AP-automatisering: Hva det er og hvordan det fungerer

Den økende interessen i automatisering av leverandørreskontro gjenspeiler ganske nøyaktig det generelle humøret blant dagens bedriftsledere: Selv om det er mange nye muligheter der ute, har konkurransen aldri vært tøffere, og det er rett og slett ikke mer spillerom for vanskelige prosedyrer eller ineffektiv drift. Med de fantastiske KI-drevne funksjonene til moderne teknologier og større fokus på leanness og strategi, har prosessautomatisering virkelig kommet inn i sin egen – og bedrifter realiserer raskt sin makt til å få dem ut fra under vekten av papir-tunge praksiser og feilutsatt manuell regnskapsoppgaver.

I sin siste undersøkelse fant Institute of Financial Operations & Leadership (IFOL) ut at 56% av AP-teamene brukte over 10 timer per uke på manuell fakturabehandling alene. Og som alle vet, kan den typen dataregistrering føre til feil som koster deg penger og tid. Faktisk, hvis du er noe som respondentene i den IFOL-rapporten, vil du være enig i at "datafeil, unntak og avvik" rangeres nær toppen av dine regnskapsmessige bekymringer. Heldigvis er dette de typer utfordringer som automatisering av leverandørreskontro kan takle med letthet.

Hva er AP-automatisering?

Automatisering av leverandørreskontro bruker kraftige KI-styrte teknologier for å hjelpe deg med å effektivisere og forbedre prosessene for leverandørreskontro fra ende til ende. Den begynner med elektroniske fakturaer, som kan mottas via en portal, direkte fra en leverandør, eller konverteres fra papir til digitale formater. Prosessen lar deg deretter raskt validere stamdata og avstemme fakturaer sømløst mot anskaffelsesdokumenter som innkjøpsordrer og varemottak – noe som fører til raske godkjenninger og betalinger til rett tid.

Denne prosessen reduserer behovet for manuell intervensjon, noe som reduserer risikoen for feil og forbedrer den totale effektiviteten. De beste løsningene for AP-automatisering støtter databehandling i sanntid og trygg beslutningstaking – noe som er avgjørende for å opprettholde kontantstrøm og økonomisk helse i organisasjonen. Og når du er raskere og mer nøyaktig ved behandling av transaksjoner, forenkler dette ikke bare driften din, men styrker også leverandørrelasjonene dine.

fallgruvene i papirbasert leverandørgjeld

Papirbaserte og manuelle AP-prosesser kan dra ned organisasjonens driftseffektivitet. De fastsetter tilgjengeligheten av faktura- og betalingsstatusinformasjon for både deg og leverandørene dine. De tømmer ressurser på grunn av manuell behandling, dataregistrering og avstemming. Og når teamene dine jager papirer og setter opp betalingsstatusanrop, gjør de ikke mer strategiske og presserende oppgaver. Dette kan føre til at leverandører som er stresset og ulykkelige – og som har direkte innvirkning på bedriften, fra forhandlingsmakten til din evne til å utnytte rabatter ved tidlig betaling.

Ytelser ved automatisering av leverandørreskontro

Hastighet. Nøyaktighet. Effektivitet. Dette er de første tingene som folk forbinder med prosessautomatisering. Men når integrerte forretningsløsninger kombineres med moderne beste praksis for leverandørreskontro, strekker resultatet seg utover AP-landskapet og bidrar til å støtte bedre samarbeid og synlighet på tvers av alle teamene og interessentene. Her er bare noen av de viktigste fordelene du kan oppnå når du automatiserer hele faktureringsprosessen:

• Forbedret effektivitet: Ved målbar og meningsfull effektivisering av fakturerings- og betalingsprosessen reduserer AP-automatisering tiden som kreves for godkjenninger og øker den totale produktiviteten.
• Reduserte kostnader: Automatisering reduserer kostnadene ved å behandle fakturaer betydelig ved å minimere manuelle inndata og tilhørende arbeidskostnader, sammen med å redusere kostnadene knyttet til dokumentlagring og håndtering.
• Bedre kontantstrømstyring: AP-prosessautomatisering fører til raskere betalingssykluser, muligheter for rabatter ved tidlig betaling og behovsbetinget innsikt i balanser som alle bidrar til å øke arbeidskapitalen og optimalisere kontantstrømmen.
• Forbedrede leverandørrelasjoner: Utover å sikre mer rettidig betaling, baner AP-automatisering vei for betryggende forutsigbare prosesser og pålitelige kommunikasjonskanaler – og bygger bedre leverandørrelasjoner og -tilfredshet.
• Konsistens med globale forskrifter: Ved å sentralisere oppdaterte konformitetsdata fra hele verden, kan du redusere risikoen betydelig og gi raskere beslutninger når nye globale muligheter banker.
• Økt nøyaktighet: De fleste feil er utilsiktet... men ikke alle. Integrerte AP-automatiseringsverktøy kan hjelpe deg med å forhindre utilsiktede feil – og oppdage falske – før de oppstår.
• Administrer fakturaer uten innkjøpsordre og fakturaer for tjenester: Kraften i AI og maskinlæring betyr at dagens AP-automatiseringssystemer kan slå sammen og behandle en rekke forskjellige datasett, uten å mangle et slag.

