Korzyści płynące ze śledzenia czasu pracy pracowników
Oparte na chmurze oprogramowanie do śledzenia czasu pracy pracowników umożliwia dokładne śledzenie godzin pracy pracowników i zarządzanie nimi, zwiększa produktywność, usprawnia procesy rozliczania listy płac i zapewnia cenny wgląd w alokację zasobów i zarządzanie projektami.
Przegląd śledzenia czasu pracy pracownika
Czas to pieniądz. Biorąc pod uwagę, że typowe koszty zatrudnienia odpowiadają nawet jednej trzeciej przychodów firmy, dokładne monitorowanie czasu pracy personelu jest jedną z najważniejszych funkcji biznesowych. I choć współczesny świat pracy staje się coraz bardziej złożony, modele płac oparte na czasie pracy z pewnością nie są niczym nowym. Przez tysiące lat robotnicy otrzymywali dzienne wynagrodzenie, a starożytni Babilończycy opracowali nawet zestaw zalecanych płac, gdzie dniówka stolarza czy krawca wynosiła określoną liczbę ziaren srebra. Już wtedy konieczne było zachowanie przejrzystości w zakresie czasu i płac.
Wraz z rewolucją przemysłową i rozwojem scentralizowanych miejsc pracy firmy zaczęły dostrzegać wartość standaryzacji godzin pracy i zapewnienia, że pracownicy byli tam, gdzie mają być przez cały dzień. W 1880 roku zegarmistrz Willard Bundy wynalazł pierwszy zegar czasu pracy z systemem kart dziurkowanych, który nadal jest w użyciu. I choć technologia rejestracji czasu pracy rozwinęła się o lata świetlne od czasów Bundy'ego, wciąż pozostaje wyzwaniem dla każdej firmy. Na szczęście dzisiejsze oprogramowanie do monitorowania czasu pracy w chmurze sprosta temu wyzwaniu, zapewniając dokładność i elastyczność oraz analizując cenne dane o pracownikach, aby zwiększyć rentowność.
Czym jest monitorowanie czasu pracy i dlaczego jest to obecnie gorący temat?
W 2022 roku Gallup przeprowadził szeroko zakrojony sondaż na ponad 140 tys. pracowników. Dodane do wielu innych badań w miejscu pracy w wielu krajach, wyniki potwierdziły to, co wszyscy mówili: Praca zdalna jest tutaj, aby zostać. W rzeczywistości jedna ze statystyk Gallupa wykazała, że w 2019 roku ponad 60% pracowników pracowało wyłącznie na miejscu. Podczas gdy do 2022 r. liczba ta spadła do zaledwie 19% – nawet po znacznym zniesieniu ograniczeń związanych z COVID-19.
Dla działów HR oznacza to błyskawiczne przejście na zupełnie nowe sposoby pracy. Przykładowo pracownicy zdalni są zwykle bardziej rozproszeni geograficznie. Zwiększa to złożoność protokołów zarządzania czasem. Każdy stan, prowincja lub kraj może mieć różne przepisy dotyczące czasu wolnego, urlopu macierzyńskiego, świadczeń, dozwolonych nadgodzin i wiele innych.
We współczesnych firmach zachodzą też szybkie zmiany operacyjne, a oczekiwania klientów stają się coraz bardziej złożone. Firmy wiedzą, że aby konkurować w tej gospodarce, muszą wykorzystać Big Data i technologie biznesowe oparte na sztucznej inteligencji. Rozwiązania do monitorowania czasu oparte na chmurze integrują się z innymi niezbędnymi systemami biznesowymi, umożliwiając rejestrowanie, raportowanie, analizowanie i dostosowywanie działań związanych z czasem pracy wszystkich pracowników. Pozwala to na wczesne wykrycie możliwości i zagrożeń. Zapewnia wgląd w czasie rzeczywistym umożliwiający przewidywanie zmieniających się przepływów pracy oraz wykrywanie nieefektywności i ryzyka braku zgodności z przepisami.
Jak działają systemy monitorowania czasu w chmurze?
