Czym jest nabycie? Kompleksowy przewodnik
Nabycie to proces pozyskiwania, zakupu, przyjmowania i kontroli wszystkich towarów i usług, których potrzebuje Twoja firma, aby działać — od surowców po oprogramowanie, aż po materiały biurowe.
Funkcja zamówień publicznych jest często traktowana jako pewna – dopóki coś jej nie utrudni. Odpowiedzialność za utrzymanie ruchu kół firmy, nabycie zapewnia, że odpowiednie materiały i materiały są dostępne w razie potrzeby. Aspekty operacyjne, zamówienia nie są zazwyczaj uznawane za dyscyplinę strategiczną – do tej pory.
Ograniczenie kosztów jest nadal priorytetem, zwłaszcza ze względu na inflację i rosnące koszty dostaw. Kontrola kosztów jest jednak tylko jedną z presji wywieranych obecnie na zamówienia publiczne. Ograniczone między zagrożeniem niedoborem dostaw a kosztami magazynowania dodatkowych zapasów, zamówienia muszą w jakiś sposób wspierać odporność łańcucha dostaw, nawet jeśli zdarzenia klimatyczne lub inne zakłócenia utrudniają dostawę. Potrzeba nabywania zrównoważonych towarów i zgodności z rozszerzającymi się wymogami regulacyjnymi oznacza, że firmy muszą dodać dodatkową warstwę gromadzenia i kontroli danych do swoich procesów pozyskiwania. Dodać geopolityczne naciski i ryzyko do równania – z wynikającym z tego niedoborem materialnym – a zamówienia są nagle pod okiem burzy.
Obecnie rola dyrektora ds. zaopatrzenia (CPO) nie jest już funkcją zaplecza, która zajmuje się głównie redukcją kosztów i zgodnością z przepisami.
Definicja nabycia
Nabycie jest ważną funkcją biznesową, odpowiedzialną za zabezpieczenie wszystkich towarów i usług potrzebnych organizacji. Dla firm produkcyjnych dostępność dostaw jest szczególnie ważna, ponieważ niemożliwe jest tworzenie gotowych produktów bez niezbędnych materiałów. Działy zaopatrzenia muszą współpracować z wewnętrznymi interesariuszami, aby zebrać swoje prognozy i wymagania, a następnie pozyskiwać najlepszych dostawców po najlepszych kosztach.
Dzięki zwojom papirusowym, które rejestrują szczegóły zaopatrzenia i transportu, funkcja nabycia może być śledzona z powrotem do budowy piramid. Z biegiem czasu procesy zakupowe przeszły liczne przemiany – od prostego zadania ewidencjonowania do dyscypliny, która wymaga strategicznego myślenia i negocjacji.
W czasie rewolucji przemysłowej zamówienia zyskały na znaczeniu, ponieważ rozwijające się operacje produkcyjne potrzebne do pozyskiwania, zakupu i transportu materiałów. W połowie XX wieku, kiedy gospodarka się rozwijała, szanse i konkurencyjne licytacje pomogły na nowo zdefiniować tę praktykę. Osoby zostały przeszkolone w różnych aspektach zarządzania łańcuchem dostaw, uzyskując status zawodowy. Nabycie zostało uznane za funkcję zarządzania, a nie funkcję urzędniczą.
Obecnie procesy zakupowe ponownie przechodzą dramatyczną transformację – prawdopodobnie równie istotną, jak jakakolwiek zmiana w przeszłości.
Dlaczego zakupy są tak ważne w biznesie?
To, co pełniło funkcję zarządzania zapleczem, jest obecnie centralnym etapem – strategicznym partnerem w złożonych decyzjach dotyczących strategii C-suite.
Zakupy kontrolują również dużą część kosztów przedsiębiorstwa – zgodnie z niektórymi szacunkami od 40% do 80% – więc jest to niezbędne z punktu widzenia budżetu. Jednak skuteczne praktyki w zakresie zamówień publicznych usprawniają również ocenę ryzyka, nadzór nad dostawcami i potencjał tworzenia wartości w łańcuchu dostaw.
