Czym jest system zarządzania finansami (FMS)?

System FMS to oprogramowanie i procesy używane do zarządzania przychodami, wydatkami i aktywami w organizacji.

Przegląd systemu zarządzania finansami

Najwcześniejsze zapisy księgowe znalazły się wśród 7000-letnich ruin starożytnej Mezopotamii. To poprzedza wynalezienie koła o ponad 3000 lat i mówi o historycznym i kulturowym znaczeniu handlu i handlu w ewolucji społeczeństwa ludzkiego. Ale dopiero pod koniecXV wieku widzieliśmy genezę nowoczesnej księgowości z popularyzacją podwójnej księgowości przez włoskiego matematyka Lucę Pacioli. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogły dostrzec zarówno obecną (obciążeniową), jak i przyszłą sytuację (kredytową), a także powstał podstawowy system zarządzania finansami. Oczywiście, nowoczesne systemy zarządzania finansami byłyby nie do rozpoznania, aby oznaczyć Pacioli.

Definicja systemu zarządzania finansami

System zarządzania finansami to oprogramowanie i procesy używane do zarządzania przychodami, wydatkami i aktywami w organizacji. Oprócz wspierania codziennych operacji finansowych, celem systemu zarządzania finansami jest maksymalizacja zysków i zapewnienie długoterminowej stabilności przedsiębiorstwa. Pomagają one zespołom finansowym:

  • Usprawnij fakturowanie i zbieranie faktur

  • Optymalizacja dziennego, miesięcznego i rocznego przepływu środków pieniężnych

  • Opracowywanie protokołów audytu i zgodność z przepisami o rachunkowości

  • Zautomatyzuj procesy finansowe i zmniejsz liczbę błędów księgowych

  • Lepsze budżetowanie, prognozowanie i planowanie

  • Przyspieszenie działań związanych z zamknięciem finansowym i sprawozdawczością

  • I wiele więcej

Oprogramowanie do zarządzania finansami może być częścią systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), który konsoliduje dane finansowe i operacyjne oraz zapewnia zespołom kompleksowy wgląd w działalność. Niezależne aplikacje finansowe można również łączyć w celu stworzenia kompleksowego systemu zarządzania finansami. Coraz częściej dyrektorzy finansowi wybierają oparte na chmurze oprogramowanie ERP i do zarządzania finansami, które można szybko skalować w celu obsługi wzrostu i zapewnienia funkcjonalności dla różnych regionów, języków, walut i przepisów.

placeholder

Zrzut ekranu przedstawiający sposób, w jaki systemy zarządzania finansami umożliwiają monitorowanie i zarządzanie odchyleniami wydatków.

Podstawowe elementy systemu zarządzania finansami

Skuteczny system zarządzania finansami zapewnia firmom pełny pakiet oprogramowania księgowego i jedno źródło informacji. W systemie znajduje się wiele różnych narzędzi, które można pogrupować w następujące cztery kategorie:

  • Rachunkowość ogólna i zamknięcie finansowe: narzędzia do księgowości i zamknięcia finansowego wspierają podstawowe działania księgowe, takie jak Księga Główna, Rozrachunki z dostawcami, Rozrachunki z odbiorcami (AR) i Rozrachunki z dostawcami. Pomagają one zespołom w generowaniu raportów, sporządzaniu sprawozdań finansowych dla przychodów, wydatków i sald oraz szybkim i mniejszym nakładem pracy zamykaniu ksiąg. Funkcje zarządzania podatkami pomagają również zapewnić dokładność i zgodność podatkową.

placeholder

System zarządzania finansami pokazujący status rozrachunków z odbiorcami.

  • Zarządzanie przychodami, środkami pieniężnymi i Treasury: dzięki narzędziom rachunkowości przychodów zespoły finansowe mogą zautomatyzować procesy rozliczeniowe, wyświetlać bieżące płatności i zapewnić zgodność z ustawowymi przepisami dotyczącymi realizacji przychodów, takimi jak MSSF 15. Narzędzia do zarządzania środkami pieniężnymi i Treasury pomagają zespołom przewidywać przepływy środków pieniężnych, poprawiać płynność i proaktywnie ograniczać ryzyko. Oprogramowanie to integruje się również z systemami bankowymi, dzięki czemu użytkownicy mogą uzyskać wgląd w salda bankowe w czasie rzeczywistym i uprościć uzgadnianie kont.

