Wskazówki dotyczące oceny oprogramowania ERP
Chcesz uaktualnić swój system ERP? To 5-etapowa metodyka oceny oprogramowania ERP nie pozwala na wybór najlepszego rozwiązania odpowiadającego potrzebom organizacji.
Przegląd
Istnieje dosłownie setki systemów ERP do wyboru, z szerokim zakresem możliwości, mocnych stron, słabych stron, możliwości zastosowania i ceny. Chociaż wybór systemów może wydawać się zniechęcający, systematyczny proces porównywania systemów ERP może skłonić twój zespół do dobrej decyzji w rozsądnym czasie.
Opisana tutaj metodologia może pomóc ci w rozwiązaniu, które najlepiej odpowiada specyficznym potrzebom Twojej firmy. Ta metodyka może wydawać się podstawowa – ale firmy, które przeprowadzają proces wyboru dostawców ERP bez wykonywania tych logicznych kroków, często napotykają opóźnienia, dodatkowe koszty i niepotrzebną personalizację. Z drugiej strony firmy, które stosują najlepsze praktyki oceny ERP, zazwyczaj mają płynniejsze procesy wyboru i późniejsze wdrożenia. Dzięki temu mogą szybciej korzystać z zalet nowoczesnego systemu ERP i skuteczniej konkurować w cyfrowym świecie.
Pięcioetapowa metodyka oceny systemów ERP
Gdy firma zdecyduje się zastąpić poprzedni system ERP, pierwszym krokiem jest utworzenie zespołu projektowego, który będzie wspierał proces porównywania, wyboru i wdrażania oprogramowania ERP. Zespół rozpoczyna swoją pracę od opracowania wstępnego planu – który jest naprawdę bardziej ogólną strategią na tym etapie.
Proces wyboru dostawców w systemie ERP można opisać w następujących pięciu krokach:
Wykres przedstawiający pięć głównych etapów procesu oceny ERP
1. Definicja wymagań ERP
Konieczne będzie poinformowanie potencjalnych dostawców systemu ERP o organizacji i jej potrzebach, aby prawidłowo skonfigurować, zapakować i wycenić odpowiednie rozwiązanie. Zacznij od zidentyfikowania kluczowych zasobów online, takich jak prezentacje produktów i blogi, które przedstawiają historię Twojej firmy.
Opisz swoją firmę i jej procesy w sposób ogólny, zamiast tworzyć długie listy określonych wymagań i procesów. Poinformuj potencjalnych dostawców o wielkości działalności, wolumenie działalności i transakcjach, złożoności różnych procesów oraz wszelkich unikalnych funkcjach i czynnikach. Skoncentruj się na procesach i wymaganiach, które dają Twojej firmie przewagę nad konkurencją. To są rzeczy, które odróżnią potencjalne systemy od siebie i gdzie dokładnie przyjrzysz się, jak dobrze każdy system może być skonfigurowany do obsługi tych unikalnych procesów i funkcji.
Zarysuj rzeczy, które Lubisz o swoim obecnym systemie – chcesz, aby Twój nowy system obsługiwał je co najmniej. Uwzględnij rzeczy, których istniejący system nie robi (lub nie robi dobrze). Wskaż wszelkie niestandardowe aplikacje, funkcje lub modyfikacje, które muszą być uwzględnione przez standardową funkcjonalność lub proste dostosowanie (nie modyfikacja) w nowym systemie. Innymi słowy, skoncentruj się na rzeczach, które są unikalne dla Twojego biznesu i załóżmy, że rutynowe rzeczy będą dbać o siebie. (Zweryfikujesz to założenie w demonstracjach i ostatecznych ocenach bliżej punktu decyzyjnego).
Skoncentruj się na rzeczach, które są wyjątkowe dla Twojego biznesu i zakładaj, że rutynowe rzeczy będą dbać o siebie.
Kluczowe wskazówki dotyczące definiowania wymagań erp
Nie polegaj na listach kontrolnych wymagań systemowych ERP . Listy kontrolne, stara standardowa praktyka branżowa, robią niewiele, aby odróżnić rozwiązania od siebie i naprawdę nie pomagają w dokonaniu dobrego wyboru. Większość pozycji na tych listach to funkcje i cechy, które każdy system zapewnia w pewnym stopniu, a konkurujący dostawcy są skłonni sprawdzić „tak” w najbardziej liberalnej interpretacji funkcjonalności swojego systemu.
