Na czym polega automatyzacja procesów?
Automatyzacja procesów jest zdefiniowana jako wykorzystanie oprogramowania i technologii do automatyzacji procesów i funkcji biznesowych w celu osiągnięcia zdefiniowanych celów organizacji.
Przegląd automatyzacji procesów
Co sprawia, że dzisiejsi liderzy biznesowi są na bieżąco w nocy? Po pierwsze, jest to fakt, że konkurencja jest bardziej zacięta niż kiedykolwiek. Kolejnym problemem jest szybkość błyskawicy, w której wymagania klientów i rynku zmieniają się i ewoluują. Aby konkurować i rozwijać się, firmy muszą wykorzystać każdą możliwą przewagę, aby nie tylko stać się bardziej konkurencyjnymi i rentownymi, ale także zwiększyć swoją odporność i elastyczność. Tutaj pojawia się automatyzacja procesów.
Coraz częściej firmy stawiają na automatyzację procesów jako potężne narzędzie w walce o konkurencyjność i rentowność. Według niedawnego badania przeprowadzonego przez firmę Gartner wśród światowych liderów branży 80% respondentów wskazało automatyzację jako jeden z głównych priorytetów biznesowych i taktyk sukcesu.
Definicja automatyzacji procesu
Automatyzacja procesów jest zdefiniowana jako wykorzystanie oprogramowania i technologii do automatyzacji procesów i funkcji biznesowych w celu osiągnięcia zdefiniowanych celów organizacyjnych, takich jak produkcja produktu, zatrudnianie i wdrażanie pracownika lub zapewnianie obsługi klienta.
Automatyzacja procesów biznesowych (BPA) i transformacja cyfrowa
Automatyzacja procesów biznesowych była początkowo jednym aspektem większego nadrzędnego obszaru zarządzania procesami biznesowymi (BPM). BPA koncentrowało się na poprawie produktywności back-end poprzez przejmowanie czasochłonnych i powtarzalnych zadań. Dziś jednak BPA nie jest już po prostu składnikiem BPM, stał się siłą napędową i centralnym kamieniem węgielnym każdej transformacji cyfrowej. Transformacja cyfrowa oparta na technologiach takich jak AI i uczenie maszynowe oznacza, że zakres i skalowalność nowoczesnej automatyzacji procesów biznesowych jest niemal bezgraniczna. Nowoczesne rozwiązania BPA można teraz zintegrować zarówno z aplikacjami back-end, jak i front-end, usprawniając procesy od łańcuchów dostaw po HR, finanse, obsługę klienta i nie tylko.
Etapy automatyzacji procesów biznesowych
Przykłady automatyzacji procesów biznesowych
Doraźne lub jednorazowe działania lub zadania nie są idealnymi kandydatami do automatyzacji procesów. Technologia ta jest bardziej odpowiednia dla powtarzalnych zadań z sformalizowanymi krokami, sekwencjami i regułami. Automatyzacja zapewnia, że proces biznesowy jest wykonywany we właściwy sposób za każdym razem – angażując właściwe osoby, w odpowiedniej kolejności, biorąc pod uwagę właściwe informacje i w określonym czasie. Zaplanowany i zamodelowany proces biznesowy jest pierwszym krokiem do poprawy wydajności poprzez ograniczenie zbędnych zadań i działań. Podczas gdy priorytety automatyzacji procesów będą się różnić w zależności od firmy, poniżej przedstawiono kilka obszarów, które często korzystają z automatyzacji procesów.
Rekrutacja. Narzędzia do automatyzacji procesów pomagają usprawnić różne działania rekrutacyjne, w tym możliwość szybkiego i skutecznego przesyłania życiorysów i referencji oraz szybkiego przetwarzania ocen, odrzuceń lub działań następczych, dzięki czemu można znaleźć i zdobyć najlepsze talenty.
