Czym jest zarządzanie kategoriami? Kompleksowy przewodnik.
Zarządzanie kategoriami to podejście do zakupów, w ramach którego podobne produkty i usługi są pogrupowane w kategorie – w celu konsolidacji wydatków i maksymalizacji oszczędności.
Przy ciągłych wahaniach na globalnych rynkach dostaw i szybko zmieniających się wymaganiach biznesowych nabycie stało się niezwykle złożone. Firmy potrzebują lepszego sposobu proaktywnego zarządzania bazą zaopatrzeniową i optymalizacji wydatków na zaopatrzenie. Właśnie w tym miejscu świeci zarządzanie kategoriami — i dlaczego staje się ona obecnie najważniejszą najlepszą praktyką dla tak wielu firm.
Definicja zarządzania kategoriami
Zarządzanie kategoriami to proces nabywania towarów i usług poprzez grupowanie ich w kategorie oparte na podobnych cechach – takich jak typ, wartość, dostawca, ryzyko, lokalizacja lub dział. Proces ten ułatwia zrozumienie i kontrolę całkowitego kosztu posiadania dla każdej kategorii oraz maksymalizację oszczędności i wartości dla każdego zakupu. Dzięki zarządzaniu kategoriami firmy mogą również usprawnić proces zaopatrzenia, wzmocnić relacje z dostawcami, usprawnić analizę wydatków, ograniczyć ryzyko i nie tylko.
„Firmy, które w pełni optymalizują zarządzanie kategoriami, mogą potencjalnie osiągnąć nawet 114m USD oszczędności i ponad 500% zwrotu z inwestycji, oprócz zmniejszenia ryzyka.” – Przyszłe zakupy
Ewolucja zarządzania kategoriami
Zarządzanie kategoriami zostało opracowane w latach 80. i historycznie było przedsięwzięciem ręcznym, z odłączonymi i czasochłonnymi krokami realizowanymi w oddzielnych arkuszach kalkulacyjnych, dokumentach i prezentacjach. Czas poświęcony na ręczne gromadzenie danych oraz ich analizowanie i raportowanie oznaczało, że zespoły zaopatrzeniowe miały mniej czasu na realizację strategii i wartości.
Szybko do dziś: oprogramowanie do zarządzania kategoriami może zautomatyzować i przyspieszyć wiele etapów tego procesu. Pomaga menedżerom kategorii analizować duże ilości danych i usprawniać opracowywanie, realizację i monitorowanie strategii kategorii, dzięki czemu mogą stać się znacznie bardziej wydajne i strategiczne w codziennych zadaniach. Nowoczesne rozwiązania oferują wgląd w kategorie, wskazówki dotyczące procesów, szablony, rekomendacje oparte na sztucznej inteligencji i wiele innych funkcji ułatwiających menedżerom osiąganie i często przekraczanie celów zarządzania wydatkami.
Zarządzanie kategoriami a strategiczne określanie źródła dostaw
Terminy zarządzanie kategoriami i strategiczne określanie źródła dostaw są czasami używane zamiennie, ale nie są takie same. Zaopatrzenie strategiczne to proces nabycia skoncentrowany na wyborze odpowiednich dostawców i negocjowaniu najlepszych cen w celu osiągnięcia krótkoterminowych celów organizacyjnych. Głównym celem strategicznego określania źródła dostaw jest redukcja kosztów. Zarządzanie kategoriami, z drugiej strony, segmenty kupują w kategorie, aby pomóc menedżerom zidentyfikować możliwości zaoszczędzenia pieniędzy i poprawy jakości, wydajności dostawców i wydajności. Zarządzanie kategoriami jest procesem ciągłym prowadzonym w dłuższej perspektywie i często obejmuje strategiczne określanie źródła dostaw na wczesnym etapie.
6 najważniejszych korzyści z zarządzania kategoriami
Częściowo dzięki mniejszej liczbie zwolnień i prostszym negocjacjom z dostawcami, zakupy kierowane według kategorii oferują szereg różnych korzyści, które mogą pomóc zespołom zaopatrzeniowym w sprawniejszym zarządzaniu transportem i identyfikowaniu nowych możliwości:
1. Lepsze wglądy. Dzięki skategoryzowanym wydatkom i pojedynczemu punktowi kontaktu dla wszystkich powiązanych dostawców firmy mogą uzyskać lepszy wgląd w koszty, wydajność dostawców i potencjalne problemy z łańcuchem dostaw. Ponadto głęboka znajomość kontraktów, cen i trendów rynkowych może być wykorzystana do podejmowania lepszych, bardziej dochodowych decyzji zakupowych.
