Przejdź do zawartości
Ręcznik obliczający zwrot z inwestycji ERP

Obliczanie zwrotu z inwestycji w ERP: stary system ERP w porównaniu z nowym systemem ERP?

Proces obliczania zwrotu z inwestycji (zwrotu z inwestycji) planowania zasobów przedsiębiorstwa wydaje się wystarczająco prosty: sumowanie kosztów, sumowanie korzyści i porównywanie tych dwóch wartości. Istnieje jednak szereg czynników, które należy wziąć pod uwagę, aby mieć pewność, że wyniki są prawidłowe i przydatne. Ważne jest, aby mieć pełny obraz kosztów i korzyści, zarówno teraz, jak i w przyszłości, zarówno dla istniejącego, jak i nowego systemu objętego oceną. Poniżej zamieszczono wskazówki ekspertów oparte na dziesiątkach wdrożeń ERP. 

Przygotowanie do analizy zwrotu z inwestycji w system ERP

Skorzystaj z odpowiednich ram czasowych na potrzeby analizy zwrotu z inwestycji. Aby zapewnić, że analiza obejmie pełny cykl zarówno kosztów, jak i korzyści, należy wziąć pod uwagę ramy czasowe wynoszące co najmniej pięć lat.

Poszukaj różnic kosztów pomiędzy poprzednim a zastępczym systemem ERP. W tym celu należy wyliczyć bieżące koszty utrzymania poprzedniego systemu, a także przyszłe koszty aktualizacji systemu ERP. Należy pamiętać, że kluczowym czynnikiem motywującym do zmiany systemów jest dodanie nowej funkcjonalności, aby zachować konkurencyjność – tak więc należy uwzględnić realistyczne oszacowanie kosztów aktualizacji poprzedniego systemu.

 

Bądź dokładny. Upewnij się, że zebrano każdą kalkulację kosztów: pozyskanie nowego systemu, jego wdrożenie i efektywne działanie. W wielu przypadkach koszty funkcjonowania nowego systemu będą niższe niż koszty istniejącego systemu. Rozważ prognozowane korzyści podczas obliczania zwrotu z inwestycji w system ERP, uznając, że korzyści te będą realizowane w miarę upływu czasu.

 

Myśl pozytywnie, ale realistycznie. Jeśli firma jest oparta na produkcie (np. dystrybutor lub producent), można spodziewać się znaczącej redukcji zapasów, ale lepiej zrozumieć, jaki jest typowy wynik. Należy również pamiętać, że oszczędności nie będą następować automatycznie ani od razu.

 

Dlaczego to dużo szczegółów działa? Zwrot z inwestycji jest często wymagany do celów planowania finansowego. Ważne jest również, aby zrozumieć całkowite koszty i korzyści projektu, aby uzasadnić inwestycje w system ERP i ocenić wydajność systemu pod kątem oczekiwań po jego wdrożeniu. Poniższy arkusz kalkulatora zwrotu z inwestycji w system ERP może pomóc w dokładnym określeniu kosztów, oferując jednocześnie wskazówki i porady dotyczące usprawnienia procesu.

Korzystanie z tego arkusza

Ta strona poprowadzi Cię przez serię tabel do uzupełnienia. Na każdym etapie zapewnione zostaną informacje pomocne przy wypełnianiu tych tabel.

 

Po przejściu przez proces możesz utworzyć na podstawie tych tabel własne, niestandardowe arkusze kalkulacyjne. Utworzyliśmy również arkusz roboczy szablonu zwrotu z inwestycji w system ERP, który umożliwia pobranie.

 

Istnieją trzy główne kroki pozwalające obliczyć zwrot z inwestycji w ramach uaktualnienia ERP:

placeholder

Pobierz arkusz roboczy
zwrotu z inwestycji w system ERP

Utworzyliśmy szablon zwrotu z inwestycji w ERP, który można pobrać, aby ułatwić Ci obliczenia.

1. Obliczanie kosztów ERP

W jaki sposób zostanie wdrożony Twój system ERP?

