Ustrukturyzowanie zespołu wdrożeniowego ERP w celu pomyślnego zrealizowania projektu
Podczas wdrażania nowego oprogramowania ERP firmy często poświęcają dużo czasu na określenie swoich wymagań, ale stosunkowo mało czasu zajmują się zespołem, który będzie kierował wdrożeniem. Zespół projektowy ERP jest jednak bez wątpienia największym czynnikiem sukcesu, który może mieć wpływ na różnicę między wdrażaniem na miejscu a projektem, który przebiega z boku.
Głupek prosty, oto formuła udanego wdrożenia: właściwe osoby, o odpowiednich umiejętnościach, podążają odpowiednimi krokami. Upewnij się, że planowanie ERP rozpoczyna się równolegle z procesem wyboru zespołu. Te osiem kroków pomoże w ustrukturyzowaniu zespołu projektowego, opracowaniu planu i wdrożeniu właściwych środków.
Formuła pomyślnego wdrożenia: właściwe osoby, o odpowiednich umiejętnościach, podążają odpowiednimi krokami.
1. Zrozum, że nie jest to projekt IT
Ponieważ systemy ERP opierają się na technologii informatycznej, ludzie często zakładają, że wdrożenia ERP są projektami IT. Nie tak. System ERP jest podstawą całej działalności firmy, więc potrzebne są zaangażowanie i zaangażowanie ze strony każdego działu. Bez wystarczającego wsparcia organizacyjnego wdrożenie oparte na technologiach IT może spowodować kosztowne opóźnienia, opór użytkowników, niezadowolenie, a nawet jawną porażkę.
Dział IT będzie zajmował się instalacją sprzętu i oprogramowania (jeśli nowy system jest zainstalowany lokalnie). Dział IT będzie również odpowiedzialny za kompatybilność i integrację z innymi systemami i urządzeniami zależnymi od danych – zarówno w ramach przedsiębiorstwa, jak i z nim połączonym. Jednak odpowiedzialność za zdefiniowanie nowych procesów biznesowych, które będą sterować konfiguracją systemu, spoczywa na użytkownikach systemu.
2. Bezpieczne zaangażowanie kadry zarządzającej
Chociaż dyrektor ds. IT lub CTO bez wątpienia zatwierdził projekt wdrożeniowy, ich zaangażowanie nie kończy się; zakończenie inwestycji w system ERP jest dopiero początkiem. Kadra kierownicza musi zrozumieć wpływ dużego projektu wdrożeniowego ERP, być gotowi na wypracowanie niezbędnych kompromisów, aby umożliwić pracownikom poświęcenie czasu i energii na realizację projektu, a także przedstawić widoczne dowody wsparcia.
Kadra kierownicza powinna wyrazić swoje zaangażowanie na najwcześniejszych spotkaniach rozpoczynających projekt. Powinni oni w dalszym ciągu angażować się, śledzić postępy zespołu i w razie potrzeby oferować zachęty. Muszą one również pełnić rolę organu końcowego, gdy pojawiają się konflikty lub problemy, których nie można rozwiązać bez zaangażowania kadry kierowniczej.
W każdym projekcie będą się zdarzały sytuacje, w których inne priorytety będą kolidować ze zobowiązaniami w ramach projektu. Wymagania klientów, sesje szkoleniowe lub konkurencyjne projekty mogą z łatwością odciągnąć członków zespołu. Pracownicy będą zmuszeni do oporu wobec tych zakłóceń bez widocznego zaangażowania kadry kierowniczej i „pozwolenia” na pozostanie skoncentrowani.
3. Wybierz właściwego kierownika zespołu projektowego
Skuteczny zespół projektowy, kierowany przez inteligentnego i dedykowanego kierownika projektu, jest wymagany do zapewnienia pomyślnego zakończenia projektu ERP w terminie i w ramach budżetu. Kierownik zespołu powinien być osobą działającą w biznesie i być osobą, do której większość osób zwraca się, gdy ma pytanie lub problem, osobą znającą biznes firmy, politykę wewnętrzną i sposób działania w Twojej organizacji. Lider projektu mógłby być kierownikiem działu, ale w wielu przypadkach nie będzie. W miarę możliwości możliwie najwcześniej zidentyfikować tę osobę, aby umożliwić udział w procesie selekcji.
Lider zespołu musi być biegły w korzystaniu z oprogramowania do zarządzania projektem w celu śledzenia zadań, harmonogramu i kosztów. Wcześniejsze doświadczenie w zarządzaniu projektami jest pomocne, ale nie jest wymagane; dostępnych jest mnóstwo zasobów do przeszkolenia wyznaczonej osoby w zakresie technik i narzędzi zarządzania projektami.