Zdobądź odpowiednie osoby w swoim zespole projektowym. Specyfikacją wymagań jest ciężka praca. Potrzebuje członków zespołu, którzy są oddani organizacji, dobrze znają firmę i mają czas, aby poświęcić projekt. Unikaj pokusy spakowania zespołu z entuzjastycznymi, ale niedoświadczonymi ludźmi.
Upewnij się, że twoje RFP zawiera następujące informacje:
Opis Twojej firmy i jej procesów
Co Twój obecny system robi dobrze?
Czego to nie robi tak dobrze, jak byś chciał
Co jeszcze chcesz, aby nowy system robił (uszeregowany według ważności)
2. Zapytanie ofertowe ERP
Kolejny krok obejmuje wystawianie zaproszeń do odpowiedzi na wybraną grupę dostawców. Liczba zaproszeń, które powinieneś wysłać, będzie się różnić – ale pamiętaj, że będziesz musiał przeprowadzić szczegółową recenzję dla każdego rozsyłanego. Doświadczenie pokazało, że im mniejsza liczba potencjalnych dostawców i im bardziej szczegółowe informacje są przekazywane, tym lepsze są odpowiedzi. Najlepiej zidentyfikować kilkanaście (lub mniej) najlepszych kandydatów na twoją krótką listę.
Doświadczenie pokazuje, że im mniejsza jest liczba potencjalnych dostawców i tym bardziej szczegółowe informacje są one przekazywane, tym lepsze odpowiedzi.
W odpowiedzi dostawcy ERP powinni zaproponować system, który zapewnia niezbędną funkcjonalność i funkcje spełniające zidentyfikowane przez Ciebie wymagania. Propozycje będą również zawierać informacje o ich firmach, produktach, doświadczeniu w biznesie, zasobach, które zobowiążą do wdrożenia oraz innych informacjach mających na celu zdobycie zaufania (a tym samym Twojej firmy).
Jak więc zidentyfikować kilkunastu (lub mniej) kandydatów, na których chcesz skoncentrować swoje wysiłki selekcyjne? Jak przeanalizować listę od setek dostawców ERP do kilku? Zacznij od publikacji branżowych, które zawierają „Historie sukcesu ERP”. (Zwróć uwagę, że te publikacje prawdopodobnie nie powiedzą ci o trudnościach lub porażkach, więc umieść tę informację w perspektywie). Użyj kontaktów branżowych – na przykład stowarzyszeń i grup biznesowych – w celu zidentyfikowania innych specjalistów, którzy mogli mieć niedawne doświadczenie w wyborze i wdrażaniu systemu ERP.
Istnieje również wiele katalogów online, narzędzi do wyboru i usług wyboru systemu, które mogą pomóc w identyfikacji oprogramowania, które ma potrzebne funkcje i/lub doświadczenie w branży.
W celu uzyskania spersonalizowanych porad możesz zawrzeć umowę z działem konsultingowym swojej firmy zajmującej się kontami lub znaleźć niezależne zasoby konsultingowe w swoim lokalnym obszarze i/lub w swojej branży. Pamiętaj, aby sprawdzić ich historię i powiązania, aby mieć pewność, że są one naprawdę niezależne i nie są powiązane z jednym lub kilkoma dostawcami ERP.
Możesz zdecydować się na dołączenie określonych dostawców systemu ERP, którzy są zainteresowani z innych powodów. Być może co najmniej jeden z Twoich większych i ważniejszych klientów korzysta z systemu ERP i zachęcił Cię do korzystania z tego samego systemu. A może Twoja firma jest częścią większego przedsiębiorstwa lub grupy branżowej, która „ustandaryzowała się” na danej platformie ERP. Uzyskaj propozycję od rekomendowanego dostawcy i daj wszystkim propozycjom rzetelną i bezstronną ocenę podczas podejmowania decyzji.
