Co to jest oprogramowanie do automatyzacji usług profesjonalnych?
Oprogramowanie do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA) zapewnia ujednolicone ramy do prowadzenia bardziej wydajnego i przewidywalnego biznesu.
Przegląd oprogramowania PSA
Dlaczego oprogramowanie do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA) generowało ostatnio tak duże zamieszanie i uwagę? Być może dlatego, że firmy świadczące profesjonalne usługi znajdują się w złożonym krajobrazie, zmuszając je do poszukiwania nowych odpowiedzi i rozwiązań.
Rośnie zapotrzebowanie na specjalistyczne doradztwo i ekspertyzę. Jednak ten sam klient poszukujący tego know-how chce również opłacalnych usług, szybszej obsługi i przejrzystego fakturowania. Do tej złożoności przyczynia się rozwijające się środowisko pracy, w którym największe talenty mogą być dostępne tylko na zasadzie hybrydowej lub zdalnej, a tradycyjne źródła zatrudnienia maleją w niektórych sektorach.
W rezultacie wiele firm znajduje się w paradoksalnej sytuacji. Ich usługi są bardzo poszukiwane, ale mają trudności z wydajnym personelem i optymalizacją operacji, aby rozwijać się na tym stale zmieniającym się rynku. Ponadto ich istniejące ręczne i niepołączone praktyki zarządzania przedsiębiorstwem utrudniają im dostosowywanie i przekształcanie tradycyjnych modeli biznesowych w podróży.
Na szczęście oprogramowanie PSA oparte na chmurze dojrzało, aby sprostać tym wyzwaniom. Płynnie integruje się z istniejącymi podstawowymi systemami zarządzania, takimi jak ERP. Co ważniejsze, dostarcza możliwości, które są więcej niż tylko odpowiednie dla firm świadczących profesjonalne usługi – są budowane z myślą o swoich unikalnych potrzebach i możliwościach.
Oprogramowanie PSA: definicja
Użytkownicy oprogramowania PSA to zazwyczaj wyspecjalizowane firmy świadczące profesjonalne usługi, w których usługi podlegające rozliczeniu stanowią ich główne źródło przychodów. Jest to jednak również korzystne dla organizacji zajmujących się kompleksowymi działami serwisowymi w ramach swojej działalności.
Głównym celem oprogramowania PSA jest stworzenie jednolitych ram dla prowadzenia bardziej wydajnego i przewidywalnego biznesu. Może pomóc w zarządzaniu personelem, finansami, przychodami, rozliczeniami, wydajnością, fakturowaniem i marketingiem, jednocześnie płynnie integrując się z istniejącymi systemami biznesowymi i oferując na żądanie dostęp do pulpitów i funkcji raportowania międzyfunkcjonalnego.
Podstawowe komponenty systemu oprogramowania PSA
System PSA łączy zestaw podstawowych funkcji w jeden, zintegrowany pakiet dla firm projektowych i usługowych. Niektóre z najczęstszych komponentów PSA to:
System ERP w chmurze
Podstawą PSA jest rozwiązanie ERP w chmurze z wbudowanymi procesami biznesowymi. Pomaga to w zarządzaniu i automatyzacji kluczowych aspektów działalności, w tym zarządzania projektami, alokacji zasobów, śledzenia czasu, rozliczania i zarządzania finansami.
Wykorzystując technologię chmurową, system ERP w chmurze usprawnia i optymalizuje działalność firmy świadczącej profesjonalne usługi. Umożliwia współpracę w czasie rzeczywistym, dostępność danych i skalowalność, prowadząc do efektywnego zarządzania projektami, zasobami i finansami.
Wsparcie sprzedaży
Narzędzia PSA pomagają wspierać Twoje strategie marketingowe oraz relacje z klientami i sprzedażą od wstępnego zapytania do zakończenia projektów – oraz bieżące zatrzymywanie i dbanie o klientów. Gdy możesz ukierunkować odpowiednie potencjalne szanse, zmierzyć zaangażowanie i zoptymalizować propozycje, pomaga to firmom zapewnić wykorzystanie zasobów o najlepszej wartości oraz spełnić oczekiwania klientów z zyskiem i na czas.
