Czym jest system zarządzania wydajnością?
System zarządzania wydajnością monitoruje wydajność pracowników w sposób spójny i wymierny.
Przegląd systemu zarządzania wydajnością
System zarządzania wydajnością monitoruje wydajność pracowników w sposób spójny i wymierny. System opiera się na połączeniu technologii i metodologii, aby zapewnić, że pracownicy w całej organizacji są dopasowani do strategicznych celów firmy i przyczyniają się do nich.
System współpracuje z menedżerami i pracownikami, którzy wspólnie ustalają oczekiwania, identyfikują cele pracowników, definiują pomiary wydajności, dzielą się ocenami i ocenami pracowników oraz przekazują informacje zwrotne.
Prawidłowo zdefiniowany i konsekwentnie stosowany system zarządzania wydajnością zwiększa ogólną produktywność personelu. Pracownicy są bardziej inwestowani w swoją pracę, a rotacja jest minimalizowana, a przychody na pracownika są maksymalizowane.
System zarządzania wydajnością monitoruje wydajność pracowników w sposób spójny i wymierny.
Jakie są kluczowe elementy systemu zarządzania wydajnością?
Oprogramowanie do zarządzania wydajnością może być wdrażane lokalnie, w chmurze lub w środowisku hybrydowym.
Platforma w chmurze lub chmura HR zapewnia szereg korzyści, w tym większe możliwości przechowywania danych, większe bezpieczeństwo i łatwiejszą integrację z aplikacjami uzupełniającymi, takimi jak szkolenia i rozwój, wynagrodzenia i inne systemy zorientowane na ludzi.
Trzy kluczowe procesy w systemie zarządzania wydajnością
System zarządzania wydajnością opiera się na trzech kluczowych procesach:
- Planowanie i działanie z myślą o zarządzaniu celami
Dostosuj wydajność pracownika do celów organizacji.
Przypisz pracę, która będzie zrozumiała i satysfakcjonująca, aby zwiększyć zaangażowanie pracowników.
Szybko dostosowuj cele, gdy zmieniają się priorytety biznesowe.
- Monitoruj za pomocą ciągłego zarządzania wydajnością
Monitoruj cele każdego pracownika, aby zapewnić stałą zgodność z celami organizacji.
Przekazywanie informacji zwrotnych i wskazówek w celu poprawy wydajności.
Rozpoznaj dobre wyniki w miarę ich osiągania.
- Ocena i rozpoznawanie dzięki ocenom wyników
Ocena wydajności w sposób spójny i dokładny.
Wyróżnianie i nagradzanie pracowników osiągających wysokie wyniki.
Wykorzystaj analizy oparte na danych z systemu, aby określić wartość, jaką Twój personel wnosi do firmy.
Ewolucja systemów zarządzania wydajnością
Przedsiębiorstwa od wieków zarządzają wydajnością poszczególnych osób. Jednak jeden z pierwszych sformalizowanych modeli został wprowadzony podczas pierwszej i drugiej wojny światowej, kiedy wojsko potrzebowało zrozumienia mocnych stron i zdolności każdego członka do informowania o strategiach bitewnych.
W połowie stulecia oceny wyników były wykorzystywane przez przedsiębiorstwa do oceny wyników poszczególnych pracowników i przydzielania nagród.
W latach sześćdziesiątych XX wieku zaczęto koncentrować się na rozwoju pracowników, gdzie prowadzono dyskusje między pracownikiem a jego menedżerem, aby ocenić wydajność i – w uzasadnionych przypadkach – wprowadzić nauczanie i szkolenia, aby pomóc pracownikowi w doskonaleniu i/lub rozwoju kariery.
W kolejnych latach niektóre aspekty tradycyjnego oprogramowania do zarządzania wydajnością ewoluowały dzięki lepszym technologiom, takim jak przetwarzanie w chmurze, ulepszenia interfejsów użytkownika oraz sztuczna inteligencja (AI) i uczenie maszynowe. Jednak większość systemów nadal kładzie nacisk na ocenę i nagradzanie pracowników w ujęciu kwartalnym lub rocznym.
Choć uznanie pozostaje ważnym aspektem zarządzania wydajnością, firmy stosują bardziej holistyczne podejście, które zapewnia pracownikom ciągłe informacje zwrotne i wskazówki ułatwiające im realizację celów.
Kto korzysta z oprogramowania do zarządzania wydajnością?
Każda firma z bazą pracowników – niezależnie od branży czy wielkości – skorzysta z systemu zarządzania wydajnością.
Chociaż każdy pracownik będzie na pewnym etapie interakcji z systemem, użytkownik zaawansowany jest kierownikiem zespołu lub menedżerem z bezpośrednimi podwładnymi.
Pracownicy wspólnie ze swoimi menedżerami definiują cele pracowników. Opracowują oni indywidualne oceny wydajności pracowników w systemie i uczestniczą w 360 stopniowych cyklach oceny, jeśli ten model jest w użyciu.
Specjaliści ds. HR definiują procesy i systemy HR, które wspierają cykl zarządzania wydajnością. Współpracują z menedżerami i pracownikami, aby zapewnić uczciwość procesów i terminowość każdego etapu.
Menedżerowie są zaawansowanymi użytkownikami systemu i muszą zapewnić, że każdy pracownik aktywnie uczestniczy w procesie. Menedżerowie są również ostatecznie odpowiedzialni za wydajność swoich zespołów.