Wdrażanie i szkolenie pracowników. Od przetwarzania dokumentacji po zgodność z przepisami i szkolenia – automatyzacja procesów może ułatwić realizację zadań związanych z rekrutacją i wdrożeniem do pracy. Prowadzi to do szybszego rozwoju zaangażowanego i produktywnego pracownika.
Procesy płatności i rozliczania listy płac. W ciągu ostatnich kilku lat nastąpił znaczny wzrost liczby pracowników koncertowych i pracowników zdalnych pracujących w wielu regionach. Zautomatyzowane procesy mogą pomóc firmom usprawnić zarówno regularne rozliczanie listy płac, jak i płatności kontrahentów i dostawców zewnętrznych.
Planowanie siły roboczej. Zarządzanie planowaniem pracy pracowników jest trudnym zadaniem — szczególnie w wielu lokalizacjach i działach. Możliwość synchronizacji wniosków o urlop i podróży służbowych w różnych działach sprawia, że nieobecności są uwzględniane, a zespoły ds. kadr i płac mogą lepiej zautomatyzować zadania administracyjne.
Prostsze i bardziej spójne fakturowanie. O ile generowanie faktur powinno być w idealnym przypadku zadaniem działów księgowości, nie zawsze tak jest. Zautomatyzowane procesy fakturowania mogą pomóc złagodzić błędy, pomyłki księgowe, a nawet ryzyko prawne.
Doświadczenia klienta. W konkurencyjnym klimacie klienci mogą łatwiej niż kiedykolwiek odwrócić się, jeśli doświadczą kłopotów i opóźnień. Automatyzacja procesów pomaga tworzyć bardziej spersonalizowane doświadczenia klienta oraz szybko i precyzyjnie przenosić klientów poprzez przepływy procesów.
Zadania związane ze zgodnością z przepisami i regulacjami. Ważne jest, aby różne procesy biznesowe były zgodne z wymogami zgodności i regulacjami. Rozwiązania automatyzacji procesów rejestrują pliki i pozostawiają widoczny zapis danych, co ułatwia monitorowanie i przeglądanie tych działań w czasie rzeczywistym. Na przykład, zanim ekipy remontowe uzyskają dostęp do pracy elektrowni, menedżerowie mogą potwierdzić, że wszystkie potencjalnie niebezpieczne systemy pomyślnie ukończyły i zarejestrowały niezbędne protokoły bezpieczeństwa wyłączenia
Podstawowe technologie automatyzacji procesów biznesowych
Zrobotyzowana automatyzacja procesów i rozwiązania do automatyzacji workflow znajdują się w centrum każdej transformacji automatyzacji cyfrowej.
Zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA)
RPA nie odnosi się do fizycznych robotów, jak można zobaczyć na linii montażowej. Narzędzia RPA i boty są raczej zintegrowane z systemami biznesowymi w celu automatyzacji i uproszczenia różnych zadań i interakcji. RPA jest podstawowym składnikiem BPA. Opisuje oprogramowanie i boty, które są zaprogramowane do emulacji i kopiowania ludzkich czynności w celu wykonania powtarzalnych zadań biznesowych. Roboty programowe RPA mogą nawigować po systemach, odczytywać i wprowadzać dane oraz wykonywać szeroki zakres zadań opartych na regułach.
Automatyzacja workflow
Automatyzacja workflow jest często używana zamiennie z RPA, ale to nie jest dokładne. Automatyzację workflow można zdefiniować jako niezależne wykonywanie przepływu zadań, dokumentów i informacji w ramach działań związanych z pracą zgodnie ze zdefiniowanymi regułami biznesowymi i odwołuje się do określonych zadań w ramach całego workflow.
