Celem bezpośredniego modelu zarządzania zakupami jest zyskanie pewności, że firma ma wszystkie główne części składowe niezbędne do wytwarzania podstawowych produktów. Model niebezpośredni obejmuje nabywanie wszystkich innych towarów i usług wymaganych do utrzymania firmy oraz płynnej i wydajnej działalności.

Działania związane z procesami zakupowymi według modelu bezpośredniego obejmują wyższe budżety, a zarządzać nimi można w sposób bardziej scentralizowany i strategiczny. Często jednak zapomina się, że w wielu przedsiębiorstwach koszty związane z procesami zakupowymi w modelu niebezpośrednim wciąż stanowią znaczną część wydatków związanych z zakupami. Mimo to zarządza się nimi w sposób zdecentralizowany i niekonsekwentny, co oznacza ogromny potencjał do poprawy. Najlepsze nowoczesne technologie i praktyki w zakresie zarządzania wydatkami pomagają we wdrażaniu bardziej jednolitego i kompleksowego podejścia do wszystkich procesów związanych z zarządzaniem wydatkami, umożliwiając płynną integrację zespołów, danych i systemów oraz ich skuteczne współdziałanie.

Czym jest proces zakupowy według modelu bezpośredniego?

Bezpośredni model procesu zakupowego wiąże się z pozyskiwaniem surowców, komponentów i siły roboczej, których firma wymaga do produkcji sprzedawanych przez siebie towarów lub do świadczenia usług.

Te wydatki ściśle wiążą się z podstawowymi operacjami biznesowymi. Służą zaopatrzeniu linii produkcyjnej i wpływają na jakość produktu końcowego, który oferujesz swoim klientom. Przykładem może być pozyskiwanie dostawców stali i opon oraz zakup tych materiałów przez producenta samochodów. Na zarządzanie zakupami według modelu bezpośredniego można też spojrzeć przez pryzmat jego ścisłego związku z podstawową działalnością operacyjną firmy. Bez materiałów biurowych firma byłaby zdolna do produkcji samochodów. Brak metalu lub gumy spowodowałby już jednak wstrzymanie głównej działalności operacyjnej.

Dobre praktyki w modelu bezpośrednim często opierają się na korzystaniu z rozwiązań i narzędzi do zarządzania zakupami elektronicznymi, w tym do analizy wydatków, strategicznego określania źródła dostaw i planowania potrzeb materiałowych (MRP). Pomaga to firmom uzyskać wiarygodnych dostawców i zapewnia wydajne systemy do zarządzania relacjami z nimi, co w idealnych warunkach prowadzi do bardziej wydajnej i odpornej na zakłócenia działalności operacyjnej.

Czym jest proces zakupowy według modelu niebezpośredniego?

Zakupy pośrednie obejmują nabycie towarów i usług, które są ważne dla utrzymania funkcjonowania firmy, ale nie wchodzą bezpośrednio w produkcję podstawowych produktów lub usług. Ta kategoria wydatków obejmuje subskrypcje na konserwację, naprawę i operacje (MRO), a także usługi IT i subskrypcje oprogramowania jako usługi (SaaS), marketing, nieruchomości, specjalistów ds. outsourcingu i wiele innych.

O ile definicja zakupów pośrednich nie zmieniła się w ciągu 50 lat, dzisiejsza transformacja cyfrowa zaobserwowała wyraźną zmianę w sposobie prowadzenia działalności zarówno przez firmy, jak i ich klientów. Niektóre wydatki pośrednie są ponadczasowe, takie jak usługi janitorialne lub materiały biurowe. Ale to, co bardzo się zmieniło, to nasza zależność od rozwiązań SaaS, cyberbezpieczeństwa oraz coraz bardziej wydajnego i specjalistycznego oprogramowania. Dzisiejsze zespoły ds. zarządzania wydatkami często wydają mniej na artykuły piśmienne, usługi reklamowe, a nawet na nieruchomości. Ma to jednak więcej wspólnego z przejściem na cyfryzację, samoobsługowe narzędzia marketingowe i pracę zdalną niż redukcję wydatków pośrednich w ogóle. W miarę jak firmy i producenci stają się coraz bardziej cyfryzowani, odkrywają, że pomimo niższych wydatków na „twarde” wydatki biznesowe, widzą rosnące zapotrzebowanie na inne rodzaje narzędzi i rozwiązań, które pomogą im rozwijać się i konkurować.