 

Sposób wdrożenia systemu ERP ma istotny wpływ na kalkulację kosztów. Istnieje kilka opcji: 

  • Lokalne (lokalnie): Wdrożenie lokalne to tradycyjny sposób wdrażania dotychczasowych systemów ERP od dziesięcioleci. Sprzęt i oprogramowanie są kupowane i instalowane na własnych serwerach firmy, a system jest utrzymywany i aktualizowany przez firmę.  
  • Chmura: W przypadku wdrożenia w chmurze system korzysta z Internetu ze sprzętem i oprogramowaniem zazwyczaj posiadanym i obsługiwanym przez dostawcę zewnętrznego. Firmy subskrybują usługę – model licencjonowania określany jako oprogramowanie jako oprogramowanie jako usługa (SaaS) ERP.  
  • Hybrid: W tym modelu elementy wdrożenia lokalnego i chmury można łączyć w celu utworzenia chmury hybrydowej. Daje to firmie ostateczną elastyczność, ale wymaga znacznie większego zaangażowania pracowników IT. 

Które opcje wdrożenia zostaną porównane?

Opcje wdrożenia ERP

Tabela 1: Opcje wdrożenia ERP

Obliczanie kosztów ERP obu systemów

 

Ta sekcja arkusza ma na celu obliczenie całkowitego kosztu posiadania (TCO) zarówno dla istniejącego poprzedniego systemu ERP, jak i nowego systemu zastępczego. Zazwyczaj istnieją cztery obszary inwestycji: 

Dla wstępnego uzasadnienia projektu konieczne będzie oszacowanie tych kosztów (zanim przejdziesz do propozycji i notowań). Wiele lub większość pozycji wymienionych w niniejszym dokumencie może zostać uwzględnionych w ofercie pakietowej, ale oczekuje się, że zapłaci za dodatkowe usługi, szkolenia, sprzęt i oprogramowanie w celu wykonania zadania.

 

Koszty rozwoju i wsparcia będą znacznie wyższe, jeśli istniejący system jest stary, niewspierany przez programistę lub jest „niższy poziom”, czyli nie jest aktualny w przypadku poprawek i wersji dla programistów.

 

Koszty infrastruktury ERP

Oprócz kosztów początkowych, należy oszacować koszty modernizacji i rozbudowy poza początkowy zakup. Ponieważ jest to oszacowanie czasowe – wszystkie koszty będą replikowane (i eskalowane) przez pięć lat (co najmniej) cyklu życia – umiejscowienie tych kosztów aktualizacji i ekspansji w kolejnych latach, ponieważ jest mało prawdopodobne, że będziesz musiał dokonać upgrade'u lub rozwijać się w ciągu pierwszego roku. 

  • Sprzęt początkowy: na przykład koszt zakupu lub leasingu komputerów, serwerów, drukarek. W tabeli porównawczej ten wydatek powinien był już zostać przeznaczony na „starszy system”. 
  • Bieżące aktualizacje i utrzymanie: stałe koszty związane z powyższą infrastrukturą. W przypadku SaaS koszty utrzymania infrastruktury nie będą ponoszone lub będą niskie. 
  • Licencja na oprogramowanie systemowe: obejmuje na przykład system operacyjny, bazę danych, narzędzia. 
  • Uaktualnienia i utrzymanie oprogramowania systemowego: bieżące koszty powyższego oprogramowania systemowego. Oczekiwanie na brak lub niskie koszty utrzymania infrastruktury w modelu SaaS. 
  • Sprzęt i opłaty sieciowe: budżet początkowy na sprzęt i usługi sieciowe.  
  • Urządzenia użytkownika: Koszt zakupu, wymiany i utrzymania różnych komputerów PC, tabletów, skanerów itd.   
  • Opłaty za infrastrukturę: obliczone koszty związane z przestrzenią i narzędziami, na przykład wymagane przez system. 
Koszty infrastruktury ERP

Tabela: 2: Koszty infrastruktury ERP

Koszty oprogramowania ERP — aplikacje biznesowe i produktywne

W tym miejscu użytkownik będzie chciał przeznaczyć budżet na koszty aktualizacji i rozbudowy poza początkowy zakup. Roczne opłaty mogą z czasem rosnąć w miarę dodawania dodatkowych użytkowników lub aplikacji, w zależności od strategii cenowej dostawcy. 

