Zamknięcie finansowe: 5 największych wyzwań dla firm
średniej wielkości
Zamknięcie finansowe to proces długo związany z żmudnymi, podatnymi na błędy zadaniami, podpartymi silną presją na jak najszybsze zamknięcie ksiąg. I chociaż kluczowe decyzje biznesowe często pozostają w równowadze, sprawozdania finansowe i sprawozdania, na których się opierają, są tylko tak dobre, jak ich dokładność i rzetelność.
Obecnie przedsiębiorstwa średniej wielkości stoją w obliczu intensywnej konkurencji i muszą być w stanie szybko dostosować swoje modele biznesowe. Efektywne i niezawodne procesy zamknięcia finansowego pomagają w zapewnieniu pewności i szybkości planowania i podejmowania decyzji w przedsiębiorstwie – a także pomagają inwestorom i akcjonariuszom w rozpoznawaniu dobrych sytuacji, kiedy to widzą.
Czym jest zamknięcie finansowe?
Zamknięcie finansowe odnosi się do powtarzającego się procesu przeglądu i uzgadniania, który prowadzi do dostarczenia sprawozdań finansowych i raportów niezbędnych do uzyskania szczegółowego wglądu w sytuację fiskalną firmy. Innymi słowy, zamknięcie finansowe jest sumą wszystkich działań związanych z zarządzaniem finansami, które zespoły księgowe zobowiązują się „zamknąć księgi” w danym okresie, takim jak miesiąc, kwartał lub rok obrotowy. Końcowym celem zamknięcia księgowego jest dostarczenie szczegółowych i kompleksowych raportów, w tym:
- Bilans lub sprawozdanie z sytuacji finansowej
- Rachunek zysków i strat
- Rachunek przepływów pieniężnych
Jaka jest różnica między „zamknięciem finansowym” a „zamknięciem ksiąg”?
Nawet osoby, które znają różnicę między tymi dwoma terminami, często używają ich nieco zamiennie. Jednak z operacyjnego punktu widzenia istnieje rozróżnienie między zamknięciem finansowym a zamknięciem ksiąg, a to staje się coraz ważniejsze, gdy firmy średniej wielkości dążą do lepszej integracji swoich procesów księgowych w jednym systemie chmurowym, takim jak oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP).
Poniżej przedstawiono definicję tych kluczowych pojęć:
- Zamknięcie finansowe jest pojęciem nadrzędnym, który odnosi się do wszystkich procesów księgowych, które idą do zamknięcia ksiąg – w tym do aktu faktycznego zamknięcia ksiąg. Rezultatem są sprawozdania finansowe i sprawozdania, które dostarczają interesariuszom i kadrze kierowniczej dokładnego obrazu sytuacji fiskalnej firmy. Występuje to regularnie, co może być miesięczne, kwartalne, roczne lub inne.
- Zamknięcie ksiąg jest etapem procesu zamknięcia finansowego, gdy księga główna lub „księgi” są uzgadniane i zamykane za dany okres. Po wykonaniu tego kroku tworzone są raporty finansowe przedstawiające sytuację fiskalną firmy w tym określonym czasie.
Kluczowe etapy procesu zamknięcia finansowego
Proces zamknięcia finansowego obejmuje zasadniczo pięć etapów: rejestrowanie, analizowanie, zamykanie, konsolidację i raportowanie. Po określeniu terminu zamknięcia saldo wszystkich sprawozdań finansowych musi zostać rozliczone, aby można było zamknąć księgi i ponownie rozpocząć proces dla następnego okresu obrotowego.
Rejestruj, analizuj, konsoliduj
- Tworzenie transakcji finansowych obejmuje rejestrację aktywów, pasywów, kapitału własnego, przychodów i wydatków z całej firmy w danym okresie obrotowym.
- Wykonywanie rachunkowości finansowej obejmuje dodatkowe zadania, takie jak analiza i uzgadnianie kont, realizacja przychodów, obliczanie amortyzacji i rozliczanie międzyokresowe.
Zamknij
- Zamknięcie jednostki to punkt, w którym użytkownik przestał rejestrować i rozliczać transakcje oraz jest gotowy do rozliczenia i zamknięcia ksiąg.