Hva er prosessautomatisering for leverandørreskontro?

Prosessautomatisering for leverandørreskontro er en metode for å minimere menneskelig inngrep og eliminere oppgaver som kan oppstå ved feil fra leverandørreskontro- eller leverandørreskontroprosessen. Dette gjøres ved å bruke programvare for leverandørreskontro integrert med et online forretningsnettverk som kobler handelspartnere digitalt.

Hvordan fungerer prosessautomatisering for leverandørreskontro?

Tidlige verktøy for prosessautomatisering var mer som monteringslinje-roboter enn noe annet. De gjorde en ting over og over og responderte ikke godt på avvik eller kompleksiteter. AI og skybaserte hjerner i dagens AP-løsninger spiser kompleksitet til frokost. De lærer når de går og behandler ulike typer data med letthet – og leverer tilpassbare arbeidsflyter og behovsbetinget rapportering. Nedenfor er noen av de viktigste aktørene i dagens beste AP-automatiseringssystemer:

• Kunstig intelligens (KI) og maskinlæring (ML): Med disse teknologiene i kjernen forbedres AP-automatiseringssystemene over tid ved å lære fra historiske data. Dette muliggjør rask igangsetting av selv de mest komplekse arbeidsflytene – noe som forbedrer nøyaktighet og hastighet over hele brettet.
• Optisk tegngjenkjenning (OCR): OCR konverterer bilder av skrevet, håndskrevet eller trykt tekst til maskinkodet tekst, vanligvis fra et skannet dokument. Anvendelsen av KI har forbedret nøyaktigheten og fleksibiliteten til funksjonene betydelig.
• Robotisk prosessautomatisering (RPA): I stedet for fysiske roboter bruker RPA programvareroboter (bots) til å automatisere gjentatte manuelle oppgaver. Som alt annet har disse botene utviklet seg enormt de siste årene og kan nå håndtere mer komplekse og uforutsigbare oppgaver.
• Automatisering av digital arbeidsflyt: Dette innebærer oppretting av automatiserte baner for fakturagodkjenning, der fakturaer rutes elektronisk basert på bestemte kriterier som fakturabeløp, leverandør eller kostnadssted, slik at riktig person kan godkjenne riktig faktura til rett tid.
• Elektronisk datautveksling (EDI): EDI tillater datautveksling av forretningsdokumenter i et standard elektronisk format mellom forretningspartnere. Dette bidrar til å øke nøyaktighet og hastighet – og gir også strengere personvern- og sikkerhetskontroller.

Hvilke leverandørreskontrooppgaver kan automatiseres?

Hvert selskap vil ha sine egne unike protokoller og arbeidsflyter. Listen nedenfor gir en oversikt over noen av de mest automatiserte oppgavene:

• Dataregistrering og fakturaregistrering: Vanligvis brukes OCR-teknologi kombinert med KI til å registrere fakturadata raskt og nøyaktig, i tillegg til alle andre papirdokumenter som må digitaliseres.
• Fakturakontroll og -validering: Automatiserte systemer avstemmer fakturaer med tilsvarende innkjøpsordrer og kvitteringer, og validerer nøyaktigheten før videre behandling. Dette sikrer at betalinger bare utføres for verifiserte transaksjoner, noe som forbedrer den økonomiske kontrollen.
• Godkjenningsruting og arbeidsflyter: Forhåndsdefinerte regler er fastsatt for fakturagodkjenningsprosesser, og sørger for at de riktige dokumentene går til riktige personer (med riktig sikkerhetsnivå).
• Betalingsplanlegging og -utføring: Automatiserte systemer planlegger betalinger basert på forfallsdatoer og firmaets kontantstrømstrategier. Deretter utfører de betalinger, administrerer elektroniske fondsoverføringer, optimaliserer økonomiske ressurser og overholder regionale forskrifter.