  • Początkowy koszt opłaty za licencję bezterminową: koszty początkowe, zwłaszcza w przypadku licencji lokalnych oraz niektórych hostowanych i hybrydowych opcji licencjonowania. Zostało to już wydane na poprzedni system. 
  • Bezterminowa licencja w toku opłata roczna: Obejmuje to aktualizacje i pewien poziom pomocy technicznej. W przypadku systemu ERP wynosi on zazwyczaj 16-20% ceny katalogowej rocznie. Przy 20% rocznie licencja jest „odkupiona” co pięć lat.
  • Roczna subskrypcja (SaaS): Korzystaj z oferowanych lub szacowanych rocznych kosztów subskrypcji aplikacji w chmurze.  
  • Roczne opłaty serwisowe (SaaS): dodatkowe opłaty za pomoc techniczną, które będą potrzebne w związku z oprogramowaniem, które nie zostało uwzględnione w innym miejscu. Większość opłat za serwisowanie oprogramowania SaaS jest objętych subskrypcją. 
Koszty oprogramowania ERP

Tabela 3: Koszty oprogramowania

Koszty wdrożenia ERP

Następnie należy oszacować koszty wdrożenia zarówno początkowego systemu, jak i planowanych modernizacji w okresie pięciu lat. Większość dostawców oprogramowania ma jedną lub dwie główne wersje w ciągu roku. Każde wydanie jest w rzeczywistości miniimplementacją. Najpierw zespół projektowy musi dokonać przeglądu wersji w celu ustalenia ogólnego wpływu na bieżący proces biznesowy. Następnie następuje załadowanie i przetestowanie wersji. Przed startem produktywnym użytkownicy powinni zostać odpowiednio przeszkoleni w zakresie nowego oprogramowania. Potencjalne koszty, które należy uwzględnić, obejmują: 

  • Zespół projektowy pracowników: Czynnik w budżecie (w tym nadgodziny) dla pracowników IT i użytkowników. 
  • Opłaty za doradztwo: Należy określić, jakiej pomocy początkowej potrzebujesz, wykraczającej poza to, czego będzie potrzebował dostawca. 
  • Konwersja danych, wprowadzanie danych i testowanie: wykorzystanie personelu lub temp do wprowadzania danych, testowania lub realizacji dowolnych innych podstawowych zadań, których potrzebujesz. (Jest to często ujęte w budżecie, co może prowadzić do problemów z jakością danych). 
  • Edukacja i szkolenie użytkowników: Dostawca uwzględni pewne wstępne szkolenia dla użytkowników końcowych, ale aby w pełni wykorzystać możliwości systemu, zaleca się dalsze kształcenie. 
Koszty wdrożenia ERP

Tabela 4: Koszty wdrożenia ERP

Bieżące koszty osobowe ERP

Oszacuj „normalne” koszty operacyjne utrzymania funkcjonowania nowego systemu biznesowego ERP. Rozważając koszty bieżące (powtarzające się), muszą być jak najbardziej realistyczne i uwzględniać uzasadnione oczekiwania dotyczące eskalacji lub inflacji rok do roku. Główne elementy to połączenie czasu i wydatków wewnętrznych pracowników IT oraz konsultantów, takich jak: 

  • Koszty wsparcia infrastruktury: obejmuje to czas przewidziany w budżecie na wsparcie wykraczający poza to, co uwzględniono w zaleceniu dostawcy. W przypadku SaaS nie będzie kosztów utrzymania infrastruktury ani minimalnych kosztów. 
  • Tworzenie kopii zapasowych i odtwarzanie po awarii: obejmują praktyki zewnętrzne lub wewnętrzne. 
  • Obsługa sieci i urządzeń: Szacowana pomoc techniczna wymagana na przykład dla sieci, komputerów PC i urządzeń mobilnych.  
  • Okresowe poprawki błędów: Dział IT może zastosować strumień poprawek błędów. 
  • Integracje oprogramowania: Oczekiwanie na regularne utrzymywanie w miarę aktualizacji oprogramowania. 
  • Dostosowywanie oprogramowania: Zaktualizowano lub ponownie zastosowano w cyklach wersji oprogramowania. 
  • Obsługa urządzeń mobilnych użytkownika: nakłady pracy związane z projektowaniem i obsługą aplikacji. 
Plan bieżących kosztów osobowych ERP

