Med konstante svingninger i globale leverandørmarkeder – og raskt skiftende forretningskrav – har anskaffelser blitt utrolig komplekse. Firmaer trenger en bedre måte å proaktivt administrere leverandørbasen og optimere innkjøpsutgiftene på. Det er her kategoristyring skinner – og hvorfor det er blitt en kritisk beste praksis for så mange bedrifter i dag.

Kategoristyringsdefinisjon

Kategoristyring er prosessen med å anskaffe varer og tjenester ved å gruppere dem i kategorier basert på lignende egenskaper – for eksempel type, verdi, leverandør, risiko, lokalisering eller avdeling. Denne prosessen gjør det enklere å forstå og kontrollere de totale eierkostnadene for hver kategori, og å maksimere besparelser og verdi for hvert kjøp. Med kategoribehandling kan bedrifter også effektivisere anskaffelsesprosessen, styrke leverandørrelasjoner, forbedre utgiftsanalyse, redusere risiko og mer.

Utvikling av kategoristyring

Kategoristyring ble utviklet på 1980-tallet og har historisk sett vært en manuell innsats, med frakoblede og tidkrevende trinn utført i isolerte regneark, dokumenter og presentasjoner. Tiden som ble brukt til å samle inn data manuelt – og analysere og rapportere om dem – betydde at anskaffelsesteamene hadde mindre tid til å bruke på strategi og verdirealisering.

Fremover til i dag: programvare for kategoristyring kan automatisere og fremskynde mange av trinnene i denne prosessen. Den hjelper kategoriansvarlige med å analysere store mengder data og effektivisere utvikling, utføring og overvåkning av kategoristrategier – slik at de blir langt mer effektive og strategiske i sine daglige oppgaver. Moderne løsninger tilbyr kategoriinnsikt, prosessveiledning, maler, KI-styrte anbefalinger og mer for å hjelpe ledere med å nå og ofte overskride utgiftsbehandlingsmålene.

Kategoristyring vs. strategisk sourcing

Begrepene kategoristyring og strategisk sourcing brukes noen ganger om hverandre, men de er ikke det samme. Strategisk fastsetting av forsyningskilde er en anskaffelsesprosess som fokuserer på å velge de riktige leverandørene og forhandle frem de beste prisene for å oppfylle kortsiktige organisasjonsmål. Hovedmålet med strategisk fastsetting av forsyningskilde er kostnadsreduksjon. Kategoristyring segmenterer derimot innkjøp i kategorier for å hjelpe ledere med å identifisere muligheter for å spare penger og forbedre kvalitet, leverandørytelse og effektivitet. Kategoristyring er en kontinuerlig prosess som utføres på lang sikt, og omfatter ofte strategisk fastsetting av forsyningskilde som et tidlig trinn.

Topp 6-fordeler med kategoribehandling

Takket være færre redundanser og enklere leverandørforhandlinger, tilbyr kategorisert anskaffelse en rekke forskjellige fordeler som kan hjelpe innkjøpsteam med å kjøre et strammere skip og identifisere nye salgsmuligheter:

1. Forbedret innsikt. Med kategoriserte utgifter og ett enkelt kontaktpunkt for alle relaterte leverandører kan foretak få bedre innsikt i kostnader, leverandørytelse og potensielle problemer i forsyningskjeden. I tillegg kan du bruke dyp kjennskap til kontrakter, priser og markedstrender til å ta bedre og mer lønnsomme anskaffelsesbeslutninger.
2. Økte besparelser. Ved å utnytte kategoriekspertisen og innsikten som er gjort mulig gjennom kategorisering, kan ledere forhandle frem bedre priser og forbedre ytelsen for å redusere kostnadene. Og siden ledere kjøper på lang sikt, kan de dra nytte av stordriftsfordeler for å ytterligere spare penger.
3. Redusert risikoeksponering. Med en grundig forståelse av hver leverandør og effektive langsiktige arbeidsforhold, kan kategoriteamene ta en mer proaktiv tilnærming til leverandøradministrasjon og redusere risikoen for å håndtere ukjente eller fly-for-natt-leverandører.
4. Større anskaffelseseffektivitet. Med tidstestede, digitaliserte og automatiserte prosesser kan teamene reagere raskere på markedsendringer og frigjøre tid til verdiskapende aktiviteter.
5. Bedre overholdelse av ESG- og SR-forpliktelser. Kategorimåljustering, åpenhet og overvåkning gjør det enklere for bedrifter å overholde forpliktelser knyttet til miljømessig og sosialt ansvar.
6. Økte utgifter under ledelse. Gjennom intelligent automatisering kan anskaffelser administrere et høyere antall kategorier og til slutt øke utgifter under administrasjon.

Typer anskaffelseskategorier

Kategorigrupperinger kan variere fra forretning til bedrift avhengig av bransje, utgiftspolicy og bestemt marked. Vanligvis består hver anskaffelseskategori av en gruppe produkter eller tjenester som har lignende kjennetegn, for eksempel type, leverandør, verdi, lokalisering eller avdeling. HR, teknologi, vedlikehold og reiser er for eksempel vanlige kategorier.

