Zarządzanie workflow: przewodnik dla początkujących na temat automatyzacji workflow i zarządzania procesami biznesowymi
Jako termin biznesowy, zarządzanie workflow naprawdę pojawiło się w latach osiemdziesiątych XX wieku, równolegle z wczesnym wdrożeniem wiadomości e-mail, komputerów stacjonarnych i cyfrowych systemów biznesowych. Ludzie bardzo szybko zorientowali się, w jaki sposób te nowe technologie mogą pomóc ograniczyć błędy i uprościć powtarzalne zadania. W dzisiejszych czasach inteligentne oprogramowanie oparte na chmurze i cyfrowe systemy zarządzania przepływem pracy wspierają partnerów ludzkich w osiąganiu coraz większej wydajności i elastyczności, skrócenia czasu cykli i liczby błędów oraz większej zgodności z przepisami.
Co to jest workflow?
Workflow może być zdefiniowany jako sekwencja połączonych działań lub zadań, które zostały zakończone w celu osiągnięcia określonego wyniku. Ustrukturyzowany workflow jest zgodny z osobną ścieżką, która może być sekwencyjna lub równoległa w celu spełnienia określonych zależności lub wymagań. Często ścieżka będzie miała zdefiniowane warianty, unikalne dla każdego pożądanego wyniku biznesowego.
Istnieją trzy typy workflow:
- W pełni ręczny: Ręczny workflow może być na przykład oparty na dokumentach i ręcznie pisanych notatkach i podpisach, przekazywany fizycznie w biurze lub w obszarze produkcji.
- Półzautomatyzowane: W częściowo zautomatyzowanym workflow część procesu jest zautomatyzowana. Zastanów się nad łańcuchem e-maili, z załączonymi plikami, komentarzami w treści e-maila oraz zmianami załączonych plików, przekazywanymi za każdym razem, gdy jest to wygodne dla osoby przetwarzającej bieżące zadanie.
- W pełni cyfrowy lub zautomatyzowany: Zautomatyzowane procesy workflow są uruchamiane w dedykowanej aplikacji biznesowej w ustrukturyzowany i zdefiniowany sposób, zgodnie ze zdefiniowanymi regułami biznesowymi.
Zarządzanie workflow lub zarządzanie procesami biznesowymi: jaka jest różnica?
Workflow to bardziej specyficzny, niezależny łańcuch kroków i zadań. Z kolei proces biznesowy to szerszy termin określający zbiór zadań, procesów workflow, działań i wytycznych, gdzie niektóre z zadań mogą być zautomatyzowane, a inne nie.
Załóżmy na przykład o prostym workflow zatwierdzania zakupów – z jednym lub kilkoma zdefiniowanymi wariantami reguła biznesowa może określać, że zamówienie zakupu wymaga zatwierdzenia przez drugi dział, jeśli wartość zakupu przekracza określoną kwotę. Ten workflow jest częścią większego procesu biznesowego służącego do nabywania towarów i usług w ramach organizacji i obejmuje wytyczne dotyczące wyboru dostawców, nabycia itd.
Poniżej przedstawiono kilka typowych przykładów workflow:
- Zatwierdzanie zamówienia
- Zatwierdzanie wniosku o urlop
- Przetwarzanie płatności faktury
- Zatrudnienie pracownika
- Wnioskowanie o część zamienną
- Wysyłanie faktury do klienta
Stymulowanie optymalizacji procesów
Uprość i przyspiesz transformację procesów biznesowych już dziś.
Dlaczego oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy jest tak ważne?
