Przejdź do zawartości
Dwóch mężczyzn patrzących na ekran

Czym jest zarządzanie danymi podstawowymi (MDM)?

Większość firm korzysta obecnie z setek różnych aplikacji i systemów — takich jak ERP, HCM czy CRM — obejmujących wiele różnych działów. Ponieważ tak wiele osób dotyka danych w tych systemach, łatwo jest je rozsiać, powielać, tracić na aktualności, a nawet być sprzecznymi. Jak wszyscy wiedzą, złe dane prowadzą do złego podejmowania decyzji. W celu zaspokojenia zapotrzebowania na aktualne, dokładne informacje — nawet w miarę zwiększania się źródeł danych — firmy zwracają się do zarządzania danymi podstawowymi (MDM).

Definicja zarządzania danymi podstawowymi

Zarządzanie danymi podstawowymi to proces tworzenia i opracowywania pojedynczego rekordu danych podstawowych – lub jednego źródła informacji – dla każdej osoby, miejsca i rzeczy w firmie. Dzięki MDM organizacje zyskują wiarygodny i aktualny wgląd w kluczowe dane, które można udostępniać w całej firmie i wykorzystywać do poprawy raportowania, podejmowania decyzji i wydajności procesów.

Jakie są dane podstawowe?

Dane podstawowe to wszystkie dane, które mają krytyczne znaczenie dla przebiegu firmy. Opisuje osoby (klientów, pracowników i dostawców), miejsca (biura i lokalizacje) oraz rzeczy (produkty i aktywa). Dane podstawowe to zazwyczaj tylko niewielki procent wszystkich danych biznesowych, ale należą do najbardziej złożonych – i cennych – danych w organizacji.

 

Przykłady danych podstawowych:
  • Dane podstawowe klienta: jak sugeruje nazwa, dane podstawowe odbiorcy obejmują wszystkie podstawowe dane niezbędne do prowadzenia współpracy handlowej z klientami – od informacji kontaktowych po historię zakupu i warunki płatności. Zarządzanie danymi podstawowymi dla tej domeny obejmuje czyszczenie i standaryzację danych w systemach ERP, CRM i innych systemach.

    Na przykład ta sama nazwa i adres klienta mogą istnieć zarówno w systemie ERP, jak i CRM, ale mogą być wprowadzane na dwa różne sposoby, np. 1030 Sandy Court, 1030 Sandy Crt. lub 1030 Sandy Ct. MDM wyrównuje te różnice i zapewnia pojedynczy obraz każdego klienta, który można wykorzystać do spersonalizowania kampanii marketingowych, zapewnienia lepszych doświadczeń itd. W niektórych organizacjach dane podstawowe klienta obejmują również dane dotyczące pracowników, pacjentów z sektora opieki zdrowotnej i dostawców.
  • Dane podstawowe dostawcy: dane podstawowe dostawcy obejmują dane dotyczące kont dostawców, umów, zasad, cen itd. Leży w centrum wszystkich ważnych działań związanych z nabyciem, od planowania i określania źródła dostaw po zawieranie umów i zakupy. Oczyszczone i wiarygodne dane podstawowe dostawcy mają krytyczne znaczenie dla udzielania odpowiedzi na pytania dotyczące wydatków na dostawców, cen lub wydajności – na przykład  
  • Dane podstawowe lokalizacji: kluczowe atrybuty związane z fizycznymi lokalizacjami agencji, biur korporacyjnych, centrów dystrybucji i sklepów są zawarte w danych dotyczących lokalizacji organizacji. Po połączeniu z innymi domenami danych informacje te mogą pomóc w podejmowaniu decyzji na podstawie lokalizacji paliw – np. poprzez określenie właściwego asortymentu produktów dla konkretnego sklepu.  
  • Dane podstawowe produktu: Zarządzanie danymi podstawowymi produktu obejmuje takie atrybuty, jak numer produktu, kategoria, cena, funkcje, specyfikacje materiałowe i wszystkie inne niezbędne punkty danych. Dzięki wykorzystaniu w różnych procesach sprzedaży, marketingu, łańcucha dostaw i cyklu rozwoju produktu dane te muszą być wiarygodne i dokładne.   
  • Dane podstawowe składnika aktywów trwałych: dane podstawowe składnika aktywów trwałych opisują aktywa trwałe i wartości niematerialne, takie jak zapasy, urządzenia i znaki towarowe. Zazwyczaj obejmuje atrybuty takie jak parametry i wartości amortyzacji, grupy aktywów trwałych, informacje o leasingu itd. Niedokładne dane podstawowe aktywów trwałych mogą prowadzić do wykorzystania aktywów podpar i zarządzania nimi. Na przykład dane podstawowe urządzenia są wykorzystywane w prognozowanych procesach gospodarki remontowej, więc jeśli są nieprawidłowe, wówczas prognozy również będą.

