Hva er anskaffelse? En omfattende veiledning

Anskaffelsesfunksjonen tas ofte for gitt – inntil noe hindrer det. Ansvarlig for å holde et selskaps hjul i bevegelse, sikrer anskaffelse at de riktige materialene og forsyningene er tilgjengelig når det trengs. Operativ i fokus, innkjøp har vanligvis ikke blitt betraktet som en strategisk disiplin - før nå.

Kostnadsoppdemming fortsetter å være en prioritet, spesielt gitt inflasjon og de økende kostnadene ved forsyninger. Kostnadskontroll er imidlertid bare ett av trykkene som påvirker anskaffelsen i dag. Klemt mellom trusselen om forsyningsmangel og kostnaden ved å lagre ekstra beholdning, må anskaffelse på en eller annen måte støtte forsyningskjederobusthet, selv når klimahendelser eller andre forstyrrelser hindrer levering. Behovet for å anskaffe bærekraftige varer og overholde utvidede forskriftskrav betyr at bedrifter må legge til et ekstra lag med datainnsamling og kontroll i sine sourcingprosesser. Legg geopolitisk press og risiko til ligningen – med resulterende materiell knapphet – og anskaffelsen er plutselig på stormens øye.

I dag er rollen som innkjøpssjef (CPO) ikke lenger en back office-funksjon hovedsakelig opptatt av kostnadsreduksjon og etterlevelse.

Anskaffelsesdefinisjon

Anskaffelse er en viktig forretningsfunksjon som er ansvarlig for å sikre alle varer og tjenester som en organisasjon trenger. For produksjonsfirmaer er forsyningstilgjengeligheten spesielt viktig siden det ikke er mulig å opprette ferdigvarer uten de nødvendige materialene. Anskaffelsesavdelinger må samarbeide med interne interessenter for å samle prognoser og krav, og deretter hente de beste leverandørene til best mulig pris.

Takket være papyrusruller som registrerer forsyning og transportdetaljer, kan anskaffelsesfunksjonen spores tilbake til byggingen av pyramidene. Over tid har anskaffelser gjennomgått en rekke transformasjoner – utviklet seg fra en enkel journalføringsoppgave til en disiplin som krever strategisk tenkning og forhandling.

I løpet av den industrielle revolusjon fikk anskaffelser betydning ettersom det var behov for voksende produksjonsoperasjoner for å hente, kjøpe og transportere materialer. På midten av 1900-tallet, da økonomien blomstret, bidro muligheter og konkurransedyktig budgivning til å redefinere praksisen igjen. Enkeltpersoner ble opplært i ulike aspekter av forsyningskjedestyring, og fikk profesjonell status. Anskaffelse ble ansett som en ledelsesfunksjon i stedet for en geistlig.

I dag går anskaffelsen igjen gjennom en dramatisk transformasjon – muligens like betydningsfull som noen av skiftene i fortiden.

Hvorfor er innkjøp så viktig i virksomheten i dag?

Det som har vært en back-office-styringsfunksjon, er nå midtpunkt – en strategisk partner i komplekse C-suite strategibeslutninger.

Anskaffelse kontrollerer også en stor del av selskapets kostnader – 40 % til 80 % i henhold til noen estimater – så det er avgjørende for budsjettmessige hensyn. Men effektiv anskaffelsespraksis forbedrer også risikovurderingen, leverandøroversynet og potensialet for verdiskaping i forsyningskjeden.

Her er noen viktige måter anskaffelse er viktig i virksomheten:

• Kostnadsbesparelser: Anskaffelse er den første forsvarslinjen for å redusere kostnader og stabilisere kontantstrømmen i en bedrift, noe som påvirker fortjenestemarginene og bunnlinjen. Konkurransedyktige produktsourcing- og kontraktforhandlinger kan gi betydelige kostnadsbesparelser. I tillegg kan effektiviseringen av innkjøpsprosesser ha en reell innvirkning på de økonomiske resultatene.
• Kvalitet: Å anskaffe de riktige råvarene til rett tid er avgjørende for produksjon av produkter av høy kvalitet. Kvalitet omfatter alle aspekter ved anskaffelsesprosessen, ettersom valg av materialer og leverandører påvirker produkt- og tjenestekvaliteten direkte. Prioritering av kvalitet er nøkkelen til å redusere risiko knyttet til omdømme, produksjon og juridiske bekymringer.
• Målsamkjøring: Strategisk sourcing tilpasser innkjøp av anskaffelser til selskapets mål. Hvis for eksempel økt smidighet og robusthet er en kjerneverdi for bedriften, bør verktøy for å oppfylle disse målene integreres i anskaffelsesprosessen. En detaljert analyse av markedet samt interne krav kan bidra til å identifisere leverandører som er best posisjonert for å oppfylle dine behov.
• Risikoreduksjon: Risiko kan oppstå i alle trinn av anskaffelsesprosessen – fra unøyaktig behovsanalyse til leverandørleveringsproblemer. Ytterligere risiko kommer fra ineffektive svar på overholdelsesforpliktelser, uklare etiske standarder, værrelaterte hendelser, globale forstyrrelser og lignende utfordringer. Dagens teknologidrevne anskaffelsesprosesser kan gi synligheten som trengs for proaktivt å identifisere, evaluere og redusere risikoer.
• Bærekraft og etikk: Anskaffelsesteamet må samsvare med selskapets verdier rundt miljøpåvirkning, etisk sourcing, miljømessige, sosiale og styringsmessige forpliktelser (ESG), og mer for å sikre overholdelse og beskyttelse mot risiko, omdømmeskader og unødvendige utgifter. Håndtering av bærekraftig fastsetting av forsyningskilde og overholdelse er et viktig ansvar for anskaffelsesfunksjonen.

Anskaffelsesrisikostyring er overordnet

Utforsk resultater fra en ny studie om risikostyring og robusthet i anskaffelsesfunksjoner.

Finn ut mer

Typer anskaffelsesstyring

Det finnes fire hovedtyper av anskaffelse:

1. Direkte anskaffelse: Dette omfatter anskaffelse av alt som direkte støtter produksjonen av varene et selskap selger, inkludert råvarer, komponenter, deler, tjenester og engrosvarer. Alle disse påvirker inntekter, vekst og omdømme, slik at leverandørrelasjoner er avgjørende for direkte anskaffelse.
2. Indirekte anskaffelse: Alt som ikke er direkte relatert til produksjon, inkludert materialer, varer og tjenester for intern bruk og daglig forretningsdrift, faller inn under indirekte anskaffelse. Dette omfatter varer som kontormateriell, hjelpemidler og reiseutgifter.
3. Anskaffelse av varer: Både direkte og indirekte innkjøp kan falle inn under anskaffelse av varer, som omfatter anskaffelse av alle materielle objekter, enten det er ferdig eller uferdig – alt fra utstyr til råvarer til kontorstoler.
4. Tjenesteanskaffelse: Profesjonelle, personbaserte tjenester som konsulenttjenester, byråer, advokatfirmaer, outsourcet IT, sikkerhetstjenester, programvare som tjenesteleveranse (SaaS) og reparasjon av fasiliteter faller alle under anskaffelse av tjenester. Disse er nødvendige for effektiv arbeidsflyt og utfylling av eventuelle hull i arbeidsstokken.

12 trinn i anskaffelsesprosessen

Anskaffelsesprosessen kan variere fra firma til firma, men inkluderer vanligvis følgende 12 trinn:

1. Identifisere behov: Det første trinnet i en anskaffelsesprosess er å identifisere bestemte materialer, produkter, programvare eller tjenester som er nødvendige på grunn av underdekninger, nye prosjekter eller regelmessige driftskrav. Denne fasen inkluderer behovsplanlegging og prognostisering.

2. Kildeleverandører: Det skjer tidlig i anskaffelsesprosessen å undersøke og vurdere de beste potensielle leverandørene for dine forretningsbehov. Utvikling av alternative leverandører kan hjelpe med risikostyring ved å gi deg alternativer i tilfelle underdekning eller forstyrrelser.

3. Sende inn en innkjøpsrekvisisjon: Sending av en innkjøpsrekvisisjon med spesifikasjoner som pris, tidsramme og kvantum for intern kontroll og godkjenning utløser innkjøpsprosessen.

4. Evaluere og velge leverandører: Valg av den beste leverandøren gjennom en konkurransedyktig budgivningsprosess, for eksempel å legge ut en tilbudsforespørsel (RFP), prisforespørsel (RFQ), e-auksjoner eller "tre bud og et kjøp" innebærer å vurdere leverandører på kostnader i tillegg til kvalitet, omdømme, pålitelighet, hastighet og bærekraft.