Oto kilka kluczowych sposobów, w jaki nabycie jest ważne w biznesie:
Oszczędności kosztów: Zaopatrzenie jest pierwszą linią obrony przed redukcją kosztów i stabilizacją przepływów pieniężnych w firmie, wpływającą na marże zysku i wynik finansowy. Konkurencyjne określanie źródeł zaopatrzenia w produkty i negocjacje umów mogą przynieść znaczne oszczędności kosztów. Ponadto usprawnienie procesów zakupowych może mieć realny wpływ na wyniki finansowe.
Jakość: Zakup odpowiednich surowców we właściwym czasie ma kluczowe znaczenie dla produkcji wysokiej jakości produktów. Jakość obejmuje każdy aspekt procesu nabycia, ponieważ wybór materiałów i dostawców ma bezpośredni wpływ na jakość produktów i usług. Priorytetowe traktowanie jakości ma kluczowe znaczenie dla ograniczania ryzyka związanego z reputacją, produkcją i problemami prawnymi.
Dostosowanie celów: Strategiczne określanie źródeł zaopatrzenia dopasowuje zakupy zakupów do celów firmy. Na przykład, jeśli zwiększenie elastyczności i odporności jest podstawową wartością Twojej firmy, narzędzia umożliwiające osiągnięcie tych celów powinny być wbudowane w proces zaopatrzenia. Szczegółowa analiza rynku oraz Twoich wymagań wewnętrznych może pomóc w identyfikacji dostawców najlepiej przygotowanych do zaspokojenia Twoich potrzeb.
Ograniczenie ryzyka: Ryzyko może wystąpić na każdym etapie procesu nabycia — od niedokładnej analizy potrzeb po problemy z dostawą do dostawcy. Dodatkowe ryzyko wynika z nieskutecznej reakcji na zobowiązania w zakresie zgodności z przepisami, niejasne normy etyczne, incydenty związane z pogodą, globalne zakłócenia i podobne wyzwania. Dzisiejsze procesy nabycia oparte na technologii mogą zapewnić widoczność niezbędną do proaktywnej identyfikacji, oceny i ograniczania ryzyka.
Zrównoważony rozwój i etyka: Zespół ds. zakupów musi dostosować się do wartości swojej firmy dotyczących wpływu na środowisko, etycznego określania źródeł dostaw, zobowiązań w zakresie ochrony środowiska, społeczeństwa i ładu korporacyjnego (ESG), a także w celu zapewnienia zgodności z przepisami i ochrony przed ryzykiem, szkodami dla reputacji i niepotrzebnymi wydatkami. Zarządzanie zrównoważonym określaniem źródła dostaw i zgodnością z przepisami jest kluczowym obowiązkiem działu zakupów.
Rodzaje zarządzania nabyciem
Istnieją cztery główne rodzaje nabycia:
- Zakupy bezpośrednie: obejmuje nabycie wszystkiego, co bezpośrednio wspiera produkcję towarów sprzedawanych przez firmę, w tym surowców, komponentów, części, usług i artykułów hurtowych. Mają one wpływ na przychody, wzrost i reputację, więc relacje z dostawcami mają kluczowe znaczenie w bezpośrednim nabyciu.
- Zakupy pośrednie: wszystko, co nie jest bezpośrednio związane z produkcją, w tym materiały, towary i usługi do użytku wewnętrznego i codziennych operacji biznesowych, wchodzi w zakres nabycia pośredniego. Obejmuje to takie pozycje, jak materiały biurowe, media i koszty podróży.
- Zakup towarów: Zakupy bezpośrednie i pośrednie mogą wchodzić w zakres nabycia towarów, co obejmuje nabywanie wszelkich przedmiotów materialnych, zarówno gotowych, jak i niedokończonych – od sprzętu po surowce po krzesła biurowe.
- Zamówienia na usługi: profesjonalne usługi oparte na pracownikach, takie jak usługi konsultingowe, agencje, kancelarie prawne, outsourcing IT, usługi w zakresie bezpieczeństwa, dostawa oprogramowania jako usługi (SaaS) oraz naprawa obiektów są objęte zamówieniami na usługi. Są one niezbędne do efektywnego przepływu pracy i uzupełniania luk w personelu.
