Workflow można zdefiniować jako sekwencję połączonych działań lub zadań, które są zakończone w celu osiągnięcia określonego wyniku. Strukturalny workflow przebiega według odrębnej ścieżki, która może być sekwencyjna lub równoległa, aby spełnić określone zależności lub wymagania. Często ścieżka będzie miała zdefiniowane odchylenia, unikalne dla każdego pożądanego wyniku biznesowego. Istnieją trzy rodzaje workflow: W pełni ręczny: na przykład ręczny workflow może być oparty na papierze z docket i ręcznie zapisanymi notatkami i podpisami, fizycznie przekazywany w biurze lub na obszarze produkcji. Półautomatyczne: w częściowo zautomatyzowanym procesie części procesu są zautomatyzowane. Pomyśl o łańcuchu wiadomości e-mail, z załączonymi plikami, komentarzami w treści wiadomości e-mail i zmianami w załączonych plikach, przekazywanymi tam, gdzie jest to wygodne dla osoby przetwarzającej bieżące zadanie. W pełni zdigitalizowane lub zautomatyzowane: zautomatyzowane workflow są uruchamiane w dedykowanej aplikacji biznesowej w ustrukturyzowany i zdefiniowany sposób, zgodnie ze zdefiniowanymi regułami biznesowymi.

Co to jest proces workflow?

Proces workflow to zdefiniowana seria lub sekwencja działań zdefiniowanych w celu osiągnięcia określonych wyników.

Kto korzysta z oprogramowania workflow?

Różne narzędzia programowe workflow spełniają różne wymagania. W pełni funkcjonalne rozwiązania do zarządzania przepływem pracy zapewniają programistom narzędzia pro-code potrzebne do szybkiego tworzenia aplikacji workflow lub rozszerzania istniejących przepływów pracy poza aplikacjami biznesowymi. Aplikacje korporacyjne mają własne środowisko modelowania, które zapewnia programistom i administratorom IT narzędzia do modelowania, konfigurowania i administrowania przepływami pracy w aplikacji. Zarówno rozwiązania do zarządzania przepływem pracy, jak i wbudowane środowiska modelowania w coraz większym stopniu dodają możliwości, które pozwalają specjalistom ds. procesów działu, którzy nie mają specjalistycznej wiedzy technicznej, przejąć odpowiedzialność za zarządzanie przepływem pracy. A platformy kodowe o niskim kodzie / bez nich są zaprojektowane z myślą o zaawansowanych użytkownikach linii biznesowych, aby tworzyć proste aplikacje workflow do użytku w Internecie i na urządzeniach mobilnych bez potrzeby posiadania umiejętności kodowania.

Czy oprogramowanie workflow może zaspokoić wszystkie moje potrzeby w zakresie automatyzacji procesów?

Większość organizacji wdraża wiele technologii automatyzacji w celu obsługi różnych procesów i zróżnicowanych wymagań. Pakiety aplikacji branżowych i branżowych zapewniają przepływy pracy oparte na najlepszych praktykach, aby zapewnić wydajne i niezawodne działanie głównych procesów o dużym wolumenie, które znajdują się w większości organizacji. Rozwiązania do zarządzania przepływami pracy i inne zaawansowane technologie automatyzacji, takie jak zrobotyzowana automatyzacja procesów lub uczenie maszynowe, pomagają organizacjom wyeliminować konkretne luki w automatyzacji lub stworzyć procesy, które pomogą im wyróżnić się na rynku. Platformy o niskim kodzie/bez kodu pomagają programistom obywatelskim, a także profesjonalnym programistom szybko sprostać prostym wymaganiom automatyzacji. Strategiczne podejście do automatyzacji procesów wymaga możliwości płynnego łączenia wielu technologii automatyzacji, aby uniknąć wyzwań, takich jak kompatybilność i integracja, stworzonych przez mozaikę różnych możliwości automatyzacji od różnych dostawców.

Jakimi wyzwaniami biznesowymi można sprostać dzięki oprogramowaniu workflow?

