Oversikt over søkersporingssystem

Et søkersporingssystem (ATS) er en programvareapplikasjon for menneskelige ressurser (HR) som hjelper organisasjoner med å administrere rekrutterings- og ansettelsesoppgaver digitalt. Den fungerer som den sentrale databasen for jobb- og søkerinformasjon der jobbrekvisisjoner, utlysninger og søknader administreres og søkere kontrolleres og velges.

En ATS støtter ytelsen til vanlige oppgaver, for eksempel oppretting av stillingsbeskrivelser, utlysning av jobber på karrierenettsteder og jobbtavler, résumé-skanning, planlegging av intervjuer, innsamling av tilbakemeldinger, utføring av bakgrunnskontroller og generering av tilbudsbrev med elektroniske signaturer.

Systemet administrerer også erfaringen for jobbsøkere. Dette inkluderer å søke etter jobber, søke på nettet og sjekke statusen for en søknad, samt generere varsler til søkere.

Hva gjør et søkersporingssystem?

En ATS fungerer som en database for jobbsøkere, automatiserer og administrerer arbeidsflytene knyttet til rekrutteringsprosessen. Det gjør det mulig for ansettelsesledere og rekrutterere å kutte gjennom mengden av mottatte résumés slik at de kan fokusere sin tid på de mest kvalifiserte søkerne.

Med muligheten til å programmere forretningsregler inn i et ATS, kan selskaper sikre at de følger beste ansettelsespraksis samtidig som de sikrer at søkerne sender inn personopplysninger.

Hvem bruker et søkersporingssystem?

Firmaer i alle størrelser og bransjer bruker søkersporingssystemer til å organisere, søke etter og kommunisere med jobbsøkere og administrere jobbsøknadsprosessen. Mens tidligere domenet til større Fortune 500-selskaper på grunn av tilknyttede kostnader og infrastrukturkrav, i dag mindre organisasjoner kan utnytte kostnadsbesparelsene for programvare-som-service (SaaS) tilbud i skyen.

Hvorfor er en ATS viktig?

En ATS akselererer ansettelsesprosessen. Ved å gå fra offline og papirbaserte prosesser til en automatisert digital prosess, blir rekrutterings- og ansettelsesoppgaver effektivisert, og frigjør tid og sikrer rettferdig og best egnet ansettelsespraksis blir fulgt.

Her er noen eksempler på hvordan et søkersporingssystem kan være til nytte for en organisasjon:

• Flere søkere: En ATS gjør det enklere for jobbsøkere å søke etter jobber og søke på nettet, noe som øker det totale antall søknader.
• Raske ansettelsessykluser: Rekrutterere kan raskt søke i hele søkerpipelinen, velge kandidater av interesse og investere sin tid i arbeid med høyere verdi, for eksempel screening av intervjuer, referanser og tilbud.
• Bedre samarbeid med interessenter: I løpet av intervjutrinnet evaluerer og ansetter ledere og gir tilbakemelding på kandidater innen ATS. Forretningsregler kan konfigureres for å automatisere progresjonen av kandidater gjennom screening- og ansettelsesfasen.

Utviklingen av søkersporingssystemer

Før Internett ble ledige stillinger annonsert i klassifiserte aviser og bransjepublikasjoner. Prosessen var papirbasert, noe som gjorde det tidkrevende og vanskelig å håndtere. Jobbsøkere kunne ikke enkelt fastslå statusen for en søknad. Rekrutterere og ansettelsesledere – på grunn av det store antallet søknader i papirformat – kunne ikke identifisere de mest kvalifiserte søkerne.

Med digital og online teknologi ble det mye enklere å søke på en jobb. Globale sysselsettingsnettsteder fremmet jobbmuligheter for mennesker over hele verden. Plutselig hadde rekrutteringen blitt en volumforretning.

De første søkersporingssystemene ble utviklet på slutten av 1990-tallet og holdt til i lokaler. Systemene fokuserte på behandling og lagring av det store antallet résuméer som ble mottatt, samtidig som de sikret samsvar og konsistens i ansettelsespraksisen. Rekrutterere og ansettelsesledere følte også virkningen av et så stort antall søknader, og snart utviklet disse systemene seg til å støtte pre-screening, résumé skanning, parsing, automatiserte varsler og analyser.