Dlaczego zarządzanie danymi podstawowymi jest tak ważne?

Oprócz pomocy organizacji w podejmowaniu właściwych decyzji i odpowiadaniu na kluczowe pytania, zarządzanie danymi podstawowymi przynosi szereg innych korzyści. Oto tylko kilka z nich:

  • Mniejsza liczba błędów i nadmiarowości w danych w wielu aplikacjach. Jeśli te same informacje, np. rekord klienta, zostaną wprowadzone przez różne zespoły w niespójny sposób, MDM połączy i uzgodni duplikat. 
  • Lepsze analizy i decyzje oparte na danych. Prawdą jest tutaj powiedzenie “śmieci w, śmieci”. Jeśli analizowane dane nie są dokładne, wyniki również nie będą.  
  • Usprawnione procesy biznesowe i większa efektywność. Spójne, wysokiej jakości dane podstawowe mogą być wykorzystywane do przyspieszenia i automatyzacji kompleksowych scenariuszy biznesowych, takich jak proces od potencjalnej szansy do zapłaty, proces od określenia źródła zaopatrzenia do płatności i model „od projektu do działania”.
  • Większa przejrzystość i zgodność z prywatnością danych i innymi regulacjami. Na przykład RODO daje ludziom większą kontrolę nad tym, w jaki sposób ich informacje są gromadzone, zarządzane i udostępniane. Bez MDM rekordy mogą być rozproszone na różne silosy w różnych działach, co utrudnia zapewnienie zgodności z przepisami.
  • Wsparcie fuzji i przejęć dzięki usprawnionemu procesowi scalania i uzgadniania wielu zasobów danych.

Dane mają kluczowe znaczenie dla napędzania cyfrowych procesów biznesowych, a dane podstawowe stanowią podstawę, na której opierają się wszystkie inne dane. Organizacje, które dysponują dokładnymi i spójnymi danymi podstawowymi, są w stanie odnieść sukces.

Oprogramowanie wspomagające zarządzanie danymi podstawowymi ułatwia konsolidację rekordów i zarządzanie nimi. 

Jak to działa: struktura i procesy MDM

Struktura zarządzania danymi podstawowymi zapewnia dokładność i semantyczną spójność wszystkich informacji. Składa się on z dwóch części: utworzenia wstępnego rekordu danych podstawowych, a następnie opracowania go.

  • Tworzenie rekordu danych podstawowych: Ten proces rozpoczyna się od zidentyfikowania baz danych i aplikacji, które zawierają dane, które należy uwzględnić w rekordzie danych podstawowych. Następnie definiowane są wszystkie atrybuty lub cechy, takie jak kolor produktu, rozmiar i materiały. Na koniec dane są dopasowywane, uzgadniane tam, gdzie są niespójne, a scalane tam, gdzie istnieje wiele rekordów.  
  • Opracowywanie danych podstawowych: Proces ten obejmuje czyszczenie, przekształcanie i integrowanie nowych danych po ich dodaniu do listy danych podstawowych w celu zachowania spójności i jakości rekordów. Niektóre rozwiązania do zarządzania danymi podstawowymi mogą obecnie zautomatyzować i przyspieszyć wiele aspektów tego procesu.

Należy pamiętać, że każdy proces zarządzania danymi podstawowymi powinien być realizowany zgodnie z zasadami i zasadami nadzoru nad danymi obowiązującymi w organizacji. Opisują one, w jaki sposób wszystkie dane biznesowe mają być przechowywane, zarządzane i chronione, a także przez kogo — i obejmuje to dane podstawowe.

Zobacz nadzór nad danymi w chmurze

SAP Master Data Governance zarządza, konsoliduje i reguluje jakość danych.

Najlepsze praktyki w zakresie zwycięskiej strategii zarządzania danymi podstawowymi

Nowoczesna strategia zarządzania danymi podstawowymi obejmuje narzędzia, technologie i najlepsze praktyki, dzięki którym wszyscy interesariusze mogą mieć pewność co do jakości analiz opartych na danych, a także szybkości działania.