5. Forhandle pris og vilkår: Etter at en leverandør er valgt, forhandler anskaffelsesteamet frem ulike innkjøpsbetingelser, inkludert pris, kvantum, leveringstidslinjer og betalingsbetingelser.

6. Opprette en innkjøpsordre (IO): Når en leverandør er valgt og vilkårene er fullført, utsteder selskapet en formell innkjøpsordre til denne leverandøren med detaljer om de nøyaktige varene, tjenestene og vilkårene som er inkludert i ordren.

7. Motta varer og kontrollere kvalitet: Når varene er mottatt, er neste trinn å sikre at deres kvalitet og kvantum samsvarer med det som ble bestilt ved nøye å kontrollere dem for skade eller feil.

8. Behandle faktura og oppfylle betalingsbetingelser: Ved bekreftelse av at en varelevering har bestått kvantumet og kvalitetskontrollen, kan leverandørens faktura behandles via leverandørreskontro (AP) for å sikre rettidig betaling. Avhengig av kontraktsvilkårene kan rabatter ved tidlig betaling gjelde, og en rekke betalingsmåter kan brukes.

9. Etabler og administrer gode leverandørrelasjoner: Det er strategisk for anskaffelsesteamet å bygge positive løpende relasjoner med leverandører. Fordelene omfatter bedre leverandørytelse, vilkår, rabatter, samarbeid og pålitelighet.

10. Styre kontrakter: Kontraktstyring for anskaffelse dekker overvåkning av kontrakter, sikring av overholdelse og reforhandling av vilkår etter behov. Det er viktig for å identifisere og håndtere potensielle problemer, for å sikre at forhandlede besparelser blir realisert – og når bunnlinjen din.

11. Administrer risiko: En del av det som gjør anskaffelsesteamet så integrert for en organisasjon, er deres rolle i risikostyring. Det er viktig å forutse og håndtere potensielle problemer som underdekning, forstyrrelser i forsyningskjeden og iverksetting av tiltak for å redusere dem. Å holde seg oppdatert på regulatoriske krav og krav – og oppdage enhver trussel om manglende overholdelse – er også en viktig del av risikohåndteringen.

12. Kontroller og analyser: Dette siste trinnet i anskaffelsesprosessen pågår. Å kontrollere og analysere anskaffelses-KPI-er for å identifisere hull og avdekke nye muligheter for besparelser og risikoreduksjon spiller en viktig rolle i forretningssuksess.

Disse 12 trinnene er vanligvis tenkt på som anskaffelseslivssyklusen – ettersom oppgavene overlapper hverandre og prosessen er kontinuerlig. En vellykket anskaffelseslivssyklus krever integrasjon med andre viktige forretningsområder, for eksempel budsjettering, prognostisering og forsyningskjedestyring.

Anskaffelse vs. innkjøp og andre relaterte workflower

Mange organisasjoner bruker begrepene "anskaffelse", "innkjøp", "sourcing" og "forsyningskjedestyring" om hverandre, men de er ikke det samme. Slik skiller de seg ut:

Anskaffelse kontra Innkjøper den delen av anskaffelsesprosessen som fokuserer på transaksjoner. Den omfatter forhandling, bestilling av produkter, mottak av varer og tjenester og innsending av betalinger. Mens innkjøp er en viktig del av anskaffelsen, er den samlede anskaffelsesprosessen mye bredere.

Anskaffelse kontra fastsetting av forsyningskilde: Fastsetting av forsyningskilde er en viktig del av den samlede anskaffelsesprosessen, som dekker identifisering av behov, søk etter leverandører, utstedelse av innkjøpsrekvisisjoner, evaluering og valg av leverandører og forhandling av priser og vilkår. Sourcingfasen er hvor sterke leverandørrelasjoner kan bygges.

Anskaffelse vs. forsyningskjedestyring: Anskaffelse er en del av den generelle forsyningskjedestyringsprosessen som fokuserer på anskaffelse av varer og tjenester som trengs for å produsere produkter og vedlikeholde interne operasjoner. Anskaffelse samhandler dynamisk med andre forsyningskjedesegmenter, for eksempel logistikk, beholdningsstyring og behovsplanlegging.

Bærekraftig anskaffelsesstyring

Bærekraftig anskaffelse, som integrerer ESG-kriterier i anskaffelsespraksis og beslutningstaking, er ikke bare en innkjøpstrend; det er en kritisk vurdering.