2. Zwiększone oszczędności. Dzięki specjalistycznej wiedzy i spostrzeżeniom w zakresie kategorii, które są możliwe dzięki kategoryzacji, menedżerowie mogą negocjować lepsze ceny i poprawiać wydajność, aby obniżyć koszty. A ponieważ menedżerowie kupują na dłuższą metę, mogą skorzystać z ekonomii skali, aby jeszcze bardziej zaoszczędzić pieniądze.
3. Zmniejszone narażenie na ryzyko. Dzięki dogłębnej znajomości każdego dostawcy i skutecznym długoterminowym relacjom roboczym zespoły ds. kategorii mogą przyjąć bardziej proaktywne podejście do zarządzania dostawcami i zmniejszyć ryzyko radzenia sobie z nieznanymi lub nieznanymi dostawcami w ciągu dnia.
4. Większa efektywność zamówień. Dzięki testowanym czasowo, cyfrowym i zautomatyzowanym procesom zespoły mogą szybciej reagować na zmiany na rynku i zwolnić czas na działania o wartości dodanej.
5. Lepsze przestrzeganie zobowiązań ESG i SR. Dostosowanie celów kategorii, przejrzystość i monitorowanie ułatwiają przedsiębiorstwom wypełnianie zobowiązań w zakresie odpowiedzialności za środowisko i odpowiedzialność społeczną.
6. Zwiększone wydatki objęte zarządzaniem. Dzięki inteligentnej automatyzacji dział zaopatrzenia może zarządzać większą liczbą kategorii, a ostatecznie zwiększyć wydatki podlegające zarządzaniu.
Typy kategorii zaopatrzenia
Grupowanie kategorii może się różnić w zależności od branży, polityki dotyczącej wydatków i konkretnego rynku. Zasadniczo każdy typ nabycia składa się z grupy produktów lub usług, które mają podobne cechy – takie jak rodzaj, dostawca, wartość, lokalizacja lub dział. Typowymi kategoriami są na przykład zarządzanie kadrami, technologia, konserwacja i podróże.
Często zdarza się również, że wydatki bezpośrednie (pozycje potrzebne do podstawowych produktów i usług biznesowych, takich jak surowce i materiały opakowaniowe) i pośrednie (towary i usługi wspierające codzienne operacje biznesowe, takie jak materiały biurowe) dzielą na swoje kategorie. Grupowanie wydatków pośrednich, które jest często zarządzane w silosach w całej firmie, może pomóc w standaryzacji i obniżeniu pośrednich kosztów zaopatrzenia.
Niektóre firmy stosują globalny standard, taki jak United Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC), aby uzyskać wskazówki dotyczące ustalania kategorii, ale większość z nich utworzy własną wewnętrzną taksonomię wydatków. Niezależnie od dokładnego składu kategorii, udane zarządzanie kategoriami polega na zastosowaniu standardowej struktury segmentacji towarów i usług potrzebnych do prowadzenia działalności.
3 kluczowe etapy procesu zarządzania kategoriami
Chociaż proces może się różnić w zależności od organizacji, zarządzanie kategoriami zazwyczaj obejmuje trzy etapy:
- Definiowanie profili kategorii. Na początek zespoły analizują bieżące wydatki i analizują szereg czynników – od ryzyka i przepisów po bezpośrednią logikę biznesową – po identyfikację kategorii. Rezultatem jest skonsolidowana taksonomia kategorii dla zakupów, która może być używana w całej organizacji.
- Zarys i plan strategii. Na tym etapie zespoły oceniają swoje kategorie na podstawie cen, wydajności dostawców, prognoz podaży i popytu oraz innych czynników, a także identyfikują możliwości optymalizacji wydatków i zwiększenia wartości. Na podstawie tych informacji tworzą strategię główną, aby osiągnąć cele każdej kategorii, w podziale na konkretne taktyki i fazy.
- Realizacja strategii i monitorowanie wyników. Wreszcie, strategia jest wprowadzana i wyniki, dostawcy, potrzeby biznesowe i rynki są stale monitorowane, dzięki czemu zespoły mogą szybko reagować na zmiany i optymalizować strategie kategorii w zależności od potrzeb.
