Czas na uaktualnienie systemu ERP? Przewodnik po zastąpieniu poprzedniego systemu ERP
Zapoznaj się ze wskazówkami i poradami, dzięki którym dowiesz się, dlaczego, kiedy i jak zastąpić dotychczasowy system ERP.
Przegląd
Jak działa Twój system ERP? Czy nadszedł czas na uaktualnienie systemu ERP? Prawdopodobnie nie zadano ci tych pytań bezpośrednio (chyba że rozmawiałeś z przedstawicielami handlowymi), ale być może zadałeś sobie to pytanie, jeśli nie wyraźnie. Czy istnieje niewielka wątpliwość, czy twój system jest w jakiś sposób lepszy? Być może słyszałeś kilka historii sukcesu nowoczesnego systemu ERP. A może jest to bardziej oczywiste – być może są nowe rzeczy, które musisz zrobić dla swoich klientów lub nadążyć za konkurencją, z którą twój stary system nie może sobie poradzić bez dużo czasu i pieniędzy na uaktualnienia lub modyfikacje. Tak czy inaczej dobrą praktyką zarządzania jest ciągłe ocenianie wydajności systemu i identyfikowanie obszarów wymagających poprawy lub pojawiających się problemów, które mogą stać się problemami w przewidywalnej przyszłości.
Czy jest idealny system ERP?
Krótka odpowiedź brzmi „nie”. I nawet jeśli idealny system istniał dla Twoich specyficznych potrzeb w danym momencie, potrzeby te stale się zmieniają. Warto więc być na bieżąco, wiedzieć, jak dobrze Twój system ERP wspiera Twoje bieżące potrzeby i identyfikować trendy, które mogą prowadzić do problemów.
Modne jest odnoszenie się do zainstalowanych systemów jako „starszego systemu ERP”, oznaczającego starą technologię i przestarzałe systemy. Jest to niesprawiedliwe, ponieważ wiele zainstalowanych systemów jest regularnie utrzymywanych, stale aktualizowanych i w pełni zdolnych do rozwoju i dostosowywania się do zmieniających się potrzeb i wymagań. Oznacza to, że uaktualnienia SYSTEMU ERP są opcjonalne, choć mocno wspierane przez dostawców oprogramowania. Ważne jest, aby być na bieżąco z poprawkami i ulepszeniami dostarczanymi przez dostawcę rozwiązań. W przypadku wykrycia problemów lub niekorzystnych trendów pierwszą rzeczą, którą należy zrobić, jest upewnienie się, że system ma wszystkie aktualizacje i wydania, a następnie dowiedzieć się, czy dostawca ma dostępne dodatkowe dodatki lub rozszerzenia, które mogą zaradzić ewentualnym niedociągnięciom. Ustal, co trzeba będzie zrobić, aby wdrożyć te poprawki pod względem pieniędzy i nakładów oraz wykorzystać te informacje do oceny kosztów dalszego korzystania z obecnego rozwiązania (patrz „Ile wydasz na ERP?” poniżej).
Czy Twoje obecne oprogramowanie ERP cię zawiesza?
Podsumowując, zadbaj o aktualność dotychczasowego systemu ERP. Ale także bacznie obserwuj wydajność systemu. Potrzeby i wymagania ulegną zmianie i musisz mieć pewność, że Twój system naprawdę wspiera Twoją firmę i potrzeby klientów.
Samoocena, o której mowa powyżej, może pomóc w zidentyfikowaniu niedociągnięć i obszarów budzących obawy, w tym:
System nie może spełnić nowych wymagań lub nałożyć ograniczeń na nowe inicjatywy.
Nie wspiera ona nowych technologii ani wymagań, ani robi to tylko z trudnościami, wysokimi kosztami i opóźnieniami. Dostawca powoli wprowadza nowe funkcje i funkcje.
Funkcje te są trudne do nauczenia i użytkowania, a raczej hamują niż wspierają wydajność.