Tabela 5: Bieżące koszty osobowe ERP

Określ całkowity koszt poprzedniego systemu ERP w porównaniu z nowym systemem ERP

 

Z czterech powyższych tabel należy przenieść sumę dla każdego obszaru inwestycji oraz sumy pośrednie nowych kosztów systemowych do poniższej tabeli. Teraz będzie można zobaczyć łączne oszczędności lub dodatkowe koszty związane z przejściem do nowego systemu. Oczekiwanie kombinacji ujemnych i dodatnich sum pośrednich dla „5-letniej różnicy”.

Podsumowanie kosztów ERP w celu obliczenia zwrotu z inwestycji

Tabela 6: Zestawienie kosztów ERP

Co zrobić z tą informacją?

  • Jeśli łączna wartość „5-letniej różnicy” jest dodatnia, oznacza to, że utrzymanie poprzedniego systemu jest droższe, a następnie jego zastąpienie. Kwota ta stanowi bezpośrednią korzyść i należy ją dodać do tabeli 8: Podsumowanie korzyści z systemu ERP (poniżej). 
  • Jeśli łączna wartość „5-letniej różnicy” jest ujemna, oznacza to, że wdrożenie nowego systemu będzie droższe, a następnie utrzymanie istniejącego systemu. Dodatkowe korzyści zostaną omówione w następnym rozdziale.
  • Suma 5-letnich kosztów nowego systemu zostanie wykorzystana poniżej przy obliczaniu zwrotu z inwestycji jako „inwestycja”.

2. Oszacowanie korzyści płynących z ERP

Jeżeli pięcioletni koszt nowego systemu jest większy niż koszt utrzymania poprzedniego systemu, wówczas potrzebne będą wystarczające dodatkowe korzyści, aby uzasadnić dokonanie zmiany – w przeciwnym razie, dlaczego dokonać przełączenia?

 

Na przykład, jeśli przewidujesz większe przychody i wyższe marże w wyniku aktualizacji do nowego systemu ERP — lub jeśli system zapewni więcej korzyści i wyższy poziom wsparcia klienta - korzyści te mogą pomóc zracjonalizować uaktualnienie do nowego systemu ERP.

 

Niektóre z korzyści płynących z nowego systemu są z natury nieco trudniejsze do oddzielenia i przypisania do nowego systemu, ale warte są wysiłku w tym kierunku. W większości przypadków pojawią się liczne bezpośrednie korzyści, które w większym stopniu uzasadnią wdrożenie nowego systemu. Jednak dokumentowanie i szacowanie pośrednich korzyści pomoże w planowaniu projektu, ustalaniu priorytetów i pomiarze wyników wdrożenia ERP w organizacji. Nawet jeśli nie możesz przypisać wartości pieniężnej do tych korzyści, przejdź dalej i wymień je w arkuszu ROI i planie projektu.

 

Przykłady korzyści ERP

 

W tym arkuszu przykładowe korzyści płynące z ERP zostały uporządkowane w pięć obszarów usprawnień: 

Poniższe wykazy są przykładami korzyści. Przegląd historii klientów, raportów analityków, wymagań biznesowych, opcji oprogramowania i nowej technologii pozwoli Ci i Twojemu zespołowi odkryć znacznie więcej. Wyszczególnienie możliwych korzyści i zebranie wstępnych szacunków dotyczących usprawnień procesów i ich wartości finansowej.