Det er også vanlig å dele direkte og indirekte utgifter inn i sine egne kategorier. Direkte kostnader er for varer som trengs for sentrale forretningsprodukter og -tjenester, for eksempel råvarer og emballasjeutstyr. I motsetning til dette er indirekte utgifter for varer og tjenester som støtter daglig forretningsdrift, for eksempel kontormateriell. Gruppering av indirekte utgifter, som ofte administreres i siloer i hele virksomheten, kan bidra til å standardisere og redusere indirekte innkjøpskostnader.

Noen selskaper går til en global standard som UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code) for veiledning om hvordan de skal bestemme kategoriene, men de fleste vil opprette sin egen interne utgiftstaksonomi. Uavhengig av den nøyaktige sammensetningen av kategorier, innebærer vellykket kategoristyring å bruke et standardrammeverk for å segmentere varene og tjenestene som trengs for å drive en bedrift.

3 hovedtrinn i kategoristyringsprosessen

Selv om prosessen kan variere på tvers av organisasjoner, inkluderer kategoribehandling vanligvis tre trinn:

1. Definer kategoriprofiler. Teamene skal begynne med å analysere gjeldende utgifter og vekte en rekke faktorer – fra risiko og forskrifter til direkte forretningslogikk – for å identifisere kategorier. Resultatet er en konsolidert kategoritaksonomi for innkjøp som kan brukes i hele organisasjonen.
2. Ramme- og planstrategi. I dette trinnet evaluerer teamene kategoriene basert på prisfastsetting, leverandørytelse, prognoser for forsyning og behov og andre faktorer – og identifiserer salgsmuligheter for å optimere kostnader og øke verdien. Basert på denne informasjonen oppretter de en hovedstrategi for å oppnå hver enkelt kategoris mål, delt inn i bestemte taktikker og faser.
3. Utføre strategi og overvåke resultater. Til slutt lanseres strategien, og resultater, leverandører, forretningsbehov og markeder overvåkes kontinuerlig, slik at teamene raskt kan reagere på endringer og optimalisere kategoristrategiene etter behov.

Hva du skal se etter i kategoribehandlingsprogramvare

Programvare for kategoristyring er utviklet for å sentralisere, digitalisere og effektivisere prosesser for alle kategoristrategier – og for å gi handlingsrettet innsikt for å finpusse og forbedre dem. For å oppnå dette inneholder de beste løsningene følgende funksjoner på et minimum:

• Automatisering. Intelligente automatiserte prosesser for oppretting av kategoriutgiftsprofiler og utvikling og utføring av strategier.
• Trinnvis veiledning. Systembaserte anbefalinger, veiledede prosesser og maler for god forretningsførsel, verktøy og rammeverk.
• Sanntidsovervåkning og analyse. Evne til å overvåke og analysere markedsinformasjon, kategorier, priser, leverandørytelse, resultater og mer i sanntid.
• Strategiutføring. Verktøy for enkel konvertering av strategier, planer og initiativer til sourcingprosjekter eller -hendelser.
• Integrasjon. Sømløs integrasjon med source-to-pay og andre løsninger for leverandøradministrasjon.
• KI. Innebygd, KI-drevet mulighetsanalyse og anbefalinger basert på utgiftsdata og andre faktorer – i tillegg til en plan for integrering med store språkmodeller som ChatGPT for å hjelpe med strategioppretting.

Anbefalte fremgangsmåter for en effektiv kategoribehandlingsstrategi

Utvikling av en vinnende kategoristrategi kan oppnås raskere med følgende beste praksis:

• Opprett en dedikert kategoriansvarlig og -team. Siden store kategorier og strategiske utgiftsområder krever tid og spesialisering, gjør et dedikert team bestående av kunnskapsrike interessenter fra relevante avdelinger en mer effektiv prosess. Kategoriansvarlig er ansvarlig for å overvåke og forstå markedet, forskriftene og prisfastsettingstrendene for en hel kategori, samt for å utvikle kort-, mellom- og langsiktige planer.
• Opprett en konsistent taksonomi i hele organisasjonen. Dette er et viktig trinn for å få bedre innsikt og bedre innsikt i utgifter. Noen organisasjoner vil bruke universelle standarder som UNSPC som en guide, men oftere vil bedrifter skape sine egne interne kategorier som er bedre tilpasset deres unike mål eller bransjens behov.
• Bruk automatiserte løsninger for å sentralisere utgiftsdata. Med ett sted å spore og overvåke data, er det enklere å finne og rapportere viktig innsikt – og å styrke styringsrutinene.
• Utnytte kategoribehandlingsteknologi. Ved hjelp av teknologi som KI i anskaffelse, kan teamene lettere oppdage mønstre, automatisk kategorisere utgifter, organisere leverandører etter kategori, definere benchmarks, gi anbefalinger, automatisere oppgaver med mer.
• Hold interessenter engasjert og i sløyfen. Med analyseverktøy og programvare for å kommunisere gevinster og muligheter, er det enklere å få interessentinnkjøp og samkjøre med organisasjonens mål.
• Bygg dynamiske leverandørforhold. Fokuser på totalverdi – i stedet for bare kostnader – og samarbeid åpent for å skape gode arbeidsforhold.
• Ta med tredjepartsdata. Utvikle en mekanisme for å bruke relevante eksterne datapunkt fra tredjepartsleverandører til å utfylle kategoristrategien.
• Gjør livssyklusprosessen for kategorien kontinuerlig. Forbedre intern og ekstern dataanalyse ved å samle kategorispesifikk intelligens, forbedre strategien og gjennomføre periodiske evalueringer.