reguły biznesowe do definiowania interakcji w środowiskach wielodostępnych. Innymi słowy, zostały one stworzone specjalnie po to, aby usprawnić i przyspieszyć rozwój przepływów integracyjnych w ramach różnych operacji biznesowych.

Obecnie jest to szczególnie istotne dla firm, których kluczowe aplikacje znajdują się w chmurze. Nowoczesne rozwiązanie ERP w chmurze będzie wyposażone w szereg standardowych interfejsów API i podstawowe funkcje integracyjne. Te gotowe narzędzia do zarządzania interfejsami API mogą okazać się wystarczające dla firm, które potrzebują tylko kilku podstawowych aplikacji i interfejsów API. Jednak większość współczesnych firm korzysta ze znacznie bardziej złożonego środowiska aplikacji i będzie potrzebowała zintegrowanej platformy iPaaS, która pomoże im usprawnić i płynnie zarządzać bardziej złożonymi potrzebami w zakresie integracji aplikacji. Oznacza to, że użytkownicy mogą określić typy aplikacji, z których chcą korzystać, a rozwiązanie integracji w chmurze będzie zarządzać podstawową konfiguracją interfejsu API, protokołami i wstępnie skompilowanym kodem, który jest potrzebny do szybkiej integracji aplikacji z systemem ERP, a także zapewni jej płynne i bezpieczne działanie.

Twoja podróż integracyjna ERP: lista kontrolna

Twoje procesy biznesowe nie staną się mniej złożone. Oczekiwania Twoich klientów nie przestaną się nagle zmieniać. Aby w pełni wykorzystać potencjał oprogramowania dla przedsiębiorstw, wybieraj rozwiązania, które są tworzone z myślą o możliwości rozwoju i skalowania zgodnie z Twoimi potrzebami. Rozwiązanie ERP w chmurze stanowi podstawę działalności Twojej firmy. Kiedy więc integracja przedsiębiorstwa staje się priorytetem, warto zainwestować w rozwiązanie iPaaS oparte na chmurze, które jest objęte oczekiwanym wsparciem i serwisem oraz zostało stworzone specjalnie z myślą o integracji z systemem ERP w chmurze.

Każda firma ma unikalne cele i wyzwania, ale rozpoczynając proces integracji ERP, zapoznaj się z poniższą listą kontrolną elementów, które warto omówić z dostawcą oprogramowania.

Aby rozpocząć integrację systemu ERP, poszukaj rozwiązań, które:

• Zintegruj różne systemy i aplikacje z najnowszymi protokołami bezpieczeństwa, korzystając z poprawek zabezpieczeń, które można automatycznie aktualizować w chmurze
• Usprawnij kluczowe procesy biznesowe i funkcje ERP obejmujące całą firmę
• Połącz wiele aplikacji i silosów danych
• Uprość integrację aplikacji i źródeł danych innych firm
• Oferuj solidną gamę gotowych integracji
• Umożliwia projektowanie, publikowanie i zarządzanie interfejsami API
• Ułatwianie rozwoju, dostępności i zarządzania cyklem życia interfejsów API
• Korzystaj z gotowych integracji, aby ograniczyć nakład pracy związany z wdrażaniem i konserwacją integracji
• Posiadać interfejs wspomagany przez sztuczną inteligencję i funkcje low-code/no-code, aby umożliwić rozwój API
• Korzystaj ze środowiska programistycznego integracji hybrydowej i chmury z obsługą sztucznej inteligencji, aby zmniejszyć złożoność i uzyskać inteligentniejsze rekomendacje
• Wsparcie wielu partnerów biznesowych i integracja B2B z wieloma partnerami handlowymi