Czas reakcji jest coraz wolniejszy. Przechowywanie i pobieranie informacji jest niewystarczające, uciążliwe lub po prostu nie do dzisiejszych, rozszerzających się potrzeb.
System jest kosztowny i trudny w utrzymaniu i obsłudze, a dostawca nie wspiera go w wystarczającym stopniu.
Jeśli Twój system jest naprawdę starszym systemem ERP z malejącym wsparciem ze strony dostawcy lub kurczącą się pulą wsparcia technicznego, kompetentni programiści i analitycy niewątpliwie staną się drożsi i trudniejsi do znalezienia, gdy system stanie się bardziej przestarzały i niewiarygodny.
Są to rodzaje problemów, które mogą ewoluować powoli i pozostawać nierozpoznane przez długi czas. Wtedy nagle staje się jasne, że niedociągnięcia systemu powodują poważne problemy biznesowe – i trzeba coś zrobić.
Ile wydasz na ERP?
Wiele firm jest zaskoczonych, gdy przeprowadzają analizę i dowiadują się, ile naprawdę kosztuje utrzymanie istniejącego i operacyjnego systemu ERP. Może to wydawać się dziwne, gdy średnie firmy zazwyczaj bardzo uważnie obserwują wydatki w ramach swoich regularnych obowiązków w zakresie zarządzania. Nie zawsze jednak łatwo jest oddzielić koszty bezpośrednie i pośrednie związane z erp.
Oprócz miesięcznych i rocznych opłat pobieranych od dostawców oprogramowania i sprzętu, koszty usług i wsparcia ze strony różnych dostawców usług (np. usługi sprzętowe, doradztwo lub sieci) będą na bieżąco pokrywane. Pamiętaj, aby uwzględnić koszty uaktualnienia, jeśli wykryłeś (lub podejrzewasz), że aktualizacje lub rozszerzenia mogą być potrzebne do rozwiązania istniejących lub przewidywanych problemów, jak wspomniano powyżej.
Należy również rozważyć bezpośrednie koszty wewnętrznego działu IT, w tym wynagrodzenia i korzyści, przestrzeń, narzędzia i dostawy. Spróbuj oddzielić te, które bezpośrednio obsługują twój system ERP. Pamiętaj, że przynajmniej niektóre z tych kosztów pozostaną po uaktualnieniu i wdrożeniu nowego systemu, zwłaszcza jeśli zastępujesz tradycyjny system lokalny innym systemem lokalnym. Struktura kosztów oprogramowania jako usługi w chmurze (SaaS) jest inna, ale nadal będziesz potrzebować punktu porównawczego, aby podjąć możliwą do obrony decyzję, czy pozostać w istniejącym systemie, rozpocząć aktualizację systemu ERP czy przeprowadzić wymianę poprzedniego systemu.
Obliczanie zwrotu z inwestycji w ERP
Uzyskaj szczegółowe wskazówki, jak ocenić koszty i korzyści nowego systemu ERP.
Obliczanie zwrotu z inwestycji w ERP
Uzyskaj szczegółowe wskazówki, jak ocenić koszty i korzyści nowego systemu ERP.
Co kosztowałoby nowy system?
Czy masz obawy związane z potencjalnymi kosztami przejścia na nowy system ERP? To zrozumiałe. Nowy system ERP jest prawdopodobnie jednym z większych nakładów na sprzęt nieprodukcyjny, który firma wykona w danym roku. Niemniej jednak większość przedsiębiorstw uważa, że koszt jest całkowicie rozsądny i uzasadniony w kontekście dostępnych korzyści i w porównaniu z kwotą, jaką obecnie przeznacza się na utrzymanie obecnego systemu. Pamiętaj, aby myśleć o kosztach cyklu życia – całkowitym koszcie w danym okresie, jak od pięciu do siedmiu lat.
