Przejdź do zawartości
Ludzie planujący wdrożenie ERP

Najlepsze praktyki w zakresie wdrożenia ERP w celu ograniczenia ryzyka i kosztów

Wdrożenie nowego systemu ERP stanowi ważną szansę na cyfrową transformację firmy. Możesz nie tylko odejść od ograniczonej funkcjonalności lub przestarzałej technologii poprzedniego systemu, ale również wykorzystać nowoczesne funkcje systemu ERP, aby pomóc Ci wykorzystać nowe możliwości biznesowe.

 

Jednak nie wszystkie implementacje przebiegają sprawnie. Jak więc skonfigurować firmę do pomyślnego wdrożenia ERP? Jak uniknąć niepotrzebnych kosztów i ryzyka? Najlepsze praktyki w zakresie wdrażania ERP pomogą uniknąć częstych pułapek i szybciej wykorzystać zalety nowego systemu ERP.  

Gdzie warto rozpocząć projekt ERP?

Gdy ludzie myślą o wdrożeniach systemu, często zaczynają od rozważenia pożądanych funkcji. Nowe funkcje lub technologie nie są jednak głównym problemem; tym, czego potrzebują przedsiębiorstwa dla rozwoju, są nowoczesne procesy biznesowe. Tylko skuteczne procesy, które pozwalają na elastyczność i elastyczność, pozwolą Ci zwiększyć konkurencyjność i lepiej obsługiwać klientów międzynarodowych.  

 

Często istniejące procesy są nieelastyczne i nie odpowiadają potrzebom firmy. Nawet jeśli stosowane są sprawdzone i efektywne kosztowo procesy, często trzeba je aktualizować w celu zaspokojenia zmieniających się potrzeb lub rozszerzać o nowe możliwości, takie jak dostęp mobilny, alerty i rozwiązania Business Intelligence. Tak więc ważne jest, aby procesy te zawsze znajdowały się w centrum planu wdrożenia.

Jaki jest największy czynnik sukcesu? Zespół projektowy.

Studium przypadku po studium przypadku wdrożeń ERP przedstawia tę samą historię: czynnikiem zastępczym jest zespół wdrożeniowy. Świetne oprogramowanie jest świetne tylko wtedy, gdy jest wdrażane przez silny zespół. Jeśli ludzie nie będą mieli czasu, wsparcia lub umiejętności do skutecznego wykonywania zadań, nie odniosą sukcesu, a projekt będzie prawdopodobnie obciążony opóźnieniami, dodatkowymi kosztami i/lub oprogramowaniem, które nie zaspokoi potrzeb firmy.

Studium przypadku po studium przypadku wdrożeń ERP przedstawia tę samą historię: czynnikiem zastępczym jest zespół wdrożeniowy.

Firmy, które doświadczyły komplikacji lub awarii systemu ERP, często przypisywały pracowników, którzy „mieli czas” na pracę nad projektem. Aby odnieść sukces, musisz zatrudnić ludzi, których „nie możesz zrobić”. Są to pracowici ludzie, którzy znają procesy biznesowe, dobrze współpracują z innymi członkami organizacji i mają szacunek dla kadry kierowniczej. Dedykować te osoby do projektu na pełny etat (40 dostępnych godzin), czyli tyle godzin tygodniowo.

 

Nie dodaj nikogo do kluczowego zespołu projektowego, który nie może poświęcić co najmniej 25% swojego czasu (minimum 10 godzin) na realizację projektu co tydzień. Członkowie zespołu spędzający mniej niż jedną czwartą czasu będą mogli jedynie nadrobić zaległości w działaniach projektowych, ale nie będą mogli wnieść wartości dodanej do projektu.

 

Kluczowe znaczenie ma również wsparcie kadry kierowniczej dla Twojego zespołu. Podczas każdego istotnego wdrożenia należy podejmować decyzje dotyczące priorytetów i kompromisów w zakresie pozyskiwania zasobów. Bez silnego wsparcia i zaangażowania nawet wykwalifikowane zespoły mogą się rozluźnić.

 

Szybkie wdrożenie nowoczesnego systemu ERP to jedna z najważniejszych rzeczy, jakie firma może osiągnąć. Warto poświęcić się swoim najlepszym pracownikom i z góry położyć podwaliny pod sukces.