4. Pobierz odpowiednie osoby w swoim zespole wdrożeniowym ERP
Struktura zespołu wdrożeniowego powinna odzwierciedlać organizację. Członkowie zespołu projektowego powinni reprezentować wszystkie główne działy funkcjonalne, w szczególności te, które są głównymi użytkownikami i beneficjentami systemu. Działy mogą obejmować inżynierię, sprzedaż i usługi świadczone w terenie, zaopatrzenie, finanse i rachunkowość, IT, fizyczne zakłady i utrzymanie, zasoby ludzkie lub inne, w zależności od organizacji działalności i zasięgu systemu.
Zespół jest odpowiedzialny za planowanie i organizację projektu i powinien spotykać się regularnie w celu sprawdzenia postępów i rozwiązania wszelkich pojawiających się problemów. Każdy członek zespołu będzie ponosić odpowiedzialność za koordynowanie działań w ramach swojego obszaru funkcjonalnego, często powołując i kierując poszczególnymi zespołami zadaniowymi w celu realizacji różnych zadań. Członkowie będą zgłaszać się z powrotem do zespołu projektowego, ponieważ zadania te są wykonywane i wykonywane.
W większości przypadków zespół projektowy spotyka się co tydzień – lub częściej w okresach o krytycznym lub wysokim poziomie aktywności. Chociaż oczekuje się, że kadra zarządzająca najwyższego szczebla nie weźmie udziału w spotkaniach zespołu, powinni być na bieżąco informowani o wszystkich działaniach i decyzjach wdrożeniowych poprzez regularne raportowanie przez kierownika zespołu. Zaleca się również raportowanie statusu w całej firmie, aby utrzymać wysoki entuzjazm i zainteresowanie.
5. Postępuj zgodnie z ustrukturyzowanym i integracyjnym procesem planowania wdrożenia
Planowanie musi się rozpocząć wcześniej, gdy projekt zostanie po raz pierwszy sugerowany lub zidentyfikowany. Plan projektu będzie stale aktualizowany w miarę dostępności nowych informacji – ale powinien zostać „zablokowany” na początku każdej fazy. Chociaż po tym okresie konieczne mogą być dodatkowe zmiany, należy unikać zmian w procesie pośrednim, o ile w ogóle jest to możliwe. „Tworzenie zakresu”, tendencja do dalszego uzupełniania lub zmiany celów projektu, jest prawdopodobnie największym zagrożeniem dla pomyślnej realizacji projektu. Podczas procesu pojawią się prawdopodobnie dobre pomysły, ale nawet pozornie niewielkie zmiany mogą spowolnić lub wyhamować realizację projektu. Proszę odłożyć te pomysły na drugą fazę.
Pozyskanie (przyszłej) społeczności użytkowników zaangażowanych we wczesny proces planowania. Dlaczego jest to tak ważne? Stanowią one główne źródło informacji dla opisu „w stanie takim, w jakim jest” działalności i jej procesów. Będzie to potrzebne w części definicji wymagań zapytania ofertowego ERP (RFP). Użytkownik chce, aby uczestniczyli oni w procesie wyboru, tak aby mogli stwierdzić, czy system rzeczywiście spełnia ich potrzeby w kontekście ich codziennych procesów. Co najważniejsze, wczesne i ciągłe zaangażowanie w proces specyfikacji i selekcji pomoże przezwyciężyć opór wobec zmian, który jest często obecny wśród użytkowników, gdy jest na nich mowa o czymś nowym.
Te i inne najlepsze praktyki w zakresie wdrażania i planowania ERP mogą pomóc Ci w maksymalnym wykorzystaniu inwestycji.
Pozyskanie (przyszłej) społeczności użytkowników zaangażowanych we wczesny proces planowania.
6. Śledzenie planu projektu
Używaj narzędzi do zarządzania projektem w celu zaplanowania i śledzenia projektu i jego postępu. Istnieje wiele stosunkowo niedrogich pakietów oprogramowania do zarządzania projektami do wyboru. Oprogramowanie pomoże określić harmonogram, zidentyfikować zapotrzebowanie na zasoby i wykryć potencjalne konflikty. Po załadowaniu całego planu projektu pomoże on śledzić każde zadanie i ogólny postęp w realizacji planu, a także zidentyfikować wpływ wszelkich odchyleń – opóźnień spowodowanych opóźnieniem w realizacji zadań, które mogą mieć wpływ na inne harmonogramy. Narzędzia te pozwolą również śledzić wydatki w porównaniu z budżetem i informować kadrę kierowniczą wyższego szczebla o potrzebach w zakresie finansowania i zasobów.
Ponieważ zidentyfikowano odchylenia od planu projektu, zespół projektowy musi się nimi szybko zająć. Małe odcinki stają się poważnymi problemami, jeśli nie zostaną rozwiązane, podczas gdy są one nadal niewielkie. Każdy kierownik zespołu zadaniowego powinien na cotygodniowym spotkaniu zgłaszać pozostałym członkom zespołu projektowego aktualny status aktywnych projektów. Zespół projektowy może następnie ustalić, w jaki sposób w harmonogramie przywrócić opóźnione lub przerwane zadanie. Harmonogram jest nadrzędny – nie pozwól na żaden zaplanowany odcinek działania, ponieważ w dół będzie miał miejsce inny wpływ. (To w porządku, że można przełożyć się na krytyczne zadania i fazy planu. Można rozważyć przyjęcie niektórych zasad zarządzania projektem z Krytycznego Łańcucha Eli Goldratta, w tym sposobów zwiększenia skuteczności tych buforów.)