 

Wydajność pracowników
  • Obsługa urządzeń mobilnych w celu umożliwienia pracy w dowolnym miejscu i czasie. 
  • Zwiększ wydajność i dokładność wprowadzania danych dzięki skomplikowanym procedurom i powolnemu reagowaniu systemu na starsze systemy ERP, które nie są „przyjazne dla użytkownika”. 
  • Skróć czas potrzebny na uzyskanie produktywności dzięki opartemu na rolach, nowoczesnemu interfejsowi użytkownika (IU), który skraca czas szkolenia wymagany do startu produktywności. 
  • Pomoc w tworzeniu kontrolowanego, zarządzanego środowiska w celu zmniejszenia zmienności dzięki standardowym procesom. 
Podejmowanie decyzji 
  • Konsoliduj systemy, aby ograniczyć nieścisłości w danych i wyeliminować nadmiarowe dane. 
  • Scentralizuj informacje (jedno źródło informacji) i zarządzaj nimi, aby usprawnić komunikację wewnątrz przedsiębiorstwa i uniknąć nieporozumień i niejasności.  
  • Korzystaj z Big Data dzięki nowoczesnym narzędziom analitycznym, które zapewniają wgląd w dane umożliwiające podejmowanie trafniejszych decyzji. 
  • Zapewnij przyjazne dla użytkownika narzędzia, takie jak alerty i pulpity, aby umożliwić szybkie i dokładne zapytania samoobsługowe.
Finanse i księgowość 
  • Usprawnij procesy finansowe i księgowe w całej firmie. 
  • Przyspiesz comiesięczne zamknięcia i zwiększ dokładność sprawozdawczości finansowej. 
  • Ulepsz rozrachunki z odbiorcami poprzez zmniejszenie rotacji należności w dniach (DSO). 
  • Ogranicz stres związany z audytami, ponieważ dane są uporządkowane i łatwo dostępne, a także dokładne i kompletne. 
  • Ułatwienie zgodności z przepisami.  
Operacje 
  • Usprawnij operacje biznesowe w całej firmie i zmodernizuj przestarzałe procesy. 
  • Zintegruj handel elektroniczny z zarządzaniem klientami i zamówieniami. 
  • Obniżenie operacyjnych kosztów pracy dzięki lepszym systemom planowania. 
  • Zwiększ zadowolenie klienta dzięki stałemu produktowi lub dacie dostawy w momencie tworzenia oferty. 
  • Pomóż działaniom zakupowym stać się proaktywnym i kontrolowanym, a nie chaotycznym i zależnym od przyspieszenia. 
  • Ogranicz zapasy bez zwiększania występowania niedoborów, zaległych zleceń lub rozczarowania klienta dzięki lepszemu planowaniu i kontroli zapasów. 
Technologia biznesowa  
  • Zastąpienie przestarzałej infrastruktury wstrzymującej działalność. 
  • Usprawnienie interakcji między systemami biznesowymi różnych działów. 
  • Konsoliduj niezależne, starsze aplikacje i ogranicz liczbę arkuszy kalkulacyjnych Excel i ręcznych obejść. 
  • Dostęp do nowych technologii, takich jak sztuczna inteligencja (AI), uczenie maszynowe i Internet rzeczy (IoT). 
  • Zapewnij ścieżkę do skalowalności dzięki nowoczesnym systemom zaprojektowanym z myślą o rozwoju w miarę rozwoju firmy.  
  • Wymuszaj bezpieczeństwo danych dzięki aktualnym systemom i kontrolom. 
  • Rozwiąż problem znalezienia wsparcia dla poprzednich systemów, które nie są już obsługiwane przez dostawcę. 

Dokumentowanie udoskonaleń systemu ERP

 

Poniższy arkusz roboczy jest przykładowym arkuszem kalkulacyjnym służącym do dokumentowania obserwacji i szacunków dotyczących usprawnień procesów i ich wartości finansowej. Pamiętaj, aby wypełnić każdą kolumnę we własnym arkuszu kalkulacyjnym. 

  • Utwórz arkusz dla każdego z pięciu obszarów ulepszeń wymienionych powyżej.   
  • Zarejestruj procesy w ramach każdego z procesów, które zostaną ulepszone. 
  • Proszę oszacować roczne kwoty bezpośrednie i pośrednie.  
  • Oblicz łączną wartość pięciu lat. 
  • Określ korzyść, nawet jeśli nie można ustalić kwoty w dolarach.  