Projekty usprawniania procesów często dotyczą takich wyzwań, jak przerwane lub przestarzałe procesy, automatyzacja pracy ręcznej lub półręcznej, ograniczenie zbędnych etapów procesu lub zmniejszenie możliwych do uniknięcia opóźnień. Cele optymalizacji obejmują poprawę wydajności, produktywności, jakości i zgodności z przepisami i/lub zmniejszenie kosztów, odpadów, przeróbek i czasów cykli. Projekty te mają głównie na celu sprostanie konkretnym wyzwaniom operacyjnym i skupienie się na szybkim osiągnięciu korzyści. Projekty transformacji procesów mają na celu wprowadzanie innowacji w celu zapewnienia nowej wartości. Zmieniające się modele biznesowe lub pojawienie się nowych technologii to częste wyzwania, które wiążą się z projektami transformacyjnymi. Celem transformacji jest często kompleksowa automatyzacja procesów lub bezproblemowa obsługa klienta we wszystkich punktach kontaktu. Projekty te dotyczą głównie krytycznych procesów o wysokiej wartości lub wolumenu lub funkcji biznesowych zorientowanych na klienta.

Zarządzanie workflow: przewodnik dla początkujących dotyczący automatyzacji przepływu pracy i zarządzania procesami biznesowymi

Poznaj systemy zarządzania przepływem pracy

Buduj oraz wprowadzaj innowacje i nowe rozwiązania za pomocą SAP BTP.

Obejrzyj nagrania z konferencji

Przegląd zarządzania workflow

Jako termin biznesowy zarządzanie przepływem pracy rzeczywiście pojawiło się w latach 80., wraz z wczesnym wdrożeniem poczty elektronicznej, komputerów stacjonarnych i cyfrowych systemów biznesowych. Ludzie bardzo szybko zorientowali się, w jaki sposób te nowe technologie mogą pomóc w ograniczeniu błędów i usprawnieniu powtarzalnych zadań. Obecnie inteligentne oprogramowanie w chmurze i cyfrowe systemy zarządzania przepływem pracy wspierają partnerów ludzkich w osiąganiu coraz większej wydajności i elastyczności, skrócenia czasu cykli i wskaźnika błędów oraz większej zgodności z przepisami.

Co to jest workflow?

Workflow można zdefiniować jako sekwencję połączonych działań lub zadań, które są zakończone w celu osiągnięcia określonego wyniku. Strukturalny workflow przebiega według odrębnej ścieżki, która może być sekwencyjna lub równoległa, aby spełnić określone zależności lub wymagania. Często ścieżka będzie miała zdefiniowane odchylenia, unikalne dla każdego pożądanego wyniku biznesowego.

Istnieją trzy rodzaje workflow:

W pełni ręczny: na przykład ręczny workflow może być oparty na papierze z docket i ręcznie zapisanymi notatkami i podpisami, fizycznie przekazywany w biurze lub na obszarze produkcji.
Półautomatyczne: w częściowo zautomatyzowanym procesie części procesu są zautomatyzowane. Pomyśl o łańcuchu wiadomości e-mail, z załączonymi plikami, komentarzami w treści wiadomości e-mail i zmianami w załączonych plikach, przekazywanymi tam, gdzie jest to wygodne dla osoby przetwarzającej bieżące zadanie.
W pełni zdigitalizowane lub zautomatyzowane: zautomatyzowane workflow są uruchamiane w dedykowanej aplikacji biznesowej w ustrukturyzowany i zdefiniowany sposób, zgodnie ze zdefiniowanymi regułami biznesowymi.

Zarządzanie workflow czy zarządzanie procesami biznesowymi: jaka jest różnica?

Workflow jest bardziej specyficznym, niezależnym łańcuchem kroków i zadań. Natomiast proces biznesowy jest szerszym pojęciem dla zbioru zadań, przepływów pracy, działań i wytycznych, w którym niektóre zadania mogą być zautomatyzowane, podczas gdy inne działania mogą nie być.

Na przykład, pomyśl o prostym workflow zatwierdzania dla zaopatrzenia – z jednym lub kilkoma zdefiniowanymi wariantami, reguła biznesowa może przewidywać, że zamówienie wymaga zatwierdzenia z drugiego działu, jeśli wartość zakupu przekracza określoną kwotę. Ten workflow jest częścią szerszego procesu biznesowego dotyczącego sposobu zakupu towarów i usług w organizacji i zawiera wytyczne dotyczące wyboru dostawcy, nabycia itd.