Niektóre techniki i terminy używane w automatyzacji procesów
Automatyzacja procesów może być prosta i obejmować tylko kilka podstawowych zadań lub może być częścią większej ścieżki IPA i hiperautomatyzacji. Poniżej przedstawiono kilka technik i technologii, które przekładają się na najlepsze wyniki automatyzacji procesów:
Hiperautomatyzacja Hiperautomatyzacja nie jest sama w sobie technologią, ale raczej inicjatywą strategiczną, którą organizacja zobowiązuje się identyfikować, weryfikować i automatyzować jak najwięcej procesów biznesowych i it tak szybko, jak to możliwe. W tym celu hiperautomatyzacja opiera się na integracji i orkiestracji wielu technologii, narzędzi i platform, w tym AI/machine learning, RPA, nowoczesnych systemów ERP i narzędzi programistycznych o niskim kodzie/bez kodu.
Inteligentna automatyzacja procesów (IPA) McKinsey definiuje IPA jako „nowy zestaw nowych technologii, które łączą fundamentalne przeprojektowanie procesów ze zrobotyzowaną automatyzacją procesów i uczeniem maszynowym”. Usprawnia procesy biznesowe dzięki sztucznej inteligencji i narzędziom nowej generacji, które pomagają zautomatyzować i uprościć powtarzalne, powtarzalne i rutynowe zadania. Oznacza to, że IPA może nie tylko naśladować ludzkie działania i zadania – w rzeczywistości może nauczyć się ich wykonywać. Sztuczna inteligencja i technologie kognitywne umożliwiają włączenie możliwości podejmowania decyzji do automatyzacji opartej na regułach, co prowadzi do poprawy wydajności pracowników, zwiększenia szybkości, zmniejszenia ryzyka i usprawnienia podróży klientów.
Automatyzacja niskokodowa/bez kodu Low-code / no-code (LCNC) odnosi się do narzędzi aplikacji i integracji, które są wyposażone w funkcje przeciągania i upuszczania, oprzyrządowanie wizualne i wiele wstępnie wbudowanych treści. Narzędzia LCNC umożliwiają komuś, kto ma niewielkie umiejętności programowania lub kodowania lub nie posiada takich umiejętności, automatyzację procesów w oparciu o ich rozległą wiedzę merytoryczną. Jednak technologie automatyzacji LCNC są również wyposażone w solidne zabezpieczenia, aby zapewnić zespołom IT nadrzędny nadzór i upewnić się, że wszelkie nowe zautomatyzowane procesy lub aplikacje dobrze integrują się z systemem – spełniając najbardziej rygorystyczne standardy bezpieczeństwa i zgodności.
Big Data Dane nie są klasyfikowane jako „duże” tylko ze względu na ich wolumen. Big Data jest definiowany przez zestaw kryteriów związanych, tak, z jego wolumenem, ale także złożonością i szybkością. Dane ustrukturyzowane są w formacie liniowym – tak jak w arkuszu kalkulacyjnym. Wszystko pasuje do kolumny lub wiersza. Dane nieustrukturyzowane mogą natomiast składać się z mniej wymiernych informacji, takich jak informacje zwrotne od klientów, e-maile, filmy wideo lub obrazy. Big Data można zintegrować i bezpośrednio wykorzystać w automatyzacji procesów biznesowych w oparciu o zdefiniowane reguły biznesowe lub wykorzystując funkcje sztucznej inteligencji (AI) i uczenia maszynowego. Te zintegrowane dane mogą być następnie wykorzystywane do wspomagania podejmowania decyzji, przyspieszania procesów i zapewniania ulgi w powtarzających się zadaniach i ocenach.
Sztuczna inteligencja Technologie RPA są zbudowane z myślą o najlepszej pracy z danymi strukturalnymi, ale wiele z twoich najcenniejszych spostrzeżeń i danych intel jest przechowywanych w częściowo ustrukturyzowanych i nieustrukturyzowanych danych (w zeskanowanych obrazach, stronach internetowych, dokumentach PDF i wielu innych). Technologie AI są w stanie przetwarzać i konwertować te dane na ustrukturyzowany format, który RPA będzie w stanie zrozumieć i wykorzystać.
