Co to jest HRIS?
HRIS oznacza system informacji o zasobach ludzkich. Firmy używają systemu HRIS do zarządzania i automatyzacji podstawowych procesów HR, takich jak rozliczanie listy płac, śledzenie czasu pracy i administrowanie świadczeniami pracowniczymi.
Przegląd systemu informacyjnego zarządzania kadrami
Systemy HRIS – czyli systemy informacji kadrowej – były jednym z pierwszych komercyjnych rozwiązań programowych, które zostały opracowane w latach 80. Dlaczego? Dział HR był wtedy – i pozostaje dziś – jednym z najcięższych działów administracji w każdej organizacji. Pracownicy ds. zasobów ludzkich są obciążeni nie tylko ogromną ilością dokumentów i rejestrów, ale są również zarządcami niektórych najcenniejszych i najsłabszych informacji o swoich pracownikach i wnioskodawcach.
Od tego czasu technologia z pewnością bardzo się rozwinęła. Nowoczesne rozwiązania HRIS umożliwiają automatyzację przepływów pracy, integrację informacji zwrotnych i dostosowywanie struktur raportowania w czasie rzeczywistym na podstawie zmian w regułach biznesowych lub zgodności z przepisami. Nowoczesne systemy HRIS są tak wydajne i przyjazne dla użytkownika, jak wydajne i wydajne, ponieważ zapewniają obsługę na poziomie konsumenckim i elastyczne funkcje.
Najlepsze oprogramowanie HRIS jest dostarczane w chmurze, co zapewnia jeszcze szerszy zakres korzyści, w tym więcej przechowywania danych, większe bezpieczeństwo i płynniejszą integrację z aplikacjami uzupełniającymi, takimi jak rozliczanie listy płac, śledzenie kandydatów i inne systemy HR.
Definicja systemu informacyjnego zarządzania kadrami (HRIS)
HRIS oznacza system informacji o zasobach ludzkich, oprogramowanie, które pomaga firmom zarządzać i automatyzować podstawowe procesy HR oraz wspiera administrację świadczeniami, czas i frekwencję, rozliczanie listy płac i inne przepływy pracy, a także przechowywanie danych pracowników, takich jak dane osobowe, dane demograficzne i informacje o wynagrodzeniach.
HRIS a HRMS a HCM
HCM to szerokie pojęcie obejmujące praktyki, zasady, procesy i oprogramowanie używane przez organizację do zarządzania personelem — od zatrudnienia po emeryturę. Pakiet HCM jest często nazywany systemem zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS) i obejmuje oprogramowanie HRIS.
System informacji o zasobach ludzkich (HRIS) wykorzystuje bazę danych pracowników do obsługi podstawowych procesów HR, które mają bardziej liniowy i ilościowy charakter, takich jak przetwarzanie listy płac lub zarządzanie czasem i obecnością. Dla porównania HRMS odnosi się do bardziej nadrzędnego rozwiązania programowego, które zawiera HRIS, ale obejmuje również bardziej jakościowe i złożone funkcje związane z zarządzaniem talentami.
Na przykład system HRIS może pomóc w automatyzacji i usprawnieniu procesów, takich jak przechowywanie czasu pracy pracowników, a gdy dane te są zintegrowane z systemem HRMS, dane dotyczące czasu mogą być analizowane w celu zwiększenia produktywności i planowania, a co za tym idzie – nawet w celu skuteczniejszej automatyzacji zadań w ramach HRIS.
Wiedząc, które z tych rozwiązań jest najlepsze dla Ciebie, nie jest tak mylące, jak to może brzmieć. To po prostu kwestia spojrzenia na to, gdzie jest Twoja firma i gdzie chciałbyś być w dłuższej perspektywie. A następnie wybierz rozwiązania HR, które mogą Ci dziś służyć i jutro skalować się wraz z Tobą.
HCM to szerokie pojęcie obejmujące praktyki, zasady, procesy i oprogramowanie używane przez organizację do zarządzania personelem — od zatrudnienia po emeryturę. Pakiet HCM jest często nazywany systemem zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS) i obejmuje oprogramowanie HRIS.
Co robią systemy informacyjne HR?
