Czym jest system zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS)?
System HRMS pomaga firmom zarządzać i automatyzować podstawowe procesy HR oraz zapewnia funkcje zarządzania talentami.
Definicja systemu zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS)
HRMS oznacza system zarządzania zasobami ludzkimi – często nazywany oprogramowaniem do zarządzania kapitałem ludzkim (HCM). Firmy wykorzystują system HRMS do digitalizacji, automatyzacji i centralizacji podstawowych procesów HR, takich jak przechowywanie danych pracowników, administrowanie świadczeniami, czas i obecność oraz rozliczanie listy płac. Ponadto system HRMS zapewnia funkcje zarządzania talentami, takie jak rekrutacja, wdrażanie do pracy, zarządzanie wydajnością, planowanie celów, szkolenia i szkolenia, wynagrodzenia i planowanie następstw.
Nowoczesny system HRMS pomaga zastąpić tradycyjne, pracochłonne arkusze kalkulacyjne i procesy papierowe poprzez automatyzację powtarzalnych i czasochłonnych procesów ręcznych. Pozwala to członkom zespołu HR na ograniczenie błędów ludzkich i skupienie się na większej wartości, a ostatecznie na bardziej satysfakcjonującej pracy.
Historia systemów zarządzania zasobami ludzkimi
W latach siedemdziesiątych większe firmy digitalizowały niektóre podstawowe procesy, w szczególności ciężkie i podatne na błędy funkcje, takie jak rozliczanie listy płac i rachunkowość, ale te wczesne systemy zarządzania zasobami ludzkimi miały ograniczony zakres. Do lat dziewięćdziesiątych, bardziej wydajne komputery mainframe i rozwój Internetu pozwoliły firmom na cyfryzację i automatyzację szerszego zakresu podstawowych funkcji HR, takich jak zarządzanie rekordami, administracja świadczeniami i procesy rekrutacji.
Obecnie, wraz z rozwojem inteligentnych technologii i łączności w chmurze, procesy HR nie ograniczają się już do danych transakcyjnych. Nowoczesny system HRMS umożliwia gromadzenie i integrowanie danych w celu dostosowania struktur raportowania w czasie rzeczywistym, w oparciu o regionalne różnice w infrastrukturze, przepisach i zgodności z przepisami. Systemy te automatyzują również przepływ pracy i wykorzystują sztuczną inteligencję (AI), aby tworzyć inteligentniejsze i bardziej usprawnione procesy.
HRMS, HRIS i HCM – rozumienie akronimów
Systemy zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS), systemy informacji o zasobach ludzkich (HRIS) i zarządzanie kapitałem ludzkim (HCM) to terminy HR, które są często używane zamiennie, ale mają kilka kluczowych różnic.
System HRIS jest zazwyczaj tworzony na bazie danych informacji o pracownikach i służy do obsługi podstawowych procesów HR, które są bardziej liniowe i ilościowe w strukturze, takich jak przetwarzanie listy płac lub zarządzanie czasem i obecnością.
Dla porównania system HRMS jest kompleksowym systemem, który zawiera wszystkie struktury zarządzania danymi HRIS, ale obejmuje również bardziej jakościowe i złożone funkcje i zarządzanie talentami. Najlepsze rozwiązania HRMS wykorzystują inteligentne technologie, takie jak sztuczna inteligencja, uczenie maszynowe i łączność w chmurze, aby pomóc w personalizacji i inteligentnej automatyzacji funkcji.
HCM jest pojęciem nadrzędnym używanym do opisania szerokiego zbioru praktyk i oprogramowania wykorzystywanego przez organizację do zarządzania personelem — od rekrutacji po odejście na emeryturę. System HCM jest często nazywany systemem zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS) i obejmuje oprogramowanie HRIS. Dzięki postępowi technologicznemu i łączności firmy są obecnie w stanie uzyskać jasny całościowy obraz personelu pod każdym kątem. Pomogło to firmom w osiągnięciu wymiernej wartości polegającej na priorytetyzacji doświadczeń pracowników i wykorzystaniu podejścia opartego na pierwszym podejściu do zarządzania kadrami, które go otaczają. To bardziej holistyczne podejście oznacza zmianę w ustalaniu priorytetów i zarządzaniu procesami HR.
Dlaczego oprogramowanie HRMS jest dziś tak ważne?