Narzędzia do zarządzania zasobami i talentami
Ponieważ pasy zaciskają się w firmach świadczących profesjonalne usługi, często zdarza się, że wysoce wyspecjalizowani (i drodzy) konsultanci zwracają się do pracy administracyjnej, po prostu z konieczności. Nie można oczekiwać, że nawet najlepsi planiści i stratedzy będą ręcznie oceniać wszystkie poruszające się elementy i zespoły, które wchodzą w skład każdego projektu. Niestety oba te scenariusze prowadzą do nieefektywnego i nieprzejrzystego wykorzystania zasobów. Jednym z podstawowych składników oprogramowania PSA jest zarządzanie zasobami. Nie tylko znalezienie i szybkie wdrożenie właściwej osoby z odpowiednimi umiejętnościami dla każdego zadania, ale także koordynowanie tych zespołów i harmonogramów w celu osiągnięcia maksymalnej wartości. PSA przygląda się umiejętnościom posiadanym w Twoich zespołach, jak również Twoim zewnętrznym kontrahentom, obecnym i przyszłym projektom, śledzeniu czasu i dostępnych harmonogramach oraz tolerancjom budżetowym – aby utrzymać rentowność i terminowość.
Realizacja projektu i zarządzanie nim
Wszyscy się pękają. Klienci są zmienni i szybko się rozwijają; firmy odczuwają stres związany z inflacją i złożonymi problemami kadrowymi. Innymi słowy: marginesy błędu stają się przeszłością. Wąskie gardła i przekroczenia nie mogą być już tolerowane, co oznacza ścisłe, efektywne planowanie projektu. Komponenty PSA do zarządzania projektami zazwyczaj obejmują całościowe śledzenie zadań i kamieni milowych oraz zarządzanie nimi, analizę wydatków w czasie rzeczywistym, responsywną komunikację z klientami i raportowanie, śledzenie zasobów oraz prognozowanie czasu i ryzyka budżetowego. PSA zasadniczo zapewnia szeroki i kompleksowy zestaw raportów na żywo i narzędzi operacyjnych, które sprawdzają się w całej firmie, projekcie i zespołach, aby połączyć je w ramach ujednoliconego i przejrzystego systemu planowania.
Fakturowanie, rozliczanie i podstawowe zarządzanie finansami
Firmy świadczące usługi profesjonalne mają jedne z najbardziej złożonych systemów rozliczeniowych i finansowych w każdym sektorze. Klienci oczekują odpowiedzialności za godziny i czas spędzony – i coraz częściej chcą rozpadu śledzenia czasu i usług o różnej cenie (np. doradztwo specjalistyczne a praca administracyjna). Aby zachować efektywność, ale rentowność, wymaga strategii i precyzji. Na szczęście systemy PSA świecą w zarządzaniu finansami, w tym śledzeniem i prognozowaniem czasu i godzin spędzonych – w sumie lub w określonych awariach. Koszty są naliczane w miarę ich występowania, a fakturowanie jest zautomatyzowane w czasie rzeczywistym. Ponadto funkcje analityczne, takie jak ujęcie przychodu i analiza rentowności, są obsługiwane przez system PSA, a rekordy finansowe mogą być dostosowywane i produkowane w danym momencie, na dowolnym etapie projektu.
Kokpity menedżerskie, raportowanie i Business Intelligence
To, czego nie wiesz , może cię skrzywdzić. Dzisiejsze firmy muszą być w stanie szybko się rozwijać – aby skorzystać z możliwości i uniknąć ryzyka. Szybki wgląd w dane i konfigurowalne raportowanie w czasie rzeczywistym oznaczają, że liderzy biznesowi nie muszą spędzać czasu w ciemności. Zintegrowane z systemem ERP i innymi systemami biznesowymi narzędzia PSA umożliwiają użytkownikom określanie parametrów raportu za pomocą wielu punktów danych (poświęconych godzin, zaległych faktur, określonych wewnętrznych lub zależnych od klienta wskaźników KPI, harmonogramów) w celu generowania raportów produktywnych i inicjowania dokładnych prognoz i rekomendacji.