12 etapów w procesie nabycia
Proces nabycia może się różnić w zależności od firmy, ale zazwyczaj obejmuje 12 następujących kroków:
1. Identyfikacja potrzeb: Pierwszym etapem każdego procesu nabycia jest identyfikacja określonych materiałów, produktów, oprogramowania lub usług potrzebnych ze względu na braki, nowe projekty lub regularne wymagania operacyjne. Ten etap obejmuje planowanie i prognozowanie popytu.
2. Dostawcy źródłowi: Badanie i ocena najlepszych potencjalnych dostawców dla Twoich potrzeb biznesowych odbywa się na wczesnym etapie procesu nabycia. Rozwój alternatywnych dostawców może pomóc w zarządzaniu ryzykiem, dając opcje w przypadku niedoborów lub zakłóceń.
3. Wyślij zgłoszenie zapotrzebowania: Przesłanie wniosku o zakup ze specyfikacjami takimi jak cena, ramy czasowe i ilość do wewnętrznego przeglądu i zatwierdzenia wyzwala proces zakupu.
4. Ocena i wybór dostawców: wybór najlepszego dostawcy poprzez konkurencyjny proces przetargowy, taki jak składanie zapytania ofertowego (RFP), zapytanie ofertowe (RFQ), aukcje elektroniczne lub „trzy oferty i zakup”, obejmuje ocenę dostawców pod kątem kosztów, a także jakości, reputacji, niezawodności, szybkości i zrównoważonego rozwoju.
5. Negocjuj cenę i warunki: po wybraniu dostawcy zespół zaopatrzeniowy negocjuje różne warunki zakupu, w tym cenę, ilość, harmonogramy dostaw i warunki płatności.
6. Utwórz zamówienie: po wybraniu dostawcy i sfinalizowaniu warunków firma wystawia temu dostawcy formalne zamówienie określające dokładne towary, usługi i warunki zawarte w zamówieniu.
7. Przyjmij towary i sprawdź jakość: Gdy towar został odebrany, następnym krokiem jest upewnienie się, że ich jakość i ilość są zgodne z tym, co zostało zamówione, uważnie sprawdzając je pod kątem uszkodzeń lub błędów.
8. Przetwarzaj fakturę i spełniaj warunki płatności: Po potwierdzeniu, że dostawa towarów przeszła kontrolę ilości i jakości, faktura dostawcy może być przetwarzana poprzez rozrachunki z dostawcami (AP) w celu zapewnienia terminowej płatności. W zależności od warunków umowy mogą obowiązywać rabaty za wczesną płatność i mogą być stosowane różne metody płatności.
9. Nawiązywanie dobrych relacji z dostawcami i zarządzanie nimi: dla zespołu zaopatrzeniowego strategiczne znaczenie ma budowanie pozytywnych, stałych relacji z dostawcami. Korzyści obejmują lepszą wydajność dostawcy, warunki, rabaty, współpracę i niezawodność.
10. Zarządzanie umowami: Zarządzanie umowami zaopatrzeniowymi obejmuje monitorowanie kontraktów, zapewnianie zgodności i renegocjowanie warunków w razie potrzeby. Ważne jest, aby identyfikować i rozwiązywać potencjalne problemy, aby zapewnić, że wynegocjowane oszczędności są realizowane – i osiągnąć swoje wyniki.
11. Zarządzanie ryzykiem: Częścią tego, co sprawia, że zespół zaopatrzeniowy jest tak integralną częścią organizacji, jest jego rola w zarządzaniu ryzykiem. Niezbędne jest przewidywanie potencjalnych problemów, takich jak niedobory, zakłócenia w łańcuchu dostaw i wdrażanie środków mających na celu ich złagodzenie, oraz zarządzanie nimi. Niezbędnym elementem zarządzania ryzykiem jest również utrzymanie zgodności z przepisami i wymogami – a także wykrywanie wszelkich zagrożeń związanych z niezgodnością.