Od wielu lat firmy rozważają wykorzystanie nowych technologii i sposobów na lepszą automatyzację procesów HR. Kiedy pandemia uderzyła, przyniosła ze sobą ogromne i bezprecedensowe zmiany w sile roboczej. Zespoły HR były zmuszone – bardzo nagle – zacząć korzystać z nowych technologii, aby wspierać nowo zdalną i rozproszoną kadrę oraz zarządzać nią.
Na początku wiele z tych zmian było problematycznych, ale teraz, ponad rok później, liderzy HR stali się bardziej kreatywni i adaptacyjni w swoich praktykach.Artykuł SHRM mówi nam, że ostatecznie okazało się to dobre. Cała ich kadra staje się zdalna – niemal z dnia na dzień – dzięki czemu zespoły HR stały się „pierwszymi respondentami” świata biznesu, a wiele innych działów i liderów zespołów objęło przywództwo. W następstwie pandemii wiele firm nagle dowiedziało się, jaka jest kopalniadanych i analityki kadrowej w swoich działach HR oraz jak te informacje mogą pomóc im w podejmowaniu decyzji i realizacji strategii w całej firmie.
Obecnie oprogramowanie HRMS jest nieocenione w pomaganiu firmom w organizowaniu, zrozumieniu i usprawnianiu tego szybko zmieniającego się świata pracy. Rozwiązania HRMS stawiają złożone procesy HR w jednym miejscu, zapewniając firmom scentralizowane przechowywanie danych pracowników, możliwości automatyzacji oraz wbudowaną sztuczną inteligencję i zaawansowane analizy. Ponadto zaawansowane, przyjazne dla użytkownika funkcje zarządzania talentami pomagają zapewnić, że firmy rekrutują, rozwijają się i zatrzymują największe talenty w swoich branżach.
Kto korzysta z oprogramowania HRMS?
Wiele z wymienionych poniżej obszarów tradycyjnie było dość rozproszonych – informacje zwrotne lub nowe dane w jednym z nich niekoniecznie trafiłyby do drugiego. Nowoczesny system HRMS nie tylko optymalizuje i usprawnia procesy dla każdego z tych profesjonalistów, ale także zapewnia, że gromadzone przez nich dane i informacje zwrotne są udostępniane – i jest w stanie informować szerszy wachlarz analiz.
Specjaliści ds. HR: Dla zespołów HR użyteczność systemu HRMS obejmuje od podstawowej edycji i dostępu do danych pracowników — aż po dostarczanie złożonych raportów opartych na danych i automatyzację złożonych zadań związanych z zarządzaniem talentami.
Rekruterzy: narzędzia HRMS zapewniają rekruterom scentralizowany portal umożliwiający publikowanie zapotrzebowań na pracownika, pielęgnowanie i pozyskiwanie kandydatów oraz uzyskiwanie dostępu do funkcji wdrażania pracowników i dostosowywanie ich do własnych potrzeb.
Menedżerowie: nawet na urządzeniach mobilnych menedżerowie mogą korzystać z oprogramowania HRMS do nadzorowania struktury zespołu, śledzenia czasu i nieobecności, zatwierdzania urlopów i wniosków o urlop oraz śledzenia wydajności pracowników, aby sprawdzić, czy potrzebują wsparcia lub informacji zwrotnych, aby pomóc im w realizacji celów.
Pracownicy: jeden, przyjazny dla użytkownika portal umożliwia pracownikom edycję ich danych osobowych, wyświetlanie schematów organizacyjnych, wprowadzanie wniosków o urlop i czas pracy, wyświetlanie przypisań szkoleń, a nawet zarządzanie ich osobistymi celami kariery i planami rozwoju.
Kandydaci: Dzisiejsi kandydaci mają dedykowane portale HRMS, które pomagają im wyszukiwać i ubiegać się o pracę, śledzić status aplikacji i akceptować oferty cyfrowe z podpisami elektronicznymi.
Komponenty oprogramowania HRMS
Oprogramowanie HRMS może zapewnić przejrzystość i uproszczenie. Łączenie danych o pracownikach w jednym miejscu nie tylko ułatwia pracę firmy, ale także zapewnia wgląd w dane i analizy pochodzące z różnych źródeł i działów, aby dostarczać coraz dokładniejsze i bardziej skuteczne rekomendacje i raporty.