Kluczowe wskazówki dotyczące zapytania ofertowego ERP
Dopilnowanie, aby wszyscy interesariusze określili swoje wymagania. Twoje zapytanie ofertowe powinno zawierać dane od wszystkich interesariuszy – w przeciwnym razie ryzykujesz wybranie systemu ERP, który obsługuje tylko niektóre z Twoich funkcji biznesowych, wymagając od innych obszarów inwestowania w niezależne systemy. Oceń systemy, które działają dla całej firmy i użyj harmonogramu wdrożenia, aby najpierw dostarczyć moduły priorytetowe.
Zwróć uwagę na ranking wymagań. Często RFP jest podzielone na obszary funkcjonalne z sekcjami do uzupełnienia dla każdego działu. Każdy obszar — niezależnie od tego, czy jest to dział KADR, czy operacje — zwykle pełni doskonałą funkcję rankingu zadań dla swojej jednostki biznesowej, ale ich priorytety mogą nie być zgodne z ogólnymi celami biznesowymi. Do zespołu ds. oceny projektu należy dostosowanie priorytetów z szerszej perspektywy. Jakie wymagania są istotne, ważne lub po prostu miłe?
Sprawdź rzeczywistą dostępność funkcji. Firmy z branży oprogramowania mają świetne działy marketingu; niektóre sprzedają produkty, które nie zostały w pełni opracowane i przetestowane. Zrób badania nad funkcjami „nadchodzącymi w przyszłym wydaniu” w porównaniu z tymi, które są obecnie używane przez referencje. W porządku jest rozważenie funkcji w rozwoju – ale nie stawiaj projektu na nadchodzące funkcje, jeśli są one niezbędne do udanego projektu.
Oceń swoje procesy. Procesy wbudowane w pakiety oprogramowania ERP są uważane za „najlepsze praktyki”. Doświadczeni konsultanci i wykonawcy ERP powiedzą, że prawie zawsze lepiej jest zmienić procedurę, aby dopasować oprogramowanie (rozpoznając aspekt „najlepszej praktyki”) niż zmienić oprogramowanie tak, aby pasowało do istniejącej procedury. Jednak ta decyzja należy do Ciebie. Pamiętaj jednak, że nowe procesy mogą przyczynić się do udoskonaleń i czerpać korzyści z nowego systemu. Pamiętaj również, że wszystkie nowoczesne oprogramowanie ERP można dostosować, dzięki czemu masz dużą elastyczność, aby zmienić układy ekranu i przepływ, procedury, charakterystykę danych i leczenie i wiele innych – bez modyfikowania kodu.
Rozważ zwrot z inwestycji w system ERP. Większość firm wymaga analizy zwrotu z inwestycji erp (ROI) jako warunku wstępnego autoryzacji i finansowania każdego dużego projektu. Jak sama nazwa wskazuje, jest to sumowanie kosztów związanych z zakupem i wdrożeniem nowego systemu plus różnice kosztów operacyjnych w porównaniu z kosztami istniejącego systemu. Zwrot z inwestycji uwzględnia również korzyści oprócz bezpośrednich oszczędności kosztów, w tym poprawę wydajności, lepszą obsługę klienta i produktywność w miejscu pracy.
3. Ocena systemu ERP pierwszego cięcia
Ocena odbywa się w dwóch fazach. W tej pierwszej fazie wszystkie propozycje są oceniane w celu sprawdzenia, w jakim stopniu odpowiadają twojemu środowisku i wymaganiom, jak określono w zapytaniu ofertowym. (Ta faza nie obejmuje porównania dostawców – ten etap przypada w drugiej fazie oceny).
Celem w tym momencie jest wyeliminowanie tych, które nie spełniają twoich kryteriów i uszeregowanie tych, które wydają się pasować do rachunku. Rezultatem jest krótka lista najlepszych propozycji. Te i tylko te zostaną poddane szczegółowej ocenie prowadzącej do ostatecznej selekcji.
Jeśli masz wiele odpowiedzi do przejrzenia, szczegóły będą miały tendencję do rozmywania, co utrudnia zapamiętanie, które odpowiedzi na zapytania ofertowe są szczególnie silne (lub słabe) i w jakich obszarach. Numeryczna skala ocen może pomóc utrzymać cały proces podejmowania decyzji w sposób prosty i udokumentować proces podejmowania decyzji.
