Co to jest ERP?
Planowanie zasobów przedsiębiorstwa (ERP) to system oprogramowania, który pomaga organizacjom usprawnić podstawowe procesy biznesowe — w tym finanse, HR, produkcję, łańcuch dostaw, sprzedaż i zakupy — dzięki ujednoliconemu wglądowi w działalność i stanowi jedno źródło wiarygodnych informacji.
Wprowadzenie do planowania zasobów przedsiębiorstwa
Łatwym sposobem na zrozumienie ERP jest postrzeganie firmy jako ludzkiego ciała. Podobnie jak organizm, ma podstawowe procesy, które mają kluczowe znaczenie dla jego zdrowia i funkcjonalności — zamiast spać i trawić, pomyśl o łańcuchu dostaw i sprzedaży. Podczas gdy wiele z tych procesów odbywa się niezależnie, są one nadal powiązane z tym, w jaki sposób wpływają one na całe ciało lub biznes. Oznacza to również, że problemy z jednym procesem mogą i często wpływają na resztę.
System erp działa jako centralny system nerwowy przedsiębiorstwa, pomagając w skutecznym zarządzaniu wszystkimi tymi kluczowymi procesami i operacjami poprzez połączenie ich w zintegrowany system.
Historia i ewolucja ERP
Skromne początki ERP mają ponad sto lat, w formie papierowego systemu produkcyjnego do planowania produkcji. Na początku lat 60. firmy produkcyjne zaczęły przyjmować skomputeryzowane aplikacje biznesowe. Były one szybsze i dokładniejsze niż procesy ręczne, ale także drogie, ograniczone w funkcjonalności i wciąż dość powolne.
Te pionierskie aplikacje doprowadziły do opracowania dedykowanych, niezależnych rozwiązań, takich jak przetwarzanie zleceń klienta i planowanie potrzeb materiałowych (MRP), które w końcu było w stanie zintegrować z jednym systemem, który zwiększył wydajność operacyjną. W latach 90. erp przekształcił sektor technologiczny, obsługując szerszy zakres działalności w wielu branżach.
Szybszy internet i nowe narzędzia programistyczne zrewolucjonizowały jeszcze bardziej pakiety ERP. Wprowadzenie oprogramowania bazującego na przeglądarce utorowało drogę do ERP w chmurze, znacznie rozszerzając zakres i funkcjonalność rozwiązań ERP.
Dzisiejsze systemy ERP coraz częściej wykorzystują inteligentne technologie, takie jak sztuczna inteligencja (AI), uczenie maszynowe, przetwarzanie języka naturalnego (NLP) i bazy danych in-memory. Pomagają firmom w prowadzeniu bardziej wydajnych procesów, wykorzystaniu aktualnych danych transakcyjnych i nieustrukturyzowanych oraz utrzymaniu konkurencyjności w szybko zmieniającym się środowisku.
Dlaczego planowanie zasobów przedsiębiorstwa jest ważne?
Większość lub wszystkie dane organizacji powinny znajdować się w systemie ERP, aby zapewnić jedno źródło wiarygodnych informacji w całej firmie. Na przykład:
Finanse wymagają systemu ERP w celu szybkiego zamknięcia ksiąg
Dział sprzedaży potrzebuje systemu ERP do zarządzania wszystkimi zamówieniami klientów
Logistyka opiera się na dobrze funkcjonującym oprogramowaniu ERP, aby dostarczać klientom odpowiednie produkty i usługi
Nabycie wykorzystuje system ERP do pozyskiwania towarów i usług oraz zarządzania relacjami z dostawcami
Rozrachunki z dostawcami używają systemu ERP do terminowej i poprawnej płatności na rzecz dostawców
Kierownictwo wymaga natychmiastowego wglądu w wyniki firmy, aby podejmować decyzje w odpowiednim czasie
Banki i akcjonariusze wymagają dokładnej dokumentacji finansowej, dlatego liczą na rzetelne dane i analizy możliwe przez system ERP
Przykłady ERP według branży
Sposób, w jaki organizacje polegają na oprogramowaniu ERP, różni się znacznie w zależności od branży. Niemniej jednak firmy w każdej branży — od motoryzacji po dystrybucję hurtową — potrzebują dokładnych informacji w czasie rzeczywistym i skutecznych procesów biznesowych, aby konkurować i rozwijać się.
Oto kilka przykładów zastosowań ERP specyficznych dla branży:
Producenci
Producenci dyskretnych, wsadowych i ciągłych procesów polegają na systemie ERP, aby osiągnąć cele w zakresie jakości produktu, zarządzać wykorzystaniem zasobów, kontrolować koszty nadgodzin i nie tylko. Producenci zyskują również kompleksową kontrolę zapasów poprzez monitorowanie ruchów magazynowych, wskazywanie najlepszych i niższych produktów oraz bardziej efektywne zarządzanie zakupami.