Oto różne elementy rozwiązania HRMS:
HRIS: główne procesy kadrowo-płacowe
Samoobsługa pracowników: narzędzia HRIS pomagają zarówno pracownikom, jak i liderom zespołów w eliminowaniu niezliczonych zadań administracyjnych związanych z kadrami w oparciu o dotychczasowe wersje i dokumenty w formie papierowej. Samoobsługowe, przyjazne dla urządzeń mobilnych funkcje pomagają zwiększyć produktywność i przejrzystość pracowników w wielu obszarach, takich jak zarządzanie danymi pracowników, raportowanie i analizy, czas i obecność oraz rozliczanie listy płac.
Zarządzanie korzyściami: Wraz ze wzrostem liczby hybrydowych modeli pracy firmy bardziej niż kiedykolwiek zmagają się z wieloma wymaganiami dotyczącymi świadczeń w Stanach Zjednoczonych. Zautomatyzowana administracja świadczeniami może wykopać zespoły HR z tej góry formalności i uwolnić ich od udzielania kompetentnych porad i wskazówek, które pracownicy cenią w tych kluczowych obszarach ich życia. Samoobsługowe, przyjazne dla urządzeń mobilnych portale pracownicze dodatkowo umożliwiają pracownikom uważne śledzenie świadczeń dla siebie i ich rodzin.
Zarządzanie czasempracy: wyciek wynagrodzeń jest wynikiem niedokładnych praktykw zakresie czasu pracy stosowanych przez pracowników i menedżerów i może kosztować firmy nawet do 2,5% ich całkowitych wydatków na wynagrodzenia. Chociaż czasami celowe, często jest to spowodowane błędami z przestarzałych systemów i niedokładnymi praktykami ręcznymi. Ale na szczęście jest to jeden z bardziej możliwych do uniknięcia obszarów strat operacyjnych i może być znacznie złagodzony za pomocą inteligentnych rozwiązań oprogramowania HR. Narzędzia HRMS są wysoce konfigurowalne i mogą być synchronizowane z dniami wolnymi od pracy, rozliczeniami międzyokresowymi i innymi regułami biznesowymi. Automatyczne obliczenia czasu i wynagrodzenia są zintegrowane z funkcjami rozliczania listy płac, a pracownicy mają samoobsługowy dostęp, aby pomóc im uzyskać pełny obraz ich czasu
Zarządzanie talentami
Rekrutacja i wdrażanie pracowników: rozwiązania HRMS mogą pomóc pracodawcom zoptymalizować proces rekrutacji, abymieć pewność, że mogą znaleźć i przyciągnąć największe talenty. Obejmuje to lepsze wsparcie globalnego pozyskiwania talentów i zarządzania relacjami z kandydatami. Wspiera również bardziej kompleksowe śledzenie kandydatów i usprawnione procesy wspierające planowanie następstw. Narzędzia dowdrażania systemu HRMS dla nowo zatrudnionych pracowników zapewniają portal dla nowych pracowników, w tym bezpapierowe i zautomatyzowane przepływy pracy nowo zatrudnionych pracowników oraz bardziej angażujący i spersonalizowany proces szkolenia i wdrażania.
Zarządzanie wydajnością i wynagrodzeniami: zarządzanie wydajnością może być trudne, co wymaga od przedsiębiorstw zrównoważenia zarówno danych jakościowych, jak i ilościowych, przy jednoczesnym zachowaniu celu. Narzędzia HRMS mogą pomóc w zarządzaniu celami i ocenami pracowników, zapewniając ciągłe zarządzanie wydajnością wraz ze wspomaganym planowaniem działań. Zarządzanie wynagrodzeniami może być również trudną propozycją wymagającą oceny wielu czynników zarówno wewnątrz, jak i poza firmą. Oprogramowanie HRMS może pomóc w skutecznym wspieraniu planowania i projektowania wynagrodzeń.
Kształcenie i rozwój zawodowy: Rozwój i rozwój kariery to kluczowe elementy doświadczenia pracownika. Narzędzia HRMS wykorzystują inteligentną technologię, aby zapewniać bardziej spersonalizowane i atrakcyjne doświadczenia szkoleniowe — łącząc ludzi, informacje i ekspertów w całej firmie i poza nią. W przypadku pracowników pomaga im to lepiej uporządkować czas i cele związane z planowaniem kariery. Obowiązkowe szkoleniaszkoleniowe i szkolenia w zakresie zgodności z przepisami można łatwo zaplanować, a bardziej długoterminowe cele, takie jak rozwój przywództwa i planowanie sukcesji, można włączyć do ich kalendarzy w sposób najlepiej odpowiadający ich unikalnym potrzebom i zobowiązaniom.