Najlepsze rozwiązania HRIS oparte na chmurze obsługują różnorodne procesy i interakcje HR. Technologia zapewnia inteligentną automatyzację przepływów pracy w całej firmie, w tym:
Administrowanie świadczeniami
Zautomatyzowane administrowanie świadczeniami
Funkcje samoobsługi dla pracowników umożliwiające dostęp do świadczeń, ich edycję i poznawanie
Czas i obecność
Precyzyjne zarządzanie nieobecnościami pracowników
Zwiększ wydajność administracyjną za pomocą profili czasu, aby określić dni wolne od pracy, harmonogramy pracy i premie pracowników.
Automatyczne obliczenia czasu i płacy według profilu pracownika
Dzięki digitalizacji procesów związanych z czasem pracy i obecnością organizacje mogą zautomatyzować i uprościć globalne śledzenie czasu pracy pracowników oraz spełnić wymogi zgodności z przepisami.
Wbudowana lokalizacja
Dostosowanie do specyficznych dla kraju praktyk biznesowych i przepisów dzięki automatycznym zmianom prawnym i regulacyjnym
Kompleksowa inwentaryzacja wymagań dotyczących globalizacji i lokalizacji dla poszczególnych krajów
Samoobsługa pracownika
Funkcje samoobsługi, które zwiększają produktywność pracowników
Zintegrowane dane HR na jednej platformie
Możliwe do śledzenia kluczowe informacje HR w oparciu o wymagania specyficzne dla kraju
Zapewnij pracownikom spersonalizowaną stronę profilu, na której będą mogli zarządzać świadczeniami i wyświetlać je, składać wnioski o urlop itd.
Struktury organizacyjne
Analizy umożliwiające wgląd w czasie rzeczywistym w cały personel
Identyfikowanie krytycznych stanowisk i szybkie dostosowywanie pracowników w celu wyeliminowania luk
Wizualizacja struktur organizacyjnych
Korzystając z narzędzi do modelowania i wbudowanych aplikacji analitycznych, menedżerowie mogą wizualizować struktury organizacyjne w celu usprawnienia rekrutacji, sukcesji, szkoleń i planowania personelu.
Korzyści płynące z zastosowania systemu HRIS w chmurze
Oprócz podstawowej funkcjonalności nowoczesnego systemu HRIS, systemy oparte na chmurze są łatwiej zintegrowane z istniejącymi systemami. Są skalowalne i mogą być łatwiej rozszerzone o nowe innowacje i funkcje bezpieczeństwa.
Poniżej znajdują się tylko niektóre ze wspólnych zalet zintegrowanego systemu HRIS w chmurze:
Sprawia, że administratorzy HR stają się szybsi i dokładniejsi. Jeśli chodzi o środki utrzymania ludzi, nie ma marginesu na błędy. Dzięki zdolności do automatyzacji i usprawniania zadań administracyjnych oprogramowanie HRIS może uwolnić zespoły HR z opóźnień i nieścisłości wynikających z systemów ręcznych i papierowych.
Poprawia doświadczenia pracowników. Pracodawcy czasami zapominają, jak ważne jest dla swoich zespołów, aby móc zobaczyć status swoich świadczeń, płatności i czasu wolnego. Narzędzia HRIS umożliwiają pracownikom bezpośredni dostęp do ich danych osobowych, tworzenie raportów i wniosków o zgłaszanie problemów — wszystko to bez niedogodności i czasu potrzebnego na przejście przez dział kadr.
Poprawia wydajność. Rozwiązania HRIS oferują szeroką gamę narzędzi samoobsługowych, które znacznie minimalizują zapotrzebowanie na formularze e-mailowe i papierowe oraz procesy zatwierdzania. Harmonogramy, przepływy pracy, wnioski o urlop itd. – mogą być zautomatyzowane i zarządzane w czasie rzeczywistym i na bieżąco.
Wspiera działania związaneze zgodnością z przepisami. Wraz ze wzrostem pracy zdalnej i kulturową zmianą w kierunku większej wrażliwości i sporów sądowych firmy muszą mieć pewność, że znajdują się po właściwej stronie globalnych przepisów dotyczących pracy i zatrudnienia. HRIS w chmurze pomaga zapewnić, że wszystkie działania HR mieszczą się w granicach zgodności z przepisami i pomagają wspierać pracowników.