Czego szukać w oprogramowaniu do zarządzania kategoriami
Oprogramowanie do zarządzania kategoriami zostało zaprojektowane z myślą o centralizacji, cyfryzacji i usprawnieniu procesów dla wszystkich strategii dotyczących kategorii, a także zapewnianiu przydatnych informacji, które umożliwią ich udoskonalenie. Aby to osiągnąć, najlepsze rozwiązania zawierają co najmniej następujące możliwości:
Automatyzacja. Inteligentnie zautomatyzowane procesy tworzenia profili wydatków kategorii oraz opracowywania i realizacji strategii.
Wskazówki krok po kroku. Systemowe rekomendacje, wspomagane procesy i szablony najlepszych praktyk, narzędzia i struktury.
Monitorowanie i analizy w czasie rzeczywistym. Możliwość monitorowania i analizy informacji rynkowych, kategorii, cen, wydajności dostawców, wyników i wielu innych informacji w czasie rzeczywistym.
Realizacja strategii. Narzędzia do łatwego przekształcania strategii, planów i inicjatyw w projekty lub zdarzenia określania źródeł zaopatrzenia.
Integracja. Płynna integracja z procesami source-to-pay i innymi rozwiązaniami do zarządzania dostawcami.
AI. Wbudowana analiza szans i rekomendacje oparte na sztucznej inteligencji w oparciu o dane dotyczące wydatków i inne czynniki, a także plan integracji z dużymi modelami językowymi, takimi jak ChatGPT, aby pomóc w tworzeniu strategii.
Najlepsze praktyki w zakresie skutecznej strategii zarządzania kategoriami
Opracowanie zwycięskiej strategii kategorii można osiągnąć szybciej dzięki następującym najlepszym praktykom:
Utworzenie dedykowanego menedżera kategorii i zespołu. Ponieważ duże kategorie i strategiczne obszary wydatków wymagają czasu i specjalizacji, posiadanie dedykowanego zespołu złożonego z kompetentnych interesariuszy z odpowiednich działów sprawia, że proces jest bardziej efektywny. Menedżer kategorii jest odpowiedzialny za nadzorowanie i zrozumienie rynku, przepisów i trendów cenowych dla całej kategorii, a także za opracowywanie planów krótko-, średnio- i długoterminowych.
Utwórz spójną taksonomię w całej organizacji. Jest to kluczowy krok w kierunku uzyskania lepszego wglądu i wglądu w wydatki. Niektóre organizacje będą używać uniwersalnych standardów, takich jak UNSPC jako przewodnik, ale częściej firmy będą tworzyć własne wewnętrzne kategorie, które są lepiej dostosowane do swoich unikalnych celów lub potrzeb branżowych.
Użyj zautomatyzowanych rozwiązań do centralizacji danych o wydatkach. Dzięki jednemu miejscu do śledzenia i monitorowania danych łatwiej jest wyszukiwać i raportować ważne informacje oraz wzmacniać praktyki nadzoru.
Technologia zarządzania kategoriami uprzęży. Korzystając z technologii, takich jak sztuczna inteligencja, zespoły mogą łatwiej wykrywać wzorce, automatycznie kategoryzować wydatki, organizować dostawców według kategorii, ustalać wzorce, formułować rekomendacje, automatyzować zadania i nie tylko.
Zadbaj o zaangażowanie interesariuszy w pętlę. Dzięki narzędziom analitycznym i oprogramowaniu do komunikowania sukcesów i szans łatwiej jest uzyskać akceptację interesariuszy i dostosować je do celów organizacji.
Budowanie dynamicznych relacji z dostawcami. Skoncentruj się na ogólnej wartości – a nie tylko na kosztach – i współpracuj otwarcie, aby nawiązać dobre relacje robocze.
Uwzględnij dane firm trzecich. Opracuj mechanizm wykorzystania odpowiednich zewnętrznych punktów danych od zewnętrznych dostawców w celu uzupełnienia strategii kategorii.
Ciągłe doskonalenie procesu cyklu życia kategorii. Usprawnij wewnętrzną i zewnętrzną analizę danych, gromadząc inteligencję specyficzną dla danej kategorii, ulepszając strategię i przeprowadzając okresowe przeglądy.
Czas na kolejny krok
Poznaj rozwiązania, które pozwolą osiągnąć większe korzyści dzięki inteligentniejszemu zarządzaniu kategoriami.
Unikaj typowych błędów w zarządzaniu kategoriami
W niniejszym opracowaniu omówiono trzy błędy, które mogą być łatwo popełnione w przypadku zarządzania kategoriami i w jaki sposób ich skorygowanie może przynieść znaczące korzyści, zwłaszcza w niepewnych czasach.