Poniżej przedstawiono kilka typowych przykładów workflow:

Zatwierdzanie zamówienia zakupu
Zatwierdzanie wniosku o urlop
Przetwarzanie płatności za fakturę
Zatrudnianie pracownika
Żądanie części zamiennej
Wysyłanie faktury do klienta

Dlaczego oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy jest tak ważne?

Zarządzanie workflow to proces digitalizacji procesów dyskretnych i zarządzania wynikami. Oprogramowanie do zarządzania workflow umożliwia tworzenie, uruchamianie i zarządzanie tymi procesami workflow. Oto niektóre z kluczowych korzyści i wyników, jakich można oczekiwać od dedykowanych rozwiązań programowych:

Większa wydajność: Zwiększ wskaźnik automatyzacji, aby osiągać szybsze i lepsze wyniki, jednocześnie ułatwiając pracę wszystkim zaangażowanym osobom. Na przykład dzięki w pełni zdigitalizowanemu przepływowi pracy interesariusze biznesowi mogą łatwo uzyskać dostęp do jasno zdefiniowanych zadań cyfrowych, przeglądać je i przetwarzać, pracując z dowolnego miejsca – w biurze, w domu lub w podróży.
Zwiększona elastyczność: dostosowuj standardowe przepływy pracy do zmieniających się potrzeb operacyjnych, twórz innowacje w zakresie procesów, aby wspierać nowe modele biznesowe, oraz naprawiaj przerwane procesy, aby zwiększyć odporność i elastyczność.
Większa zgodność z przepisami: dzięki jasnym zakresom odpowiedzialności i ścieżkom audytu opartym na danych możesz monitorować wyniki procesów i zarządzać nimi oraz lepiej zapewniać zgodność z zasadami i przepisami.

Systemy zarządzania workflow i sposób ich działania

Systemy zarządzania workflow umożliwiają użytkownikowi definiowanie różnych workflow dla różnych typów zadań lub procesów. Na przykład w ustawieniach produkcyjnych dokument projektowy może być automatycznie przekazywany od projektanta do dyrektora technicznego, a na koniec do inżyniera produkcji. Na każdym etapie workflow za określone zadanie odpowiada jedna osoba lub grupa. Po zakończeniu zadania systemy zarządzania workflow zapewniają, że osoby odpowiedzialne za następne zadanie zostaną powiadomione i otrzymają dane potrzebne do wykonania swojego etapu procesu.

Workflow mogą również mieć bardziej złożone zależności. Na przykład, jeśli dokument ma być przetłumaczony na kilka języków, menedżer tłumaczeń może wybrać języki, a każdy wybór zostanie aktywowany jako formularz zlecenia roboczego dla innego tłumacza. Następne zadanie w procesie zostanie aktywowane dopiero wtedy, gdy wszyscy tłumacze wykonają swoje zadania. Pomaga to śledzić log-jams i utrzymać większe zespoły na celowniku.

Jak pokazano tutaj, oprogramowanie do zarządzania workflow może pomóc w zarządzaniu procesami i definiowaniu odchyleń w procesie.

Przykłady systemów zarządzania workflow w działaniu

Każda firma będzie miała swoje unikalne potrzeby. Poniżej przedstawiamy kilka przykładów wdrożenia nowoczesnych systemów zarządzania przepływem pracy:

Optymalizacja istniejących aplikacji biznesowych: Wiele aplikacji dla przedsiębiorstw oferuje wbudowane narzędzia i szablony workflow do definiowania i budowania procesów biznesowych, które nie są jeszcze zamapowane w systemie. Gdy potrzebne są zmiany w workflow, administratorzy nie muszą zaczynać od zera – mogą wykorzystać istniejące funkcje systemu do tworzenia zmian. Ponadto najlepsze nowoczesne narzędzia programowe są wyposażone w dodatkowe funkcje automatyzacji, które posiadają już wbudowane narzędzia sztucznej inteligencji (AI) i automatyzacji procesów.
Korzystanie z rozszerzeń aplikacji side-by-side: Wiele firm woli zachować „czysty rdzeń”, co oznacza, że wolą uruchamiać swoje aplikacje z jak najmniejszą liczbą modyfikacji. Oznacza to, że wszelkie nowe workflow i innowacje procesów mogą wykorzystywać dane z istniejących systemów, ale są tworzone poza istniejącymi aplikacjami biznesowymi. Te tzw. rozszerzenia aplikacji typu „side-by-side”, w przeciwieństwie do rozszerzeń aplikacji „in-app”, są zwykle tworzone i uruchamiane w chmurze. 
Koordynacja procesów w różnych działach: preferowaną opcją dla orkiestracji działalności są równieżoparte na chmurze systemy zarządzania przepływem pracy. Są to procesy biznesowe obejmujące różne aplikacje, systemy i usługi. Obejmuje to struktury hybrydowe, w których wymagania w zakresie automatyzacji wymagają połączenia wielu odłączonych procesów workflow działających w różnych aplikacjach i lokalizacjach. Działa również z procesami, w których chcesz udostępnić określony obieg pracy zewnętrznym uczestnikom procesu, takim jak partnerzy i dostawcy – a następnie wykorzystuje wynik tego workflow do wewnętrznego zainicjowania następnego kroku.
Ułatwienie ekspertom w danej dziedzinie dostosowania przepływów pracy:  W przypadku procesów departamentalnych obejmujących tylko proste formularze żądań lub zatwierdzeń, niektóre zautomatyzowane procesy biznesowe można rozwiązać za pomocą platform programistycznych o niskim kodzie/bez kodu (LCNC). Oznacza to, że przeciągnij i upuść oraz uproszczone funkcje wizualne umożliwiają użytkownikom biznesowym szybkie tworzenie uproszczonych aplikacji workflow dostosowanych do specyficznych potrzeb ich zespołów.

Technologie zarządzania przepływami pracy

Technologie workflow umożliwiają ustandaryzowane procesy z jasnymi zakresami odpowiedzialności i łączą różne zadania w ramach określonej ścieżki. Inteligentne połączenie z jedną lub wieloma nowymi technologiami automatyzacji zwiększa poziom automatyzacji w ramach przepływu procesów, umożliwiając szybsze i lepsze wyniki procesów. Co więcej, umożliwia innowacyjne nowe procesy, pomagając w tworzeniu wartości lub dostarczaniu lepszych doświadczeń. Oto kilka przykładów zaawansowanych technologii, które są wykorzystywane w nowoczesnym oprogramowaniu workflow:

Big Data: Technologie Big Data i lepszy wgląd w te dane udostępniają do wykorzystania ogromne ilości informacji, które mogą być zintegrowane i bezpośrednio wykorzystywane w procesach biznesowych. Oto przykład workflow: pomyśl o półautomatycznym procesie zatwierdzania wydatków kapitałowych (CAPEX) – raporty finansowe są przesyłane między zaangażowanymi weryfikatorami i osobami zatwierdzającymi za pośrednictwem poczty elektronicznej przed podjęciem decyzji inwestycyjnej. Bazując na odpowiednich źródłach danych, system workflow może automatycznie generować niezbędne raporty i automatycznie udostępniać je właściwym osobom w określonym punkcie procesu. Co więcej, w oparciu o zdefiniowane reguły biznesowe lub wykorzystując funkcje sztucznej inteligencji (AI) i uczenia maszynowego (zob. poniżej), zintegrowane dane można wykorzystać do kierowania podejmowaniem decyzji, przyspieszania procesu i zwalniania decydentów z rutynowych zadań lub ocen.
Sztuczna inteligencja: technologie sztucznej inteligencji , takie jak uczenie maszynowe, przetwarzanie języka naturalnego (NLP), wizja komputerowa i zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA), mogą pomóc w automatyzacji etapów procesu, które wcześniej mogły być wykonywane tylko ręcznie lub częściowo automatycznie przez ludzi.
Uczenie maszynowe: uczenie maszynowe może być stosowane tam, gdzie etap procesu wymaga złożonej analizy danych w celu wykrycia wzorców lub przygotowania prognoz i zaleceń. Pomyśl o catererze podczas wydarzeń sportowych, w których zamówienie uzupełnienia na napoje bezalkoholowe może być w dużym stopniu zależne od prognozy pogody.
Przetwarzanie języka naturalnego (NLP): NLP umożliwia czatbotom lub cyfrowym asystentom głosowym automatyzację określonych interakcji w ramach procesu lub pełną automatyzację prostych przepływów pracy. Pomyśl o automatycznych odpowiedziach na masowe rutynowe zapytania, takie jak status zamówień lub faktur.
Wizja komputerowa: Wizja komputerowa może wyodrębniać złożone, kontekstowe informacje z obrazów, które mogą być następnie używane do automatyzacji lub informowania innych procesów. Jednym z przykładów jest operatorzy sieci elektroenergetycznej, którzy analizują obrazy satelitarne w celu monitorowania ruchu powierzchniowego, aby informować o swoich procesach utrzymania i automatycznie uruchamiać załogi usługowe w przypadku zdarzeń, które mogą zagrozić ich infrastrukturze. Alternatywnie wizja komputerowa może utworzyć harmonogram prognozowanej obsługi, w którym automatyczna kontrola wzrokowa jest wykorzystywana do wyzwalania zgłoszeń serwisowych tylko wtedy, gdy jest to potrzebne, a nie na ustalonym harmonogramie.
Zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA): RPA wykonuje powtarzalne zadania ręczne w ramach przepływów procesów poprzez naśladowanie interakcji użytkownika z systemami. Typowym przypadkiem użycia jest wypełnienie luk integracyjnych poprzez kopiowanie i wklejanie danych z arkuszy kalkulacyjnych lub innych dokumentów, takich jak e-maile dostawców, do systemu biznesowego, co nie tylko przyspiesza to zadanie, ale także zwiększa dokładność danych.

Oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy przedstawiające status i kluczowe metryki w procesie sprzedaży.

Business Workflow Management i trendy automatyzacji

Hiperautomatyzacja i inteligentna automatyzacja

Są to terminy, które słyszymy coraz częściej każdego dnia. W ostatnim badaniu Gartner zauważa, że ponad 85% kadry kierowniczej „zwiększy lub utrzyma inwestycje w hiperautomatyzację swojej organizacji w ciągu najbliższych 12 miesięcy, a ponad 56% ma już cztery lub więcej równoległych inicjatyw w zakresie hiperautomatyzacji”.

Nowoczesne rozwiązania w zakresie zarządzania przepływem pracy i automatyzacji uwzględniają ten trend, łącząc w jednym rozwiązaniu wiele lub wszystkie wyżej wymienione technologie. Podejście to nie tylko pozwala uniknąć wyzwań, jakie stwarza mozaika różnych technologii różnych dostawców, ale także znacznie upraszcza działania automatyzacyjne. Użytkownicy mogą w razie potrzeby uzyskiwać dostęp do wszystkich funkcji i korzystać z nich w ramach jednego projektu bez konieczności uczenia się i przełączania się między różnymi narzędziami programistycznymi.

Automatyzacja Low-code/no-code (LCNC)

Jest to dodatkowy trend, który zmienia strukturę zarządzania workflow. Deweloper obywatelski to osoba, która jest silnym użytkownikiem złożonych systemów oprogramowania i jest komfortowa z technologią, ale ma niewiele lub nie ma żadnych umiejętności programowania lub kodowania. Oprzyrządowanie wizualne i wbudowana zawartość typu „przeciągnij i upuść” sprawiają, że rozwiązania typu low-code/no-code zmieniają gry dla programistów obywatelskich. LCNC umożliwia im tworzenie i dostosowywanie obiegów pracy i procesów, w oparciu o ich rozległą wiedzę merytoryczną pomimo braku możliwości pisania kodu.

LCNC dodaje również ogromną wartość dla profesjonalnych programistów. Mogą korzystać z tej samej prostoty przeciągania i upuszczania, aby wykonywać standardowe zadania znacznie szybciej niż kiedykolwiek wcześniej. Korzystając z profesjonalnych narzędzi aplikacyjnych LCNC, programiści mogą tworzyć bardziej złożone przepływy pracy i automatyzację i sprawić, że te gotowe do użycia niestandardowe treści będą łatwiej dostępne.