Patrząc na koszt nabycia i wdrożenia systemu wymiany, należy pamiętać, że koszty licencji na sprzęt i oprogramowanie są tylko częścią równania. W swojej ocenie należy również uwzględnić następujące elementy:
Urządzenia sieciowe i peryferyjne, takie jak skanery kodów kreskowych, zdalne stacje wejściowe, urządzenia mobilne i oprogramowanie klienckie oraz wsparcie.
Konwersja danych i wprowadzanie danych do nowego systemu, a także zapewnienie archiwizacji i dostępu do rekordów historycznych.
Gotowość na wypadek awarii, w tym systemy kopii zapasowych lub awaryjnych, zasoby odzyskiwania danych, nadmiarowa łączność i komunikacja.
Edukacja i szkolenia dla zespołu wdrożeniowego ERP i wszystkich przyszłych użytkowników. (To jest bardzo ważne. Nie skąpcie tutaj.)
Nowe projektowanie workflow i dokumentacja.
Pomoc przy wdrożeniu. Prawdopodobnie pewien poziom pomocy zostanie uwzględniony w pakiecie od głównego dostawcy systemu, ale możesz skorzystać z dodatkowej pomocy od dostawców, zewnętrznych konsultantów, firmy księgowej lub innych w odniesieniu do niektórych lub wszystkich pozycji wymienionych powyżej.
Dodatkowe obciążenie pracowników podczas wdrożenia w postaci nadgodzin, zatrudnianie pokusy do pomocy w regularnych obowiązkach, aby mieli czas na pracę nad wdrożeniem, lub premie i inne zachęty do utrzymania motywacji pracowników.
Należy pamiętać, że struktura kosztów opartych na chmurze systemów SaaS różni się od tradycyjnego podejścia bazującego na zakupie i wdrożeniu w modelu on-premise. W modelu SaaS koszt wstępny sprzętu jest niewielki lub żaden, ponieważ zasadniczo jest to sytuacja subskrypcji. Ale umowa SaaS zwykle obejmuje dużą część kosztów utrzymania i wsparcia, więc bieżące, wewnętrzne koszty IT zostaną znacznie zmniejszone. Większość firm uważa, że całkowity koszt w okresie od pięciu do siedmiu lat w modelu SaaS będzie prawdopodobnie niższy niż całkowity koszt zakupu i wsparcia wewnętrznego.
Rozważając decyzję o zachowaniu istniejącego systemu lub rozpatrzeniu jego zastąpienia, należy wziąć pod uwagę kompromisy. Dzięki nowemu rozwiązaniu ERP zyskasz nowoczesny interfejs użytkownika, dodatkowe funkcje i zwiększysz przewagę konkurencyjną, podczas gdy jeśli utrzymasz dotychczasowy system, ograniczysz możliwość zachowania elastyczności, wydajności i konkurencyjności. Chociaż nie szukasz przede wszystkim oszczędności kosztów, nowoczesne historie sukcesów ERP pokazują, że korzyści z przejścia na nowy system często są mniejsze i przewyższają koszt wdrożenia aktualizacji.
Jak finansowo usprawiedliwiają Państwo nowy system ERP?
Przy podejmowaniu decyzji o takiej wielkości większość firm wymaga analizy kosztów i korzyści w postaci zwrotu z inwestycji (ROI). Strona kosztowa jest łatwa – zsumować oczekiwane koszty, jak opisano powyżej. Po stronie korzyści mogą wystąpić bezpośrednie oszczędności w kosztach IT, ale wyliczenie głównych korzyści wymaga od firmy zastanowienia się, w jaki sposób system zmieni miejsce pracy i umożliwi wyższą wydajność, lepszą wydajność i lepszą obsługę klienta.