Najlepsze systemy monitorowania czasu są elastyczne i przyjazne dla pracodawców i pracowników. Można je dostosować do indywidualnych lub opartych na rolach reguł i parametrów. Działają na ujednoliconej platformie i można je łączyć w chmurze z innymi systemami oprogramowania HR i biznesowego, aby czerpać korzyści z różnych istotnych źródeł danych. Systemy oparte na chmurze reagują również na zdarzenia i działania w momencie, gdy występują, oferując elastyczność niezbędną do zapewnienia dokładności i trafności z dokładnością do minuty.
Oto kilka dodatkowych kluczowych cech najlepszych systemów śledzenia czasu:
Ujednolicona platforma jest scentralizowana i zintegrowana. W przeszłości koszty wynagrodzeń były często rozproszone między regionami lub działami i zarządzane za pomocą starszych aplikacji — a nawet arkuszy kalkulacyjnych. Utrudniało to analizę danych płacowych i porównanie kosztów wynagrodzeń z wydajnością i godzinami spędzonymi na różnych zadaniach. Ujednolicona i scentralizowana platforma integruje monitorowanie czasu pracy z oprogramowaniem do obsługi listy płac oraz innymi systemami kadrowymi i biznesowymi w celu zapewnienia dokładnych danych finansowych w czasie rzeczywistym i wniesienia wkładu w bardziej zaawansowane analizy oparte na danych.
Spersonalizowany interfejs poprawia użyteczność i trafność. Śledzenieczasu jest jedną z najczęściej używanych aplikacji samoobsługowych, a Twoje zespoły muszą być łatwe w użyciu i mieć dostęp do urządzeń, gdziekolwiek się znajdują. Gdy systemy śledzenia czasu są kłopotliwe i nieintuicyjne, nawet najbardziej sumienni pracownicy mogą stać się wyolbrzymieni lub zwlekać – pobudzenie po fakcie i wejście w kilkudniową pracę za jednym razem. Chmurowe systemy śledzenia czasu pomagają tego uniknąć dzięki uproszczonemu i przyjaznemu dla użytkownika interfejsowi wprowadzania czasu, który jest dostosowany do roli i spersonalizowany. Ponadto niestandardowe systemy śledzenia czasu w chmurze mogą zapewnić zarówno pracownikom, jak i pracodawcom dostęp do raportów na żądanie, alertów, harmonogramów i innych istotnych analiz.
Wbudowane aplikacje analityczne i raportowanie obsługują wiele scenariuszy. Nawet specjaliści ds. HR mają dość trudności ze śledzeniem skomplikowanych przepisów dotyczących zgodności i pracy. Pracownikom na pewno nie należy oczekiwać opanowania tego i utrzymania tego wszystkiego prosto. Dzięki opartym na chmurze systemom śledzenia czasu można ustawić reguły dla każdego pracownika (lub roli), aby na przykład otrzymywać automatyczne ostrzeżenia o zbyt dużych nadgodzinach lub przeliczać godziny z powodu nagłych zmian w harmonogramie. Wbudowane narzędzia analityczne i sprawozdawcze mogą również wykorzystywać sztuczną inteligencję i różnorodne zbiory danych, aby ekstrapolować rzeczywiste i potencjalne scenariusze dotyczące miejsca pracy, zapewniając w ten sposób przydatne i przydatne informacje oraz odpowiadając na różne pytania pracowników lub kierownictwa zgodnie z zadaniami.
Pozwól liderom operacyjnym i interesariuszom zrozumieć skutki finansowe i potencjalne ryzyko związane z decyzjami dotyczącymi nadgodzin, produktywności i zgodności z przepisami.
Monitorowanie czasu pracy dla pracowników: ryzyko popełnienia błędu
W ciągu ostatnich kilku lat liczba postępowań sądowych dotyczących pracowników wzrosła do niespotykanego dotąd poziomu. W 2021 r. nastąpiły wypłaty za pozwy pozwów zbiorowych w USA, a Wielka Brytania i wiele innych krajów widzi podobne wzorce. Forbes zwraca uwagę, że „na podstawie liczby i liczby statystycznej pracownicy odnieśli największy sukces w zapewnianiu certyfikacji klas płacowych i godzinowych oraz pozwów zbiorowych w 2021 r.”.