Jak zaplanować wdrożenie systemu ERP

Realnie zaplanuj sekwencję implementacji. Zastanów się nad dostępnością zespołu przywódczego, menedżerów i wewnętrznych ekspertów, którzy przyczyniają się do realizacji tych zadań.

 

Ustal priorytety swoich potrzeb, aby móc skupić się na dużych zyskach, tworząc podstawowe oprogramowanie i bazę technologiczną, które mogą się rozwijać wraz z potrzebami biznesowymi.

 

Szczegółowy plan i wskaźniki KPI zostaną dostosowane do określonych wymagań. Jednakże następujące kluczowe działania są powszechnymi krokami we wszystkich udanych wdrożeniach:

Grafika opisująca siedem głównych kroków w procesie planowania wdrożenia ERP

Główne kroki związane z planowaniem wdrożenia ERP

  1. Wybierz partnera w zakresie oprogramowania i usług, aby pomóc w implementacji.
Twój zespół projektowy prawdopodobnie nie ma dużego doświadczenia we wdrażaniu oprogramowania ERP, więc będzie potrzebował pomocy. Zbadaj i wybierz wykwalifikowanych konsultantów ds. wdrożenia ERP z intymną wiedzą i doświadczeniem w zakresie aplikacji ERP, którą zamierzasz zainstalować. Potwierdź, że rozumieją, w jaki sposób nowe rozwiązanie wspomaga bieżące i rozwijające się procesy biznesowe. Rozmowa kwalifikacyjna z referencjami, aby to zweryfikować.


Twoi partnerzy w zakresie oprogramowania i usług powinni dysponować personelem przeszkolonym w Twojej branży i dostępnym dla Twoich lokalizacji. Jeśli masz międzynarodowych klientów i dostawców, Twoi partnerzy powinni posiadać międzynarodowe umiejętności biznesowe, językowe i walutowe, aby usprawnić wdrożenie.

Na koniec przejrzyj oprogramowanie do zarządzania projektem, z którego korzysta firma, aby upewnić się, że jest ono zgodne z wewnętrznym systemem planowania, planowania i śledzenia.

 

2. Szczegóły wszystkich zadań projektowych.

 

Twój partner wdrożeniowy pomoże Ci opracować szczegółową listę zadań, które należy wykonać. Lista ta będzie obszerna. Tylko szkolenie obejmuje na przykład wiele zadań:

  • Szkolenie zespołu projektowego: Twój zespół musi poznać oprogramowanie, aby móc zdecydować, jak dostosować procesy biznesowe.
  • Szkolenie zespołu IT: Zespół IT musi być wykształcony, aby mógł zrozumieć, jak optymalnie zainstalować i serwisować system.
  • Szkolenie użytkowników biznesowych: Każdy, kto ma korzystać z oprogramowania musi nauczyć się jego działania.
  • Szkolenia bieżące: nowi użytkownicy będą potrzebowali szkoleń, ponieważ dołączają do Twojej firmy, a więc potrzebny będzie długoterminowy plan.

Lista zadań powinna być podzielona na fazy. Należy przydzielić czas na projekt sali konferencyjnej, dostosowanie aplikacji, integrację z innymi aplikacjami i źródłami danych, wdrożenie infrastruktury, czyszczenie danych, akceptację użytkownika itd.

 

Partner wdrożeniowy powinien być w stanie dostarczyć szczegółową listę wszystkich wymaganych faz i kroków.

 

3. Obliczanie godzin pracy.

 

Należy ostrożnie oszacować czas potrzebny na każde zadanie. Należy to zrobić, rozumiejąc zadanie i związaną z nim pracę, a następnie przypisać wymaganą liczbę „godzin pracy”. Może to być zakres godzin, ale musi być dokładny. Sumuje godziny pracy dla każdej fazy projektu i przypisuje osobę odpowiedzialną za wykonanie projektu.


Może to być trudne zadanie, dlatego też ważne jest zaangażowanie partnera wdrożeniowego znającego rozwiązanie programowe. Jeśli dobrze wykonasz ten krok, będziesz mieć możliwość dokładnego obliczenia harmonogramu, określenia, czy potrzebujesz pomocy poza obecnym zespołem, i ograniczenia zakresu.