Dlaczego ważny jest system zarządzania wydajnością?
Wraz ze zwiększoną produktywnością personelu, większym zaangażowaniem pracowników, niższą rotacją i maksymalizacją przychodów na pracownika, system zarządzania wydajnością, który jest odpowiednio zintegrowany z sąsiednimi systemami biznesowymi, może dostarczyć cennych informacji, które będą przydatne w podejmowaniu szerszych decyzji dotyczących zarządzania kapitałem ludzkim.
Na przykład system zarządzania wydajnością przechowuje i kwantyfikuje dane z interakcji pracownik/menedżer, w tym indywidualne aspiracje zawodowe, odpowiednie zestawy umiejętności i ogólne dopasowanie do planowania sukcesji. Dzięki tym spostrzeżeniom fundusze na kształcenie i rozwój można inwestować w sposób, który najlepiej zaspokaja potrzeby firmy i pracownika.
Oprogramowanie do zarządzania wydajnością zapewnia dokładny wgląd w dane o pracownikach w czasie rzeczywistym, który ułatwia planowanie i strategię kadrową.
Czym są najlepsze praktyki w zakresie zarządzania wydajnością?
Spójność i przejrzystość są kluczem do optymalizacji procesu zarządzania wydajnością. Cykl zarządzania celami, ciągłego zarządzania wydajnością i oceny jest w toku. Po zakończeniu cyklu identyfikowane są istniejące i nowe cele, a cykl zaczyna się od nowa.
Najlepsze praktyki obejmują również udzielanie bieżących, interaktywnych informacji zwrotnych przez cały rok, a jedynie na etapie oceny wyników. Rozmowy na temat wydajności powinny być rozluźnione i otwarte. Pracownicy i menedżerowie muszą poświęcić czas na doskonalenie tych umiejętności, jeśli chcą poprawić swoje interakcje.
Aby zapewnić stosowanie spójnej metodyki w odniesieniu do oceny pracowników pełniących podobne role w całej firmie, należy wdrożyć proces kalibracji.
Postępy i trendy w zakresie zarządzania wydajnością
Ciągłe zarządzanie wydajnością
Organizacje przechodzą z tradycyjnego zarządzania wydajnością na model ciągłego zarządzania wydajnością (CPM). Proces CPM jest mniej formalny, a pracownicy i menedżerowie angażują się częściej. Regularnie zaplanowane dyskusje jeden na jeden i bieżące informacje zwrotne pomagają pracownikom utrzymać się na dobrej drodze. Strategia CPM dla menedżerów ułatwia śledzenie osiągnięć i słabości pracy pracownika poprzez rozwiązywanie problemów w momencie ich wystąpienia. Cele można dostosowywać wraz ze zmianą celów korporacyjnych, aby zapewnić elastyczny i responsywny model pracy. Pracownicy otrzymują więcej informacji zwrotnych w odpowiednim czasie w porównaniu z oczekiwaniem co 6-12 miesięcy na formalne spotkanie, które może pomijać osiągnięcia, które miały miejsce wcześniej w okresie wykonania. Model CPM eliminuje również niespodzianki i przyspiesza cykle doskonalenia.
Bezdeskless i pracownicy terenowi
Pracownicy bezrobotni, zwani również pracownikami terenowymi, to pracownicy, którzy wykonują zadania poza biurkiem lub centralą firmy i mają niespójny dostęp do systemów wewnętrznych i kanałów komunikacyjnych, w przeciwieństwie do pracowników zdalnych, którzy zachowują dostęp do tych systemów podczas pracy w domu. Przykładem mogą być osoby pracujące w sektorze hotelarsko-gastronomicznym, zasoby naturalne, produkcja i opieka zdrowotna. Biorąc pod uwagę charakter swojej pracy, pracownicy Deskless często nie pasują do istniejących systemów. Organizacje muszą zapewnić, że ich systemy zarządzania wydajnością są w stanie skutecznie wspierać ten ważny segment personelu.
Dynamiczne zespoły
Nowoczesne systemy zarządzania wydajnością muszą być wystarczająco elastyczne, aby można było dostosować się do zmian w biznesie, w tym dynamiki zespołu. Trwa przejście od tradycyjnych i zwinnych modeli zespołu do dynamicznego modelu:
| Tradycyjny | Zwinne | Dynamiczne |
| Formalnie przypisany lider (np. kierownik liniowy) | Formalnie przypisany lider (np. mistrz scrum) | Samodzielne zarządzanie, zazwyczaj brak formalnie przypisanego kierownika |
| Przewidywalny przepływ pracy z dobrym lub złym sposobem wykonywania pracy | Nieprzewidywalny przepływ pracy, koncentracja i cele często się zmieniają | Szybkie przepływy pracy związane z wprowadzaniem, wdrażaniem i modyfikowaniem nowych pomysłów |
| Członkowie zespołu mają ten sam tytuł i obszar specjalizacji | Formalna, zwinna metodyka z codziennymi zestawieniami i sprintami | Członkostwo międzyfunkcyjne, często w tempie |
| Zachęca do szybkiego niepowodzenia i iteracyjnego rozwoju w celu skutecznej korekty kursu | Może nie być zgodna ze zdefiniowaną metodyką/protokołami, zachowuje wartości metodyki zwinnej, gdy awaria napędza innowacje | |
| Organiczna struktura zespołu, która rozwiązuje problemy po zakończeniu projektu |