Siedem kluczowych korzyści PSA dla firm świadczących usługi profesjonalne
Ponieważ dzisiejsze firmy działają wolniej niż kiedykolwiek wcześniej, liderzy usług profesjonalnych szukają rozwiązań, które pomogą im zwiększyć wykorzystanie zasobów i szybko pozyskać potrzebny personel. Liczy się każda przewaga – zwłaszcza gdy prowadzi to do zwiększonej zwinności i rentowności.
- Mniej godzin administracyjnych i więcej godzin do rozliczenia. Upewnij się, że właściwe osoby wykonują właściwą pracę. Dzięki większej widoczności możesz zmniejszyć marnotrawstwo zarówno czasu, jak i zasobów. Można również odwoływać się do przeszłych szablonów projektów i wykorzystywać je ponownie w celu poprawy efektywności obsadzania stanowisk i zastosowania wcześniejszych szkoleń do bieżących projektów.
- Większa produktywność i widoczność. Zyskaj wgląd w działania biznesowe w czasie rzeczywistym na dowolnym poziomie — z perspektywy marży, rentowności i wydajności — od jednej interakcji po całą perspektywę obejmującą całą firmę. Zaawansowane powiadamianie o wąskich gardłach, odpadach lub opóźnieniach w połączeniu z informacjami opartymi na danych, które pozwalają na ich naprawienie, zapewnia większą przejrzystość i rentowność.
- Większa zdolność prognozowania. Możliwość uzyskiwania dostępu do niestandardowych raportów dotyczących finansów, śledzenia czasu i innych działań związanych z kluczowymi projektami pomaga zapewnić jasność i koncentrację. Rozwiązania cyfrowe oparte na sztucznej inteligencji mogą wykorzystywać te różnorodne zbiory danych, aby nie tylko informować o wczorajszych i dzisiejszych czasach, ale także przewidywać, skąd w przyszłości pojawią się wyzwania i możliwości.
- Bezproblemowa realizacja usług wirtualnych/zdalnych. Popyt rośnie zarówno ze strony klientów, jak i coraz większej liczby pracowników spoza firmy. Ujednolicone rozwiązanie PSA zapewnia zintegrowane, dokładne i spójne doświadczenia cyfrowe.
- Większa satysfakcja klientów. Dzięki precyzyjnym, przejrzystym narzędziom do rozliczeń i prognozowania, które pomagają przewidywać potrzeby klientów, rozwiązania PSA pomagają zapewnić klientom satysfakcjonującą obsługę.
- Zmniejszenie strat w przychodach. Silosy i nieefektywność są anatemami dla firm świadczących usługi. Kto co robi? Kto co wydaje? Ile i kiedy rozliczamy? Umiejętność odpowiedzi na te pytania w czasie rzeczywistym może być różnicą między zyskiem a stratą.
- Szybsze zwroty płatności. Dzięki zautomatyzowanym i krystalicznie przejrzystym rozliczeniom, fakturowaniu i działaniom następczym firmy mogą obniżyć liczbę rotacji należności w dniach (DSO) i szybciej dostać projekty do czerni.
Kto korzysta z narzędzi PSA?
Być może bardziej niż w jakimkolwiek innym sektorze, profesjonalne firmy usługowe zapewniają głęboko wyspecjalizowane i dostosowane usługi i konsultacje. W przeszłości opracowywanie samodzielnych narzędzi automatyzacji było trudne i czasochłonne. Teraz jednak, dzięki możliwości dostosowania i usprawnienia ujednoliconego rozwiązania opartego na chmurze, oprogramowanie PSA staje się niezbędne w poszerzonym zakresie praktyk, z których niektóre obejmują:
Doradztwo finansowe, podatkowe, audytowe i księgowe Jeśli rozliczasz się w godzinach, istnieje ryzyko przekroczenia budżetu klienta i utraty jego biznesu. Jeśli dysponujesz modelem rozliczeń o stałej cenie lub osobą utrzymującą, istnieje przeciwne wyzwanie, że sprawy trwają dłużej niż oczekiwano, a tym samym stają się nierentowne. Dzisiejsze firmy nie mają miejsca na nieskuteczność, ponieważ marginesy są surowsze niż kiedykolwiek wcześniej. Oprogramowanie PSA dla usług finansowych pomaga firmom śledzić i analizować ich działania, czas i wyniki, a także wdrażać płynniejsze procesy i bardziej wydajne automatyzacje. Pomaga im w priorytetyzacji najbardziej dochodowych usług i zapewnia, że ich klienci otrzymują szybkie usługi o wartości dodanej.