 

4. Stwórz realistyczny harmonogram.

 

Po tabulacji dostępnych i wymaganych godzin pracy można utworzyć harmonogram możliwy do zarządzania. W wielu przypadkach pierwsza zaliczka ujawnia problem ze zdolnościami produkcyjnymi w porównaniu z ramami czasowymi wdrożenia, które zostały pierwotnie przedstawione kadrze kierowniczej.


Oto przykładowe obliczenie przedstawiające potencjalne rozbieżności:

  • Docelowy okres startu produktywnego = 12 miesięcy lub 1 rok
  • Łączna liczba godzin pracy dostępnych w okresie 12 miesięcy = 540/tydzień lub 28,080 godzin/rok
  • Łączna liczba godzin pracy wymaganych do wdrożenia = 42 000 godzin łącznie
  • Wymagana liczba godzin podzielona przez liczbę godzin dostępnych w roku = 1 496 lat

Wynik? Data startu produktywnego jest opóźniona przed rozpoczęciem projektu. Oto kilka możliwych rozwiązań:

  • Ogranicz zakres – nawet jeśli zespół zgodził się, że są to podstawowe zadania
  • Przedłuż datę do realistycznej
  • Dodaj więcej zasobów wewnętrznych i zewnętrznych (dostępne godziny pracy)
  • Podziel projekt na fazy

W tym miejscu kadra kierownicza będzie zobowiązana do podjęcia decyzji. To tylko jeden z przykładów, dlaczego powinni być zaangażowani w proces wyboru i wdrażania oprogramowania.

 

5. Przeprowadzenie pilotażowej sali konferencyjnej.


Po rozpoczęciu projektu i przed startem produktywnym należy przeprowadzić przebieg testowy lub pilota (w sali konferencyjnej) przed pełnym wdrożeniem. Ten pilotażowy projekt sali konferencyjnej zapewni, że wdrożysz odpowiednie procesy biznesowe odpowiadające obecnym i przyszłym potrzebom firmy. Podczas projektowania nowych procesów ważne jest, aby zrozumieć zakres opcji dostępnych w systemie ERP – oraz zweryfikować procesy wraz z zespołem projektowym i interesariuszami z poziomu społeczności użytkowników.


W tej wielotygodniowej fazie partner wdrożeniowy zainstaluje oprogramowanie pilotażowe, które umożliwia przetestowanie wszystkich procesów i upewnienie się, że działają one zgodnie z oczekiwaniami, bez niespodzianek. Często możesz zastosować najlepsze praktyki, aby zaoszczędzić czas, szczególnie jeśli dysponujesz narzędziami konfiguracyjnymi umożliwiającymi dokonanie opłacalnych korekt w miarę uszczegółowienia swoich operacji.

 

6. Wyczyść swoje dane.

 

Brzmi to w prosty sposób, ale czyszczenie danych to bardzo czasochłonne działanie. Najlepiej jak najszybciej rozpocząć ocenę dokładności danych, ponieważ prawidłowe wykonanie tego kroku wymaga dużego nakładu pracy. W trakcie realizacji projektu nastąpią zmiany w procesach biznesowych – w związku z tym będą przygotowywane do dodatkowych etapów zarządzania danymi podczas wdrożenia.

 

7. Informować wszystkich.


Co tydzień pracownik powinien kontaktować się ze wszystkimi kluczowymi interesariuszami, aby poznać pozytywne i „niezbyt pozytywne” postępy w realizacji projektu wdrożeniowego. Najgorszym scenariuszem jest sytuacja, w której ludzie nie są na bieżąco aktualizowani i są odbierani przez zaskoczenie.


Większość dobrych systemów zarządzania projektem ma wizualne przedstawienie postępu projektu.