7. Upewnij się, że użytkownicy są „właścicielami” systemu
Ten punkt jest powtarzający się: sukces Państwa implementacji zależy od poczucia odpowiedzialności za system wśród użytkowników. Jeśli użytkownicy są częścią procesu od początku, odczują większe poczucie odpowiedzialności za jego powodzenie – ponieważ wybór danego systemu i konfiguracja go tak, jak to zrobiłeś, był ich pomysłem, przynajmniej częściowo.
W każdej implementacji pojawią się chwile, kiedy pojawią się trudne lub nieprzewidziane przeszkody. Jeśli użytkownicy nie czują, że jest to ich system, łatwo jest obwiniać inną osobę – kadrę kierowniczą, menedżerów, dział IT lub sam system – zamiast zaglądać do systemu i naprawić ten problem. Kluczem do zdobycia zaangażowania w odpowiedzialność jest wczesne zaangażowanie w planowanie projektu i wyznaczanie celów.
"Co w tym dla mnie?" Czynnik jest również ważny, jeśli chodzi o zdobywanie poczucia własności. Każdy użytkownik musi dostrzec korzyści płynące z nowego systemu – łatwość użytkowania, wygodę, większą wiarę w dokładność informacji, możliwość osiągania większych korzyści i większy wpływ na organizację, czy też ograniczenie stresu, nadgodzin i frustracji. Niektóre z tych „miękkich” korzyści są ważne dla motywowania użytkowników do przyjęcia systemu i uczynienia go sukcesem. Kształcenie i szkolenie mają kluczowe znaczenie dla ułatwienia użytkownikom zrozumienia, w jaki sposób system poprawi ich życie zawodowe i wyniki pracy.
Powodzenie wdrożenia zależy od poczucia odpowiedzialności za system wśród użytkowników.
8. Pomiar sukcesu zespołu projektowego ERP
Ostateczny pomiar efektywności zespołu projektowego jest oczywiście udanym wdrożeniem, zakończonym w terminie i w ramach budżetu. Środki pośrednie są jednak równie ważne. Plan projektu składa się z kilku wzajemnie powiązanych zadań określonych na osi czasu, z zasobami przypisanymi do każdego zadania. Obowiązkiem zespołu po zatwierdzeniu planu jest zarządzanie realizacją wszystkich zadań zgodnie z planem.
Poszczególne zadania, po ich zakończeniu, służą jako kamienie milowe. Każdego tygodnia poszczególni menedżerowie zadań powinni raportować postępy w realizacji zadań, w tym czas i wykorzystanie zasobów, a także wszelkie wyzwania, konflikty lub problemy do rozwiązania – tak aby cały zespół projektowy mógł zdecydować o działaniach naprawczych lub ponownym przydzieleniu zasobów niezbędnych do utrzymania zadań na poziomie docelowym. Pomyślna realizacja wszystkich zadań w trakcie realizacji stanowi pomiar zarówno wydajności kierowników zadań, jak i większego zespołu projektowego.
Osiągnięcie zwrotu z inwestycji w system ERP jest również miarą realizacji zadań zespołu, zwłaszcza jeśli te oczekiwania w zakresie zwrotu z inwestycji zostały realnie ograniczone w czasie, aby wykazać postęp lub stałą optymalizację.
Na koniec komunikacja zespołu projektowego, choć mniej bezpośrednia, jest kolejnym wskaźnikiem osiągnięcia. Jak dobrze zespół informował o statusie projektu całą firmę i cały łańcuch kierownikom działów i kierownikom firmy? Silna komunikacja jest podstawowym elementem udanego projektu.
Podsumowanie
Wdrożenie ERP wymaga udziału i wsparcia w całym przedsiębiorstwie. Zespół wdrożeniowy znajduje się w centrum procesu wdrożenia, mimo że nie jest on w stanie samodzielnie „zrobić” wdrożenia. Głównym zadaniem zespołu jest planowanie projektu i zarządzanie nim, angażowanie wsparcia, a także utrzymywanie motywacji przedsiębiorstwa i dążenie do realizacji wszystkich zaplanowanych zadań i działań do czasu pomyślnego zakończenia projektu.
Lokalnie, w chmurze czy w hybrydowym systemie ERP?
Dowiedz się więcej o wielu opcjach dostępnych w planowaniu wdrożenia ERP w chmurze.
Biuletyn SAP Insights
Zasubskrybuj już dziś
Zasubskrybuj newsletter i zyskaj dostęp do najważniejszych analiz.