Firmy konsultingowe zarządzające Podobnie jak w przypadku niemal każdej dziedziny usług profesjonalnych, konsultanci biznesowi i zarządzający znajdują się w czasach intensywnej konkurencji i szybko zmieniających się wymagań i postaw. Aby zapewnić wysoce wyspecjalizowane i skuteczne doradztwo, którego potrzebują ich klienci, a jednocześnie są w stanie rozwijać się i utrzymać rentowność, firmy muszą przemyśleć swoje podstawowe struktury. Rozwiązania PSA pomagają firmom doradczym lepiej zarządzać swoim czasem i usługami oraz nadawać im priorytety. Mniej zasobów i pracowników oznacza, że kluczowe znaczenie ma planowanie zasobów i śledzenie czasu. A rozliczenia i zarządzanie klientami muszą być możliwe do śledzenia i przejrzyste. Oprogramowanie PSA pomaga zautomatyzować i koordynować zadania administracyjne, umożliwiając specjalistom ds. konsultingu skupienie się na tym, w czym są najlepsi.
Firmy prawnicze W amerykańskich firmach wskaźnik fluktuacji pracowników wzrósł z 16% w 2019 r . do 27% w 2021 r., co stanowi oszałamiający wzrost o 61%, co obserwuje się w firmach w Wielkiej Brytanii, Kanadzie i poza nią. Firmy borykają się również z większymi zapotrzebowaniami na tańsze i bardziej wydajne usługi. Dzięki odchudzaniu działalności nowoczesne firmy potrzebują rozwiązań, które mogą wnieść wartość dodaną do wszystkich obszarów ich działalności – zarówno administracyjnej, jak i prawnej. Rozwiązania PSA pozwalają firmom rozpoznawać i analizować wzorce pracy i rozliczeń – oraz automatyzować i upraszczać zadania. Inne funkcje PSA mogą pomóc w zarządzaniu ofertami, umowami i cyklami życia klienta.
Firmy z branży oprogramowania, zaawansowanych technologii i usług IT Jak każdy w przestrzeni technologicznej może Ci powiedzieć, rozwój oprogramowania i usługi IT są w dużym stopniu zależne od sprawnej koordynacji zarówno zespołów, jak i zasobów. Klienci oczekują szybkich zmian i dokładnych, wiarygodnych wyników. Rozwiązania PSA pomagają wspierać zaawansowane zarządzanie projektami od śledzenia czasu po zależności i logjamy. Oczekiwania klientów są zarządzane i zaspokajane za pomocą narzędzi, które nie tylko raportują bieżące i bieżące przebiegi, ale przewidują i powiadamiają, kiedy produkty są zagrożone.
Firmy budowlane i inżynieryjne W czasach inflacji i cięć budżetowych Twoi klienci nie tylko szukają tańszych ofert, ale także zwiększają tolerancję na przekroczenie kosztów i czasu. Firmy muszą być w stanie odkrywać nowe rodzaje projektów i modeli biznesowych, a także być na bieżąco z coraz bardziej konkurencyjnym rynkiem. Dla firm budowlanych i inżynieryjnych stanowi to ogromną wartość dodaną, aby móc zautomatyzować i śledzić takie kwestie, jak rozliczenia, wydatki, płace i koszty materiałów. Jednak szczególnie przydatną funkcją PSA w tym sektorze jest możliwość automatyzacji licytacji i ofert. Ciasna, usprawniona i dokładna propozycja – która zaznacza skrzynki i kręci klienta – jest potężnym narzędziem do pozostania przed konkurencją.