Zacznij od procesów, które mają największe znaczenie

Nie wszystkie firmy mają te same problemy, dlatego najlepiej jest przejrzeć procesy biznesowe i ustalić, które z nich należy rozwiązać w pierwszej kolejności. Oto lista obszarów o wysokiej wartości, które należy rozważyć: 

  • Business Intelligence, w tym alerty dla kierownictwa i kokpity menedżerskie: zespół potrzebuje szybkich aktualizacji dotyczących problemów biznesowych, a także możliwości łatwego rozwijania szczegółów w celu szybkiego rozwiązania problemów — w biurze, w domu lub w drodze. Potrzebujesz wbudowanych rozwiązań Business Intelligence i danych, które działają w jednej bazie danych. 
  • Zarządzanie relacjami z klientami (CRM): obecnie procesy CRM zazwyczaj dotyczą każdej części działalności. Sprzedaż bezpośrednia, dystrybutorzy, salony prezentacji handlowych, handel elektroniczny oraz informacje o klientach i usługach w terenie udostępniają informacje o klientach wraz z zarządzaniem zamówieniami, operacjami, zaopatrzeniem, inżynierią, rozrachunkami z odbiorcami i wysyłką. 
  • Finanse i rachunkowość: Dokładne transakcje finansowe w czasie rzeczywistym, wskaźniki KPI i analizy mają kluczowe znaczenie dla każdej firmy i muszą obejmować wszystkie lokalizacje i działy. Oprócz rachunkowości muszą być one zintegrowane z kalkulacją, budżetowaniem, prognozowaniem, projektami, zarządzaniem aktywami trwałymi, zgodnością i zarządzaniem środkami pieniężnymi. 
  • Zarządzanie łańcuchem dostaw (SCM) i produkcja: Ścisłe harmonogramy, niskie marże i zakłócenia w łańcuchu dostaw stanowią wyzwanie dla każdej firmy. Zarządzanie nimi wymaga pracy zespołowej — współpracy z dostawcami, przewoźnikami, firmami importu/eksportu, bankami i innymi partnerami — często na urządzeniach mobilnych w wielu lokalizacjach.
  • Zasoby ludzkie (HR): zarządzanie zróżnicowanym personelem jest dziś trudniejsze niż kiedykolwiek wcześniej, a zespół potrzebuje natychmiastowego, bezpiecznego dostępu do informacji o pracowniku w zakresie rozliczania listy płac, świadczeń dodatkowych, budżetowania, planowania i zgodności z przepisami. Ponadto rekrutacja, rozwój i zatrzymanie pracowników są istotnym elementem oceny bieżących i proponowanych planów biznesowych. 
  • Wielonarodowe języki, waluty i lokalizacje: W miarę rozszerzania swojej działalności, szczególnie jeśli przechodzisz do nowych regionów lub krajów, potrzebujesz możliwości spójnego i szybkiego otwierania i rozszerzania nowych operacji. Wymaga to szerokich i zaawansowanych funkcji oprogramowania, a także spójnych usług świadczonych przez dostawcę oprogramowania w każdej lokalizacji.
  • Mobilność: Jak pokazała pandemia COVID-19, kluczowe znaczenie ma obecnie możliwość dostępu do informacji i pracy zdalnej. Firmy dysponujące narzędziami umożliwiającymi szybką adaptację mogą zyskać przewagę w czasach przełomowych. 
placeholder

Ocena systemów
ERP

Wybór nowego oprogramowania ERP? Uzyskaj wskazówki dotyczące oceny kolejnego systemu.

Wskazówki dotyczące ograniczania ryzyka wdrożenia

Wszystkie projekty wiążą się z ryzykiem, ale poniżej są pięcioma cennymi wskazówkami zwiększającymi szanse na terminowe ukończenie projektów w ramach budżetu.

  1. Wybierz oprogramowanie, procesy biznesowe i partnerów wdrożeniowych z branżą i lokalną wiedzą specjalistyczną. Zawsze przeprowadzaj wywiady z referencjami w firmach takich jak Twoja.
  2. Nie przeciągaj przestarzałej technologii poza jej granice. Wyeliminuj stare, przestarzałe, niezależne systemy i w miarę możliwości skonsoliduj dane w jedną bazę danych (jednolita wersja prawdy) dzięki wbudowanym funkcjom Business Intelligence umożliwiającym osiąganie międzynarodowych wyników. 
  3. W gospodarce cyfrowej przedsiębiorstwa muszą często integrować systemy we wszystkich jednostkach biznesowych, jak również z klientami i dostawcami. Potwierdź, że dysponujesz możliwościami i specjalistyczną wiedzą w zakresie integracji w chmurze z sieciami dostawców.
  4. Unikaj tworzenia zakresu projektu. Często odkrywanie potrzeb i szans podczas wdrażania ERP jest bardzo ważne, więc ważne jest zarządzanie zamówieniami modyfikującymi w celu uniknięcia opóźnień i przekroczeń kosztów.
  5. Potwierdź, że dysponujesz spójną wiedzą specjalistyczną we wszystkich lokalizacjach. Potrzebujesz szkoleń, wdrożenia i wsparcia — często od lokalnego kierownictwa, dystrybutorów oprogramowania, firm konsultingowych i partnerów w zakresie oprogramowania.