Przetwarzanie języka naturalnego (NLP) Najlepsze chatboty zasilane NLP uczą się z treści informacyjnych ludzkiej mowy, ale także uczą się interpretować kontekst i ton. W automatyzacji procesów narzędzia NLP mogą pomóc lepiej kierować interakcjami i odpowiadać na standardowe zapytania zarówno wewnętrznie, jak i od klientów.
Uczenie maszynowe Big Data zapewnia duże ilości danych, od których zależą technologie uczenia maszynowego, aby ułatwić im podejmowanie decyzji. Gdy uczenie maszynowe (i algorytmy, które go obsługują) jest zintegrowane z RPA, AI i innymi narzędziami, takimi jak NLP, zapewnia możliwość dostrzegania trendów i wzorców, a także uczenia się zarówno na podstawie danych, jak i użytkowników ludzkich. Dzięki temu automatyzacja procesów staje się jeszcze dokładniejsza i przydatniejsza.
Inteligentne systemy ERP Od lat firmy wykorzystują systemy ERP do zarządzania i koordynowania swoich codziennych i finansowych zadań. Jednak dzisiejsze systemy ERP rozwinęły się (dzięki technologiom sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego), aby zapewnić inteligencję i wsparcie niemal w każdym obszarze działalności i jej działalności. Wiele funkcji automatyzacji jest już częścią nowoczesnych systemów ERP.
Korzyści z automatyzacji procesów biznesowych
Najwięksi kierowcy automatyzacji procesów muszą mieć do czynienia z oczywistymi korzyściami wynikającymi ze zwiększonej szybkości i wydajności oraz z większej szansy na elastyczność i innowacyjność. Korzyści te obejmują:
Bardziej elastyczne i odporne struktury biznesowe
Bardziej wydajne operacje, w tym krótszy czas trwania cyklu i właściwe wskaźniki po raz pierwszy
Poprawa zgodności dzięki bardziej widocznym ścieżkom danych i monitorowaniu
Zmniejszenie obciążeń związanych z powolnymi, ręcznymi procesami, tworzenie większej swobody w zakresie innowacji i rozwoju
Współpraca w czasie rzeczywistym w całej organizacji, budowanie pracy zespołowej i sukcesu/zadowolenia pracowników
Lepsza jakość obsługi klienta i krótszy czas reakcji
Automatyzacja procesów: kolejne kroki na drodze do transformacji cyfrowej
Kompleksowa automatyzacja procesów jest niezbędnym filarem każdej udanej transformacji cyfrowej. firma McKinsey przeprowadziła niedawno ankietę wśród liderów branży, którzy z powodzeniem osiągnęli swoje cele w zakresie automatyzacji procesów biznesowych. Odkryli, że w zasadzie w każdym przypadku sukcesy te miały trzy strategiczne elementy wspólne:
- Automatyzacja musi być traktowana jako strategiczny priorytet w całej organizacji, a nie tylko rozwiązywana w silosach jako sposób na zajęcie się kilkoma wyodrębnionymi procesami
- Automatyzacja procesów powinna koncentrować się na tym, aby technologia działała dla ludzi, a nie odwrotnie
- Rynek jest obecnie szczególnie nieprzewidywalny, dlatego skupienie się na skalowalności ma kluczowe znaczenie dla trwałego sukcesu automatyzacji procesów
Podobnie jak wszystkie ścieżki transformacji biznesowej, nie musi to mieć miejsca od razu. Najważniejszym pierwszym krokiem jest przygotowanie się do zarządzania zmianami i komunikowania jasno zdefiniowanych celów i kamieni milowych dla całej siły roboczej.
Rozpocznij proces automatyzacji
Dowiedz się więcej o inteligentnych technologiach do kompleksowej automatyzacji.
Pomysłów nie znajdziesz nigdzie indziej
Zarejestruj się, aby uzyskać dawkę business intelligence dostarczoną bezpośrednio do skrzynki odbiorczej.