Optymalizacja zapasów: Minimalizacja ryzyka i marnotrawstwa
Optymalizacja zapasów to proces strategicznego zarządzania i kontrolowania poziomu zapasów w celu maksymalizacji wydajności, minimalizacji kosztów i zaspokojenia zapotrzebowania klientów.
Przegląd optymalizacji zapasów
Optymalizacja zapasów to praktyka posiadania odpowiedniej inwentaryzacji, aby zaspokoić popyt i zabezpieczyć się przed nieoczekiwanymi zakłóceniami, unikając przy tym marnotrawstwa nadwyżek. Optymalizacja zapasów to w pełni zwinna praktyka, która nie tylko szybko reaguje na ryzyko i szanse, ale także ma zdolność przewidywania i przygotowywania się do niego.
Optymalizacja zapasów jest ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej
Jak każdy lider firmy może Ci powiedzieć, optymalizacja zapasów jest szczególnie trudnym elementem zarządzania łańcuchem dostaw, ponieważ jest podatna na tak wiele czynników, w tym na trendy społeczne, wydarzenia naturalne, politykę, ekonomię i konkurencję (aby wymienić tylko kilka). Kiedy nadeszła pandemia, była ona matką wszystkich globalnych zakłóceń w łańcuchu dostaw i rzuciła jasne i niezachwiane światło na zmienność starych praktyk w zakresie łańcucha dostaw.
Ponadto, gdy tolerancje konsumentów dotyczyły terminów dostaw tygodniowych lub dłuższych, firmy mogły dogadać się z zaledwie kilkoma dużymi magazynami. Podczas gdy dziś Amazon Effect widzi, że dostawa tego samego dnia lub następnego dnia staje się rosnącym popytem konsumentów. Miało to ogromny wpływ na optymalizację zapasów, ponieważ oznacza to, że firmy muszą teraz mieć wiele centrów dystrybucji i wymagać zarządzania zapasami w wielu lokalizacjach. Co więcej, zakupy online są zawsze wysokie, a lojalność konsumentów do marki ulega erozji w obliczu zwiększonego wyboru w Internecie. Doprowadziło to do bezprecedensowego poziomu konkurencji dla wielu przedsiębiorstw oraz zmniejszenia marży zysku i błędu.
&Quot; zawartość łańcucha dostaw jest naprawdę trudna.&Cytat;
Elon Musk
Różnica między zarządzaniem zapasami a optymalizacją zapasów
Obie są częścią tych samych operacji łańcucha dostaw związanych z zapasami, ale jeśli chodzi o definiowanie konkretnych praktyk, ogólna kategoria to „kontrola zapasów”, poniżej której znajduje się zarządzanie zapasami i w tym zakresie działa optymalizacja zapasów.
Kontrola zapasów obejmuje wszystkie operacje zarządzania zapasami, w tym optymalizację zapasów.
Zarządzanie zapasami odnosi się do celu, jakim jest ustalenie celów w zakresie wysokiej produktywności i wydajności dla wszystkich operacji magazynowych. Nowoczesne technologie planowania biznesu i łańcucha dostaw wspierają te procesy, dając menedżerom łańcucha dostaw większą przejrzystość wszystkich ogniw łańcucha. Urządzenia i zasoby Internetu rzeczy (IoT) oraz połączone z chmurą urządzenia i zasoby mogą być zautomatyzowane w celu zwiększenia wydajności produkcji. Procesy produkcyjne, magazynowe i logistyczne osiągają również większą wydajność dzięki zastosowaniu inteligentnych technologii, takich jak sztuczna inteligencja (AI), uczenie maszynowe, robotyka i zrobotyzowana automatyzacja procesów.
Optymalizacja zapasów to podzbiór zarządzania zapasami, który bardziej szczegółowo odnosi się do marż zysku i minimalizuje straty. Przeniesienie nadwyżki zapasów powoduje straty i marnotrawstwo. Zajmuje miejsce, staje się przestarzałe i często nie sprzedaje się lub musi być sprzedawany po obniżonych cenach. Z drugiej strony, jak widzieliśmy w czasie pandemii, niedobory i niespodziewany popyt są odwracalną stroną monety inwentaryzacyjnej, gdzie koszty przychodzą w postaci utraty potencjalnego zysku i szkody dla marki. Dlatego celem optymalizacji zapasów jest najlepsze prognozowanie popytu i maksymalizacja wyników finansowych zapasów dla firmy.