Zarządzanie workflow to proces digitalizacji dyskretnych procesów i zarządzania wynikami. Oprogramowanie do zarządzania workflow umożliwia tworzenie i uruchamianie tych workflow oraz zarządzanie nimi. Oto kilka kluczowych korzyści i wyników, jakich można oczekiwać w związku z dedykowanymi rozwiązaniami programowymi:
- Większa wydajność: Zwiększ wskaźnik automatyzacji, aby szybciej osiągać lepsze wyniki, ułatwiając przy tym wszystkim zaangażowanym osobom osiągnięcie lepszych wyników. Na przykład dzięki w pełni cyfrowemu workflow interesariusze biznesowi mogą łatwo uzyskać dostęp do jasno zdefiniowanych zadań cyfrowych, weryfikować je i przetwarzać, pracując z dowolnego miejsca — w biurze, w domu lub w drodze.
- Większa elastyczność: Dostosuj standardowe przepływy pracy, aby sprostać zmieniającym się potrzebom operacyjnym, twórz innowacje w zakresie procesów w celu wsparcia nowych modeli biznesowych i napraw przerwane procesy, aby zwiększyć odporność i elastyczność.
- Większa zgodność: Dzięki jasnym obowiązkom i ścieżkom audytu opartym na danych możesz monitorować wyniki procesów i zarządzać nimi oraz lepiej zapewnić zgodność z polityką i regulacjami.
Systemy zarządzania workflow i sposób ich działania
Systemy zarządzania workflow umożliwiają użytkownikowi definiowanie różnych procesów workflow dla różnych typów zadań lub procesów. Na przykład w ustawieniach produkcji dokument projektowy może zostać automatycznie przesłany z projektanta do dyrektora technicznego, a na koniec do inżyniera produkcji. Na każdym etapie workflow jedna osoba lub grupa jest odpowiedzialna za określone zadanie. Po zakończeniu zadania systemy zarządzania workflow zapewniają, że osoby odpowiedzialne za kolejne zadanie zostaną powiadomione i otrzymają dane potrzebne do wykonania etapu procesu.
Procesy workflow mogą również mieć bardziej złożone zależności. Na przykład, jeśli dokument ma zostać przetłumaczony na kilka języków, menedżer ds. tłumaczeń mógłby wybrać języki, a następnie każdy wybór zostanie aktywowany jako formularz zlecenia na wykonanie pracy dla innego tłumacza. Następne zadanie w procesie zostanie aktywowane tylko wtedy, gdy wszyscy tłumacze wykonają swoje zadania. Pomaga to śledzić log-dżemy i utrzymywać większe zespoły na celowniku.
Przedstawione tutaj oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy może pomóc w zarządzaniu procesami i definiowaniu odchyleń w procesie.
Przykłady systemów zarządzania workflow w działaniu
Każda firma będzie miała swoje unikalne potrzeby. Poniżej znajduje się kilka przykładów, w jaki sposób można wdrożyć nowoczesne systemy zarządzania workflow:
- Optymalizacja istniejących aplikacji biznesowych: Wiele aplikacji dla przedsiębiorstw oferuje wbudowane narzędzia i szablony workflow umożliwiające definiowanie i tworzenie procesów biznesowych, które nie zostały jeszcze zamapowane w systemie. Gdy wymagane są zmiany w workflow, administratorzy nie muszą zaczynać od podstaw – mogą wykorzystać istniejące funkcje systemu do tworzenia zmian. Ponadto najlepsze nowoczesne narzędzia programowe oferują dodatkowe funkcje automatyzacji, które posiadają wbudowane już narzędzia sztucznej inteligencji (AI) i automatyzacji procesów.
- Korzystanie z równoległych rozszerzeń aplikacji: Wiele firm woli zachować „czysty rdzeń”, co oznacza, że wolą uruchamiać swoje aplikacje z jak najmniejszą liczbą modyfikacji. Oznacza to, że wszelkie nowe procesy workflow i innowacje procesów mogą wykorzystywać dane z istniejących systemów, ale są budowane poza istniejącymi aplikacjami biznesowymi. Te tzw. „równoległe” rozszerzenia aplikacji, w przeciwieństwie do rozszerzeń aplikacji „in-app”, są zazwyczaj tworzone i uruchamiane w chmurze.