Proces zakupowy według modelu bezpośredniego i pośredniego: jakie są różnice?

Główną różnicą między tymi dwoma modelami procesów zakupowych nie jest wcale sposób ich realizacji, ale przyczyna, z jakiej są one wymagane, i cel, któremu służą. Najlepsze praktyki — od tych związanych z określaniem źródła dostaw po zarządzanie płatnościami — należy stosować bezwzględnie we wszystkich obszarach działalności zakupowej, niezależnie od jej modelu.

• Ciągłość działania i znaczenie strategiczne: Bezpośrednie procesy zakupowe mają kluczowy i natychmiastowy wpływ na ciągłość dzialności operacyjnej. Zakłócenia w dostawach surowców mogą spowodować wstrzymanie produkcji, wpływając na sprzedaż i wyniki finansowe. Wpływ pośrednich procesów zakupowych na działalność operacyjną nie jest tak widoczny, jednak skumulowany efekt zarządzania tą kategorią wydatków zwykle istotnie przekłada się na ogólną kondycję firmy.
• Wysokość budżetu i czas obowiązywania umowy: procesy zakupowe w modelu bezpośrednim często wiążą się z zarządzaniem większym budżetem i zawieraniem umów na dłuższy czas. Model niebezpośredni koncentruje się na potrzebach operacyjnych, które nierzadko zmieniają się z roku na rok (a nawet z dnia na dzień), może więc obejmować mniejsze, bardziej zróżnicowane wydatki i wymagać umów krótkoterminowych.
• Wydatki planowane a wydatki spontaniczne: model bezpośredni wymaga ścisłego planowania i prognozowania z uwzględnieniem harmonogramów produkcji i popytu rynkowego. Model niebezpośredni często daje większą elastyczność — zakupy w tym przypadku odbywają się w zależności od bieżących potrzeb, w oparciu o bardziej pilne wymagania operacyjne.
• Znaczenie relacji z dostawcami: zarządzanie relacjami z dostawcami (SRM) w modelu bezpośrednim jest zwykle bardziej strategiczne i obejmuje długoterminowe partnerstwa w celu zapewnienia zgodności z przepisami, dostępu do specjalistycznej wiedzy i rekomendacji dostawców oraz spójnej podaży i jakości. Niebezpośredni model zakupowy kładzie natomiast nacisk na zakupy u zatwierdzonych dostawców w celu korzystania z rabatów ilościowych, zwiększenia kontroli nad jakością oraz zachowania zgodności z wytycznymi i przepisami.
• Zarządzanie zapasami: zarządzanie zapasami w modelu bezpośrednim procesu zakupowego to działanie strategiczne mające na celu zrównoważenie kosztów z potrzebami produkcyjnymi, aby uniknąć nadwyżek lub niedoborów zapasów. Model niebezpośredni, w zależności od rodzaju zamawianych towarów lub usług, może być mniej narażony na ryzyko związane z ich nadwyżkami i niedoborami.
• Konfiguracja organizacyjna: w modelu bezpośrednim procesami zakupowymi standardowo zarządza wyznaczony zespół ds. zakupów z określonym budżetem i wskaźnikami KPI. Model niebezpośredni często kojarzony jest natomiast z mniej ścisłą kontrolą czy monitorowaniem. I choć dawniej różnicowało to te dwa modele, należy zaznaczyć, że czołowi specjaliści ds. zarządzania wydatkami zarządzają dziś procesami zakupowymi w modelu niebezpośrednim w bardziej zintegrowany i usystematyzowany sposób.

Typowe wyzwania związane z procesem zakupowym w modelu bezpośrednim

Wiele problemów związanych z tą kategorią wydatków może mieć źródło poza firmą. Do ich rozwiązania niezbędna jest wydajna współpraca między zespołami i dostawcami, a także oparcie procesów zakupowych w modelu bezpośrednim na danych oraz centralizacja zarządzania w tym zakresie.