Różne typy zapasów
Z punktu widzenia konsumenta na zapas składają się przede wszystkim wyroby gotowe. Ale w przypadku firmy zapasy są wszystkim, co muszą przechowywać w magazynie, utrzymywać i uzupełniać. Jeśli firma robi zupę, to „inwentaryzacja” może być niczym z nasion używanych do uprawy pomidorów, aż do paliwa w firmowych ciężarówkach dostawczych, które zabierają go do sklepu spożywczego. Patrzenie na zarządzanie zapasami w ten bardziej całościowy sposób daje większą ocenę jego złożoności.
Istnieją cztery podstawowe typy zapasów:
- Surowce: Wszystkie zapasy, które ostatecznie trafiają do gotowego produktu.
- Produkcja w toku (PwT): Jak sama nazwa wskazuje, jest to cały zapas, który jest obecnie przygotowywany i pakowany. Jest to kosztowny i ryzykowny etap, dzięki czemu można zastosować rozwiązania do optymalizacji zapasów, aby pomóc w znalezieniu procesów najbardziej efektywnych pod względem kosztów i czasu.
- Produkty gotowe: Najczęściej postrzegane znaczenie tego, czym jest zapas, w stanie zapakowanym gotowym do sprzedaży.
- Konserwacja, naprawa i materiały operacyjne (MRO): Wszystkie zapasy potrzebne do produkcji, produkcji i dostawy przedmiotów. Optymalizacja zapasów jest stosowana do najlepszego salda nadwyżki i niedoboru tych pozycji niebędących odbiorcami.
Wyzwania tradycyjnej optymalizacji zapasów
Od momentu powstania łańcuchów dostaw i magazynów, jednym z największych wyzwań w dążeniu do optymalizacji zapasów była równowaga między „wystarczy” i „nie za dużo”. Prognozowanie popytu było tradycyjnie praktyką odwrotną. Mimo że specjaliści ds. optymalizacji zapasów i prognozowania popytu są bardzo wykwalifikowani, jest tylko tyle, co ludzka analiza i przewidywanie może osiągnąć. W związku z tym liniowe łańcuchy dostaw oparte na dotychczasowych systemach zawsze będą podatne na zagrożenia, bez względu na to, ile specjalistycznej wiedzy jest stosowane. Do najczęstszych wyzwań należą:
Dotychczasowe systemy, które nie mogą gromadzić dużych zbiorów danych ani nimi zarządzać: Ręczne i niepołączone technologie nie mogą obsługiwać rozproszonych i nieustrukturyzowanych danych. To właśnie dzięki tym danym – poprzez zastosowanie inteligentnych technologii, takich jak sztuczna inteligencja, uczenie maszynowe i zaawansowane analizy – osiąga się największą dokładność od prognozowania ryzyka do prognozowania popytu.
Szybko zmieniające się wymagania klientów: Każdego roku rośnie zapotrzebowanie konsumentów na szybką dostawę i spersonalizowane produkty. Ponadto cykle życia produktu są krótsze niż kiedykolwiek. Aby sprostać tym wymaganiom, firmy mogą zwiększyć swoje sieci logistyczne i sieci łańcucha dostaw, dlatego z prośbą o większą precyzję należy zwrócić się o optymalizację zapasów.
Zwiększona konkurencja: wpływ Przemysłu 4.0 i inteligentnych, połączonych technologii łańcucha dostaw polega na tym, że przedsiębiorstwa mogą tworzyć i rozwijać się szybciej niż kiedykolwiek wcześniej – wszystkie zarządzane są z centralnego centrum. Doprowadziło to do bezprecedensowego poziomu konkurencji i wyboru dla konsumentów. Rozwiązania do optymalizacji zapasów są coraz częściej poszukiwane, aby pomóc w zapewnieniu przewagi konkurencyjnej.