Wskazówki dotyczące unikania dodatkowych kosztów wdrożenia ERP

Nowa inwestycja w system ERP obejmuje zaangażowanie firmy w czas, proces biznesowy i doradztwo w zakresie wdrożenia, oprogramowanie i usługi w chmurze, a także sprzęt komputerowy, tablet i telefon — tak więc ważne jest kontrolowanie projektu i kosztów.

 

Oto kilka kluczowych obszarów, które należy śledzić:

  • Skupienie się na całkowitym koszcie posiadania (TCO). Zarządzaj całkowitymi kosztami i korzyściami w miarę upływu czasu, minimalizując wydatki i maksymalizując zwrot. Pamiętaj, że implementacje systemu ERP będą miały duży wpływ na Twoją firmę. 
  • Dopasuj kierunek biznesowy i nie wymuszaj niepotrzebnych zmian w procesach. W wielu przypadkach wywiera się presję na przedsiębiorstwa, by zmieniły sposób działania tak, aby pasowały do swojego oprogramowania, zwiększając zarówno koszty wdrożenia, jak i koszty operacyjne. 
  • Skupienie się na rutynowych procesach biznesowych, które zapewniają firmie znaczną wartość.  Zarządzanie zamówieniami klientów, aktualizacja cen, dodawanie nowych produktów i usług, zmiana szczegółów produkcji i wdrażanie nowych pracowników to przykłady takich rutynowych procesów. 
  • Unikaj dostosowań i wykorzystuj konfigurowalny interfejs użytkownika, kokpity menedżerskie, alerty, przepływy pracy, funkcje Business Intelligence i funkcje mobilne. Dzięki tym funkcjom można usprawnić pracę we wszystkich działach, a także w razie potrzeby wprowadzić szybkie, opłacalne korekty. 
  • Haki systemowe i naruszenia danych są drogie. Korzystając z Internetu, korzystaj z bezpiecznego rozwiązania ERP w chmurze, jeśli jest to konieczne — potwierdź, że Twoje oprogramowanie i dostawcy usług obsługują szereg opcji bezpiecznego wdrożenia oprogramowania.

Kiedy Twoja implementacja zostanie zakończona?

Po uruchomieniu pierwszej implementacji nadal potrzebna będzie elastyczność, dzięki której firma będzie mogła korzystać z dodatkowych możliwości. Wiele zmian może stymulować te szanse, takie jak nowe lokalizacje, linie produktowe i usługowe oraz przejęcia. 

 

Transformacja cyfrowa daje również dodatkowe możliwości współpracy z klientami i dostawcami w celu ponownego zdefiniowania sposobu prowadzenia działalności biznesowej w Twojej branży. Często projekty te obejmują nowe technologie, takie jak uczenie maszynowe i sztuczna inteligencja (AI), a także integrację ze sprzętem i pojazdami wykorzystującymi technologię Internetu rzeczy (IoT) w celu poprawy szybkości i wydajności.

Chcesz wykonać kolejny krok?

W każdym projekcie ERP pojawią się nieoczekiwane problemy – oczekuj ich w swoim. Jednak stosując najlepsze praktyki w celu pomyślnego wdrożenia systemu ERP, możesz zidentyfikować i zająć się nimi w miarę ich powstawania, aby skutecznie zarządzać ryzykiem i kosztami. 

placeholder

Zacznij korzystać z systemu ERP
w chmurze już dziś

Uzyskaj błyskawiczną bazę danych, wbudowaną sztuczną inteligencję oraz środowisko użytkownika klasy konsumenckiej.

Więcej w tej serii

Biuletyn SAP Insights

placeholder
Zasubskrybuj już dziś

Zasubskrybuj newsletter i zyskaj dostęp do najważniejszych analiz.

Dalszy odczyt

Powrót do góry