12. Przegląd i analiza: Ten ostatni krok w procesie nabycia jest w toku. Przegląd i analiza wskaźników KPI zaopatrzenia w celu zidentyfikowania luk i odkrycia nowych możliwości oszczędności i zmniejszenia ryzyka odgrywa kluczową rolę w sukcesie biznesowym.
Te 12 kroków jest powszechnie postrzeganych jako cykl życia nabycia – ponieważ zadania nakładają się na siebie i proces jest ciągły. Skuteczny cykl życia nabycia wymaga integracji z innymi kluczowymi obszarami biznesowymi, takimi jak budżetowanie, prognozowanie i zarządzanie łańcuchem dostaw.
Nabycie a zaopatrzenie i inne powiązane workflow
Wiele organizacji używa zamiennie terminów „zaopatrzenie”, „zaopatrzenie”, „określanie źródła dostaw” i „zarządzanie łańcuchem dostaw”, ale nie są one takie same. Oto, jak się różnią:
Zakupy a zakupy to część procesu nabycia, która koncentruje się na transakcjach. Obejmuje negocjowanie, zamawianie produktów, otrzymywanie towarów i usług oraz dokonywanie płatności. Chociaż zakupy są kluczowym elementem zakupów, ogólny proces zakupów jest znacznie szerszy.
Zaopatrzenie i określanie źródła dostaw to istotna wczesna część całego procesu nabycia, obejmująca identyfikację potrzeb, znajdowanie dostawców, wystawianie zapotrzebowań na zakup, ocenę i wybór dostawców oraz negocjowanie cen i warunków. Etap określania źródła dostaw to etap, na którym można budować silne relacje z dostawcami.
Nabycie a zarządzanie łańcuchem dostaw Nabycie jest częścią ogólnego procesu zarządzania łańcuchem dostaw, który koncentruje się na nabyciu towarów i usług niezbędnych do produkcji produktów i utrzymania operacji wewnętrznych. Nabycie dynamicznie współdziała z innymi segmentami łańcucha dostaw, takimi jak logistyka, zarządzanie zapasami i planowanie popytu.
Zrównoważone zarządzanie nabyciem
Zrównoważone zakupy, które integrują kryteria ESG z praktykami i decyzjami zakupowymi, to nie tylko trend zakupowy; jest to kwestia o kluczowym znaczeniu.
Do wyzwań związanych ze zrównoważonymi zamówieniami należy złożoność i przejrzystość łańcucha dostaw, pomiar wydajności, zapewnienie zgodności z normami oraz budowanie zdolności. Już teraz trudno jest pozyskiwać materiały o niskiej intensywności emisji, takie jak zielona stal i recyklowane aluminium i plastik, a to tylko stanie się trudniejsze. Ponadto klienci coraz częściej chcą kupować od marek, które mogą udowodnić, że są w dobrej wierze, co sprawia, że zrównoważone zakupy są integralne dla biznesu.
Weź pod uwagę tylko jeden aspekt zrównoważonych zamówień – ograniczenie emisji w łańcuchu dostaw. Proces ten może potrwać lata, więc rozpoczęcie transformacji już teraz sprawi, że przedsiębiorstwa staną się bardziej konkurencyjne i odporne w przyszłości.
Oto kilka przykładów zrównoważonych zamówień:
Zielone źródła dostaw lub zielone zamówienia: Zielone źródła zaopatrzenia obejmują strategiczny zakup produktów i usług o mniejszym wpływie na środowisko. Zielone zamówienia obejmują wyeliminowanie jednorazowych tworzyw sztucznych i innych przedmiotów jednorazowego użytku, włączenie surowców pochodzących z recyklingu lub z recyklingu oraz przyjęcie czystej technologii lub paliwa. Zielone zamówienia mogą obniżyć koszty produkcji, przyczynić się do inicjatyw firmy w zakresie społecznej odpowiedzialności biznesu, a nawet zwiększyć sprzedaż, zwracając się do konsumentów świadomych środowiska.
