Czym jest system śledzenia kandydatów (ATS)?
ATS to aplikacja do zarządzania kadrami (HR), która pomaga organizacjom w cyfrowym zarządzaniu rekrutacją i zatrudnieniem zadań.
Przegląd systemu śledzenia kandydatów
System śledzenia kandydatów (ATS) to aplikacja do zarządzania zasobami ludzkimi (HR), która pomaga organizacjom w cyfrowym zarządzaniu rekrutacją i zatrudnieniem zadań. Stanowi centralną bazę danych informacji o posadzie i kandydatach, w której zarządza się zapotrzebowaniami na pracownika, ogłoszeniami o pracy i aplikacjami, a osoby aplikujące są sprawdzane i wybierane.
ATS wspiera wykonywanie typowych zadań, takich jak tworzenie opisów ofert pracy, publikowanie ofert pracy na stronach z ofertami pracy i portalach pracy, skanowanie CV, planowanie rozmów kwalifikacyjnych, gromadzenie informacji zwrotnych, wykonywanie weryfikacji danych oraz generowanie listów ofertowych z podpisami elektronicznymi.
System zarządza również doświadczeniami osób aplikujących na stanowisko. Obejmuje to wyszukiwanie pracy, aplikowanie online, sprawdzanie statusu aplikacji, a także generowanie powiadomień dla kandydatów.
Co robi system śledzenia kandydatów?
ATS działa jako baza danych dla kandydatów do pracy, automatyzując i zarządzając przepływami pracy związanymi z procesem rekrutacji. Pozwala to menedżerom ds. zatrudnienia i rekruterom na zmniejszenie liczby otrzymanych CV, dzięki czemu mogą skupić swój czas na najbardziej wykwalifikowanych kandydatach.
Dzięki możliwości zaprogramowania reguł biznesowych w ATS firmy mogą zapewnić przestrzeganie najlepszych praktyk w zakresie zatrudniania przy jednoczesnym zabezpieczeniu danych osobowych przesyłanych przez kandydatów.
Kto korzysta z systemu śledzenia kandydatów?
Firmy wszystkich rozmiarów i branż używają systemów śledzenia kandydatów do organizowania, wyszukiwania i komunikowania się z kandydatami do pracy oraz zarządzania procesem składania wniosków o pracę. Podczas gdy wcześniej domena większych firm z listy Fortune 500 ze względu na związane z nimi koszty i wymagania infrastrukturalne, dziś mniejsze organizacje mogą wykorzystać oszczędności kosztów oferty oprogramowania jako usługi (SaaS) w chmurze.
Dlaczego ATS jest ważny?
ATS przyspiesza proces zatrudniania. Przechodząc z procesów offline i opartych na dokumentach papierowych do zautomatyzowanych procesów cyfrowych, usprawnia zadania związane z rekrutacją i zatrudnieniem, uwalniając czas i zapewniając przestrzeganie uczciwych i najlepiej dopasowanych praktyk w zakresie zatrudniania.
Oto kilka przykładów tego, jak system śledzenia kandydatów może przynieść korzyści organizacji:
Więcej osób ubiegających się o pracę: ATS ułatwia osobom poszukującym pracy wyszukiwanie pracy i składanie aplikacji online, zwiększając ogólną liczbę wniosków.
Szybkie cykle zatrudniania: rekruterzy mogą szybko przeszukiwać cały proces rekrutacji, wybierając interesujących kandydatów i inwestując swój czas w prace o wyższej wartości, takie jak przesiewowe rozmowy kwalifikacyjne, referencje i oferty.
Ściślejsza współpraca z interesariuszami: Na etapie rozmowy kwalifikacyjnej menedżerowie ds. zatrudnienia sprawdzają kandydatów i przekazują informacje zwrotne na ich temat w ramach ATS. Reguły biznesowe można skonfigurować w celu automatyzacji postępów kandydatów poprzez etapy selekcji i zatrudniania.
Ewolucja systemów śledzenia kandydatów
Przed Internetem oferty pracy były reklamowane w tajnych gazetach i publikacjach branżowych. Proces był oparty na papierze, co sprawiło, że był czasochłonny i trudny w zarządzaniu. Kandydaci nie mogli łatwo określić statusu aplikacji. Rekruterzy i menedżerowie ds. zatrudnienia – ze względu na dużą liczbę wniosków w wersji papierowej – nie byli w stanie zidentyfikować najbardziej wykwalifikowanych kandydatów.
Dzięki technologiom cyfrowym i internetowym ubieganie się o pracę stało się znacznie łatwiejsze. Globalne strony poświęcone zatrudnieniu promowały możliwości zatrudnienia wśród ludzi na całym świecie. Nagle rekrutacja stała się biznesem hurtowym.
Pierwsze systemy śledzenia zgłoszeń zostały opracowane pod koniec lat 90. i znajdowały się w lokalach. Systemy koncentrowały się na przetwarzaniu i przechowywaniu ogromnej liczby otrzymanych CV, zapewniając jednocześnie zgodność i spójność praktyk zatrudniania. Rekruterzy i menedżerowie ds. zatrudnienia również odczuli wpływ tak dużej liczby aplikacji, a wkrótce te systemy rozwinęły się w celu wsparcia wstępnej selekcji, ponownego skanowania, analizowania, zautomatyzowanych powiadomień i analiz.