  • Planowanie i analiza finansowa: Ten zestaw narzędzi planowania, prognozowania, budżetowania i analiz pomaga dyrektorom finansowym i ich zespołom wspierać ogólną kondycję finansową firmy. Oprogramowanie FP&A ma kluczowe znaczenie dla analizy kosztów i rentowności, poprawy wydajności, przewidywania przyszłych warunków i nawigowania po nich oraz zapewnienia szybkiego i dokładnego wsparcia procesu podejmowania decyzji przez kadrę zarządzającą. Obsługuje również planowanie wieloscenariuszowe i współpracę między działem finansowym a każdym innym działem.

  • Nadzór, ryzyko i zgodność z przepisami: narzędzia GRC pomagają zespołom dostosować działania organizacyjne do celów biznesowych, identyfikować i łagodzić różne rodzaje ryzyka oraz zapewnić zgodność z przepisami i regulacjami — od RODO i SOX po międzynarodowe umowy handlowe. Synchronizacja danych w ramach nadzoru korporacyjnego, zarządzania ryzykiem i działań w zakresie zgodności z przepisami sprawia, że firmy mogą działać efektywniej, radzić sobie z niepewnością i działać w sposób uczciwy.

placeholder

Oprogramowanie GRC pomaga firmom monitorować i zarządzać dostępnością kapitału i powiązanym ryzykiem.

Transformacja finansów cyfrowych i nowe technologie

Większość firm wciąż znajduje się na wczesnym etapie wdrażania technologii cyfrowych, takich jak chmura obliczeniowa, rozszerzona analityka, zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA), sztuczna inteligencja (AI) i łańcuch bloków w procesach finansowych — ale stoją one na czele poważnej zmiany i wywiera presję. Od dyrektorów finansowych i ich zespołów oczekuje się nie tylko, że będą oni w coraz większym stopniu wspierać biznes w podejmowaniu decyzji, ale także twarde wnioski wyciągnięte z pandemii COVID-19 zmuszają liderów do przyspieszenia transformacji finansowej i wdrożenia nowych technologii.

 

Łatwo zrozumieć dlaczego. Korzyści płynące z transformacji cyfrowej finansów — takie jak błyskawiczna analiza danych, precyzyjne modelowanie predykcyjne oraz bardziej elastyczne i zautomatyzowane procesy — to elementy, które firmy muszą wykorzystać do wprowadzania zmian i dostosowywania się do nowych standardów. Zwłaszcza sztuczna inteligencja jest siłą napędową transformacji finansowej, całkowicie rewolucjonizującą analitykę finansową, automatyzację i każdy proces — od działań związanych z zamknięciem finansowym po ograniczanie ryzyka i zgodność z przepisami.

W nadchodzącej dekadzie sztuczna inteligencja zoptymalizuje lub przekształci niemal każdą działalność w finansach.
Gartner

  • Zarządzanie finansami w chmurze: Oprócz skalowalności, efektywności kosztowej i możliwości łączenia się z większą liczbą źródeł Big Data, zarządzanie finansami ERP w chmurze zapewnia bezpieczny dostęp do systemu z dowolnego miejsca – co jest szczególnie ważne teraz, gdy tak wielu pracowników pracuje zdalnie. Chmura jest również bramą — i warunkiem wstępnym — do nowych i inteligentnych technologii, takich jak sztuczna inteligencja, uczenie maszynowe i blockchain.

  • Zaawansowane analizy finansowe: Analizy finansowe oparte na sztucznej inteligencji i uczeniu maszynowym mogą wydobywać ogromne zbiory ustrukturyzowanych i nieustrukturyzowanych danych — z wewnątrz i spoza organizacji — w czasie zbliżonym do rzeczywistego. Te narzędzia analityczne umożliwiają specjalistom ds. finansów tworzenie dokładniejszych prognoz i planów, modelowanie przyszłych scenariuszy, zrozumienie wpływu finansowego potencjalnych decyzji, generowanie raportów na żądanie oraz przewidywanie ryzyka i szans. W ostatecznym rozrachunku zaawansowana analityka finansowa może być wykorzystywana do kierowania firmą we właściwym kierunku i zapewnienia długoterminowej stabilności.

  • Automatyzacja finansów: Dziewięćdziesiąt procent kontrolerów korporacyjnych wkrótce wykorzysta kombinację RPA i AI do automatyzacji wszystkiego, od raportów finansowych i zamknięć po przygotowanie podatków i rozliczanie listy płac. Boty RPA nie tylko automatyzują powtarzalne zadania i zwalniają pracowników do koncentracji na pracy o wyższej wartości — mogą szybciej wykonywać więcej pracy, minimalizować koszty i błędy, optymalizować przepływy pracy i koordynować działania we wszystkich zespołach ludzi i botów.