Materiały pozyskiwane w sposób etyczny: Zrównoważone zamówienia opierają się na etycznym pozyskiwaniu. Oznacza to kupowanie produktów od firm, które gwarantują płacę za życie, oferują dobre warunki pracy, nie angażują się w pracę dzieci, wnoszą pozytywny wkład w społeczności, w których są częścią i spełniają inne standardy etyczne.
Zmniejszenie śladu węglowego i zużycia energii: Obniżenie emisji dwutlenku węgla i zużycia energii w firmie nie polega tylko na ograniczeniu emisji generowanych bezpośrednio z codziennych operacji w fabrykach i transporcie; chodzi również o ograniczenie emisji w całym łańcuchu dostaw.
Sztuczna inteligencja w zaopatrzeniu: inteligentniejsza automatyzacja i wgląd w dane
AI w zaopatrzeniu może zautomatyzować i usprawnić złożone zadania, takie jak analiza wydatków, zarządzanie kontraktami, strategiczne określanie źródła dostaw i zarządzanie zgodnością z przepisami. Może również wspierać inteligentniejsze analizy i podejmowanie decyzji, pomagać w wykrywaniu możliwości, potencjalnych oszczędności kosztów i anomalii oraz ułatwiać identyfikację nowych dostawców, pomagając jednocześnie wyeliminować oszustwa związane z zakupami i ograniczyć liczbę błędów.
Sztuczna inteligencja może być również wykorzystywana do tworzenia wartości biznesowej poprzez dekonstrukcję tego, czego naprawdę potrzebuje firma, kwestionowanie ustalonych procesów, wykorzystywanie wiedzy z nowych punktów odniesienia i projektowanie łańcucha dostaw na nowe i różne sposoby.
Generatywna sztuczna inteligencja ma również ogromny potencjał w zakresie zakupów. Jego zdolność do automatyzacji zadań, zapewniania wglądu w dane i poprawy przejrzystości wspiera wydajność, produktywność oraz lepszy wybór dostawców i zarządzanie nimi. Generatywna sztuczna inteligencja może również pomóc ograniczyć ryzyko i ograniczyć wydatki.
Wykorzystanie sztucznej inteligencji do wspierania zakupów w podejmowaniu lepszych decyzji, identyfikowaniu nowych szans, automatyzacji zadań i zwiększaniu wydajności operacyjnej oznacza, że zespół zaopatrzeniowy może skupić się na tym, gdzie jego wiedza ludzka jest najbardziej wartościowa.
Czego szukać w oprogramowaniu zakupowym
Wybierając oprogramowanie zakupowe, nadaj priorytet narzędziom, które nie tylko digitalizują i usprawniają procesy zaopatrzeniowe, ale także usprawniają podejmowanie strategicznych decyzji. Idealne oprogramowanie powinno pochwalić się solidną infrastrukturą opartą na chmurze i możliwościami sztucznej inteligencji, upraszczając złożone zadania zakupowe. Podstawowe funkcje obejmują płynną integrację z istniejącymi systemami finansowymi i systemami łańcucha dostaw, przyjazne dla użytkownika interfejsy oraz kompleksowe analizy umożliwiające dogłębną analizę wydatków.
Zdecyduj się na rozwiązania zapewniające wgląd w dane i raportowanie w czasie rzeczywistym, ułatwiające proaktywne zarządzanie działaniami związanymi z nabyciem. Zadbaj o to, by oprogramowanie było skalowalne, rozwijało się wraz z Twoją firmą i aktywnie przyczyniało się do rozwoju firmy.
Zrób kolejny krok
Poznaj rozwiązania, które pomogą Ci rozpocząć cyfrową transformację kompleksowych procesów zakupowych.
Strategiczne zarządzanie wydatkami we wszystkich kategoriach
Usprawnij transformację dzięki pakietowi rozwiązań zapewniających lepszy wgląd w dane,
kontroli i oszczędności.
Pomysłów nie znajdziesz nigdzie indziej
Zarejestruj się, aby otrzymać dawkę rozwiązań Business Intelligence dostarczanych bezpośrednio na Twoją skrzynkę odbiorczą.