- Zamknięcie korporacyjne następuje po zamknięciu ksiąg i obejmuje dodatkowe kroki niezbędne do konsolidacji finansowej między podziałami i podmiotami prawnymi, w tym mapowanie do wspólnego planu kont, w celu przeliczenia na wspólną walutę, eliminacje wewnętrzne i obliczanie inwestycji. W miarę rozwoju przedsiębiorstw średniej wielkości będą one musiały zautomatyzować i zintegrować niektóre z tych działań oraz szybciej uzyskać dostęp do kontroli i kontroli poprawności.
Raport
- Wykonywanie sprawozdawczości finansowej jest ostatnim etapem procesu zamknięcia finansowego. W miarę jak sprawozdawczość staje się bardziej złożona i wymagająca, zespoły finansowe odczuwają presję, by dostarczać szybsze i bardziej elastyczne raporty. Interfejsy urządzeń mobilnych i zaawansowane systemy zarządzania finansami to idealna odpowiedź na potrzeby wykonywania spersonalizowanych raportów w czasie rzeczywistym w dowolnym miejscu i czasie.
Oprogramowanie ERP do zamknięcia finansowego może przedstawiać przegląd zadań pozostałych do wykonania w celu zamknięcia ksiąg.
5 najważniejszych wyzwań związanych z zamknięciem finansowym
Wiele firm średniej wielkości zmaga się z coraz bardziej złożonymi globalnymi wyzwaniami związanymi z rachunkowością, ale muszą one polegać na mniejszych zespołach, aby je zrealizować. Dla nich kluczowe znaczenie ma usprawnienie i automatyzacja stosowanych w nich praktyk księgowych oraz sprostanie tym wyzwaniom.
Oto najważniejsze wyzwania dla zespołów finansowych:
- Brak struktury i księgowych SOP: Proces zamknięcia finansowego to „księgowość 101” dla kierowników zespołów finansowych. W firmach średniej wielkości oznacza to często, że kilka osób starszych, które znają szczegółowo proces zamknięcia finansowego, nie odczuwa potrzeby wprowadzenia bardziej formalnych, szczegółowych standardowych procedur operacyjnych (SOP). W miarę rozwoju przedsiębiorstw, które stają się bardziej złożone, potrzebują silnych SOP, ale uzyskanie poparcia dla bardziej rygorystycznych procedur operacyjnych może być wyzwaniem, tak więc wszelkie proponowane nowe systemy lub rozwiązania finansowe muszą być w stanie szybko wykazać korzyści i łatwość użytkowania.
- Presja czasowa w zamknięciu miesiąca: od kadry zarządzającej najwyższego szczebla po akcjonariuszy, ważne decyzje strategiczne zależą – nawet od nich – od historii, którą muszą przedstawić sprawozdania na temat zamknięcia finansowego. Prędkość staje się więc motywatorem. Czasami jest to dobre, gdy skutkuje większą efektywnością i zarządzaniem czasem. Jednak zbyt często prowadzi to do wątpliwych skrótów lub silosów, gdzie najszybsi ludzie mają za zadanie zamykać książki, zamiast poświęcać czas na rozpowszechnianie i automatyzację tych zadań w całym zespole i pomaganie w lepszym zrozumieniu standardowych procesów zamknięcia finansowego w całej firmie.
- Niedokładne i spóźnione dane finansowe to niedokładne lub niekompletne dane z jednego obszaru działalności, które zakłócają całe zamknięcie finansowe. Każdy dział generuje faktury, wydatki i zamówienia w wielu firmach – zwłaszcza w firmach średniej wielkości, które rozwijają się szybko – brakuje spójności proceduralnej w zakresie sprawozdawczości finansowej. Frantyczne prośby o sprawy pod koniec miesiąca prowadzą do frustracji i błędów. Wiele firm stoi przed wyzwaniem związanym z brakiem narzędzi i rozwiązań wspierających spójną i stałą księgowość oraz sprawozdawczość w dziale przez cały miesiąc.
- Silos i słaba integracja danych finansowych: wraz z niedokładnymi i opóźnionymi danymi działu zespoły finansowe borykają się również z rozproszonymi i rozproszonymi systemami raportowania w całej firmie, często z różnymi metadanymi lub strukturami danych dotyczącymi nazw i numerów klientów, nazw i liczby produktów, klientów, oddziałów itd. Oznacza to, że księgowi nie tylko muszą się godzić i rozumieć rozproszone informacje, ale często muszą również uciekać się do ręcznych, podatnych na błędy procesów, aby zapewnić, że dane są w spójnej strukturze.