Sprzedawcy w handlu detalicznym
Handel detaliczny przeszedł znaczącą transformację, gdy sklepy stacjonarne połączyły się z handlem elektronicznym i innymi cyfrowymi kanałami sprzedaży. Spójne, zintegrowane dane mają kluczowe znaczenie dla zapewnienia opcji samoobsługi w zakresie identyfikacji, konfigurowania, zakupu i wysyłki produktów. System ERP pomaga również sprzedawcom detalicznym ograniczyć porzucenie koszyka, usprawnić konwersję strony internetowej i zwiększyć średnią wartość zamówienia.
Firmy zorientowane na usługi
Profesjonalne usługi księgowe, podatkowe, inżynieryjne i prawne wymagają zaawansowanej, mobilnej technologii ERP w czasie rzeczywistym, aby zrównoważyć zobowiązania do świadczenia usług ze zdrowiem finansowym. Możliwość zachowania harmonogramu podczas zarządzania rentownością projektu, wykorzystaniem zasobów i możliwościami rozwoju jest kluczowa dla usług profesjonalnych.
Usługi użyteczności publicznej (w tym dostawcy mediów)
Przedsiębiorstwa użyteczności publicznej muszą stale dokonywać przeglądu swoich aktywów kapitałowych, nie tylko w celu zaspokojenia popytu na przyszłe usługi, ale także w celu zastąpienia starzejących się aktywów. Bez erp zarządzanie inwestycjami w zasoby jest trudnym i podatnym na błędy procesem.
ERP pomaga również rozwiązać inny krytyczny problem firmy użyteczności publicznej – prognozowanie części zamiennych. Brak odpowiednich części podczas awarii stwarza istotny problem z obsługą klienta. Z drugiej strony posiadanie zbyt wielu części zamiennych oznacza nadmierne koszty i nieaktualne zapasy.
Hurtownicy
Hurtownicy, importerzy, bezpośrednia dostawa do sklepów i firmy 3PL/4PL chcą obniżyć koszty dystrybucji, zwiększyć obroty magazynowe i skrócić czas od zamówienia do płatności. Aby osiągnąć te cele, potrzebują zintegrowanego zarządzania zapasami, funkcji logistycznych i niestandardowych zautomatyzowanych procesów.
Jak działają systemy ERP?
System ERP składa się ze zintegrowanych rozwiązań modułowych lub aplikacji biznesowych, które współdzielą wspólną bazę danych, która je łączy i pozwala im rozmawiać ze sobą. Każdy moduł ERP zazwyczaj koncentruje się na jednym obszarze biznesowym, ale współpracuje, wykorzystując te same dane, aby spełnić potrzeby firmy.
Firmy wybierają i wybierają żądane rozwiązanie modułowe, takie jak finansowanie, logistyka, zaopatrzenie i HR, a także mogą dodawać i skalować w zależności od potrzeb. Systemy ERP mogą również obsługiwać wymagania specyficzne dla branży, jako część podstawowej funkcjonalności systemu lub poprzez rozszerzenia aplikacji, które integrują się z pakietem modułów.
Przedstawiony tutaj system erp ilustruje przypadki użycia planowania zasobów przedsiębiorstwa dla sprzedaży. Typowe moduły ERP dotyczą również m.in. finansów, produkcji, zaopatrzenia i łańcucha dostaw.
Nowoczesne systemy ERP zapewniają ogromny zakres funkcji biznesowych, ale muszą łączyć się z innymi aplikacjami i źródłami danych, aby były skuteczne, w tym oprogramowanie CRM i HCM, platformy handlu elektronicznego, rozwiązania specyficzne dla branży, a nawet inne systemy ERP.
Ta integracja zapewnia firmom ujednolicony wgląd w informacje z różnych systemów, co pomaga zwiększyć wydajność procesów biznesowych, poprawić doświadczenia klienta i ułatwić współpracę między zespołami i partnerami biznesowymi.
Elastyczność systemu ERP pozwala na integrację z szeroką gamą produktów programowych za pomocą złączy lub dostosowanych adapterów, takich jak interfejsy programowania aplikacji (API). Inne metody integracji ERP obejmują korporacyjną magistralę usług (ESB) i nowoczesną platformę integracyjną jako usługę (iPaaS).