Wydarzenia pogodowe i klęski żywiołowe: Każdego roku obserwujemy bardziej wyniszczające burze i niszczące pożary. Oczywiście nie ma możliwości dokładnego przewidywania takich zdarzeń, ale dzięki zaawansowanej analityce i rozwiązaniom połączonym z chmurą, osoby odpowiedzialne za zarządzanie zapasami mogą dać sobie szansę walki w okresach zmiennego popytu.
Bazując na podstawowych procesach prognozowania optymalizacji zapasów
Istnieje szeroki zakres wyzwań związanych z optymalizacją zapasów, od biznesu do biznesu. W przypadku niektórych produktów sezonowych lub B2B proces ten może być dość prosty, podczas gdy duzi detaliści, na przykład, mogą mieć setki lub tysiące SKU oraz wysoce mercurial rynek i bazę klientów.
Podstawowe praktyki leżące u podstaw optymalizacji zapasów nie zmieniły się od dziesięcioleci – nawet wieków. Ale to, co się zmieniło, to rozwiązania programowe, które usprawniają te procesy i specjalistów, którzy je wykonują. Jednak nawet najbardziej zaawansowane systemy cyfrowe są nadal oparte na wielu znanych i tradycyjnych protokołach i formułach optymalizacji zapasów:
Analiza ABC: Identyfikacja najbardziej i najmniej popularnych produktów, a także tych, które są najbardziej i najmniej opłacalne. Tradycyjnie odbywa się to poprzez analizę przeszłych danych sprzedaży. Jednak dzięki zaawansowanym analizom i inteligentnym technologiom można teraz lepiej przewidywać trendy i przewidywać rosnące i spadające potrzeby w zakresie zapasów zanim się pojawią.
Prognozowanie popytu: analizy predykcyjne pomagają przewidywać zapotrzebowanie klientów. Służy również do przewidywania trendów lub zagrożeń. Ponownie, gdy był to tradycyjnie bardziej zapętlony proces, oprogramowanie do zarządzania zapasami umożliwia teraz menedżerom łańcucha dostaw zminimalizowanie ryzyka niedoborów i marnotrawstwa oraz dokładniejsze prognozowanie popytu.
Planowanie potrzeb materiałowych (MRP): System obsługujący planowanie, harmonogramowanie i sterowanie zapasami dla produkcji. Coraz częściej poprzednie systemy MRP są zastępowane przez zintegrowane systemy planowania biznesowego i systemy MRP sterowane zapotrzebowaniem (DDMRP), które zapewniają większą dokładność i odporność.
Formuła punktu ponownego zamawiania: oznacza to minimalną ilość zapasów przed zmianą kolejności. Tradycyjnie był to skomplikowany proces, ponieważ różni się od produktu do produktu – nawet w obrębie bardzo podobnych produktów. Na przykład białe skarpetki i czarne skarpetki mogą mieć inny punkt ponownego zamawiania. Technologie optymalizacji zapasów pozwalają zachować dokładność i widoczność nawet najbardziej złożonych poziomów zapasów w wielu lokalizacjach — wszędzie i w czasie rzeczywistym.
Ciągłe zarządzanie zapasami: Jest to szczególnie istotne w przypadku towarów szybko zbywalnych (FMCG), w których produkty przemieszczają się z prędkością błyskawiczną. Dzięki inteligentnym technologiom procesy ciągłego zarządzania zapasami mogą być w pełni zautomatyzowane we wszystkich omnikanałowych punktach kontaktowych zakupów. Uczenie maszynowe może pomóc tym narzędziom stać się inteligentniejsze i dokładniejsze w miarę upływu czasu, a nawet śledzić aktualności, trendy i raporty pogodowe, aby dostarczać aktualne informacje i raporty o stanie zapasów.
Bufory zapasów bezpieczeństwa i zapasów: Jest to proces zapewniający realistyczne bufory zapasów w przypadku nieoczekiwanego. Od początku łańcuchów dostaw jest to podstawowe wyzwanie, ponieważ zarówno niedobory, jak i marnotrawstwo prowadzą do utraty dochodów. Nowoczesne oprogramowanie do zarządzania łańcuchem dostaw zapewnia szybkość, łączność i zaawansowane funkcje analizy danych w procesie zarządzania zapasami. Dzięki temu firmy mogą zoptymalizować swoje marże buforowe z imponującą dokładnością.