Zachowuje bezpieczeństwo. W plikach HR znajdują się jedne z najbardziej wrażliwych i cennych danych w firmie – w tym dokumentacja medyczna i finansowa pracowników oraz szczegóły. W przeszłości, gdy dane te były przechowywane na laptopach lub niezabezpieczonych bazach danych, istniało ciągłe ryzyko zagrożenia. Dzisiejsze zintegrowane systemy HRIS mają wbudowane zaawansowane protokoły bezpieczeństwa, które pomagają zminimalizować zagrożenia cybernetyczne.
Jak integracja HRIS w chmurze wspiera podstawowe procesy HR
Podczas gdy systemy HRIS pomagają centralizować i usprawniać procesy HR i administrację, istnieje wiele innych podstawowych funkcji, które są wykonywane jednocześnie, takich jak rekrutacja, szkolenia i planowanie. Nie musisz być specjalistą ds. HR, aby przekonać się, jak przydatne może być ujednolicenie i scentralizowanie wszystkich tych podstawowych funkcji. Gdy jednak organizacje korzystają ze starszych systemów i niepołączonych aplikacji HR, zmuszone są do korzystania z procesów ręcznych w celu poszukiwania narzędzi i informacji w silosach organizacyjnych.
Najlepsze systemy HRIS w chmurze pozwalają nie tylko na integrację z podstawowym systemem ERP, ale są do tego stworzone. Na przykład system ERP w chmurze zarządza szeroką gamą codziennych działań biznesowych i jest zbudowany z myślą o integracji wielu odrębnych procesów biznesowych. Dzięki ujednoliceniu danych międzybiznesowych systemy ERP stanowią jedno źródło informacji i zapewniają wiarygodną integralność danych. Tak więc, gdy Twoje podstawowe procesy HR i HRIS są zintegrowane z szybkością i możliwościami analitycznymi nowoczesnego systemu ERP opartego na sztucznej inteligencji — zyskujesz najlepsze z obu światów.
Przykłady HRIS w działaniu
Zaledwie kilka lat temu to głównie największe organizacje korzystały z rozwiązań HRIS. Jednak wraz ze wzrostem popularności zintegrowanych systemów opartych na chmurze coraz bardziej możliwe staje się wykorzystanie korzyści i wydajności systemu HRIS przez mniejsze i rosnące organizacje.
Oto kilka przykładów firm, którym udało się usprawnić procesy HR dzięki rozwiązaniom SAP SuccessFactors.
Growmark obsługuje przedsiębiorstwa rolnicze w Stanach Zjednoczonych i Kanadzie od ponad 20 lat, zatrudniając zróżnicowaną i szeroko rozdysponowaną siłę roboczą. Wykorzystali rozwiązania SAP SuccessFactors do integracji i automatyzacji procesów w całym cyklu życia pracownika. Dzięki temu GROWMARK może realizować wydajne procesy HR oraz przyciągać i pielęgnować talenty, których potrzebuje, aby pomóc swoim klientom osiągnąć sukces.
Grupa Kmart zrewolucjonizowała zakupy w Australii, Nowej Zelandii i Azji, oferując szeroki wybór produktów po obniżonych cenach. Gdy firma musiała na nowo opracować system HR, zwróciła się do rozwiązań SAP SuccessFactors, aby przekształcić doświadczenia pracowników i zrewolucjonizować przyszłość pracy w ponad 500 sklepach Kmart, Target i Catch.
Poznaj oprogramowanie HRIS już dziś
Nowoczesne firmy poszukują ujednoliconego, globalnego, podstawowego rozwiązania HR, które oferuje doświadczenia użytkowników klasy konsumenckiej i wspiera analizę i automatyzację danych w czasie rzeczywistym. W miarę jak pracownicy stają się coraz bardziej rozproszeni, oprogramowanie HRIS musi zglobalizować się wraz z nimi, zapewniając głęboką lokalizację i zgodność z przepisami w wielu krajach. W miarę jak modele biznesowe się zmieniają i ewoluują, firmy domagają się elastyczności i prostoty zapewnianej przez szeroki wachlarz naprawdę istotnych i potężnych prekompilacji, pomagając im w niezawodnym i szybkim wdrożeniu nowych procesów i aplikacji.