Poprawa wydajności: Wiele projektów systemu ERP jest uzasadnionych w dużym stopniu oczekiwaną poprawą wydajności (bezpośrednia redukcja pracy) i oszczędnościami kosztów (w tym między innymi redukcją zapasów), i słusznie, ponieważ są to ogromne korzyści zwrotne w wielu pomyślnych wdrożeniach ERP. Pamiętaj jednak, że system nie tworzy tych korzyści poprzez samo istnienie w Twojej firmie. System organizuje, analizuje i prezentuje dane w taki sposób, aby menedżerowie mogli lepiej wykorzystywać ludzi i podejmować lepsze decyzje, co przyniesie duże korzyści. Należy o tym pamiętać przy ustalaniu budżetu na szkolenia użytkowników i wdrażaniu ulepszonych procedur.
Lepsza obsługa klienta: Korzyści te są mniej bezpośrednie, ale jeszcze bardziej wartościowe. Dzięki lepszej obsłudze klientów możesz teoretycznie zwiększyć sprzedaż i zyski, zwiększyć udział w rynku, a może nawet zwiększyć marże, ponieważ dobra obsługa klienta dodaje wartość dla klienta bez dodawania kosztów do samego produktu. W niektórych przypadkach poprawa obsługi klienta staje się wymogiem przetrwania, ponieważ gdy nowy lub dobry klient oczekuje takich możliwości, jak elektroniczne zamawianie lub rozszerzone raportowanie elektroniczne, system ERP musi dostarczyć.
Zmiany w miejscu pracy: Dzisiejsze systemy zostały zaprojektowane z myślą o użyteczności (UX lub user experience to aktualne hasło), aby zapewnić szybki i łatwy dostęp do informacji. Ponieważ praca i przepływ pracy każdego użytkownika są unikalne, dzisiejsze systemy są wysoce dostosowane, aby zapewnić każdemu użytkownikowi najbardziej wydajne i wygodne ekrany i procesy robocze. Pomyśl o unikaniu kosztów, a nie o obniżeniu kosztów dla tej korzyści. Ta zwiększona wydajność pomoże obecnym pracownikom zwiększyć liczbę pracowników i obsłużyć większą liczbę przedsiębiorstw bez zatrudniania nowych pracowników. Niewskazane jest usprawiedliwianie systemu w oparciu o zmniejszony stan zatrudnienia – prawdopodobnie nie nastąpi, a perspektywa utraty miejsc pracy nie zmotywuje pracowników do przyjęcia systemu i jego powodzenia.
Wybór ERP to dopiero początek
Postępując zgodnie z wskazówkami dotyczącymi oceny systemów ERP, należy pamiętać, że wymiana poprzedniego systemu nie jest procesem prostym lub szybkim, ale jest warta inwestycji, ponieważ może przynieść znaczne korzyści, gdy zostanie odpowiednio dobrana i wdrożona.
Pytanie, które większość firm znajduje się na szczycie listy w tym momencie procesu, brzmi: „Jak długo potrwa wybór i wdrożenie wymiany dotychczasowego systemu?” Nie ma jednej odpowiedzi na to pytanie – zależy to od wielkości i złożoności organizacji, czy jeden lub oba systemy (stare i nowe) są oparte na chmurze, dynamice firmy i zespołu wdrożeniowego, poziomie zaangażowania kadry kierowniczej w realizację projektu oraz ilości współpracy lub oporu wśród społeczności użytkowników … wymienić tylko kilka zmiennych. Niektóre wdrożenia można ukończyć w ciągu kilku miesięcy; inne trwają rok lub dłużej. Doświadczony partner wdrożeniowy może pomóc w opracowaniu możliwego do osiągnięcia harmonogramu podczas opracowywania planu projektu na wczesnych etapach planowania wdrożenia.
Nie musimy mówić, że zastąpienie szkieletu zarządzania informacjami strategicznymi firmy będzie przełomowe. Nie można tego całkowicie uniknąć, ale zakłócenia można zminimalizować za pomocą dobrze zaplanowanych i zarządzanych działań wdrożeniowych.
Czerpanie pełnych korzyści z systemu ERP w chmurze
Możesz kierować firmą z dowolnego miejsca dzięki kompleksowym modułowym rozwiązaniom opartym na wbudowanych analizach i AI.