  • Łańcuch bloków: w finansach technologia blockchain oferuje nowy poziom przejrzystości, wydajności i bezpieczeństwa. Na przykład zespoły finansowe mogą używać łańcucha bloków do tworzenia jednej, niezmiennej księgi, która jest zawsze aktualna i nie wymaga uzgadniania. Inteligentne kontrakty oparte na łańcuchu bloków – kontrakty, które są automatycznie zawierane po spełnieniu wcześniej określonych warunków – mogą być również wykorzystywane do automatyzacji i przyspieszenia działań, takich jak przetwarzanie płatności i zgodność z przepisami.

Nr 1

Zaawansowana analityka finansowa była najważniejszym priorytetem liderów finansowych w 2020 r.

Gartner 

80

%

liderów finansowych wdrożyło lub planuje wdrożyć RPA

Gartner 

Najlepsze systemy zarządzania finansami oparte na chmurze wykorzystują obecnie inteligentne technologie, takie jak zaawansowana analityka, sztuczna inteligencja, uczenie maszynowe i łańcuch bloków bezpośrednio w swoich narzędziach, co znacznie przyspiesza transformację finansów i zapewnia szybkie uzyskanie korzyści i zwrot z inwestycji.

Zarządzanie finansami — często zadawane pytania

Rachunkowość jest jednym z elementów systemu zarządzania finansami. System księgowy obsługuje wymagania dotyczące księgowania w przedsiębiorstwie – Księdze Głównej (GL), aplikacjach księgowych, które bezpośrednio zasilają KG, w tym rozrachunki z dostawcami, rozrachunki z odbiorcami i listy płac. System zarządzania finansami obejmuje narzędzia do zarządzania wszystkimi aspektami finansowymi organizacji, w tym zarządzaniem Treasury i środkami pieniężnymi, rachunkowością kosztów, planowaniem strategicznym, analityką i prognozowaniem finansowym, nadzorem i innymi.

Planowanie zasobów przedsiębiorstwa (ERP) jest zintegrowanym pakietem oprogramowania do zarządzania przedsiębiorstwem zaprojektowanym w celu zaspokojenia szerokiego zakresu funkcji wymaganych przez firmę. Aplikacje finansowe, takie jak księgowość, raportowanie i zarządzanie Treasury, są kluczowym elementem pakietu ERP i dobrym miejscem do rozpoczęcia, jeśli chcesz lepiej zarządzać procesami finansowymi.

Rozrachunki z odbiorcami (AR) to funkcja biznesowa odpowiedzialna za zarządzanie przychodami przychodzącymi, zazwyczaj pieniędzmi należnymi przez klientów z tytułu zakupów i kredytów udzielonych klientom w formie warunków płatności. Rozrachunki z odbiorcami rozpoczynają się od rozliczenia, zarządzania pobieraniem należności i prowadzą rejestry kwot należnych, wiekowania należności i historii płatności.

Rozrachunki z dostawcami (AP) to funkcja biznesowa, która śledzi i zarządza kwotami należnymi dostawcom, podwykonawcom, kredytodawcom i innym podmiotom zewnętrznym. Zobowiązanie (dług) zazwyczaj rozpoczyna się od rozpoznania faktury zakupu, a kończy na płatności. Rozrachunki z dostawcami śledzą kwoty należne i komu, wiekowanie, płatności i zapotrzebowanie gotówkowe.

Zarządzanie przychodami ma na celu zwiększenie przychodów poprzez dokładne przewidywanie popytu i zachowań konsumentów, a następnie optymalizację produktów, cen, promocji i rozmieszczenia (dystrybucji) w celu osiągnięcia jak najlepszych wyników finansowych.

Podzbiór procesu rozrachunków z odbiorcami, zarządzanie należnościami odnosi się przede wszystkim do procesu windykacji – komunikacji z tymi, którzy są winni firmie pieniądz, oraz działań windykacyjnych podejmowanych w celu zabezpieczenia płatności.

Uzgodnienie odnosi się do procesu uzgadniania rekordów w dwóch lub więcej źródłach lub repozytoriach w celu zidentyfikowania różnic, określenia, które rekordy są poprawne, i zsynchronizowania rekordów. Przykładem może być porównanie wpisów Księgi Głównej z dokumentami źródłowymi oraz dopasowanie rekordów bankowych do otrzymanych i dokonanych płatności.