• Zmienność łańcucha dostaw: jak pokazały nam ostatnie lata, stwierdzenie, że nigdy nie należy mówić „nigdy” dobrze opisuje dzisiejszą rzeczywistość biznesową. Złożony (i wciąż zwiększający się) zakres globalnych wydarzeń — czy to związanych z sytuacją polityczną, czy pogodową — może zakłócić łańcuch dostaw. Współpraca zespołów ds. procesów zakupowych w modelu bezpośrednim z zespołami ds. zarządzania łańcuchem dostaw oraz wykorzystanie i analiza danych dotyczących budowania odporności ze wszystkich obszarów firmy są dziś ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej.
• Kontrola jakości: nawet pomimo najlepszych intencji dostawcy mogą zawieść Twoje oczekiwania dotyczące jakości. Dobre strategie zarządzania relacjami z dostawcami oraz stałe monitorowanie globalnych i regionalnych trendów rynkowych mogą pomóc w przewidywaniu problemów z jakością i zmienianiu sposobu działania w razie potrzeby.
• Wahania cen towarów: w zależności od sektora działalności firmy mogą być szczególnie narażone na zmiany cen i dostępności surowców niezbędnych do produkcji podstawowej. Dysponując aktualną wiedzą rynkową i zachowując bufory w budżecie, możesz lepiej przygotować się na takie ewentualności.
• Zależność od dostawcy: gdy znajdziesz dobrego dostawcę, poprzestanie na tym może wydawać się kuszące. Jednak partner zaopatrzeniowy może — nie z własnej winy — nagle utracić zdolność dostarczania produktów. Nie mając sprawdzonych i dostępnych dostawców alternatywnych, można znaleźć się w bardzo trudnym położeniu.
• Zgodność z przepisami i zrównoważony rozwój: wydatki związane z zakupami w modelu bezpośrednim są zazwyczaj większe i mogą dotyczyć surowców, transportu długodystansowego, siły roboczej za granicą i innych złożonych elementów. Zespoły ds. procesów zakupowych w modelu bezpośrednim muszą pilnować — zarówno na poziomie lokalnym, jak i globalnym — zgodności z przepisami w zakresie ESG (ochrony środowiska, społeczeństwa i ładu korporacyjnego), regulacjami prawnymi i niezliczonymi innymi wymogami, które zwykle nie mają tak dużego wpływu na działalność zakupową w modelu niebezpośrednim.

Typowe wyzwania związane z procesem zakupowym w modelu niebezpośrednim

Wyzwania związane z procesami zakupowymi według modelu niebezpośredniego często mają źródło wewnątrz organizacji. To zarazem zła i dobra wiadomość. Zła, jeśli nadal akceptujesz silosy oraz przestarzałe narzędzia i praktyki. Dobra, jeśli Twoja organizacja jest gotowa do rozwiązania tych problemów, ponieważ tego rodzaju wyzwania, w przeciwieństwie do sytuacji politycznej i warunków pogodowych, można kontrolować.

• Niedostateczna przejrzystość wydatków: nawet gdy działy przestrzegają odpowiednich protokołów, jeśli ich wydatki nie są rejestrowane i zintegrowane z zarządzaniem innymi wydatkami, tracisz możliwość poddania ich scentralizowanej kontroli. Oznacza to ograniczoną zdolność do identyfikowania potencjalnych oszczędności lub eliminowania marnotrawienia środków.
• Wydatki niezależne: większość wydatków niezależnych jest podyktowana dobrymi chęciami i występuje wyłącznie ze względu na postrzeganie tzw. oficjalnych kanałów jako zbyt wolne lub z powodu braku rozwiązań automatyzujących kwestie zgodności z zasadami i protokołami zakupowymi. Może to jednak powodować znaczne szkody, zwiększając koszty i ryzyko zakupu towarów lub usług niespełniających wymogów firmy lub regulacji prawnych.
• Odrębne zbiory danych i rozproszenie danych: dane dotyczące wydatków pośrednich i określania źródła dostaw należy gromadzić, poddawać standaryzacji i analizować wraz ze wszystkimi innymi kluczowymi danymi biznesowymi. Bez ścisłej polityki i praktyk w zakresie pozyskiwania i centralizacji tych informacji omijają Cię płynące z nich korzyści, w tym dokładniejsze prognozy i niższe koszty.
• Nadwyżki: zarządzanie zakupami według modelu pośredniego często skutkuje nadwyżkami dostaw lub zbędnymi usługami ze względu na niewydolną koordynację i nieefektywne planowanie. Większa transparentność zapewniana przez zautomatyzowane rozwiązania pomaga uwolnić nadmiarowo wydawany kapitał, który można lepiej wykorzystać w innych obszarach działalności.
• Kultura firmy: stare nawyki trudno jest zmienić. Duża część firm nie wdrożyła zbyt konkretnych strategii dotyczących procesów zakupowych w modelu niebezpośrednim. Integracja wydatków niebezpośrednich ze scentralizowanymi procesami wymaga czegoś więcej niż tylko dobrego oprogramowania. Niezbędna jest transparentna komunikacja oraz jasność co do znaczenia eliminacji silosów i zwiększania przejrzystości w obrębie całej działalności.