I dag distribueres søkersporingssystemer hovedsakelig i skyen og tilbys som en software-as-a-service, eller SaaS, løsning, med KI-funksjoner. En skybasert ATS eliminerer store implementeringskostnader og ineffektive prosesser, noe som reduserer avhengigheten av IT.

ATS-teknologi har utviklet seg til å støtte moderne rekrutteringskrav, som kan omfatte:

• KI-støttede arbeidsflyter: Effektiviser ansettelsen med KI-styrt matching, automatisert screening, intervjuplanlegging og digital tilbudsadministrasjon for å akselerere beslutninger og støtte arbeidsstyrkeplanlegging.
• Virtuell rekruttering: Støtte ekstern arbeidsplass og rekruttering, for eksempel karrierenettsteder, kandidatkommunikasjon, tilbud og intervjuer.
• Masserekruttering: Tiltrekk, vis og ansett store mengder søkere raskt for bestemte bransjer, for eksempel helsevesen, dagligvare, e-handel og teknologi.
• Høye søkervolumer: Skjerm store mengder søkere for spesifikke åpninger.
• Intern rekruttering: Identifiser ansatte for å fremme intern utvikling.
• Mangfold og inkludering: Sikre samsvar med et selskaps ansettelsestiltak og ikke-partiske rekrutteringspraksis.

En ATS støtter rekrutteringsprosessen fra utlysning av en stillingsåpning til presentasjonen av et tilbudsbrev. Siden rekrutteringsdata er personopplysninger, hjelper søkersporingssystemer også bedrifter med å overholde personvernlovgivningen som GDPR.

Brukstilfeller for en ATS

Rekrutterere er de mest aktive brukerne av en ATS. De bruker systemet daglig til å behandle jobbrekvisisjoner, utlyse ledige stillinger, evaluere søkere og administrere fremdriften for kandidater gjennom rekrutterings- og ansettelsesstadiene.

Ansettelsesledere bruker et ATS til å delta i rekrutteringsprosessen. Systemet gir dem direkte tilgang til aktive jobbrekvisisjoner for å evaluere jobbeskrivelser, søkere og résumés, og til å se statusen for hver kandidat. Informasjon genereres fra ATS for å forberede og gjennomføre intervjuer, samt å lagre kvantitative og kvalitative tilbakemeldinger etter et intervju.

Jobbsøkere bruker ATS til å søke etter og søke på jobber, sjekke en søknadsstatus og godta jobbtilbud.

Hva du skal se etter når du vurderer en ATS

Søkersporingssystemer tilbys som frittstående løsninger eller kan inkluderes som en del av en ende-til-ende-plattform for rekrutteringsprogramvare som inkluderer muligheter for kandidatstyring (CRM).

CRM-programvare brukes ofte parallelt med en ATS. Men i motsetning til en ATS, brukes disse systemene til å tiltrekke seg talent og bygge relasjoner med søkere som har gått over til kandidatstatus. Kandidatrelasjonsstyringssystemer fokuserer på kandidatengasjement og skaper en generell positiv rekrutteringserfaring.

Noen organisasjoner foretrekker enkelheten til en frittstående ATS-applikasjon for kandidatdatastyring. Dette alternativet presenterer imidlertid noen begrensninger. Selv om det er tilstrekkelig for å behandle aktive kandidater, gir disse systemene ikke de nødvendige evnene for å engasjere og pleie passive talenter.

Rekrutteringsprogramvare som inkluderer ATS- og CRM-funksjonalitet, gir størst fleksibilitet og effektivitet på hele søknad-til-kandidat-reisen. Kombinerte fordeler omfatter:

• Tilgang til avanserte karrierenettsteder
• Skreddersydde målsider
• E-postmarkedsføringskampanjer
• Større kompetansebaser
• Større interesse og engasjement fra kortlistede kandidater
• Raskere ansettelsessykluser
• Bedre samarbeid med interne interessenter

En ende-til-ende-rekrutteringsløsning reduserer kostnadene og eliminerer kompleksiteten ved å administrere flere systemer parallelt.