Rodzaje wdrożeń systemów ERP
System ERP ma cztery wspólne typy wdrożenia: lokalne, oparte na chmurze, dwuwarstwowe i hybrydowe. Każdy typ ma swoje zalety i wady, a firmy muszą określić, która opcja wdrożenia ERP najlepiej odpowiada ich potrzebom.
ERP On-Premise
On-premise to tradycyjny model wdrażania oprogramowania ERP, pozwalający na najwyższy poziom kontroli. Oprogramowanie jest zazwyczaj instalowane w lokalizacji w centrum danych firmy. Chociaż całkowita kontrola jest z pewnością korzyścią, wiąże się to również z obowiązkami instalacji i bieżącej konserwacji.
System ERP w chmurze
Dzięki systemowi ERP w chmurze oprogramowanie znajduje się na zdalnym serwerze innych firm. Jest on dostępny za pośrednictwem Internetu jako usługa subskrypcji (SaaS), a dostawca oprogramowania obsługuje konserwację, aktualizacje i bezpieczeństwo w imieniu firmy. Obecnie system ERP w chmurze to najpopularniejsza metoda wdrożenia ERP, oferująca niższe koszty początkowe, większą skalowalność, szybsze innowacje i łatwiejszą integrację.
Dwuwarstwowy ERP
Firmy przechodzące poważne zmiany operacyjne – takie jak fuzje, ekspansje czy przejęcia – często wybierają model dwupoziomowy. Na przykład system ERP warstwy 1 może być serwerem lokalnym w siedzibie organizacji nadrzędnej, a system ERP warstwy 2 może być opartym na chmurze systemem zależnym obsługującym funkcje lokalne lub specjalistyczne. Dwupoziomowa strategia umożliwia firmom rozpoczęcie kontrolowanego przejścia do chmury, migrując określone funkcje lub jednostki biznesowe bez zakłócania operacji.
Model hybrydowy ERP
Model hybrydowy to rodzaj dwuwarstwowego systemu ERP, który łączy wdrożenie on-premise i w chmurze, aby zapewnić firmom elastyczność wyboru najlepszego wdrożenia dla każdej aplikacji. Hybrydowy system ERP w chmurze może być krokiem w kierunku modelu dwuwarstwowego, który jest tylko w chmurze, a jednocześnie może wymagać aplikacji lokalnych, aby spełnić przepisy branżowe lub wymogi w zakresie bezpieczeństwa.
Sześć głównych zalet systemu ERP
Jak wspomniano, zalety wdrożenia systemu ERP różnią się w zależności od modelu wdrożenia. W związku z tym następujące sześć korzyści dotyczy wszystkich nowoczesnych rozwiązań ERP:
1. Wyższa wydajność
Usprawnij i zautomatyzuj podstawowe procesy biznesowe, aby pracownicy w całej organizacji mogli robić więcej przy mniejszej liczbie zasobów
2. Głębsze analizy
Wyeliminuj silosy informacyjne, uzyskaj jedno źródło informacji i szybko uzyskuj odpowiedzi na krytyczne pytania biznesowe
3. Przyspieszone raportowanie
Przyspiesz raportowanie biznesowe i finansowe i z łatwością dziel się wynikami, aby podejmować działania w oparciu o analizy i poprawiać wydajność w czasie rzeczywistym
4. Niższe ryzyko
Maksymalizuj widoczność i kontrolę biznesową, zapewnij zgodność z wymogami regulacyjnymi oraz przewiduj ryzyko i zapobiegaj mu
5. Prostsze it
Korzystaj ze zintegrowanych aplikacji ERP, które współdzielą bazę danych, aby uprościć IT i ułatwić wszystkim pracę
6. Zwiększona elastyczność
Identyfikowanie nowych szans i reagowanie na nie dzięki wydajnym operacjom i gotowemu dostępowi do danych w czasie rzeczywistym
Skąd mam wiedzieć, czy jestem gotowy na system ERP?
Wiele organizacji — zwłaszcza tych mniejszych — często korzysta z prostych, niezależnych narzędzi do zarządzania procesami biznesowymi, takimi jak QuickBooks lub arkusze kalkulacyjne Excel. Przyjęcie systemu ERP może wydawać się niepotrzebne, jak dodatkowe komplikacje. Jednak w miarę jak firma dowolnej wielkości dojrzewa i rozszerza się, te narzędzia zarządzania mogą stać się nieskuteczne i niezrównoważone, hamując skalowalność i utrudniając optymalizację.