Bærekraftige innkjøpsutfordringer omfatter kompleksitet og transparens i forsyningskjeden, måling av ytelse, sikring av samsvar med standarder og byggekapasitet. Det er allerede vanskelig å skaffe materialer med lav utslippsintensitet, for eksempel grønt stål og resirkulert aluminium og plast, og det vil bare bli vanskeligere. I tillegg ønsker kunder i økende grad å kjøpe fra merkevarer som kan bevise deres bærekraftige bona fides, noe som gjør bærekraftig anskaffelse integrert for virksomheten.

Ta bare ett aspekt av bærekraftig anskaffelse – redusere forsyningskjedeutslippene. Prosessen kan ta år, så ved å starte overgangen nå vil bedrifter bli mer konkurransedyktige og robuste i fremtiden.

Her er noen eksempler på bærekraftige innkjøp:

• Grønn sourcing eller grønn anskaffelse: Grønn sourcing innebærer strategisk kjøp av produkter og tjenester med mindre miljøpåvirkning. Grønn anskaffelse omfatter eliminering av engangsplast og andre engangsgjenstander, inkorporering av resirkulerte eller upcycled råvarer, og adoptering av ren teknologi eller drivstoff. Grønn anskaffelse kan redusere produksjonskostnader, bidra til bedriftens initiativer for samfunnsansvar og til og med øke salget ved å appellere til miljøbevisste forbrukere.
• Materialer med høy kvalitet: Bærekraftig anskaffelse er avhengig av etisk innkjøp. Dette betyr å kjøpe produkter fra selskaper som garanterer en levendelønn, tilbyr gode arbeidsforhold, ikke engasjerer seg i barnearbeid, gir positive bidrag til lokalsamfunnene de er en del av, og oppfyller andre etiske standarder.
• Redusert karbonavtrykk og energiforbruk: Å redusere bedriftens karbonutslipp og energiforbruk handler ikke bare om å redusere utslippene som skapes direkte fra den daglige driften fra fabrikker og transport. Det handler også om å redusere utslippene i hele forsyningskjeden.

KI i anskaffelse: Smartere automatisering og innsikt

KI i anskaffelse kan automatisere og strømlinjeforme komplekse oppgaver som utgiftsanalyse, kontraktstyring, strategisk sourcing og konformitetsstyring. Den kan også støtte smartere analyse og beslutningstaking, hjelpe deg med å oppdage muligheter, potensielle kostnadsbesparelser og uregelmessigheter, og gjøre det enklere å identifisere nye leverandører – samtidig som det bidrar til å eliminere innkjøpssvindel og redusere feil.

AI kan også brukes til å skape forretningsverdi ved å dekonstruere hva virksomheten virkelig trenger, utfordre etablerte prosesser, utnytte kunnskap fra nye referansepunkter og designe forsyningskjeden på nye og forskjellige måter.

Generativ KI har også stort potensial for anskaffelse. Dens evne til å automatisere oppgaver, gi innsikt og forbedre gjennomsiktighet støtter effektivitet, produktivitet og bedre valg og administrasjon av leverandører. Generativ KI kan også bidra til å redusere risiko og redusere utgifter.

Bruk av KI for å støtte anskaffelse ved å ta bedre beslutninger, identifisere nye muligheter, automatisere oppgaver og forbedre driftseffektiviteten betyr at anskaffelsesteamet kan fokusere på hvor deres menneskelige ekspertise er mest verdifull.

AI i anskaffelse: En omfattende veiledning

KI gir spennende nye muligheter og transformerer lenge etablerte prosesser og praksiser i anskaffelse.

Les veiledningen

Hva du skal se etter i anskaffelsesprogramvare

Når du velger anskaffelsesprogramvare, prioriterer du verktøy som ikke bare digitaliserer og effektiviserer anskaffelsesprosessene, men også forbedrer den strategiske beslutningstakingen. Ideell programvare bør skryte av robust skybasert infrastruktur og kunstig intelligens, noe som forenkler komplekse anskaffelsesoppgaver. Viktige funksjoner inkluderer sømløs integrasjon med eksisterende finans- og forsyningskjedesystemer, brukervennlige grensesnitt og omfattende analyser for detaljert kostnadsanalyse.

Velg løsninger som gir innsikt og rapportering i sanntid, og tilrettelegger for proaktiv styring av anskaffelsesaktiviteter. Sørg for at programvaren er skalerbar, i stand til å utvikle seg med bedriften din, og bidrar aktivt til bedriftens vekstbane.

Ofte stilte spørsmål