Agencje marketingu cyfrowego i reklamy Dzisiejsze agencje marketingowe działają w środowisku szybko zmieniających się mediów, trendów i technologii. A ich klienci domagają się coraz bardziej złożonych i wartościowych kampanii, które przynoszą szybkie wyniki. Rozwiązania PSA pomagają agencjom marketingowym lepiej zarządzać i automatyzować cykle życia klientów, począwszy od sprzedaży i targów, a skończywszy na ofertach, zarządzaniu projektami i fakturowaniu. Po zintegrowaniu z innymi narzędziami, takimi jak systemy CRM i narzędzia do automatyzacji marketingu, agencje otrzymują ujednolicone, scentralizowane rozwiązanie, które pomaga im zoptymalizować wydajność, śledzić i analizować wyniki oraz odblokować nowe możliwości.
Integracja PSA: ERP w chmurze i nie tylko
Tradycyjnie firmy świadczące usługi profesjonalne były wolniejsze niż niektóre sektory, aby wdrożyć transformację cyfrową. Jednak w ciągu ostatnich kilku lat pojawiła się taka potrzeba efektywności i konkurencyjności, że większość nowoczesnych firm przyjmuje systemy ERP oparte na chmurze, aby wyprzedzić ten pakiet i rozwijać się i rozwijać w przyszłości.
Piękno nowoczesnych systemów ERP w chmurze polega na tym, że mogą one tworzyć dokładnie dopasowane do potrzeb Twojej firmy. Dotychczasowe systemy ERP zostały skonfigurowane w taki sposób, aby odpowiadały Twoim potrzebom operacyjnym w danym momencie, ale jeśli w Twoim modelu biznesowym lub na rynku nastąpiła nagła zmiana, brakowało Ci odporności na dostosowanie systemów i szybkie reagowanie. Z drugiej strony systemy ERP w chmurze obsługują model „wszystko jako usługa” (XaaS). Oznacza to, że natywnie zintegrowane PSA i rozwiązania projektowe współpracują z systemem ERP w chmurze — płynnie i prosto. W miarę jak Twoje modele biznesowe zmieniają się, skalują lub dywersyfikują na całym świecie, będziesz mieć do dyspozycji narzędzia do zarządzania, których potrzebujesz — bez konieczności inwestowania w oddzielne, samodzielne systemy dla każdego ze swoich potrzeb operacyjnych.
Oprogramowanie PSA w akcji
Poniższe przykłady pokazują, w jaki sposób niektóre z czołowych światowych firm z branży usług specjalistycznych wykorzystują SAP S/4HANA Cloud (ERP) do osiągania korzyści i korzyści.
Agilita: Zarządzanie projektami i licencjonowanie firmy jest wprowadzane do ery chmury.
McGrathNicol: wydajność pracowników poprawiła się dzięki usprawnionym przepływom pracy, elastycznym i wydajnym punktom dotykowym dla użytkowników końcowych oraz łatwiejszemu dostępowi do informacji.
Najlepsze oprogramowanie PSA? Czego szukać.
Gdy jesteś gotowy na przejście do dedykowanego rozwiązania PSA, upewnij się, że dokonujesz wyborów, które będą wspierać Twoje modele biznesowe dziś i w przyszłości. Poszukaj rozwiązań opartych na chmurze, które:
Zintegruj się z istniejącymi systemami i pomóż zautomatyzować zadania od licytacji do płatności
Są wstępnie konfigurowane zgodnie z odpowiednimi modelami najlepszych praktyk i procesów
Zapewnij dostęp do danych w czasie rzeczywistym: finanse, przychody, marże, obsadzanie stanowisk itd.
Czy chmura rozwija się i skaluje wraz ze swoją firmą i jej szybko zmieniającymi się potrzebami
Zapewnij przejrzyste i wyrafinowane środowisko użytkownika, aby zoptymalizować dokładność i wykorzystanie w swoich zespołach
Pomysłów nie znajdziesz nigdzie indziej
Zarejestruj się, aby otrzymać dawkę rozwiązań Business Intelligence dostarczanych bezpośrednio na Twoją skrzynkę odbiorczą.