Zarządzanie wydajnością sprzedaży: jak każdy lider firmy może Ci powiedzieć, ich zespoły sprzedażowe osiągają najlepsze wyniki, gdy sprzedają i pielęgnują potencjalne szanse. System HRMS pomaga firmom usprawnić i centralnie zarządzać problemami związanymi ze sprzedażą , takimi jak prowizje, terytoria i kwoty, a nawet wydajnością agentów.
Analizy i planowanie personelu: Analizy oparte na danych są kluczem do dostosowania zarządzania kadrami do ogólnej strategii korporacyjnej. Dzięki metrykom i wskaźnikom KPI, raportowaniu, modelowaniu predykcyjnego personelu oraz analizom opartym na sztucznej inteligencji liderzy HR mogą lepiej wspierać planowanie strategiczne i operacyjne , a także budżetowanie i zarządzanie wydajnością
Zarządzanie doświadczeniami pracowników : dzięki zwiększonej koncentracji na doświadczeniach pracowników firmy muszą poszukiwać innowacyjnych sposobów lepszego zrozumienia, dlaczego pracownicy czują się tak, jak robią to w pracy, zaczynając jako kandydat do dnia odejścia i wszystkiego pomiędzy nimi. Technologie i narzędzia głosu pracowników (VoE) do gromadzenia tych informacji obejmują 360 stopniowe oceny informacji zwrotnych, ankiety, analizę zachowań i nastrojów i wiele innych. Korzystając z tych danych, organizacje mogą spersonalizować doświadczenia każdego pracownika w całym cyklu życia, zwiększając zaangażowanie i produktywność.
Systemy HRM i kolejne kroki do transformacji cyfrowej w HR
Transformacja cyfrowa w HR i każda poważna zmiana operacyjna zawsze spełnią pewne początkowe ograniczenia i bezwładność, a także będą wiązać się z nieuniknionym ryzykiem. Najlepszym sposobem na przygotowanie się do zmiany operacyjnej jest rozpoczęcie dzielenia się i komunikowania o celach projektu. Gdy istnieją otwarte linie komunikacji między liderami zespołu, kadrami zarządzającymi i specjalistami ds. HR, możesz zacząć rozbijać ściany. Skuteczne strategie zarządzania zmianami i planowania mogą pomóc w lepszym przygotowaniu zespołów do uzyskania akceptacji na wczesnym etapie.
Poniższa lista zawiera kilka ważnych elementów listy kontrolnej podczas procesu transformacji cyfrowej w obszarze HR.
Integralność danych: Przed rozpoczęciem procesu migracji danych upewnij się, że dysponujesz odpowiednimi zasobami, podnosząc lub uzupełniając kwalifikacje swojego talentu IT, aby mieć pewność, że możesz wykonać to zadanie i zminimalizować błędy ludzkie.
Koszty i nakład pracy: Określenie ilościowe wymagań projektowych we wszystkich obszarach działalności, na które ma to wpływ, z uwzględnieniem wdrożenia i integracji. Identyfikowanie realistycznych budżetów i harmonogramów w celu zapewnienia pomyślnego wdrożenia.
Bieżące i przyszłe potrzeby: od początku ściśle współpracuj z kierownikami swojego działu i zespołu, aby mieć pewność, że rozumiesz ich konkretne cele, wymagania i wyzwania. Upewnij się, że Twój HRMS może skalować się, aby zaspokoić zmieniające się potrzeby wszystkich interesariuszy.
Zgodność: Zdefiniuj wymogi regulacyjne, dotyczące zatrudnienia i inne wymogi prawne i potwierdź, że nowy system obsługuje te potrzeby we wszystkich regionach.
Gotowość na start: Wstrzymaj zespół HR na wczesnym etapie, aby pomóc w opracowaniu harmonogramów i celów szkoleń. Ustaw miesięczne kamienie milowe, aby zapewnić, że wszyscy administratorzy, menedżerowie i pracownicy są odpowiednio przeszkoleni i gotowi do wykorzystania pełnej wartości nowego systemu HRM.