- Brak automatycznej księgowości: Wraz ze wzrostem firm średniej wielkości, złożoność ich ksiąg, nie wspominając już o potrzebie wymuszania coraz większego bezpieczeństwa korporacyjnego i minutyce standardów ładu korporacyjnego. W związku z istniejącymi już procesami wiele firm próbuje połączyć te dodatkowe pozycje jako zadania wykonywane ręcznie. Nie tylko zwiększa to ryzyko błędu, ale również ogranicza skalowalność i integrację danych. Bez mocy systemów zarządzania przedsiębiorstwem ERP opartych na sztucznej inteligencji (AI), firmy średniej wielkości osiągną krytyczną masę księgową, poza którą nie będą mogły się rozwijać za pomocą procesów ręcznych.
Najlepsze praktyki w zakresie sprawniejszej sprawozdawczości finansowej i zamknięcia księgowości
Raporty i analizy płynące z procesu zamknięcia finansowego to jedne z najważniejszych elementów rozwoju i funkcjonowania firmy – jednak ze względu na ich złożoność i szczegóły, często należą do najbardziej martwych działań korporacyjnych. Jednak dzięki standaryzacji procedur, opracowaniu dobrych strategii komunikacji i wykorzystaniu zaawansowanych rozwiązań w zakresie oprogramowania księgowego firmy mogą opracować cały proces znacznie łatwiejszy i dużo bardziej efektywny.
- Identyfikowanie nieefektywności i podatnych na błędy procesów księgowych. Podczas digitalizacji i modernizacji swoich praktyk w zakresie rachunkowości wiele najlepszych firm średniej wielkości tworzy grupę zadaniową złożoną z przedstawicieli z różnych działów. Zespół finansowy daje im szereg rodzajów ryzyka i problemów, których należy szukać, a ustalenia te są następnie konglomerowane i oceniane w celu uzyskania dobrego obrazu tego, gdzie istnieją możliwości poprawy.
Proces ten zazwyczaj rozwija wąskie gardła i opóźnienia, ale zwraca również uwagę na liczne działania, które wciąż są wykonywane na niezależnych, ręcznych arkuszach kalkulacyjnych. Ten proces wyznacza etap opracowywania SOP i wdrażania bardziej połączonych i zautomatyzowanych narzędzi księgowych. - Opracowanie dobrych praktyk zarządzania zmianami w celu tworzenia i wdrażania SOP. Choć zespół księgowy jest ostatecznie odpowiedzialny za płynne zamknięcie finansowe, jest on zależny od każdego działu, aby to osiągnąć — od kosztów nabycia pakietu C po wydatki na lunch zespołu sprzedażowego. Jeśli oczekuje się, że działy będą dostarczać szybko i precyzyjnie, obowiązkiem firmy jest dopilnowanie, aby wszyscy pracownicy firmy śpiewali z tej samej płyty.
W najlepszych firmach średniej wielkości często zaczyna się to od dobrej strategii zarządzania zmianami, która ma pomóc w informowaniu o znaczeniu standaryzacji zadań i protokołów scalania dla tego, kto jest właścicielem tego, co, kiedy i w jaki sposób musi realizować i przedkładać swoje zadania finansowe. A w miarę jak tworzone i wdrażane są SOP, jest to idealny czas na przedstawienie i wsparcie wykorzystania inteligentnych narzędzi zarządzania finansami, takich jak rozwiązanie ERP. - Wdrożenie i wspieranie ciągłego procesu rachunkowości. „Ciągła rachunkowość” oznacza, że zamiast wszystkich działów działających w panice 29 dnia każdego miesiąca, tworzone są przepływy pracy w celu bardziej równomiernego rozłożenia zadań zamknięcia finansowego w całym okresie sprawozdawczym.