Oto kilka powszechnych oznak, że firma przewyższyła swoje narzędzia zarządzania i jest gotowa na nowoczesny system ERP:
- Za dużo czasu poświęcanego na codzienne zadania
Jeśli zarządzanie codziennymi działaniami, takimi jak zamykanie ksiąg, trwa dłużej i dłużej, winowajcą może być zbyt wiele różnych aplikacji. Oprogramowanie ERP integruje rozwiązania i dane z jednym systemem za pomocą wspólnego interfejsu, ułatwiając jednostkom biznesowym komunikację i skuteczne wykonywanie zadań. - Trudności z dostępem do krytycznych danych biznesowych
Czy możesz łatwo odpowiedzieć na ważne pytania dotyczące Twojej firmy, takie jak przychody według linii produktów lub liczba zwrotów? Jeśli nie, segregowane systemy i brak dostępu do metryk i wskaźników KPI mogą cię powstrzymać. - Wstrzymanie procesów biznesowych
Czy są obszary, w których Twoje procesy są od Ciebie oddalone? Być może trudniej jest ci zarządzać zapasami, zaspokajać klientów lub kontrolować koszty. Jeśli tak, procesy biznesowe mogą wymagać restrukturyzacji, aby dostosować się do wzrostu lub zmieniających się priorytetów — jest to naturalne dopasowanie do integracji nowego oprogramowania ERP. - Brak ustandaryzowanych procesów i zduplikowanych zbiorów danych
Jeśli różne działy wykorzystują własne aplikacje i procesy do realizacji zadań, prawdopodobnie poświęcasz zbyt dużo czasu na zduplikowane wprowadzanie danych. Gdy informacje nie mogą przepływać między systemami, raportowanie trwa dłużej, a błędy są bardziej prawdopodobne, co utrudnia podejmowanie decyzji. - Zbyt wiele straconych okazji
Jeśli jednostki biznesowe spędzają cały czas tylko na utrzymaniu firmy, nie ma przepustowości, aby wykorzystać potencjalne możliwości lub innowacje. Wiele systemów ERP obejmuje inteligentne funkcje, takie jak uczenie maszynowe i analizy predykcyjne, co ułatwia identyfikację i wykorzystanie rentownych nowych przedsięwzięć.
10 cech systemu ERP, na które warto zwrócić uwagę
Możliwości nowoczesnego systemu ERP często różnią się w zależności od branży, którą obsługują i modułów, które oferują. Jednak bez względu na to, jak wyspecjalizowany może być system ERP, istnieje 10 podstawowych funkcji, które powinny mieć wszystkie systemy zarządzania zasobami przedsiębiorstwa:
- Wspólna baza danych: scentralizowane informacje i jedno źródło wiarygodnych informacji dla spójnych danych i międzyfunkcjonalnego widoku firmy
- Wbudowane aplikacje analityczne: wbudowane analizy, samoobsługowe narzędzia BI, raportowania i zgodności zapewniające inteligentne analizy w całej firmie
- Wizualizacja danych: wizualna prezentacja kluczowych informacji z kokpitami menedżerskimi, wskaźnikami KPI oraz analizą za pomocą myszy, aby ułatwić szybkie i świadome podejmowanie decyzji
- Automatyzacja: możliwość automatyzacji powtarzalnych zadań dzięki zaawansowanej zrobotyzowanej automatyzacji procesów (RPA) opartej na sztucznej inteligencji i uczeniu maszynowym
- Spójny interfejs użytkownika/UX: ustandaryzowany wygląd i obsługa we wszystkich modułach, z łatwymi w użyciu narzędziami do konfiguracji i personalizacji dla procesów i użytkowników — w tym klientów i dostawców
- Integracja: płynna integracja procesów biznesowych i przepływów pracy, a także otwarta integracja z innymi rozwiązaniami programowymi i źródłami danych innych firm
- Nowe technologie: wsparcie generatywnej sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego, asystentów cyfrowych, Internetu rzeczy (IoT), bezpieczeństwa i prywatności oraz technologii mobilnej
- Platforma technologiczna: szybki, stabilny stos technologiczny dla tej długoterminowej inwestycji — w tym platforma o niskim kodzie/bez kodu, iPaaS, zarządzanie danymi i inne
- Międzynarodowe wsparcie: globalne wsparcie dla języków, walut oraz lokalnych praktyk i przepisów biznesowych — wraz ze wsparciem technicznym dla usług w chmurze, szkoleń i wdrożenia
- Wybór wdrożenia: oferowanie opcji wdrożenia w chmurze, lokalnych, dwuwarstwowych lub hybrydowych
Oprogramowanie ERP nie jest uniwersalne
ERP dla małych firm
Oprogramowanie ERP może pomóc małym firmom wyjść poza arkusze kalkulacyjne i efektywnie zarządzać każdym aspektem rozwoju — od sprzedaży i relacji z klientami po finanse i operacje. Narzędzia ERP dla małych firm są zazwyczaj w chmurze, szybko instalowane i projektowane tak, aby można je było skalować wraz z firmą.