Systemy optymalizacji zapasów: korzyści i wyniki
W przeszłości korzyści płynące z nawet niewielkich ulepszeń w zakresie strategicznej optymalizacji zapasów mogły być realizowane w postaci obniżonych kosztów i lepszych marż zysku. Dzięki zastosowaniu zintegrowanego oprogramowania do zarządzania procesami biznesowymi i zapasami korzyści te stają się bardziej niezawodne i wymierne – i poprawiają się z czasem dopiero w miarę uczenia się i adaptacji oprogramowania.
Większa widoczność w całej firmie: zwiększona przejrzystość zapewniana przez oprogramowanie do optymalizacji zapasów obejmuje sprzedaż, marketing i rachunkowość po dostawców surowców, a nawet globalnych partnerów, aktywa i wydatki. Połączenie z chmurą umożliwia wszystkim zespołom zaangażowanym w łańcuch dostaw współpracę w czasie rzeczywistym.
Lepsze prognozowanie popytu i zdolności predykcyjne: Inteligentne technologie mogą przetwarzać złożone dane ze źródeł w ramach firmy i poza nią oraz dostarczać dokładne prognozy i analizy. Gdy technologie łańcucha dostaw są oparte na sztucznej inteligencji i uczeniu maszynowym, analizy predykcyjne i prognozowanie popytu stają się bardziej dokładne i wnikliwe.
Bardziej wyrafinowane wyniki optymalizacji: dzięki inteligentnym systemom, które mogą analizować złożone i różnorodne zbiory danych, menedżerowie zapasów mogą zobaczyć nie tylko, które produkty są najbardziej opłacalne, ale także to, które lokalizacje są najlepsze dla których SKU i jakie kombinacje produktów sprzedają najlepiej w różnych porach roku.
Skalowalność: firmy muszą szybko się rozwijać z wielu powodów, takich jak sukces i ogólny wzrost, nieoczekiwane wydarzenia lub sezonowość. Inteligentne oprogramowanie i nowoczesne bazy danych są nieskończenie skalowalne i mogą zwiększać i optymalizować operacje na skalę globalną.
Przechodzenie dalej i dalej z wielopoziomową optymalizacją zapasów (MEIO)
Złożone (zwłaszcza globalne) łańcuchy dostaw korzystają z rozwiązań MEIO, które opierają się na podstawach tradycyjnej optymalizacji zapasów, ale wykorzystują nowoczesny łańcuch dostaw i technologie chmurowe, aby uzyskać bardziej scentralizowany obraz operacji globalnych w czasie rzeczywistym. Skuteczne rozwiązanie MEIO zaleca optymalne poziomy zapasów na każdym ogniwie lub poziomie łańcucha dostaw poprzez jednoczesną optymalizację stanu zapasów w wielu lokalizacjach.
Dzięki podejściu MEIO producenci mogą analizować prognozy popytu z kompleksowym wglądem w łańcuch dostaw. W miarę jak firmy zmagają się z Amazon Effect, rozwiązania MEIO pomagają im radzić sobie z dzisiejszymi, bardziej rozproszonymi geograficznie, mniejszymi zapasami.
Rozpocznij korzystanie z najlepszych praktyk w zakresie planowania zapasów
Nowoczesne technologie i inteligentne rozwiązania mogą przynieść ogromne korzyści dla każdego obszaru zarządzania łańcuchem dostaw, ale w końcu to praktyki i ludzie prowadzą firmę. Łączność z chmurą ułatwia nawiązywanie kontaktów z zespołami i partnerami łańcucha dostaw na całym świecie, dzięki czemu zapewnia widoczność pracy poprzez udostępnianie i nagradzanie solidnych praktyk oraz skutecznych strategii planowania zapasów.
- Korzystaj z solidnych technik prognozowania popytu. Prognozowanie popytu jest kluczowym czynnikiem informującym firmy o strategiach zarządzania zapasami i innych procesach, takich jak zakupy zasobów, logistyka przychodząca, produkcja, planowanie finansowe i ocena ryzyka.