- Koordynowanie procesów we wszystkich działach: systemy zarządzania workflow oparte na chmurze są również preferowaną opcją dla orkiestracji obejmujących wiele dziedzin działalności. Są to procesy biznesowe, które obejmują różne aplikacje, systemy i usługi. Obejmuje to struktury hybrydowe, w których wymagania dotyczące automatyzacji wymagają połączenia wielu odłączonych procesów workflow działających w różnych aplikacjach i lokalizacjach. Działa również z procesami, w których użytkownik chce udostępnić określony workflow zewnętrznym uczestnikom procesu, takim jak partnerzy i dostawcy, a następnie wykorzystać wynik tego workflow do wewnętrznego zainicjowania kolejnego kroku.
- Ułatwienie ekspertom dostosowania procesów: W przypadku procesów branżowych obejmujących tylko proste formularze wniosków lub zatwierdzeń niektóre zautomatyzowane procesy biznesowe można obsługiwać za pomocą platform programistycznych o niskim kodzie/bez kodu (LCNC). Oznacza to, że funkcje „przeciągnij i upuść” i uproszczone funkcje wizualne umożliwiają użytkownikom biznesowym szybkie tworzenie lekkich aplikacji workflow dostosowanych do specyficznych potrzeb ich zespołów.
Technologie zarządzania workflow
Technologie workflow umożliwiają ustandaryzowane procesy z jasnymi obowiązkami i łączą różne zadania w zdefiniowanej ścieżce. Inteligentne połączenie z jedną lub wieloma nowymi technologiami automatyzacji zwiększa poziom automatyzacji w przebiegu procesu, umożliwiając szybsze i lepsze wyniki procesów. Co więcej, umożliwia wprowadzanie nowych innowacyjnych procesów, pomagając w tworzeniu wartości lub zapewnianiu lepszego doświadczenia. Oto kilka przykładów zaawansowanych technologii, które są wykorzystywane w nowoczesnym oprogramowaniu workflow:
- Big Data: technologie Big Data i lepszy wgląd w to, że dane udostępniają ogromne ilości informacji do wykorzystania, które można zintegrować i bezpośrednio wykorzystać w procesach biznesowych. Oto przykład workflow: pomyśl o półautomatycznym procesie zatwierdzania wydatków kapitałowych (CAPEX) – raporty finansowe są przesyłane z powrotem i z powrotem do odpowiednich weryfikatorów i osób zatwierdzających za pośrednictwem poczty e-mail przed podjęciem decyzji inwestycyjnej. Korzystając z odpowiednich źródeł danych, system workflow może automatycznie generować niezbędne raporty i automatycznie udostępniać je właściwym osobom w określonym punkcie procesu. Co więcej, w oparciu o zdefiniowane reguły biznesowe lub wykorzystując funkcje sztucznej inteligencji (AI) i uczenia maszynowego (patrz poniżej), zintegrowane dane można wykorzystać do kierowania procesem podejmowania decyzji, przyspieszenia procesu i odciążenia osób podejmujących decyzje od rutynowych zadań lub ocen.
- Sztuczna inteligencja: Technologie sztucznej inteligencji, takie jak uczenie maszynowe, przetwarzanie języka naturalnego (NLP), wizja komputerowa i zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA) mogą pomóc zautomatyzować etapy procesów, które wcześniej mogły być wykonywane tylko ręcznie lub częściowo zautomatyzowane przez ludzi.
- Uczenie maszynowe: Uczenie maszynowe można stosować tam, gdzie etap procesu wymaga analizy złożonych danych w celu wykrycia wzorców lub opracowania prognoz i rekomendacji. Pomyśl o goździku na imprezach sportowych, gdzie zlecenie uzupełnienia na napoje bezalkoholowe może być w dużym stopniu uzależnione od prognozy pogody.
- Przetwarzanie języka naturalnego (NLP): NLP umożliwia czatbotom lub cyfrowym asystentom głosowym automatyzację określonych interakcji w ramach procesu lub pełną automatyzację prostych procesów workflow. Pomyśl o automatycznych odpowiedziach na duże ilości rutynowych zapytań, takich jak status zamówień lub faktur.
