Czym jest zarządzanie danymi podstawowymi (MDM)?
MDM to proces tworzenia i utrzymywania pojedynczego rekordu danych podstawowych dla każdej osoby, miejsca i rzeczy w biznesie.
Przegląd zarządzania danymi podstawowymi
Obecnie większość firm obsługuje setki różnych aplikacji i systemów, takich jak ERP, HCM i CRM, które obejmują wiele różnych działów. Ponieważ tak wiele osób dotyka danych w tych systemach, łatwo jest je oddzielić, powielić, przestarzałe, a nawet sprzeczne. I jak wszyscy wiedzą, złe dane prowadzą do złego podejmowania decyzji. Aby zaspokoić zapotrzebowanie na aktualne, dokładne informacje – nawet w miarę wzrostu liczby źródeł danych – firmy przekształcają się w zarządzanie danymi podstawowymi (MDM).
Definicja zarządzania danymi podstawowymi
Zarządzanie danymi podstawowymi to proces tworzenia i utrzymywania pojedynczego rekordu danych podstawowych – lub jednego źródła informacji – dla każdej osoby, miejsca i rzeczy w firmie. Dzięki MDM organizacje zyskują wiarygodny, aktualny wgląd w kluczowe dane, które mogą być udostępniane w całej firmie i wykorzystywane w celu lepszego raportowania, podejmowania decyzji i wydajności procesów.
Czym są dane podstawowe?
Dane podstawowe to wszystkie dane, które mają krytyczne znaczenie dla prowadzenia działalności. Opisuje osoby (klientów, pracowników i dostawców), miejsca (biura i lokalizacje) oraz rzeczy (produkty i aktywa). Dane podstawowe to zazwyczaj tylko niewielki procent wszystkich danych biznesowych, ale są to jedne z najbardziej złożonych i cennych danych w organizacji.
Przykłady danych podstawowych:
Dane podstawowe klienta: Jak sama nazwa wskazuje, dane podstawowe klienta obejmują wszystkie podstawowe dane niezbędne do nawiązania współpracy z klientami — od informacji kontaktowych po historię zakupów i warunki płatności. Zarządzanie danymi podstawowymi dla tej domeny obejmuje czyszczenie i standaryzację danych w systemach ERP, CRM i innych systemach. Na przykład ta sama nazwa i adres klienta mogą istnieć zarówno w systemie ERP, jak i CRM, ale mogą być wprowadzane na dwa różne sposoby, np. 1030 Sandy Court, 1030 Sandy Crt. lub 1030 Sandy Ct. MDM uzgadnia te różnice i zapewnia pojedynczy obraz każdego klienta, za pomocą którego można personalizować kampanie marketingowe, zapewniać lepsze doświadczenia i wiele więcej. W niektórych organizacjach dane podstawowe klienta obejmują również dane dotyczące pracowników, pacjentów służby zdrowia i dostawców.
Dane podstawowe dostawcy: dane podstawowe dostawcy obejmują dane dotyczące kont dostawców, kontraktów, polityk, ustalania cen i innych. Leży on w centrum wszystkich ważnych działań związanych z nabyciem, począwszy od planowania i określania źródła dostaw, a skończywszy na zawieraniu kontraktów i zakupach. Czyste i zaufane dane podstawowe dostawców mają krytyczne znaczenie dla udzielania odpowiedzi na pytania dotyczące wydatków dostawcy, cen lub wydajności – na przykład .
Dane podstawowe lokalizacji: Kluczowe atrybuty związane z fizycznymi lokalizacjami agencji, biur korporacyjnych, centrów dystrybucji i sklepów są zawarte w danych lokalizacji organizacji. Po połączeniu z innymi domenami danych informacje te mogą pomóc w podejmowaniu decyzji w oparciu o lokalizację – takich jak określenie odpowiedniego asortymentu produktów dla konkretnego sklepu.
Dane podstawowe produktu: Zarządzanie danymi podstawowymi produktu obejmuje takie atrybuty, jak numer produktu, kategoria, cena, cechy, specyfikacje materiałowe i wszystkie inne niezbędne punkty danych. Dzięki wykorzystaniu we wszystkich procesach sprzedaży, marketingu, łańcucha dostaw i cyklu życia rozwoju produktu dane te muszą być wiarygodne i dokładne.
Dane podstawowe aktywów trwałych: Dane podstawowe aktywów trwałych opisują biznesowe aktywa trwałe i wartości niematerialne, takie jak zapasy, urządzenia i znaki towarowe. Zazwyczaj obejmuje atrybuty, takie jak parametry i wartości amortyzacji, klasy aktywów trwałych, informacje leasingowe i inne. Niedokładne dane podstawowe aktywów mogą prowadzić do wykorzystania aktywów i zarządzania nimi. Na przykład dane podstawowe urządzenia są wykorzystywane w procesach prognozowanej gospodarki remontowej, więc jeśli są nieprawidłowe, prognozy również będą wynosić.
Dlaczego zarządzanie danymi podstawowymi jest tak ważne?
Oprócz pomocy organizacji w podejmowaniu trafnych decyzji i udzielaniu odpowiedzi na kluczowe pytania, zarządzanie danymi podstawowymi niesie ze sobą wiele innych korzyści. Oto tylko kilka z nich:
Ograniczenie błędów i nadmiarowości danych w wielu aplikacjach. Jeśli te same informacje, np. rekord klienta, są wprowadzane przez różne zespoły w niespójny sposób, MDM połączy i uzgodni duplikację.
Lepsze analizy i decyzje oparte na danych. Prawdą jest tu powiedzenie „śmieci, śmieci”. Jeśli analizowane dane nie są dokładne, wyniki również się nie pojawią.