- Nadaj budżetowi zapasów priorytet w pierwszym kwartale. Każda firma ma cykle i zmiany w ciągu roku. Dzięki ustanowieniu budżetu na zapasy co kwartał planiści łańcucha dostaw mogą wyznaczyć bardziej realistyczne i możliwe do zrealizowania cele i wskaźniki KPI.
- Wdrożenie standardowych systemów przeglądu zapasów.
Systemy przeglądów można dostosować do różnych typów zapasów i pomóc w zwiększeniu wydajności i usprawnieniu przepływów pracy. Często zdarza się, że złożone organizacje korzystają z różnych systemów w ramach swojej działalności. Główną kwestią jest spójność i wdrożenie planu. Istnieją dwa główne typy systemów przeglądu inwentaryzacji:
System ciągłego przeglądu: W tym modelu w każdym cyklu zamawiane są takie same ilości towarów, a osoby odpowiedzialne za zarządzanie zapasami muszą stale monitorować poziomy zapasów i uzupełniać zapasy, gdy ilość towaru spada poniżej ustawionego poziomu.
Przegląd okresowy: W tym modelu osoby odpowiedzialne za planowanie potrzeb materiałowych zamawiają produkty w tym samym czasie w każdym cyklu biznesowym. Na koniec cyklu niezbędne zapasy są zamawiane w oparciu o poziomy jakości w danym momencie. Ten system nie wykorzystuje stałych poziomów ponownego zamawiania i jest bardziej wydajny dla wolniej poruszających się produktów.
- Posłuchaj klientów. Wiele firm słucha tylko najściślejszych kół i ostatecznie podejmuje decyzje na podstawie najgłośniejszych informacji zwrotnych. Najlepsze rozwiązania do zarządzania zapasami będą w stanie regularnie gromadzić i analizować dane od wszystkich Twoich klientów i nabywców oraz oferować wgląd w dane i rekomendacje — w czasie rzeczywistym — na temat tych danych. Ułatwia to optymalizację zapasów poprzez zapewnienie, że decyzje dotyczące zarządzania zapasami są oparte na informacjach i danych.
- Użyj just-in-time (JIT) i zasad On-Demand. Krótsze niż kiedykolwiek cykle życia produktów i rosnące zapotrzebowanie konsumentów na szybkość i personalizację oznaczają, że optymalizacja zapasów musi być szybka i elastyczna. Technologie takie jak druk 3D i automatyzacja robotyczna pozwalają firmom przenosić wirtualne zapasy. Produkcja i logistyka łańcucha dostaw w coraz większym stopniu wykorzystuje sieci dostawców i dostawców na żądanie. Dzięki inteligentnemu oprogramowaniu osoby odpowiedzialne za zarządzanie zapasami mogą podejmować decyzje dotyczące optymalizacji zapasów w czasie rzeczywistym, mając pewność, że dane stanowią ich kopię zapasową.
Kolejne kroki w celu lepszego planowania i optymalizacji zapasów
Podobnie jak w przypadku każdej transformacji biznesowej, ważne jest zapewnienie dobrej komunikacji między zespołem ds. optymalizacji zapasów i łańcucha dostaw. Zacznij od przełamania silosów, opracowania silnych strategii zarządzania zmianami i komunikacji oraz rozmów z liderami zespołu. W Twojej sile roboczej znajduje się kopalnia złota zawierająca informacje o aktualnych zagrożeniach i możliwościach, które można wykorzystać do opracowania skutecznych strategii planowania i optymalizacji zapasów. Dostawcy oprogramowania mogą również pomóc w opracowaniu mapy drogowej, aby rozpocząć proces optymalizacji zapasów.
Poznaj rozwiązania do optymalizacji zapasów
Osiągaj swoje cele w zakresie optymalizacji zapasów dzięki SAP Integrated Business Planning.
Pomysłów nie znajdziesz nigdzie indziej
Zarejestruj się, aby otrzymać dawkę rozwiązań Business Intelligence dostarczanych bezpośrednio do Twojej skrzynki odbiorczej.