Oczywiście podstawową funkcją monitorowania czasu pracy pracowników jest rejestrowanie przepracowanych godzin. Jednak zarówno w celu zapewnienia dobrobytu pracowników, jak i zarządzania ryzykiem korporacyjnym oprogramowanie do monitorowania czasu pracy musi oferować funkcję rozpoznawania i zgłaszania w czasie rzeczywistym sytuacji, gdy godziny pracy, czas wolny, przerwy lub inne powiązane kwestie mogą być niezgodne z przepisami. Aby być skutecznym, systemy monitorowania czasu muszą zapewniać rzetelną obsługę tej funkcji w każdym regionie i kraju, w którym firma prowadzi działalność.
Dalsze ryzyko wiąże się z faktycznymi stratami pieniężnymi wynikającymi z niedokładnego utrzymywania czasu. Każdego roku firmy tracą miliardy dolarów na kradzież czasu pracownika – celową czy niezamierzoną. Spójrzmy prawdzie w oczy: to niezręczny temat. Nikt nie chce przyznać, że ich pracownicy mogą grać szybko i luźno z godzinami. Z tego powodu, gdy duże organizacje zaciskają pasy i skupiają się na środkach obniżających koszty, czasami pomijają miliony, które mogą stracić z powodu kradzieży czasu.
W jaki sposób lepsze monitorowanie czasu pracy i obecności może pomóc firmie?
Współczesne organizacje operują w czasach ogromnych zmian i bezprecedensowej konkurencji. Aby odnieść sukces, muszą dążyć do zapewnienia kompleksowej widoczności w całej swojej działalności. Muszą rejestrować i analizować dane, rozbijać silosy i znajdować sposoby na zwiększenie elastyczności oraz odporności. Biorąc pod uwagę, że większość organizacji poświęca od 15% do 30% swoich przychodów na wynagrodzenia, zarządzanie czasem pracy jest kluczowym elementem optymalizacji personelu i zwiększenia odpowiedzialności.
Rozwiązania do monitorowania czasu oparte na chmurze przynoszą wartość dodaną w jeden z następujących wymiernych sposobów:
Scentralizowany wgląd w procesy pracy w całej firmie. Ile czasu powinno się rozsądnie przeznaczać na określone zadania? Jakie są nasze najbardziej i najmniej pracochłonne działania? Czy nasze przepływy pracy są bardziej produktywne w jednej lokalizacji niż w innej? Tworząc niestandardowe raporty i korzystając z zaawansowanych analiz, firmy mogą wykorzystywać dane dotyczące czasu pracy, aby uzyskać dokładniejsze odpowiedzi na te pytania — i informacje na temat sposobu optymalizacji w przyszłości.
Większa odpowiedzialność. Oprócz zmniejszenia strat spowodowanych kradzieżą czasu, zwiększona odpowiedzialność zarówno dla pracodawców, jak i pracowników może przynieść korzyści Twojej działalności. Na przykład w większości organizacji wielu pracowników może wykonywać swoje zadania zdalnie, jednak zawsze będą tacy, którzy muszą przyjść na miejsce fizyczne. Wraz z rozwojem pracy hybrydowej i zdalnej wiele organizacji doświadczyło wyzwań związanych z postrzeganą „niesprawiedliwą” rozbieżnością. Przejrzyste i dokładne systemy śledzenia czasu mogą pomóc w poprawie morale, informując zespoły o tym, że każdy jest w równym stopniu odpowiedzialny za wykorzystanie czasu – na miejscu czy poza nim.
Uprość zarządzanie czasem, aby obsługiwać rotacyjne harmonogramy, rejestrowanie czasu w godzinach nocnych, automatyczne i zbiorcze zatwierdzanie, alerty, automatyczne przeliczenia i wbudowane raportowanie.