Wpływ procesów zakupowych według modelu bezpośredniego i niebezpośredniego na zarządzanie wydatkami

Wydatki bezpośrednie, stanowiące znaczną część kosztów całkowitych, wiążą się z możliwością uzyskania zniżek ze względu na skalę czy wolumen, co pozwala na skuteczną redukcję kosztu zapasów. Choć wydatki pośrednie nie mają takiego samego wpływu na koszt sprzedanych towarów, mają coraz większe znaczenie dla sukcesu biznesowego, ponieważ nieefektywne zarządzanie w ich zakresie może doprowadzić do wzrostu kosztów oraz opóźnień i zakłóceń operacyjnych. Całościowe zarządzanie wydatkami staje się zatem niezbędne do utrzymania równowagi między tymi (i wszystkimi innymi) kategoriami wydatków, które dzięki temu przekładają się w maksymalnym stopniu na ogólną kondycję finansową organizacji oraz jej rozwój i płynność operacyjną.

Jakie właściwości powinno mieć oprogramowanie do zarządzania procesami zakupowymi w modelu bezpośrednim/niebezpośrednim?

Na drodze do pełnej transformacji cyfrowej wybierz oprogramowanie, które zwiększy Twoje możliwości w zakresie integracji, dostosowywania i automatyzacji działań związanych z zarządzaniem wydatkami. Przykłady pożądanych właściwości takiego oprogramowania znajdziesz poniżej.

1. Możliwości kompleksowej integracji: integracja z systemami ERP i platformami do zarządzania wydatkami zapewnia zgodność danych dotyczących zakupów z potrzebami produkcyjnymi i operacyjnymi, co jest niezbędne do zrównoważenia procesów zakupowych w modelu bezpośrednim i niebezpośrednim.
2. Zaawansowane narzędzia do analityki i raportowania: jeśli brać pod uwagę różne priorytety i wpływ procesów zakupowych w modelu bezpośrednim i niebezpośrednim, analizy mają kluczowe znaczenie w kwestii rozpoznawania niepowtarzalnych wyzwań i możliwości właściwych każdemu z tych modeli, jak również zarządzania działaniami w tym obszarze.
3. Interfejs przyjazny dla użytkownika: każde narzędzie jest tylko tak dobre, jak duża jest chęć i zdolność Twoich zespołów do jego używania. Szukaj rozwiązań z prostymi i intuicyjnymi interfejsami i pulpitami.
4. Automatyzacja zarządzania przepływami pracy: automatyzacja usprawnia procesy, ogranicza liczbę zadań wykonywanych ręcznie oraz zwiększa precyzję i szybkość działania. Dzięki temu zespoły mogą skupić się na kwestiach o znaczeniu strategicznym, mając pewność, że zadania ręczne są stale monitorowane.
5. Zaawansowane narzędzia do zarządzania dostawcami: niezależnie od tego, w jakie usługi lub towary zaopatruje firmę dostawca, do utrzymania jakości i niezawodności procesów zakupowych zarówno w przypadku modelu bezpośredniego, jak i niebezpośredniego niezbędne są ustandaryzowane i sprawdzone narzędzia do zarządzania dostawcami.
6. Elastyczność niestandardowych dostosowań: dostosowywanie — czy to raportów, czy przepływów pracy i zautomatyzowanych procesów — ułatwia zespołom dopasowywanie się do szczególnych potrzeb i wyzwań związanych z każdym z dostawców, podwykonawców czy rodzajów działalności operacyjnej.
7. Funkcje związane z bezpieczeństwem i zgodnością z przepisami: w kontekście zgodności z przepisami i ochrony wrażliwych danych dotyczących transakcji zaawansowane funkcje zabezpieczeń oparte na technologii AI są niezbędne do ochrony reputacji firmy oraz klientów i członków zespołów.
8. Rozwiązania zoptymalizowane pod kątem urządzeń mobilnych: gdy działania podejmowane w ramach procesów zakupowych stają się bardziej precyzyjne i lepiej zintegrowane w całej firmie, warto postarać się, by rozwiązania do zarządzania wydatkami zapewniały elastyczność użytkowania zarówno na komputerach, jak i na urządzeniach mobilnych.