Oversikt over personalinformasjonssystem

HRIS-systemer – eller informasjonssystemer for menneskelige ressurser – var en av de første kommersielle programvareløsningene som ble utviklet på 1980-tallet. Hvorfor? HR var da – og forblir i dag – en av de mest administrasjonstunge avdelingene i enhver organisasjon. Personalansatte er tynget ikke bare med enorme mengder papirarbeid og journalføring, men de er også forvaltere av noen av de mest dyrebare og sårbare opplysninger om deres arbeidsstyrke og søkere.

Teknologien har utviklet seg siden den gang. Moderne HRIS-systemer automatiserer arbeidsflyter, integrerer tilbakemeldinger, justerer rapporteringsstrukturer i sanntid og blir i økende grad aktivert av KI for å levere intelligente anbefalinger, oppdage uregelmessigheter og persontilpasse brukeropplevelser. Og ved å levere brukeropplevelser og fleksibel funksjonalitet, er moderne HRIS-systemer like effektive og brukervennlige som de er kraftige og smidige.

Den beste HRIS-programvaren leveres i skyen, som gir et enda bredere spekter av fordeler, inkludert mer datalagring, sterkere sikkerhet og jevnere integrasjon med komplementære applikasjoner som lønn, søkersporing og andre HR-systemer.

I dag transformerer KI i HR HRIS-funksjoner ved å aktivere prognoseinnsikt, intelligent automatisering og utnytte grensesnitt som effektiviserer oppgaver som introduksjonsprogram, prestasjonsevalueringer og medarbeidertjeneste.

HRIS-definisjon

HRIS står for informasjonssystem for personalressurser, en programvareløsning som hjelper bedrifter med å administrere og automatisere HR-kjerneprosesser og støtte administrasjon av fordeler, tid og fremmøte, lønnsavregning og andre arbeidsflyter, samt lagring av ansattdata, for eksempel personlig, demografisk og kompensasjonsinformasjon.

HRIS vs. HRMS vs. HCM

HCM er et bredt begrep som omfatter praksis, retningslinjer, prosesser og programvare som en organisasjon bruker til å administrere arbeidsstyrken, fra ansettelse til pensjonering. En HCM suite blir ofte referert til som et Human Resources Management System (HRMS), og inkluderer HRIS programvare.

Et HRIS-system bruker en ansattdatabase til å støtte kjerne-HR-prosesser som er mer lineære og kvantitative av natur, for eksempel lønnsbehandling eller administrasjon av tid og fremmøte. Til sammenligning refererer HRMS til en mer overordnet programvareløsning som inneholder en HRIS, men som også inkorporerer mer kvalitativ og kompleks funksjonalitet involvert i talentstyring.

En HRIS kan for eksempel bidra til å automatisere og effektivisere prosesser som medarbeidertidsregistrering, og når disse dataene er integrert i et HRMS-system, kan tidsangivelsesdataene analyseres for å forbedre produktiviteten og planleggingen – og i sin tur – til og med for å hjelpe mer effektivt med å automatisere oppgaver i HRIS.

Å vite hvilke av disse programvareløsningene som er best for deg er ikke faktisk så forvirrende som det kan høres ut. Det er bare et spørsmål om å ta en oppkvikkende titt på hvor din bedrift er nå, og hvor du ønsker å være på lengre sikt. Og så velger du HR-løsninger som kan hjelpe deg i dag og skalere med deg i morgen.

Hva gjør HR-informasjonssystemer?

De beste skybaserte HRIS-løsningene støtter en rekke HR-prosesser og interaksjoner. Teknologien gir smart automatisering av arbeidsflyter på tvers av virksomheten, inkludert:

Administrasjon av ytelser

• Administrasjon av automatiserte fordeler
• Selvbetjeningsfunksjoner som ansatte kan bruke til å få tilgang til, redigere og lære om fordeler

Tid og fremmøte

• Nøyaktig administrasjon av medarbeiderfravær
• Øk administrativ effektivitet med tidsprofiler for å fastsette helgedager for medarbeidere, arbeidsplaner og premier.
• Automatiske beregninger av tid og lønn etter ansattprofil

Innebygd lokalisering

• Tilpasse landspesifikk forretningspraksis og lover med automatiske juridiske og lovbestemte endringer
• Omfattende beholdning av globaliserings- og lokaliseringskrav for individuelle land

Ansattes selvbetjening

• Selvbetjeningsfunksjoner som øker arbeidsstyrkens produktivitet
• Integrerte HR-data på én plattform
• Sporbar HR-nøkkelinformasjon basert på landspesifikke krav
• Gi ansatte en persontilpasset profilside der de kan administrere og vise ytelser, be om fri og mer

Organisasjonsstrukturer

• Analyser for sanntidsinnsikt for hele arbeidsstokken
• Identifisere kritiske stillinger og raskt gjøre personaljusteringer for å løse hull
• Visualisere organisasjonsstrukturer

Fordeler med et skybasert HRIS-system

I tillegg til den grunnleggende funksjonaliteten til en moderne HRIS, er skybaserte systemer lettere integrert med dine eksisterende systemer. De er skalerbare og kan lettere utvides av nye innovasjoner og sikkerhetsfunksjoner.