Oto kilka dodatkowych wskazówek, które pomogą Ci w trakcie tego kroku dokumentacji:
Skonfiguruj formularz lub arkusz kalkulacyjny w taki sposób, aby weryfikatorzy mogli oceniać każdą propozycję zgodnie z głównymi kryteriami określonymi w twoim RFP. Czy każdy recenzent ma przypisaną ocenę numeryczną (skala może wynosić jeden do dziesięciu, jeden do pięciu, jeden do trzech lub dowolny poziom szczegółowości, który uważasz za odpowiedni) do każdego kryterium oceny. Możesz mieć tylu lub kilku recenzentów, jak chcesz.
Pozostaw miejsce na uwagi i wszelkie pytania dotyczące odpowiedzi na kolejne działania. Może pan poprosić o wyjaśnienie na tym etapie lub poczekać na szczegółową ocenę wniosków zamieszczonych na liście finalnej. Przypisz wagę do każdego kryterium w oparciu o krytyczne znaczenie funkcji lub procesu dla Twojej firmy.
Pomnóż wynik podany przez każdego weryfikatora przez wagę dla każdego kryterium i oblicz łączny wynik dla każdego dostawcy. Najczęściej w rankingach znajdzie się kilkoro, którzy plasują się na szczycie skali, nieco dalej w rankingach gromadzi odpowiedzi, a kilku nie dokonuje cięcia. Teraz powinieneś mieć krótką listę finalistów – najlepiej od trzech do pięciu kandydatów – do oceny końcowej.
Szanse są dobre, że będziesz w stanie zidentyfikować najlepszych kandydatów, ale jeśli nie jest to jasne, wróć do indywidualnych ocen i omów z zespołem.
Kluczowe wskazówki dotyczące wstępnych ocen systemu ERP
Traktuj każdego potencjalnego dostawcę jednakowo. Nie akceptuj żadnych wersji demonstracyjnych na żywo, specjalnych spotkań osobistych ani wizyt na miejscu, chyba że chcesz zaoferować ten sam dostęp do wszystkich dostawców – ważne jest, aby zachować równe warunki działania. Jedną z powszechnych technik jest zorganizowanie w Twoim obiekcie „konferencji oferentów”, aby pokazać wszystkim potencjalnym dostawcom i odpowiedzieć na ich pytania (przed wszystkimi).
Pamiętaj, że propozycja jest dokumentem sprzedaży. Odpowiedzi będą zawierać żądane informacje i nie tylko. Załóżmy, że każde roszczenie jest prawdziwe; możesz zweryfikować większość, jeśli nie wszystkie, roszczenia podczas procesu oceny. Ale zrozumieć, że autorzy propozycji odpowiedzą na Twoje pytania w sposób, który stawia swoje produkty w najbardziej korzystnym świetle.
Wyszukaj wartości odstające. Zwróć szczególną uwagę na wszelkie kryteria, w przypadku których oceny wykazują szerokie zróżnicowanie. Jeśli jeden recenzent ocenia propozycję bardzo wysoko dla jednego kryterium, a inny ocenia ją bardzo nisko, warto przeprowadzić dyskusję. Pytaj obu recenzentów w konstruktywny, niegroźny sposób, aby dowiedzieć się, co każdy myślał. Prawdopodobnie jeden lub oboje zauważyli coś, czego pozostali recenzenci przegapili lub nie uznali za ważne. W wyniku tych dyskusji możesz chcieć dostosować oceny do określonego kryterium – i to może zmienić ogólne rankingi.
4. Porównanie ERP i szczegółowa ocena
Po zidentyfikowaniu trzech do pięciu finalistów nadszedł czas, aby rozpocząć pracę nad weryfikacją ich roszczeń i walidacją referencji.
Jak rozpocząć oceny ERP
Skontaktuj się z każdym z potencjalnych dostawców i daj im dobrą wiadomość: zrobili krótką listę! (To w porządku, aby powiedzieć im, ilu jest innych finalistów, a nawet dać im znać, z którymi firmami konkurują, jeśli jest to wygodne).
W niektórych przypadkach można również poprosić ich o doprecyzowanie ich propozycji.
Porozmawiaj (lub odwiedź) istniejących użytkowników systemu, najlepiej w Twojej branży (lub na podobnym rynku) i blisko wielkości Twojej firmy.