Usprawnione procesy biznesowe i większa wydajność. Wysokiej jakości, spójne dane podstawowe mogą być wykorzystywane do przyspieszania i automatyzacji kompleksowych scenariuszy biznesowych, takich jak Lead to Cash, source to pay i design do działania.
Większa przejrzystość i zgodność z przepisami o ochronie danych i innymi przepisami. Na przykład RODO daje ludziom większą kontrolę nad tym, w jaki sposób ich informacje są gromadzone, zarządzane i udostępniane. Bez MDM rekordy mogą być rozdrobnione w wielu silosach działów, co utrudnia zgodność z przepisami.
Wsparcie fuzji i przejęć dzięki usprawnionemu procesowi scalania i uzgadniania wielu zasobów danych.
Dane mają kluczowe znaczenie dla realizacji cyfrowych procesów biznesowych, a dane podstawowe są podstawą, na której opierają się wszystkie pozostałe dane. Organizacje, które dysponują dokładnymi i spójnymi danymi podstawowymi, są lepiej przygotowane, aby odnieść sukces.
Oprogramowanie do zarządzania danymi podstawowymi może pomóc w konsolidacji rekordów i zarządzaniu nimi.
Jak to działa: struktura i procesy MDM
Struktura zarządzania danymi podstawowymi działa w celu zapewnienia, że wszystkie informacje są dokładne i semantycznie spójne. Składa się z dwóch części: tworzenia początkowego rekordu danych podstawowych, a następnie jego opracowania.
Tworzenie rekordu danych podstawowych: Ten proces rozpoczyna się od identyfikacji baz danych i aplikacji, w których znajdują się dane, które powinny być zawarte w rekordzie danych podstawowych. Następnie definiowane są wszystkie atrybuty lub cechy, takie jak kolor produktu, rozmiar i materiały. Na koniec dane są dopasowywane, uzgadniane w przypadku niespójności i łączone tam, gdzie istnieje wiele rekordów.
Opracowywanie danych podstawowych: Ten proces obejmuje czyszczenie, transformację i integrację nowych danych dodawanych do listy głównej w celu zachowania spójności i jakości rekordów. Niektóre rozwiązania do zarządzania danymi podstawowymi mogą dziś zautomatyzować i przyspieszyć wiele aspektów tego procesu.
Należy pamiętać, że każdy proces zarządzania danymi podstawowymi powinien być realizowany zgodnie z zasadami i zasadami dotyczącymi nadzoru nad danymi w organizacji. Przedstawiają one, w jaki sposób wszystkie dane biznesowe mają być przechowywane, zarządzane i zabezpieczane, a także przez kogo – i to obejmuje dane podstawowe.
Najlepsze praktyki w zakresie zwycięskiej strategii zarządzania danymi podstawowymi
Nowoczesna strategia zarządzania danymi podstawowymi obejmuje narzędzia, technologie i najlepsze praktyki, aby zapewnić wszystkim interesariuszom pewność co do jakości analiz opartych na danych, a także szybkości działania na ich podstawie.
Oto kilka sposobów na stworzenie zwycięskiej strategii:
Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, utwórz środowisko nadzoru danych. Jak wspomniano wcześniej, działania MDM powinny być prowadzone i stosowane zgodnie z wytycznymi w zakresie zarządzania danymi w celu zapewnienia zarządzania danymi i ich zgodności z przepisami.
Wykorzystaj sztuczną inteligencję (AI) i uczenie maszynowe. Niektórzy dostawcy oferują oprogramowanie i narzędzia MDM, które wykorzystują te możliwości do automatyzacji procesu sprawdzania nowych danych pod kątem dokładności, dopasowywania ich do bieżących rekordów i uzgadniania ich.
Zarządzaj wieloma domenami w jednym wystąpieniu. Możesz znaleźć rozwiązania, które koncentrują się na zarządzaniu tylko jedną domeną, taką jak dane podstawowe klienta lub dane podstawowe produktu. Najlepsze oprogramowanie jest jednak w stanie zintegrować i zarządzać wszystkimi domenami firmy w jednym systemie – często w chmurze. Pozwala to obniżyć koszty, zwiększyć produktywność personelu i zapewnić obsługę elastycznych przypadków użycia.
Zarządzanie danymi podstawowymi w chmurze. Platformy chmurowe mogą pomóc zwiększyć produktywność i wydajność, umożliwiając łączenie, dopasowywanie, łączenie i czyszczenie danych z różnych aplikacji — szybko, łatwo i na dużą skalę. Charakteryzują się one również niezawodnymi zabezpieczeniami i automatycznymi aktualizacjami.
Zintegruj zarządzanie danymi podstawowymi i nadzór nad danymi. Dzięki połączeniu jednego źródła danych podstawowych ze scentralizowanym nadzorem nad danymi w jednym rozwiązaniu łatwiej jest egzekwować zasady i zgodność z przepisami oraz definiować, walidować i monitorować reguły biznesowe i atrybuty danych podstawowych.
Zarządzanie danymi podstawowymi jest ciągłym przedsięwzięciem, a nie jednorazowym projektem. Wraz ze wzrostem organizacji wolumen danych również będzie się zwiększał. Jednak dzięki inteligentnej technologii, narzędziom i przepływom pracy opartym na chmurze procesy MDM stają się o wiele bardziej wydajne.
Zarządzanie danymi podstawowymi — często zadawane pytania
Zarządzaj danymi we właściwy sposób
Uprość zarządzanie danymi podstawowymi i nadzór za pomocą jednego, zaawansowanego rozwiązania.
Pomysłów nie znajdziesz nigdzie indziej
Zarejestruj się, aby otrzymać dawkę rozwiązań Business Intelligence dostarczanych bezpośrednio na Twoją skrzynkę odbiorczą.