Nedenfor finner du bare noen av de vanlige fordelene med et integrert skybasert HRIS-system:

• Gjør HR-administratoren raskere og mer nøyaktig: Når du håndterer folks levebrød, er det ingen margin for feil. Med sin evne til å automatisere og effektivisere administrasjonsoppgaver, kan HRIS-programvare frigjøre HR-team opp fra forsinkelser og unøyaktigheter forårsaket av manuelle og papirbaserte systemer.
• Forbedrer medarbeideropplevelsen: Arbeidsgivere glemmer noen ganger hvor viktig det er for teamene å kunne se status for ytelser, betalinger og fravær. HRIS-verktøy gjør det mulig for ansatte å få direkte tilgang til sin personlige informasjon, lage rapporter og utstede forespørsler – alt uten ulempen og tiden det tar å gå gjennom HR-avdelingen.
• Forbedrer effektiviteten: HRIS-løsninger tilbyr et bredt spekter av selvbetjeningsverktøy som minimerer behovet for e-post- og papirbaserte skjemaer og godkjenningsprosesser. Tidsplaner, arbeidsflyter, forespørsler om fri og mer kan automatiseres og administreres i sanntid og på farten.
• Støtter etterlevelsesarbeid: Med en økning i fjernarbeid og et kulturelt skifte mot større følsomhet og rettssaker, må bedrifter være sikre på at de er på rett side av globale arbeids- og ansettelsesforskrifter. Cloud HRIS bidrar til å sikre at alle HR-aktiviteter faller innenfor samsvarsgrensene og bidrar til å støtte arbeidsstyrken.
• Holder ting sikkert: Innenfor HR-filer er noen av de mest sensitive og dyrebare dataene i bedriften – inkludert ansattes medisinske og økonomiske journaler og detaljer. Tidligere, når disse dataene ble lagret på bærbare datamaskiner eller usikrede databaser, var det en stadig risiko for kompromiss. Dagens integrerte HRIS-systemer har avanserte sikkerhetsprotokoller som er innebygd for å minimere risikoen for cybersikkerhet.

Hvordan skybasert HRIS-integrering støtter kjerne-HR-prosesser

Mens HRIS-systemer bidrar til å sentralisere og effektivisere HR-prosesser og administrasjon, er det mange andre kjernefunksjoner som pågår samtidig som rekruttering, opplæring og planlegging. Og du trenger ikke å være en HR-spesialist for å se hvor nyttig det kan være for alle disse viktige funksjonene å være enhetlig og sentralisert. Men når organisasjoner arbeider med eldre systemer og frakoblede HR-programvareapplikasjoner, blir de tvunget til å bruke manuelle prosesser for å jakte på verktøy og informasjon på tvers av organisasjonens siloer.

De beste skybaserte HRIS-systemene tillater ikke bare integrering med ERP-kjernen din. De er bygget for det. Et skybasert ERP-system administrerer for eksempel et bredt spekter av daglige forretningsaktiviteter og er bygget for å integrere en rekke ulike forretningsprosesser. Ved å samle forretningsuavhengige data gir ERP-er en enkelt sannhetskilde og sikrer pålitelig dataintegritet. Så når HR-kjerneprosessene og HRIS er integrert med hastigheten og analysekapasiteten til en moderne KI-drevet ERP – får du det beste fra begge verdener.

HRIS-eksempler i handling

For bare noen år siden var det for det meste de største organisasjonene som gjorde bruk av HRIS-løsninger. Men når integrerte skybaserte systemer vokser i popularitet, blir det stadig mer gjennomførbart for mindre – og voksende – organisasjoner å utnytte fordelene og effektiviteten til en HRIS.

Her er noen eksempler på selskaper som har effektivisert HR-prosesser ved hjelp av en HRIS:

• Sun Community, en av verdens største eiendomsinvesteringsfond, forvandlet HR-virksomheten med SAP SuccessFactors for å støtte over 3800 ansatte på tvers av 670+ eiendommer. Selskapet effektiviserte innfasingen, forbedret samsvar og skapte en mer tilkoblet og motivert arbeidsstyrke.
• Volkswagen, en global billeder, harmoniserte sine HR-prosesser på tvers av et skjørt landskap på en enhetlig plattform. Mer enn 40 land støttes nå med lokalisert kjerne-HR og overholdelse av lovkrav.

Utforsk HRIS-programvare i dag

Moderne bedrifter er på utkikk etter en enhetlig, global, sentral HR-løsning– en løsning som tilbyr en brukeropplevelse på forbrukernivå og støtter sanntidsdataanalyse og -automatisering. Etter hvert som arbeidsstokkene blir mer distribuert, må HRIS-programvaren globalisere sammen med dem ved å gi dyp lokalisering og overholdelse på tvers av flere land. Og etter hvert som forretningsmodeller skifter og utvikler seg, krever bedrifter smidighet og enkelhet som leveres av et bredt spekter av virkelig relevante og kraftige forhåndsbygginger, og hjelper dem med å implementere nye prosesser og applikasjoner på en pålitelig og rask måte.

Ofte stilte spørsmål om HRIS