Erp średniej wielkości
Oprogramowanie ERP przeznaczone dla firm średniej wielkości i spółek zależnych korzysta z wbudowanych narzędzi analitycznych, szybkiego wdrożenia i najlepszych praktyk dla dziesiątek procesów biznesowych. Średnie narzędzia ERP pomagają rozwijającym się firmom skalować się i konkurować, nawet przy ograniczonych zasobach. Modułowe, oparte na chmurze systemy ERP dla przedsiębiorstw są również dobre dla firm średniej wielkości, które mają złożone procesy lub planują szybki rozwój.
ERP dla dużych firm
Duże firmy z operacjami globalnymi lub zależnymi potrzebują solidnego, wiodącego na rynku systemu ERP z wbudowaną sztuczną inteligencją, uczeniem maszynowym, analityką i inteligentną automatyzacją, aby przekształcić modele i procesy biznesowe. Firmy mogą korzystać z systemów ERP on-premise, w chmurze lub w scenariuszu dwuwarstwowym lub hybrydowym, w zależności od potrzeb.
Trendy ERP do obejrzenia
Transformacja cyfrowa – dosłownie – przyspiesza. Ponieważ przedsiębiorstwa wdrażają technologie cyfrowe w każdej części działalności, koncentrują się w dużej mierze na eliminowaniu „przeciągów”, inaczej znanych jako wszystko, co spowalnia działalność, w tym przestarzałe procesy i systemy. Nic więc dziwnego, że firmy domagają się bardziej solidnych systemów ERP, aby pomóc w odciąganiu i zwiększeniu elastyczności.
W miarę jak innowacje w zakresie ERP nabierają tempa, oto cztery główne trendy, na które warto zwrócić uwagę:
Generatywna AI
Osadzanie oprogramowania ERP za pomocą funkcji generatywnej sztucznej inteligencji pomaga firmom zautomatyzować zadania ręczne, a jednocześnie dostosowywać, dostosowywać i optymalizować podstawowe procesy w celu zaspokojenia potrzeb specyficznych dla firmy.
Wraz z automatyzacją zadań i dostarczaniem wglądu, generatywna sztuczna inteligencja umożliwia użytkownikom niekorzystającym z IT łatwą interakcję z systemem ERP za pomocą poleceń i zapytań w języku naturalnym. Każdy użytkownik może zadać pytanie i uzyskać natychmiastową odpowiedź, która wykorzystuje całą dostępną dokumentację i dane.
Integracja pionowa
Firmy są gotowe zakończyć wojnę między najlepszymi w swojej klasie rozwiązaniami a zintegrowanym systemem ERP. Nowe oferty obiecują najlepsze z obu światów — w pełni zintegrowany system ERP z pionowymi rozszerzeniami, który umożliwia firmom uzyskanie konkretnych funkcji, których potrzebują, bez bolesnych problemów z integracją lub silosów danych.
Chmura, chmura, chmura
Preferencja dla systemu ERP w chmurze będzie się nasilać, ponieważ więcej firm odkrywa korzyści — w tym " gdziekolwiek i gdzie; dostęp, niższe koszty sprzętu i pomocy technicznej, większe bezpieczeństwo i integracja z innymi systemami. Wraz z dalszym przyspieszaniem tempa prowadzenia działalności przyjęcie podejścia do chmury staje się jeszcze ważniejsze.
Personalizacja użytkownika
Pracownicy, klienci i dostawcy potrzebują treści i funkcjonalności, które odpowiadają ich konkretnym potrzebom lub zainteresowaniom i zwiększają ich produktywność. Zmieniające się dane demograficzne pracowników, zwłaszcza w takich branżach jak produkcja, również zwiększają zainteresowanie platformami o niskim kodzie i bez kodu.
Platformy te zapewniają użytkownikom łatwe do dostosowania doświadczenia, a nie zmuszają ich do dostosowania się do oprogramowania. Użytkownicy mogą również oczekiwać niestandardowych kokpitów menedżerskich, wyszukiwania opartego na sztucznej inteligencji, spersonalizowanego czatu i spersonalizowanych przepływów pracy na wszystkich urządzeniach.
Poznaj możliwości nowoczesnego systemu ERP
Dzięki rozwiązaniu ERP opartemu na chmurze Twoja firma może zarządzać znacznie więcej niż procesem. Poznaj najnowsze informacje, trendy i najlepsze praktyki z zakresu ERP.