Wykorzystanie zautomatyzowanych narzędzi finansowych może w znacznym stopniu pomóc w usprawnieniu tego procesu dzięki aplikacjom mobilnym i szablonom — wszystko to za pośrednictwem chmury do gromadzenia i integrowania codziennych danych między działami w czasie rzeczywistym. Pozwala to uniknąć paniki na koniec miesiąca, a także umożliwia zespołom wczesne wykrywanie (i naprawianie) błędów. Wreszcie, gdy księgi są na bieżąco aktualizowane, przedsiębiorstwa mogą dokonać „miękkiego zamknięcia” w dowolnym okresie miesiąca, aby uniknąć wstrząsów lub dostrzegalnych możliwości. - Zautomatyzuj i zdigitalizuj zamknięcie finansowe. Dzięki opartemu na sztucznej inteligencji systemowi ERP, który zapewnia oparte na chmurze rozwiązania finansowe, firmy średniej wielkości mogą ponownie przydzielić cenny czas. Zamiast spędzać godziny na wykonywaniu zadań wykonywanych ręcznie i rozumieć przekaz danych, zespoły finansowe mogą poświęcić więcej czasu na strategiczne i wykwalifikowane działania, które pomagają swoim firmom szybko rozwijać się na szybko zmieniającym się rynku.
Systemy w chmurze zapewniają kokpity menedżerskie w czasie rzeczywistym, które umożliwiają kierownictwu dostosowywanie raportów i uzyskiwanie szczegółowych informacji w dowolnym czasie w ciągu miesiąca — z poziomu urządzenia, biurka lub niezależnie od miejsca. Zapewnia również zespołowi rachunkowemu otwarty dostęp do informacji w całej firmie za pomocą narzędzi, które automatycznie integrują i standaryzują rozproszone zbiory danych oraz dają im bazę poleceń, od których można agregować i analizować dane z całej firmy.
- Zgromadź się po każdym zamknięciu finansowym. Jest to szczególnie ważne dla przedsiębiorstw średniej wielkości, które rozwijają się i szybko zmieniają swoje modele biznesowe, zwłaszcza gdy próbują wdrożyć i scementować nowe narzędzia cyfrowe i SOP. Wszystkie wyzwania proceduralne i epifany, które pojawiły się podczas ostatniego zamknięcia, nigdy nie będą świeższe niż dzień lub dwa po jego zakończeniu.
Wiele firm wykorzystuje tę chwilową sytuację po zamknięciu, aby organizować regularne spotkania podsumowujące zamknięcia finansowe, podczas których zespoły mogą wyjść poza miejsce pracy, być może zjeść posiłek i poświęcić chwilę na analizę i podzielenie się swoimi pomysłami na usprawnienie i usprawnienie tego procesu.
50
%
skrócenie czasu potrzebnego do zamknięcia rachunków miesięcznych
Automatyzacja i listy zadań pomagają usprawnić proces zamknięcia finansowego, co widać tutaj na liście zatwierdzeń.
Zacznij korzystać z oprogramowania do zamknięcia finansowego
Legenda mówi, że podczas wizyty w NASA prezydent Kennedy przyszedł na janitor pracujący wieczorem. Kiedy Kennedy spytał go, dlaczego jest tam tak późno, mężczyzna odpowiedział: „Bo pomagam wrzucić człowieka na księżyc”. Choć ta stara historia może wydawać się dziś trochę korzeniowa, to jednak jej przesłanie pozostaje niezwykle mocne.
Aby być elastycznymi i odpornymi na dzisiejszych dynamicznych i konkurencyjnych rynkach światowych, średnie przedsiębiorstwa muszą dążyć do tego, by we wszystkich swoich zespołach stworzyć poczucie wspólnego celu i zrozumienia celów firmy. Nie jest to łatwe do zrealizowania w wewnętrznych silosach, nieefektywnych procesach i podatnych na błędy ręcznych przepływach pracy. Transformacja cyfrowa nie musi się odbywać z dnia na dzień. Rozpoczęcie pracy z najlepszymi narzędziami do zamknięcia w chmurze może być łatwiejsze, niż myślisz. Skontaktuj się z dostawcą oprogramowania, aby dowiedzieć się więcej o opcjach i rozwiązaniach dostosowanych do potrzeb Twojej firmy.
Uprość zamknięcie
finansowe
Dowiedz się, jak system ERP w chmurze może pomóc usprawnić procesy księgowe i finansowe Twojej firmy.
Biuletyn SAP Insights
Zasubskrybuj już dziś
Zasubskrybuj newsletter i zyskaj dostęp do najważniejszych analiz.