Tilleggshensyn omfatter:

• Skalerbarhet: Ansettelsesbehovene til en organisasjon vil variere, så programvaren må være smidig og skalerbar.
• Integrering: Bestem på forhånd hvordan teknologien skal integreres med annen rekrutteringsprogramvare samt den generelle menneskelige ressursteknologiinfrastrukturen. Disse integrasjonene støtter eliminering av manuelle dataprosesser og muligheten til å kombinere rekrutteringsdata med medarbeiderdata.
• Brukerkrav: Vurder alle brukerne – søkere, rekrutterere, ansettelsesledere – og sørg for at ATS er i stand til å levere en effektiv og positiv opplevelse for alle.

Hva er mulighetene til en ende-til-ende-rekrutteringsplattform som inkluderer ATS og CRM?

Her er en oversikt over de kombinerte funksjonene du kan bruke med en omfattende rekrutteringsløsning:

Kontere en beholdning

• Opprett jobbeskrivelser som fremhever foretrukne kompetanser.
• Identifiser kjønnsskjevheter og lønnsbenchmarks ved hjelp av automatiserte skanninger.
• Opprett et nettsted med arbeidsgivermerke for jobbsøkere.
• Bygg og administrer utlysninger på karrierenettsteder og jobbtavler.
• Bruk konfigurerbare applikasjoner per rekvisisjon (mobilapplikasjon, hurtigsøknad, flertrinns).

Evaluerer søkere

• Søk etter eksterne og interne applikasjoner ved hjelp av én enkelt database.
• Konfigurer kontrollspørsmål før applikasjon for hver kravspesifikasjon.
• Automatiser lagring og analyse av résumé-data, inkludert analyse.
• Motta automatiserte meldinger og varslinger persontilpasset for hver rolle.
• Gi sikker tilgang til tredjepartsbyråer.
• Generer sanntidsrapporter og analyser på tvers av hele rekrutteringsprosessen.

Intervjuer kandidater

• Planlegg intervjuer og spor progresjon.
• Samle tilbakemelding og konsolider kandidatvurderinger automatisk.
• Gir sikker tilgang til en kandidatportal for aktuell informasjon og status.

Ansettelse og introduksjonsprogram

• Få tilgang til merkede maler og skjemaer med forhåndsutfylte data.
• Generer og presenter tilbudsbrev med elektroniske signaturfunksjoner for raskere snuing.
• Automatiser introduksjonsprogramprosessen.

Når skal en organisasjon implementere en ATS?

En ATS-implementering bør vurderes av organisasjoner som vokser raskt og har ambisiøse rekrutteringsmål som korrelerer med den generelle forretningsstrategien. Tilleggskrav kan omfatte å målrette et spesialisert ferdighetssett eller en rolle som er i stor etterspørsel, støtte til masserekruttering eller å løse betydelige ineffektiviteter innenfor HR der en sentralisert datamodell og automatiserte arbeidsflyter vil spare tid og penger. Disse ineffektivitetene kan være:

• Ansettelsesinnsats spores i et regneark.
• Den samme stillingsutlysningen må sendes manuelt til flere jobbtavler.
• Tiden er brukt til å gjennomgå et stort volum av irrelevante applikasjoner.
• Tilbakemeldinger og beslutninger fra ansettelsesteamet er vanskelige å få tak i.
• Interne ressurser er ikke tilgjengelige for bygging, vedlikehold eller forbedring av et eksisterende karrierenettsted.
• Måling av verdien av rekruttering er vanskelig og inkonsistent.

Når bør jeg oppgradere ATS?

Mange organisasjoner velger å oppgradere fra en eksisterende ATS til en ende-til-ende-plattform for rekrutteringsprogramvare, inkludert muligheter for kandidatengasjement i en CRM.

En utdatert ATS kan resultere i følgende HR-ineffektivitet:

• Den samme jobbsøknaden blir servert for hver jobbåpning.
• En stor leveringsrate forekommer i ansettelsesprosessen.
• Det er vanskelig og ineffektivt å pleie og engasjere kandidater.
• Tilstedeværelsen av ubevisst skjevhet er ukjent.
• Spesifikke ansettelsesstrategier, slik som masseansettelse, intern progresjon og virtuell rekruttering, er vanskelig om ikke umulig.

Søkersporingssystemer, spesielt når de er integrert i ende-til-ende-rekrutteringsløsninger, gir en moderne, sikker plattform for HR å tiltrekke, identifisere, engasjere og ansette de aller beste kandidatene. En ATS eliminerer tidkrevende manuelle prosesser, slik at rekrutteringsinnsatsen kan synkroniseres perfekt med bedriftens prognostiserte vekst.