Obecnie systemy śledzenia kandydatów są głównie wdrażane w chmurze i oferowane jako rozwiązanie software-as-a-service lub SaaS. System ATS oparty na chmurze eliminuje wysokie koszty wdrożenia i nieefektywne procesy, zmniejszając zależność od IT.
Technologia ATS rozwinęła się, aby sprostać nowoczesnym wymaganiom rekrutacyjnym, które mogą obejmować:
Wirtualna rekrutacja: wspieranie zdalnego miejsca pracy i działań rekrutacyjnych, takich jak strony z ofertami pracy, komunikacja z kandydatami, oferty i rozmowy kwalifikacyjne.
Rekrutacja masowa: szybko przyciągaj, wyświetlaj i zatrudniaj duże ilości kandydatów w konkretnych branżach, takich jak opieka zdrowotna, sklep spożywczy, handel elektroniczny i technologia.
Duża liczba wnioskodawców: Kontrola dużych ilości wnioskodawców pod kątem konkretnych wakatów.
Rekrutacja wewnętrzna: wskaż pracowników do awansu wewnętrznego.
Różnorodność i integracja: zapewnienie zgodności z inicjatywami firmy w zakresie zatrudnienia i niestronniczymi praktykami rekrutacyjnymi.
ATS wspiera proces rekrutacji od ogłoszenia oferty pracy do przedstawienia listu ofertowego. Ponieważ dane rekrutacyjne są danymi osobowymi, systemy śledzenia kandydatów pomagają również firmom zachować zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych, takimi jak RODO.
Przypadki użycia dla ATS
Rekruterzy są najbardziej aktywnymi użytkownikami ATS. Codziennie korzystają z systemu do zarządzania zapotrzebowaniami na pracownika, publikowania wakatów, weryfikacji kandydatów i zarządzania postępami kandydatów poprzez etapy rekrutacji i zatrudniania.
Menedżerowie zatrudniający korzystają z ATS, aby uczestniczyć w procesie rekrutacji. System zapewnia im bezpośredni dostęp do aktywnych zapotrzebowań na pracownika w celu przejrzenia opisów stanowisk, osób aplikujących i CV oraz statusu każdego kandydata. Informacje są generowane z ATS w celu przygotowania i przeprowadzenia rozmów, a także do przechowywania informacji zwrotnych ilościowych i jakościowych po rozmowie kwalifikacyjnej.
Kandydaci do pracy używają ATS do wyszukiwania i ubiegania się o pracę, sprawdzania statusu aplikacji i akceptowania ofert pracy.
Kolejna wiadomość dla nowych pasujących miejsc pracy w nowoczesnym ATS.
Czego szukać przy rozważaniu ATS
Systemy śledzenia kandydatów są oferowane jako samodzielne rozwiązania lub mogą być włączone jako część kompleksowej platformy rekrutacyjnej, która obejmuje funkcje zarządzania relacjami z kandydatami (CRM).
Oprogramowanie CRM jest często używane równolegle z ATS. Jednak w przeciwieństwie do ATS, systemy te są wykorzystywane do przyciągania talentów i budowania relacji z kandydatami, którzy przeszli na status kandydata. Systemy zarządzania relacjami z kandydatami koncentrują się na zaangażowaniu kandydatów i generowaniu ogólnego pozytywnego doświadczenia w rekrutacji.
Niektóre organizacje preferują prostotę samodzielnej aplikacji ATS do zarządzania danymi kandydatów. Wariant ten wiąże się jednak z pewnymi ograniczeniami. Chociaż systemy te są wystarczające do przetwarzania aktywnych kandydatów, nie zapewniają możliwości niezbędnych do angażowania i pielęgnowania pasywnych talentów.
Oprogramowanie rekrutacyjne, które obejmuje funkcje ATS i CRM, zapewnia największą elastyczność i wydajność na każdym etapie procesu od aplikacji do kandydata. Połączone korzyści obejmują:
Dostęp do zaawansowanych witryn kariery
Skonfigurowane strony lądowania
Kampanie e-mail marketingowe
Większe pule talentów
Większe zainteresowanie i zaangażowanie kandydatów na krótką listę
Szybsze cykle zatrudnienia
Ściślejsza współpraca z wewnętrznymi interesariuszami
Kompleksowe rozwiązanie do rekrutacji redukuje koszty i eliminuje złożoność równoległego zarządzania wieloma systemami.
Dodatkowe uwagi obejmują:
Skalowalność: potrzeby organizacji w zakresie zatrudnienia będą się zmieniać, więc oprogramowanie musi być elastyczne i skalowalne.
Integracja: z wyprzedzeniem określ, w jaki sposób technologia zostanie zintegrowana z innym oprogramowaniem rekrutacyjnym, a także ogólną infrastrukturą technologii zarządzania kadrami. Te integracje będą wspierać eliminację ręcznych procesów przetwarzania danych oraz możliwość łączenia danych rekrutacyjnych z danymi pracowników.