Zarządzanie workflow — często zadawane pytania

: Proces workflow to zdefiniowana seria lub sekwencja działań zdefiniowanych w celu osiągnięcia określonych wyników.
: Różne narzędzia programowe workflow spełniają różne wymagania. W pełni funkcjonalne rozwiązania do zarządzania przepływem pracy zapewniają programistom narzędzia pro-code potrzebne do szybkiego tworzenia aplikacji workflow lub rozszerzania istniejących przepływów pracy poza aplikacjami biznesowymi. Aplikacje korporacyjne mają własne środowisko modelowania, które zapewnia programistom i administratorom IT narzędzia do modelowania, konfigurowania i administrowania przepływami pracy w aplikacji.

Zarówno rozwiązania do zarządzania przepływem pracy, jak i wbudowane środowiska modelowania w coraz większym stopniu dodają możliwości, które pozwalają specjalistom ds. procesów działu, którzy nie mają specjalistycznej wiedzy technicznej, przejąć odpowiedzialność za zarządzanie przepływem pracy. A platformy kodowe o niskim kodzie / bez nich są zaprojektowane z myślą o zaawansowanych użytkownikach linii biznesowych, aby tworzyć proste aplikacje workflow do użytku w Internecie i na urządzeniach mobilnych bez potrzeby posiadania umiejętności kodowania.
: Większość organizacji wdraża wiele technologii automatyzacji w celu obsługi różnych procesów i zróżnicowanych wymagań. Pakiety aplikacji branżowych i branżowych zapewniają przepływy pracy oparte na najlepszych praktykach, aby zapewnić wydajne i niezawodne działanie głównych procesów o dużym wolumenie, które znajdują się w większości organizacji. Rozwiązania do zarządzania przepływami pracy i inne zaawansowane technologie automatyzacji, takie jak zrobotyzowana automatyzacja procesów lub uczenie maszynowe, pomagają organizacjom wyeliminować konkretne luki w automatyzacji lub stworzyć procesy, które pomogą im wyróżnić się na rynku.

Platformy o niskim kodzie/bez kodu pomagają programistom obywatelskim, a także profesjonalnym programistom szybko sprostać prostym wymaganiom automatyzacji.

Strategiczne podejście do automatyzacji procesów wymaga możliwości płynnego łączenia wielu technologii automatyzacji, aby uniknąć wyzwań, takich jak kompatybilność i integracja, stworzonych przez mozaikę różnych możliwości automatyzacji od różnych dostawców.
: Projekty usprawniania procesów często dotyczą takich wyzwań, jak przerwane lub przestarzałe procesy, automatyzacja pracy ręcznej lub półręcznej, ograniczenie zbędnych etapów procesu lub zmniejszenie możliwych do uniknięcia opóźnień. Cele optymalizacji obejmują poprawę wydajności, produktywności, jakości i zgodności z przepisami i/lub zmniejszenie kosztów, odpadów, przeróbek i czasów cykli. Projekty te mają głównie na celu sprostanie konkretnym wyzwaniom operacyjnym i skupienie się na szybkim osiągnięciu korzyści.

Projekty transformacji procesów mają na celu wprowadzanie innowacji w celu zapewnienia nowej wartości. Zmieniające się modele biznesowe lub pojawienie się nowych technologii to częste wyzwania, które wiążą się z projektami transformacyjnymi. Celem transformacji jest często kompleksowa automatyzacja procesów lub bezproblemowa obsługa klienta we wszystkich punktach kontaktu. Projekty te dotyczą głównie krytycznych procesów o wysokiej wartości lub wolumenu lub funkcji biznesowych zorientowanych na klienta.

Poznaj rozwiązanie SAP Build Process Automation

Dowiedz się więcej o inteligentnych rozwiązaniach, które pomogą usprawnić przepływ pracy

Dowiedz się więcej

Wspieranie doskonalenia procesów

Uprość i przyspiesz transformację procesów biznesowych już dziś.