Bezpieczne referencje, jeśli dostawcy jeszcze ich nie dostarczyli. (Sprzedawcy mogą wahać się od przedstawienia referencji ze względu na względy konkurencji. Ale powinieneś nalegać. Zapewnij je, że podpiszesz i zastosujesz się do umów o zachowaniu poufności).
Jak zarządzać demonstracjami systemu ERP
Jest to również czas, aby zaprosić kandydatów na listę finalną do przeprowadzenia szczegółowych demonstracji ich systemów – ale musisz kontrolować te wersje demonstracyjne.
Podaj każdemu kandydatowi skrypt lub listę funkcji, które chcesz zobaczyć przed zaplanowaną demonstracją. Wszyscy potencjalni dostawcy powinni otrzymać tę samą listę.
Zezwól im na pokazanie wszelkich specjalnych funkcji, które chcą wyróżnić dopiero po przedstawieniu Ci funkcji i procesów opisanych w RFP.
Upewnij się, że Twój skrypt lub lista zawiera unikalne wymagania zidentyfikowane w pierwszym kroku. Systemy ERP obsługują normalne procesy w ten sam sposób; to wyjątki od normalnych procesów stanowią wyzwanie. (Np. możliwość wprowadzania zamówień na towary spoza zapasów, wymóg sprzedaży grup lub towarów w pakietach, zestawach lub zestawach bądź obsługa unikalnego procesu uzgadniania faktur).
Podczas prezentacji będziesz chciał zobaczyć, w jaki sposób oprogramowanie może być skonfigurowane i dostosowane do twoich unikalnych procesów i procedur. To powiedziawszy, pozostań otwarty do tego stopnia, że możesz odkryć kilka najlepszych praktyk w tych standardowych funkcjach, które poprawiłyby operacje i wyniki w Twojej firmie.
W idealnym przypadku demonstrator będzie w stanie pokazać funkcję systemu przy użyciu własnych danych. Nie zawsze jest to możliwe, ale kiedy jest, da ci to znacznie lepszą demonstrację, jak system będzie działał w Twoim środowisku.
Kluczowe wskazówki dotyczące szczegółowej oceny systemu ERP
Nie daj się oślepić demonstracjom. Specjaliści, którzy demonstrują oprogramowanie, są zazwyczaj bardzo doświadczeni i mają wielkie osobowości. Ich celem jest zdobycie i sprzedaż oprogramowania. Nie rozpraszaj się przez osobę lub boisko do sprzedaży, bez względu na to, jak zabawne. Skoncentruj się na tym, w jaki sposób procesy biznesowe spełniają Twoje potrzeby.
Wykorzystaj w jak największym stopniu wizyty referencyjne. Dokładnie wybierz, kogo planujesz odwiedzić. Wykonaj krótki telefon do swojego hosta, aby upewnić się, że wdrożył oprogramowanie i zrealizował obiecane korzyści. Zgadzam się, co będą pokazywać Tobie i ludziom, z którymi spotkasz się podczas wizyty. Raz na miejscu, dokładnie ocenić, czy ich sukces jest odtwarzalny w twoim środowisku. Zadaj też trudne pytania: „Jakie były twoje największe niespodzianki?” i „Gdybyś musiał to zrobić ponownie, co byś zrobił inaczej?”
Kontynuuj zadawanie pytań. Zachęcaj swój zespół selekcyjny do zadawania pytań, jeśli tylko w celu wyjaśnienia odpowiedzi. Zrób to zarówno w przeglądzie RFP, jak i podczas demonstracji, co znacznie zmniejszy szanse na przyszłe niespodzianki. Teraz nadszedł czas, aby odkryć wszelkie odpowiedzi, których nie lubisz – zanim rozpoczną się negocjacje. Pamiętaj również, że na tym etapie otrzymujesz odpowiedzi za darmo, więc naucz się jak najwięcej. Gdy zaczniesz wdrażać produkt, być może będziesz musiał poczekać na wsparcie lub nawet zapłacić za odpowiedzi na swoje pytania.