- Wizja komputerowa: Wizja komputerowa może wydobywać złożone, kontekstowe informacje z obrazów, które następnie mogą być wykorzystane do automatyzacji lub poinformowania innych procesów. Przykładem mogą być operatorzy sieci elektroenergetycznej wykorzystujący energię elektryczną, którzy analizują obrazy satelitarne w celu monitorowania ruchu powierzchniowego w celu poinformowania ich o procesach konserwacji i automatycznego uruchomienia załóg w przypadku zdarzeń, które mogłyby zagrozić ich infrastrukturze. Alternatywnie, wizja komputerowa może stworzyć prognostyczny harmonogram obsługi technicznej, w którym zautomatyzowana kontrola wzrokowa jest wykorzystywana do uruchamiania zgłoszeń serwisowych tylko w razie potrzeby, a nie w ustalonym harmonogramie.
- Zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA): RPA wykonuje powtarzalne, ręczne zadania w ramach przebiegów procesów, naśladując interakcje użytkowników z systemami. Typowym przypadkiem użycia jest wypełnienie luk integracyjnych poprzez kopiowanie i wklejanie danych z arkuszy kalkulacyjnych lub innych dokumentów, takich jak wiadomości e-mail od dostawców, do systemu biznesowego, który nie tylko przyspiesza to zadanie, ale także zwiększa dokładność danych.
Oprogramowanie do zarządzania workflow przedstawiające status i kluczowe metryki w procesie sprzedaży.
Zarządzanie procesami biznesowymi i trendy automatyzacji
Hiperautomatyzacja i inteligentna automatyzacja
Są to terminy, które codziennie słyszymy coraz częściej. W ostatnim badaniu firma Gartner podkreśla, że ponad 85% przedstawicieli kadry kierowniczej „zwiększy lub utrzyma inwestycje w hiperautomatyzację swojej organizacji w ciągu najbliższych 12 miesięcy, a ponad 56% ma już cztery lub więcej jednoczesnych inicjatyw hiperautomatyzacji”
Nowoczesne rozwiązania do zarządzania przepływem pracy i automatyzacji uwzględniają ten trend, łącząc wiele lub wszystkie wyżej wymienione technologie w jedno rozwiązanie. Podejście to nie tylko pozwala uniknąć wyzwań, jakie stwarza mozaika różnych technologii pochodzących od różnych dostawców, ale również znacznie upraszcza działania związane z automatyzacją. Użytkownicy mogą uzyskać dostęp do wszystkich funkcji i korzystać z nich w razie potrzeby w ramach jednego projektu bez konieczności uczenia się i przełączania się pomiędzy różnymi narzędziami programowania.
Jest to dodatkowy trend, który zmienia strukturę zarządzania workflow. Programista obywatelski to osoba, która jest silnym użytkownikiem złożonych systemów oprogramowania i jest komfortowa z technologią, ale nie posiada umiejętności programowania lub kodowania. Wizualne oprzyrządowanie oraz gotowe treści typu „przeciągnij i upuść” sprawiają, że rozwiązania o niskim kodzie/bez kodu są dla programistów obywatelskich przełomowym rozwiązaniem. LCNC umożliwia im tworzenie i dostosowywanie przepływów pracy i procesów w oparciu o ich rozległą wiedzę merytoryczną pomimo niemożności napisania kodu.
A LCNC wnosi ogromną wartość także dla profesjonalnych deweloperów. Mogą one korzystać z tego samego mechanizmu przeciągania i upuszczania w celu realizacji standardowych zadań znacznie szybciej niż kiedykolwiek wcześniej. Korzystając z profesjonalnych narzędzi aplikacji LCNC, programiści mogą tworzyć bardziej złożone procesy workflow i automatyzację oraz ułatwiać dostęp do gotowych do użycia niestandardowych treści.