Określ bezpośrednie i pośrednie korzyści dla każdego działu w swojej organizacji. Poniżej znajduje się przykład korzyści w obszarze finansów i rachunkowości. Dla każdego działu w Twojej organizacji potrzebna będzie tabela taka jak ta.

Przykładowe korzyści ERP dla finansów i księgowości

Tabela 7: Przykładowe korzyści ERP dla finansów i rachunkowości

Podsumowanie wszystkich korzyści płynących z systemu ERP

Po rozważeniu wszystkich obszarów poprawy należy dodać sumę pięcioletniej sumy z każdego działu w celu określenia łącznego świadczenia. 

 

Również w przypadku stwierdzenia, że wartość „Całkowita różnica 5-letnia” z tabeli 6: Podsumowanie kosztów w była dodatnia, utrzymanie poprzedniego systemu będzie wyraźnie droższe, a następnie jego zastąpienie. Kwota oszczędności stanowi bezpośrednią kwotę świadczenia i powinna zostać dodana do poniższej tabeli w wierszu 6. Jeśli ta liczba była ujemna (nowe koszty systemowe są wyższe niż istniejące), w wierszu 6 wpisz zero (0). 

Podsumowanie korzyści płynących z systemu ERP

Tabela 8: Podsumowanie korzyści z ERP

3. Oblicz zwrot z inwestycji ERP

Dla tej fazy nie będzie potrzebny arkusz kalkulacyjny.

 

Na tym etapie należy uzyskać wszystkie informacje potrzebne do obliczenia zwrotu z inwestycji w system ERP za pomocą tej formuły:

 

ROI = (Korzyści – Inwestycja)/Inwestycja 

 

Tutaj znajdziesz informacje:

  • „Inwestycja” oznacza „Całkowite koszty nowego systemu w okresie 5 lat”, która jest sumą z tabeli 6: Podsumowanie kosztów ERP.
  • „Korzyści” to „Całkowite korzyści z ERP w ramach projektu” z tabeli 8: Podsumowanie korzyści z ERP

W większości przypadków korzyść będzie większa niż inwestycja, a na koniec uzyskasz współczynnik większy niż 1.

 

Na przykład, jeśli pięcioletnia korzyść wynosi 2 000 000 USD, a pięcioletnia inwestycja wynosi 575 000 USD, stosunek ten wyniósłby (2 000 – 575 000 USD) / 575,000 $ = 2,479 i jest on zaokrąglany do 2,5.

 

Pomnóż ten współczynnik przez 100, aby uzyskać procent zwrotu z inwestycji wynikający z aktualizacji systemu ERP. W naszym przykładzie stosunek 2,5 stanowi 250% zwrotu z inwestycji.

placeholder

Rozpocznij obliczanie
zwrotu z inwestycji

Pobierz arkusz roboczy Zwrot z inwestycji w system ERP, aby rozpocząć.

Następny krok

Jeśli korzyści i zwrot z inwestycji są dobre, kolejnym krokiem jest zwiększenie nakładów na dopasowanie ich do procesu planowania i budżetowania w firmie. Ponieważ oprogramowanie wpływa zarówno na budżet operacyjny, jak i na kapitał, konieczne może być zaangażowanie większej liczby interesariuszy.

  • Komunikacja z kierownictwem sponsorującym i członkami zespołu, którzy utworzyli szacunki. 
  • Zapewnienie wsparcia w zakresie sprzedaży, kosztów i innej dokumentacji. 
  • Tworzenie konkretnych prognoz sprzedaży i kosztów wg roku. 
  • Przygotowanie danych analizy finansowej dla całkowitego kosztu posiadania (TCO), okresu zwrotu i innych obliczeń. 
placeholder

Uaktualnij system ERP już dziś

Poznaj system ERP dzięki błyskawicznej bazie danych, wbudowanej sztucznej inteligencji oraz UX klasy konsumenckiej.

Biuletyn SAP Insights

placeholder
Zasubskrybuj już dziś

Zasubskrybuj newsletter i zyskaj dostęp do najważniejszych analiz.

Dalszy odczyt

Powrót do góry