 

Oto kilka sposobów na stworzenie skutecznej strategii:

  • Utwórz strukturę nadzoru nad danymi, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś. Jak wspomniano wcześniej, działania MDM powinny być prowadzone i stosowane zgodnie z wytycznymi w zakresie zarządzania danymi, aby zapewnić zarządzanie danymi i zgodność z przepisami.
  • Wykorzystaj sztuczną inteligencję (AI) i uczenie maszynowe. Niektórzy dostawcy oferują oprogramowanie MDM oraz narzędzia, które wykorzystują te funkcje do automatyzacji procesu sprawdzania nowych danych pod kątem dokładności, dopasowywania ich do bieżących rekordów i uzgadniania ich.
  • Zarządzaj wieloma domenami w jednym wystąpieniu. Można znaleźć rozwiązania koncentrujące się na zarządzaniu tylko jedną domeną, taką jak dane podstawowe klienta lub dane podstawowe produktu. Najlepsze oprogramowanie jest jednak w stanie zintegrować wszystkie domeny firmy i zarządzać nimi w jednym systemie — często w chmurze. Pomaga to obniżyć koszty, zwiększyć wydajność personelu i wspierać elastyczne przypadki użycia.
  • Zarządzanie danymi podstawowymi w chmurze. Platformy w chmurze mogą pomóc zwiększyć produktywność i wydajność, umożliwiając łączenie, dopasowywanie, łączenie i czyszczenie danych z różnych aplikacji – szybko, łatwo i na szeroką skalę. Zawierają one również solidne zabezpieczenia i automatyczne aktualizacje.
  • Integracja zarządzania danymi podstawowymi i nadzoru nad danymi. Dzięki połączeniu jednego źródła danych podstawowych ze scentralizowanym zarządzaniem danymi w jednym rozwiązaniu łatwiej jest egzekwować zasady i zgodność z przepisami — a także definiować, sprawdzać i monitorować reguły biznesowe i atrybuty danych podstawowych.    

Zarządzanie danymi
podstawowymi jest przedsięwzięciem ciągłym, a nie projektem realizowanym jednorazowo. Wraz ze wzrostem organizacji ilość danych również wzrośnie. Jednak dzięki inteligentnym technologiom, narzędziom i przepływom pracy opartym na chmurze procesy MDM stają się znacznie bardziej wydajne.

Odpowiednie zarządzanie danymi

 

Uprość zarządzanie danymi podstawowymi i nadzór nad nimi dzięki jednemu, zaawansowanemu rozwiązaniu.

Często zadawane pytania dot. zarządzania danymi podstawowymi

Zarządzanie danymi odnosi się do nadrzędnych procesów związanych z gromadzeniem, porządkowaniem i dostępem do wszystkich danych w ramach organizacji. Zarządzanie danymi podstawowymi to podzbiór skoncentrowany na głównych encjach biznesowych i ich cechach – szczegółach dotyczących klientów, dostawców, produktów, aktywów itd.  

Nadzór nad danymi to zbiór praktyk, zasad i reguł, które zapewniają spójność, wiarygodność i zgodność danych oraz ich niewłaściwe wykorzystanie. Struktura nadzoru tworzy strukturę organizacyjną i wskazuje osoby odpowiedzialne za ochronę określonych typów danych. Nadzór nad danymi i zarządzanie danymi podstawowymi są komplementarne: reguły z nadzoru nad danymi są dołączane do danych podstawowych (jak również do wszystkich innych danych biznesowych). 

Zarządzanie danymi podstawowymi koncentruje się na tworzeniu, a następnie opracowywaniu danych podstawowych w całym przedsiębiorstwie. Obejmuje proces wzmacniania, scalania i usuwania duplikatów w celu poprawy jakości danych. Integracja danych podstawowych ma natomiast za zadanie przenoszenie danych podstawowych i ich harmonizację (niezależnie od jakości), tak aby można je było całościowo wyświetlać we wszystkich aplikacjach. Warstwa integracji danych podstawowych umożliwia całościową integrację procesów, zapewnia aplikacjom branżowym spójny wgląd w dane, a co za tym idzie redukuje koszty i nakłady związane z udostępnianiem danych.

Biuletyn SAP Insights

Zasubskrybuj już dziś

Zasubskrybuj newsletter i zyskaj dostęp do najważniejszych analiz.

Dalszy odczyt

Powrót do góry