Systemy
zarządzania workflow
Dowiedz się więcej o inteligentnych rozwiązaniach, które pomogą Ci usprawnić przepływy pracy
Zarządzanie workflow: Często zadawane pytania
Proces workflow jest zdefiniowaną serią lub sekwencją działań zdefiniowaną w celu osiągnięcia określonych wyników.
Różne narzędzia do zarządzania przepływem pracy spełniają różne wymagania. W pełni sprawdzone rozwiązania do zarządzania przepływem pracy zapewniają programistom narzędzia pro code potrzebne do szybkiego tworzenia aplikacji workflow lub rozszerzania istniejących procesów workflow poza aplikacje biznesowe. Aplikacje korporacyjne mają własne środowisko modelowania, które zapewnia programistom i administratorom IT narzędzia do modelowania, konfigurowania i administrowania procesami workflow w ramach aplikacji.
Zarówno rozwiązania do zarządzania workflow, jak i wbudowane środowiska modelowania w coraz większym stopniu dodają funkcje umożliwiające przejmowanie odpowiedzialności za zarządzanie workflow ekspertom ds. procesów z działu, którzy nie posiadają specjalistycznej wiedzy technicznej. Platformy o niskim kodzie/bez kodu są przeznaczone dla użytkowników dysponujących odpowiednimi uprawnieniami do tworzenia prostych aplikacji workflow do użytku w sieci i na urządzeniach mobilnych bez potrzeby posiadania umiejętności kodowania.
Większość organizacji wdraża wiele technologii automatyzacji w celu obsługi różnych procesów i różnych wymagań. Pakiety aplikacji branżowych i branżowych zapewniają przepływy pracy oparte na najlepszych praktykach w celu zapewnienia efektywnego i niezawodnego działania głównych procesów o dużym wolumenie realizowanych w większości organizacji. Rozwiązania do zarządzania przepływem pracy i inne zaawansowane technologie automatyzacji, takie jak zrobotyzowana automatyzacja procesów czy funkcje uczenia maszynowego, pomagają organizacjom wypełnić określone luki w automatyzacji lub utworzyć procesy, które pomogą im wyróżnić się na rynku.
Platformy o niskim kodzie/bez kodu pomagają zarówno programistom obywatelskim, jak i zawodowym programistom szybko sprostać prostym wymaganiom w zakresie automatyzacji.
Strategiczne podejście do automatyzacji procesów wymaga możliwości płynnego łączenia wielu technologii automatyzacji w celu uniknięcia wyzwań, takich jak kompatybilność i integracja, spowodowanych przez mozaikę różnych możliwości automatyzacji różnych dostawców.
Projekty usprawniania procesów często stawiają czoła takim wyzwaniom, jak przerwane lub nieaktualne procesy, automatyzacja prac ręcznych lub półręcznych, ograniczenie niepotrzebnych etapów procesu lub zmniejszenie możliwych do uniknięcia opóźnień. Cele optymalizacji obejmują zwiększoną wydajność, produktywność, jakość i zgodność z przepisami i/lub niższe koszty, marnotrawstwo, poprawki i czasy cykli. Projekty te mają głównie na celu sprostanie konkretnym wyzwaniom operacyjnym i skupienie się na szybkim osiąganiu korzyści.
Projekty transformacji procesów mają na celu wprowadzanie innowacji w celu zapewnienia nowej wartości. Zmiana modeli biznesowych lub pojawienie się nowych technologii to częste wyzwania, które pociągają za sobą projekty transformacyjne. Celem transformacji jest często kompleksowa automatyzacja procesów lub płynna obsługa klienta we wszystkich punktach kontaktu. Projekty te mają głównie na celu realizację kluczowych procesów o dużej wartości lub wolumenie lub funkcji biznesowych związanych z obsługą klienta.
Biuletyn SAP Insights
Zasubskrybuj już dziś
Zasubskrybuj newsletter i zyskaj dostęp do najważniejszych analiz.