Wymagania dotyczące użytkowników: należy rozważyć wszystkich użytkowników/kandydatów, rekruterów, menedżerów ds. zatrudnienia oraz zapewnić, że system ATS jest w stanie zapewnić wszystkim efektywne i pozytywne doświadczenia.
Jakie są możliwości kompleksowej platformy rekrutacyjnej obejmującej ATS i CRM?
Oto przegląd połączonych funkcji, które można wykorzystać dzięki kompleksowemu rozwiązaniu do rekrutacji:
Księgowanie stanowiska
Utwórz opisy stanowisk podkreślające preferowane kompetencje.
Zidentyfikuj stronniczość płci i wskaźniki wynagrodzeń za pomocą zautomatyzowanych skanów.
Utwórz stronę internetową opatrzoną marką pracodawcy dla osób poszukujących pracy.
Twórz ogłoszenia i zarządzaj nimi na stronach internetowych z ofertami pracy i portalach pracy.
Korzystaj z konfigurowalnych aplikacji dla każdego zapotrzebowania (aplikacja mobilna, szybkie aplikowanie, wieloetapowe).
Przeglądanie osób aplikujących
Wyszukiwanie aplikacji zewnętrznych i wewnętrznych za pomocą jednej bazy danych.
Skonfiguruj pytania przesiewowe przed aplikacją dla każdego ogłoszenia.
Automatyzacja przechowywania i analizy danych życiorysu, w tym analizy składni.
Otrzymuj automatyczne powiadomienia i alerty spersonalizowane dla każdej roli.
Zapewnij bezpieczny dostęp agencjom zewnętrznym.
Generuj raporty i analizy w czasie rzeczywistym w całym procesie rekrutacji.
Rozmowa kwalifikacyjna z kandydatami
Zaplanuj rozmowy kwalifikacyjne i śledź postępy.
Zbieraj opinie i automatycznie konsoliduj oceny kandydatów.
Zapewnia bezpieczny dostęp do portalu dla kandydatów w celu uzyskania bieżących informacji i statusu.
Zatrudnianie i wdrażanie pracowników
Uzyskaj dostęp do markowych szablonów i formularzy z wstępnie wypełnionymi danymi.
Generuj i prezentuj listy ofertowe z możliwością podpisu elektronicznego, aby przyspieszyć obsługę.
Zautomatyzuj proces wdrażania pracowników.
Kiedy organizacja powinna wdrożyć ATS?
Wdrożenie ATS powinno być rozważane przez organizacje, które szybko się rozwijają i mają ambitne cele rekrutacyjne, które są powiązane z ogólną strategią biznesową. Dodatkowe wymagania mogą obejmować ukierunkowanie na specjalistyczny zestaw umiejętności lub rolę, która jest bardzo pożądana, wspieranie masowych działań rekrutacyjnych lub rozwiązywanie istotnych problemów w HR, w przypadku których scentralizowany model danych i zautomatyzowane przepływy pracy pozwoliłyby zaoszczędzić czas i pieniądze. Nieefektywność może być następująca:
Prace związane z zatrudnieniem są śledzone w arkuszu kalkulacyjnym.
To samo ogłoszenie o pracy należy przesłać ręcznie do wielu portali pracy.
Czas poświęcany jest na przegląd dużej liczby nieistotnych aplikacji.
Informacje zwrotne i decyzje ze strony zespołu zatrudniającego są trudne do uzyskania.
Zasoby wewnętrzne nie są dostępne do tworzenia, utrzymywania ani ulepszania istniejącej witryny karier.
Pomiar wartości rekrutacji jest trudny i niespójny.
Kiedy powinienem uaktualnić swój ATS?
Wiele organizacji decyduje się na uaktualnienie istniejącego systemu ATS do kompleksowej platformy oprogramowania rekrutacyjnego, w tym funkcji angażowania kandydatów w CRM.
Przestarzały system ATS może skutkować następującymi brakami w zarządzaniu kadrami:
Ta sama aplikacja na stanowisko pracy jest obsługiwana przy każdym otwarciu oferty pracy.
W procesie zatrudniania występuje duża stopa zwrotu.
Pielęgnowanie i zaangażowanie kandydatów jest trudne i nieskuteczne.
Obecność nieprzytomnych uprzedzeń nie jest znana.
Konkretne strategie zatrudniania, takie masowe zatrudnianie, wewnętrzny postęp i wirtualna rekrutacja, są trudne, jeśli nie niemożliwe.
Systemy śledzenia kandydatów, zwłaszcza zintegrowane z kompleksowymi rozwiązaniami rekrutacyjnymi, zapewniają nowoczesną, bezpieczną platformę HR do przyciągania, identyfikowania, angażowania i zatrudniania najlepszych kandydatów. ATS eliminuje czasochłonne procesy ręczne, dzięki czemu działania rekrutacyjne mogą doskonale synchronizować się z prognozowanym rozwojem firmy.