Czym jest plan ciągłości działania? Globalny doradca ds. wartości HR firmy SAP, Chiara Bersano, ma wyjątkową perspektywę w tej kwestii. W 1999 roku pracowała dla globalnej firmy, która prowadziła fabrykę w Izmirze w Turcji, kiedy niszczycielskie trzęsienie ziemi ostatecznie pozostawiło ponad 17 000 zabitych i 250 000 bezdomnych. Pracownicy jej firmy wypadali jednak lepiej niż większość.

Firma szybko zareagowała, wspierając i pomagając pracownikom i ich rodzinom w trudnych warunkach. Zapewniło to długotrwałe zaufanie i lojalność między firmą a jej pracownikami. Jednak skłoniło to również do wczesnego zainteresowania planowaniem awaryjnym w czasie, gdy technologia wspierająca taki wysiłek rozpalała się w porównaniu z dzisiejszymi możliwościami. Niemniej jednak, dwie dekady później wielu z tych pracowników nadal pracuje w tej firmie – nie tylko za lepszą płacę czy obietnicę rozwoju kariery, ale dlatego, że wiedzą, że firma ma swoje plecy w czasach kryzysu.

Czym jest planowanie awaryjne? Jeśli zapytasz Bersano, stworzy to ramy reagowania kryzysowego, które skutkują utrzymaniem zdrowej, zmotywowanej, zaangażowanej siły roboczej w czasie i po kryzysie.

„Siła budowania relacji z kryzysu jest ekstremalna”, mówi Bersano. „Buduje relację opartą na zaufaniu z pracownikami”.

Mówiąc prościej: inwestowanie w zdrowie i bezpieczeństwo pracowników poprzez staranne planowanie awaryjne skutkuje przede wszystkim odpornością, elastycznością i ciągłością działania — a później w osiąganie lepszych wyników biznesowych. Jednak bardziej całościowo planowanie awaryjne jest kluczem do przetrwania każdego biznesu, lokalnego lub globalnego, w perspektywie krótko- i długoterminowej.

Postrzeganie tak samo jak przygotowanie

Chociaż istnieją niezliczone inne przykłady planów awaryjnych poza Bersano, pełna definicja planu ciągłości działania w zakresie działu kadr jest gotowa do zmiany i dostosowania ludzi i zasobów w odpowiedzi na każde niefortunne zdarzenie, aby firma mogła wznowić działalność w części lub w całości tak szybko, jak to możliwe.

To rodzi następujące pytanie: w związku z tym, jak w 4. kwartale 2019 r. zaczęły się rozprzestrzeniać wiadomości o pandemii COVID-19, w jaki sposób lepsze plany awaryjne mogłyby pomóc firmom i krajom w tamtym czasie i jak takie plany mogą im teraz pomóc? Aby odpowiedzieć na drugą część pytania, firmy mają więcej do zyskania, im szybciej stworzą plan awaryjny skoncentrowany na zachowaniu ciągłości działania. W rzeczywistości jest to coś, co organizacje HR powinny robić cały czas w ramach pracy, bez względu na warunki makroekonomiczne czy biznesowe.

Hindsight 2020: Jak plany awaryjne mogły pomóc na początku pandemii COVID-19

Firmy zajmujące się handlem elektronicznym, które miały plany szybkiego zatrudniania na stanowiska związane z pozyskiwaniem i realizacją zamówień, były dobrze przygotowane. A organizacje usługowe, które już uzbroiły pracowników w laptopy i aktualne oprogramowanie do współpracy, były w stanie szybko i sprawnie przejść na zdalny sposób pracy. Ogólnie rzecz biorąc, im bardziej przyszłościowy i technologiczny biznes, tym lepiej wyposażono go – celowo lub przypadkowo – aby utrzymać stabilny biznes w miarę zapanowania pandemii.

Ale planowanie awaryjne to o wiele więcej niż zapewnienie każdemu pracownikowi laptopa i szybkiego połączenia z Internetem. Chodzi o przesunięcie zasobów, a nawet całych działów, aby skupić się na natychmiastowych potrzebach biznesowych, zarządzać zewnętrznym postrzeganiem firmy i prawdziwie zająć się tym, czego pracownicy chcą i muszą odnieść sukces. Jeśli myślisz, że te brzmią jak trzy rzeczy, które muszą być zarządzane w normalnych czasach, masz rację. Efektywne przygotowanie działu kadr wpłynie na to, w jakim stopniu wpłynie to na działalność biznesową, jeśli w ogóle będzie miało to wpływ.

Dlatego nawet po ustąpieniu pandemii COVID-19 ciągłe i spójne planowanie awaryjne powinno być nową normą dla specjalistów HR. Jeśli planowanie awaryjne jest zawsze stałym aspektem działu kadr, ma on możliwość stymulowania firmy na lepsze.

Idź po rozmowie

Tak samo jak plan działania w sytuacjach awaryjnych w miejscu pracy polega na strategii na skalach dużych i małych, głębia i skuteczność każdego planu awaryjnego jest w jego centrum odzwierciedleniem wartości firmy. Oczywiście, każda strona internetowa firmy ma mniej więcej ten sam zestaw ideałów wyrażających nastawienie na klienta i stawiających zdrowie i bezpieczeństwo pracowników ponad wszystko. Ale czyny mówią dużo głośniej niż kopiowane słowa.

W tym przypadku planowanie awaryjne jest zgodne z celami biznesowymi. Specjaliści ds. HR muszą rozważyć zarówno scenariusze biznesowe, jak i czynniki makroekonomiczne, które mają wpływ na wszystkie osoby w organizacji, a następnie podchodzić do nich w świetle różnych rodzajów sytuacji kryzysowych i priorytetów, które mogą się pojawić. Najcenniejszym atutem firmy są jej pracownicy, a dbanie o nich jest obowiązkiem moralnym i prawnym. Jeśli dyrektor generalny i CHRO zgodzą się, że zdrowie i bezpieczeństwo pracowników mają ogromne znaczenie zarówno w czasach dobrych, jak i trudnych, zadowolenie klienta i sukces finansowy z pewnością pójdą w ślady – nawet w grubym kryzysie, który grozi utrzymaniem każdego aspektu działalności.

Strategie planowania awaryjnego muszą mieć charakter kompleksowy i uwzględniać szeroki wachlarz reagujących działań, które nawet w normalnych okolicznościach byłyby trudne do wdrożenia jednocześnie. Ale to także dlatego tak ważna jest gotowość na wypadek sytuacji kryzysowych i planowanie awaryjne – czas reakcji ma zasadnicze znaczenie w każdym kryzysie. Właściwy plan nie będzie miał znaczenia, jeśli przyjdzie za późno.

Biorąc pod uwagę to, czego doświadczył świat i ile organizacji i całych branż zostało dotkniętych, specjaliści ds. HR powinni zadać sobie pytanie: jak możemy być przygotowani w najlepszy możliwy sposób na jutro, w przyszłym miesiącu i przyszłym roku?

Więcej materiałów z tej serii