Odporność i elastyczność. Wiodące organizacje są w stanie szybko reagować na siły rynkowe i zmieniać się. Nowy proces produkcyjny, innowacyjny model biznesowy, zbliżająca się fuzja lub partnerstwo — wszystkie te inicjatywy zależą od dokładnej analizy i rzetelnego planowania. Monitorowanie czasu pracy w chmurze zapewnia wgląd w czasie rzeczywistym w osobogodziny według zadań, regionu i projektu. Daje to liderom przedsiębiorstw pewność, której potrzebują do szybkiego i konkurencyjnego wyceniania i podejmowania decyzji budżetowych.
·Szybkość i wydajność. Tradycyjnie zadania związane z ewidencją czasu i zatwierdzaniem były jednymi z najbardziej czasochłonnych w każdej firmie. Na przykład w większości organizacji przed wysłaniem godzin na listę płac, muszą one być zatwierdzone — często najpierw przez kierownika zespołu, a następnie przez kierownika działu. Jeśli z jakiegoś powodu jedna osoba ma specjalne zezwolenie na dodatkowe nadgodziny, ten pojedynczy przypadek będzie musiał zostać odseparowany i wyjaśniony — i tak dalej, w odniesieniu do wielu pracowników i ról, zarówno zdalnych, jak i pracujących stacjonarnie. Systemy monitorowania czasu w chmurze pozwalają na jednoczesne istnienie różnych reguł i wyjątków opartych na rolach, a przy tym możliwy jest wgląd w nie i zarządzanie nimi z centralnego punktu. A skoro wszystkie trudne sprawy zostają ujęte i rozliczone, oznacza to, że kierownicy działów mogą zautomatyzować proces zatwierdzania i autoryzować zatwierdzenia partiami, ograniczając straty czasu (i związaną z tym frustrację).
Zatrzymanie i zadowolenie pracowników. Oczywiście gdy pracownicy czują się przepracowani, może to prowadzić do niezadowolenia i wypalenia zawodowego. Jednak niedostateczny czas pracy lub praca poniżej własnych możliwości również jest ważnym źródłem frustracji dla pracowników — nie wspominając już o marnotrawstwie dla pracodawców. Oparte na chmurze oprogramowanie do monitorowania czasu pracy może centralnie łączyć informacje i dane wejściowe, aby zapewnić widok z lotu ptaka na różne obszary operacyjne lub na cały personel. Dzięki temu zespoły HR i menedżerowie mogą analizować określone zbiory danych, aby sprawdzić, gdzie występują wąskie gardła, nieprawidłowości lub nieefektywność. Dzięki tym spostrzeżeniom organizacje mogą upewnić się, że przepracowane zespoły otrzymują potrzebne wsparcie, a utalentowani pracownicy zostają zauważeni i awansowani.
Czy Twoja firma jest gotowa na rozwiązania do monitorowania czasu pracy w chmurze?
Transformacja cyfrowa zmieniła sposób, w jaki żyjemy i prowadzimy biznes. Dało to organizacjom możliwość oglądania zakrętów, optymalizacji zasobów i lepszego zrozumienia danych generowanych przez ich operacje. Chociaż rozwiązania do śledzenia czasu pracy pracowników ewoluowały z czasem, pozostawały również jednym z najważniejszych elementów każdej organizacji. Dlaczego? Ponieważ odzwierciedlają one fakt, że ludzie – posiadający różne umiejętności i talenty – pozostają najcenniejszym i najważniejszym zasobem, jaki może mieć każda organizacja.
Kiedy nadszedł czas, aby zintegrować rozwiązania do śledzenia czasu pracy w chmurze z organizacją, pamiętaj, aby zachować to podejście jako pierwsi pracownicy. Upewnij się, że na początku masz dobre plany komunikacji i zarządzania zmianami. Upewnij się, że masz kompleksową mapę wdrożenia i plan projektu, a także świętuj wszystkie małe sukcesy na drodze do realizacji celów związanych z transformacją HR.