Automatisere leverandørreskontro

Det er ikke systemfeil som avleder digitale transformasjonsprosjekter – det er dårlig planlegging og dårlig kommunikasjon. Disse velprøvde strategiene kan hjelpe deg med å opprette og utføre et vellykket AP-automatiseringsprosjekt:

• Vurder aktuelle prosesser for leverandørreskontro og identifiser tomrom: Start med å gjennomgå eksisterende prosesser for leverandørreskontro grundig for å identifisere ineffektivitet og områder som kan dra nytte av automatisering. Denne vurderingen vil bidra til å identifisere spesifikke behov og sette fasen for en skreddersydd automatiseringsløsning.
• Velg riktig AP-automatiseringsprogramvare: Velg programvare som samsvarer med organisasjonens spesifikke behov. Vurder faktorer som kompatibilitet med eksisterende systemer, brukervennlighet, skalerbarhet og evnen til å støtte globale operasjoner, om nødvendig.
• Konfigurer digital fakturaregistrering (OCR og e-fakturering): Implementer teknologier som OCR og e-fakturering for å gå over fra papirbaserte til digitale formater, en grunnleggende prosess for å redusere manuell dataregistrering og øke nøyaktigheten.
• Konfigurere automatiske workflower og godkjenningshierarkier: Opprett tydelige regler og workflower for fakturabehandling og -godkjenninger. Disse bør utformes for å effektivisere prosesser, redusere forsinkelser og sikre overholdelse av selskapets retningslinjer.
• Bygg en sterk kommunikasjons-, tilbakemeldings- og opplæringsstrategi: De beste programvareintegrasjonene skjer når ledere tar seg tid til å lære smertepunktene og ønskelistene til alle sine kjerneteam. Ta deg tid til å kommunisere selskapets top-down mål og begrunnelse for å velge nye løsninger. Restrukturere roller og ansvar for å sikre at automatisering ikke tar bort jobber, men at det frigjør teamene dine til å utvikle mer strategiske og omsettelige ferdigheter.

Hvordan velge AP-automatiseringsprogramvare

Når du står overfor enestående konkurranse og usikre markedskrefter, må du gripe alle muligheter du kan være slankere og raskere, og for å få større datadrevet innsikt og synlighet i hver del av operasjonen. Teknologier som – for bare noen år siden – ville ha vært «hyggelige å ha», har nå blitt essensielle. Det er viktigere enn noensinne at du utvikler en informert og langsiktig strategi for å bygge opp en teknologiportefølje som akkurat oppfyller dine unike behov, og som enkelt lar deg skalere og svinge med det skiftende forretningslandskapet. Nedenfor er bare noen av trinnene som er involvert i evaluering av AP-automatiseringsprogramvare:

• Forstå kravene til AP-prosessen: Definer klart automatiseringsbehovene dine, inkludert viktige funksjoner som vil takle spesifikke utfordringer i de aktuelle prosessene.
• Evaluer skalerbarhet og fleksibilitet: Sørg for at programvaren kan imøtekomme vekst og tilpasse seg endrede forretningsprosesser og forskrifter.
• Sikre integrasjonsmuligheter med eksisterende systemer: Programvaren bør integreres sømløst med eksisterende ERP- og finanssystemer for å opprettholde datakonsistens og effektivisere operasjoner på tvers av forretningsfunksjoner.
• Prioriter brukervennlighet og intuitive grensesnitt: Velg programvare med et intuitivt grensesnitt for å minimere læringskurven og maksimere adopsjonsraten blant de ansatte. Brukervennlighet er nøkkelen til å utnytte programvarens funksjoner fullt ut.
• Vurder sikkerhets- og samsvarsfunksjoner: Det er avgjørende at programvaren har sterke sikkerhetstiltak for å beskytte sensitive finansielle data – og at den støtter overholdelse av lovbestemte krav i alle land der bedriften din opererer.
• Gjennomgå leverandørens omdømme og støttetjenester: Undersøk leverandørens omdømme i markedet og kvaliteten på deres kundestøtte. Pålitelig kundeservice er avgjørende for rask problemløsning og for å sikre kontinuerlig systemytelse.

Del denne artikkelen

Utforsk relatert innhold

Les mer