Ogólnie rzecz biorąc, system księgowy jest mechanizmem stosowanym do śledzenia przepływu pieniędzy do i z firmy. Często termin ten odnosi się do zestawu aplikacji, które śledzą działalność finansową. Podstawowe funkcje systemu rachunkowości lub moduły oprogramowania finansowego ERP obejmują Księgę Główną, Rozrachunki z dostawcami i Rozrachunki z odbiorcami. Opcjonalne funkcje obejmują rozliczanie listy płac, zarządzanie środkami pieniężnymi, uznawanie i pobieranie należności i inne.

Planowanie i analiza finansowa to zbiór działań planowania, prognozowania, budżetowania i analiz, które wspierają ogólną kondycję finansową firmy. Narzędzia FP&A pomagają zespołom finansowym w szybkim podejmowaniu decyzji przez kadrę zarządzającą, opracowywaniu szczegółowych modeli finansowych i prognoz, planowaniu wielu scenariuszy, identyfikowaniu i ocenie nowych możliwości uzyskania przychodu i nie tylko.

Przepływ środków pieniężnych to przepływ środków pieniężnych z i do firmy. Środki pieniężne pochodzące ze sprzedaży są przechowywane na kontach bankowych i innych płynnych inwestycjach do czasu, gdy zostaną wydane na materiały, listy płac, płatności pożyczek i inne wydatki. Rachunek przepływów pieniężnych, jeden z trzech podstawowych raportów finansowych (Przychód, Bilans, Przepływ środków pieniężnych), śledzi zmiany w środkach pieniężnych organizacji w okresie sprawozdawczym: saldo początkowe, otrzymane środki pieniężne, wypłaty, saldo końcowe.

Zarządzanie środkami pieniężnymi to proces gromadzenia i zarządzania przepływami pieniężnymi. Oparte na dostępnych środkach pieniężnych na kontach bankowych i inwestycyjnych, zarządzanie środkami pieniężnymi określa, gdzie umieszczana jest przychodząca gotówka i jak jest ona alokowana do kapitału obrotowego, inwestycji, rezerwy gotówkowej lub innych dyspozycji.

Podobnie jak w przypadku zarządzania środkami pieniężnymi, zarządzanie środkami finansowymi w ramach organizacji, koncentruje się na kapitale obrotowym, w celu utrzymania płynności i optymalnego wykorzystania środków w celu optymalizacji wyników firmy.

Raportowanie wydatków to formularz umożliwiający śledzenie i rozliczanie wydatków biznesowych. Zazwyczaj od pracownika wykonującego obowiązki poza lokalem firmy oczekuje się zgłoszenia wszystkich wydatków poniesionych w trakcie tej czynności, takich jak transport, zakwaterowanie i wyżywienie. Wydatki są opłacane bezpośrednio ze środków firmy lub opłacane przez osobę fizyczną i raportowane do zwrotu.

Gdy pracownik płaci za pozycje związane z działalnością gospodarczą i koszty z funduszy prywatnych, zgłasza takie wydatki do firmy, aby firma mogła je spłacić. Jest to powszechna praktyka w przypadku kosztów podróży poniesionych podczas podróży związanych ze sprzedażą, spotkaniami i konwencjami, instalacją i obsługą sprzętu itp. Może również dotyczyć materiałów eksploatacyjnych lub materiałów potrzebnych do ukończenia projektu, gdy jest to szybsze, aby po prostu je kupić, a nie przejść przez normalne kanały zakupowe.

T&E oznacza podróże i wydatki. Pracownik podróżujący służbowo będzie zgłaszał koszty poniesione na transport, zakwaterowanie, posiłki i inne wydatki za pomocą raportu T&E firmy (papierowego lub elektronicznego). Wydatki mogą być opłacane bezpośrednio przez firmę (konto biura podróży lub firmowa karta kredytowa) lub opłacane przez pracownika i raportowane w celu zwrotu kosztów.

placeholder

Realizuj procesy finansowe za pomocą systemu ERP

Umieść sztuczną inteligencję i zaawansowane analizy, aby zoptymalizować swoje możliwości finansowe.

Dowiedz się więcej 
placeholder

Pomysłów nie znajdziesz nigdzie indziej

Zarejestruj się, aby otrzymać dawkę rozwiązań Business Intelligence dostarczanych bezpośrednio na Twoją skrzynkę odbiorczą.

Dowiedz się więcej i zasubskrybuj 
twitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixeltwitter pixel