5. Wybór erp i umowa
Po ukończeniu szczegółowych ocen prawdopodobnie istnieje dwóch lub trzech dostawców spełniających podane kryteria. Wybierz ten, który Twoim zdaniem najlepiej odpowiada Twoim obecnym i przyszłym potrzebom, ale nie odrzucaj innych. Zamiast tego daj im znać, że są one dopasowane, ale nie twój pierwszy wybór; to pozostawia otwarte drzwi na wypadek, gdyby Negocjacje z najlepszym kandydatem nie przebiegały zgodnie z planem.
Teraz możesz rozpocząć negocjowanie szczegółów kontraktu z głównym kandydatem. Większość firm wie, jak ten krok „ma działać”. Ale jak każdy inny krok w procesie oceny i selekcji ERP, możesz spotkać się tutaj z pewnymi niespodziankami.
Władza jest po twojej stronie w negocjacjach. Jednak najlepiej jest uznać dostawcę za partnera w przyszłym sukcesie twojej firmy, a nie przeciwnika w negocjacjach. Dążenie do sprawiedliwego porozumienia, które daje obu stronom zachęty do sprawnego i skutecznego funkcjonowania systemu.
Każdy aspekt wdrożenia systemu i bieżące wsparcie należy omówić i udokumentować – szczegółowo określając cenę, kto jest odpowiedzialny, a w niektórych przypadkach wymagany czas. Istnieje wiele aspektów umowy, w tym (ale nie wyłącznie):
Początkowy zakup, dzierżawa lub licencja na sprzęt i oprogramowanie
Wdrożenie sprzętu i oprogramowania (określenie, co jest „implementowane”)
Koszt i czas pilotażu sali konferencyjnej (przed lub po dokonaniu płatności za oprogramowanie)
Koszty szkolenia początkowego i bieżącego
Bieżące wsparcie serwisowe sprzętu i oprogramowania (i na jakim poziomie)
Konwersja i integracja danych z innymi systemami
Sieci i bezpieczeństwo
Dostosowania (początkowe i z przyszłymi wersjami)
Kluczowe wskazówki dotyczące ostatecznego wyboru oprogramowania ERP
Nie ogłaszaj ostatecznego wyboru przed negocjacjami. Po zakończeniu etapu szczegółowej oceny zespół może chcieć ogłosić „zwycięzcę”. Jednak informowanie wiodącego kandydata, że jest „wybranym”, nie leży w najlepszym interesie firmy. Nie jest niczym niezwykłym, że są niespodzianki w procesie negocjacji i może trzeba ponownie odwiedzić swój wybór.
Plan na dłuższą metę. W pośpiechu, aby rozpocząć, upewnij się, że dokładnie przeglądasz długoterminowe koszty, aby Twoje szacunki były poprawne i nie przekreśliłeś numerów zwrotu z inwestycji w erp. Niektórzy dostawcy świadczą więcej bezpłatnych usług przez dłuższy okres, a niektórzy mogą zlecać długoterminowe wsparcie firmie obsługującej płatności po wsparciu. Niektórzy dostawcy mają limit, ile podniosą roczne stawki za konserwację lub subskrypcję, a wielu nie. Inni sprzedają niską subskrypcję oprogramowania jako usługi (SaaS) i po kilku latach zaczynają ją znacznie podnosić. Niektórzy dostawcy udostępniają coroczną aktualizację, ale bez istotnego wsparcia w procesie aktualizacji. Zadaj pytania i uzyskaj odpowiedzi na piśmie, aby upewnić się, że w pełni rozumiesz swoje długoterminowe koszty.
Zabiera wioskę (lub przynajmniej drużynę)
Najważniejszym czynnikiem sukcesu procesu oceny systemu ERP jest zespół projektowy. Zespół ten powinien zostać powołany bardzo wcześnie i powinien być motorem rozwoju, dystrybucji i oceny RFP oraz wyboru nowego systemu ERP.
Z naszego doświadczenia wynika, że kiedy zespoły są w trakcie szczegółowego badania i oceny, często podejmowane są skróty. Ale jeśli twój zespół projektowy wykona te pięć kroków i zwróci uwagę na wyciągnięte wnioski, będzie w stanie znaleźć optymalne rozwiązanie, aby spełnić wymagania Twojej firmy, teraz i w przyszłości.
Poznaj oprogramowanie ERP w chmurze
SAP S/4HANA Cloud to nowoczesny system ERP z wbudowaną sztuczną inteligencją i uczeniem maszynowym.