Ikke for mange år siden, kundene dine var glade for å vente dager eller uker for produkter som skal leveres. Du visste hvem alle konkurrentene var, og markedstrender var ofte gradvis og stødig. I dag er ikke noe av det sant. Moderne forbrukere handler i sanntid fra en global, og typisk digital, katalog. Produkt (og til og med industri) trender kan ta vent i uker, hvis ikke dager. Kast inn i blandingen en forvirrende samling av forsyningskjedeforstyrrelser fra pandemier til politikk og værhendelser – og som er lik en ganske svimlende situasjon. Så mye som kundene bygger virksomheten, er leverandørene grunnlaget som den finnes på. Dagens beste programvareløsninger og operasjonelle innovasjoner hjelper bedrifter med å utvikle strategier for styring av leverandørrelasjoner som de trenger for ikke bare å konkurrere, men trives i dagens komplekse og raskt skiftende verden.

Betydning av leverandørrelasjonsbehandling

Praksisen med leverandørstyring (SRM) oppstod på 1980-tallet som en måte å gi bedrifter en systematisk og konsekvent strategi for å vurdere sine leverandører. SRMs røtter kan spores tilbake til arbeidet til den anerkjente innkjøps- og forsyningskjedeanalytikeren Peter Kraljic, som introduserte et innovativt perspektiv på leverandørsegmentering. Han utviklet noe som kalles Kraljic Matrix som i hovedsak kartlegger leverandører mot to sentrale dimensjoner: risiko og lønnsomhet. For eksempel trenger et elektronikkselskap både mikroprosessorer og kontorrekvisita, men leverandøren som forsyner dem med førstnevnte er langt mer viktig for deres suksess enn sistnevnte. Derfor er styring av leverandørrelasjoner viktig for alle dine leverandører, men det er spesielt viktig å dyrke robuste, transparente relasjoner og pågående vurderingsstrategier med de leverandørene som bedriften din er mest avhengig av.

Moderne praksis og løsninger for leverandørstyring utnytter analytiske og strategiske komponenter som kan hjelpe bedrifter med å revolusjonere tilnærmingen deres til å administrere leverandørrelasjoner.

SRM vs. leverandørstyring

Begrepene "leverandørstyring" og "leverandøradministrasjon" brukes ofte om hverandre, men de er ikke teknisk sett det samme. Administrasjon av leverandørforhold er akkurat det det høres ut som: Praksisen med å administrere relasjoner med leverandører. Leverandøradministrasjon er imidlertid bredere enn det. Det omfatter relasjonsstyring, men også leverandørinformasjon, ytelse og risikostyring – i tillegg til aktiviteter som prognosesamarbeid.

Som et begrep har SRM eksistert mye lenger og brukes fortsatt av mange bedrifter, spesielt små og mellomstore bedrifter som ikke trenger full funksjonalitet i en ende-til-ende-leverandøradministrasjonspakke. I dag er imidlertid leverandørstyring det mer moderne begrepet og brukes ofte til å beskrive nye og avanserte skybaserte verktøy som oppfyller de komplekse behovene til det øvre mellommarkedet og store bedrifter.

Prosessen for behandling av leverandørforhold

SRM-reisen består av fem kritiske trinn:

1. Leverandørsegmentering: Denne initiale fasen omfatter kategorisering av leverandørbasisen. Dette bidrar til å levere innsikt, fremheve potensielle risikoer, avdekke besparelsesmuligheter og forbedre leverandørrelasjoner. Segmentering kan skje basert på ulike kriterier som posisjonstype, kvantum, risiko (ved hjelp av Kraljic-matrisen), sted, pris, bærekraft osv., avhengig av hva som inneholder mest verdi for virksomheten.
2. Leverandørstrategiutvikling: Bevæpnet med innsiktene fra segmentering, er neste trinn å lage en skreddersydd strategi. Dette omfatter forhandling av kontrakter og priser, forbedring av kommunikasjonsprosesser og forsøk på å diversifisere forretninger på tvers av flere leverandører for å minimere risiko og avhengighet.
3. Relasjonsbygging: Denne fasen fokuserer på å utdype forbindelsen med leverandører. Det overskrider transaksjoner, fremmer et forhold som inkluderer ende-til-ende-kommunikasjon som kan inkludere ting som tidlige meldinger om prisendringer, kampanjer og potensiell underdekning. I hovedsak sikrer den at leverandørene dine kjenner deg og er tilpasset forretningsbehovene dine.
4. Strategiutføring: Sette taktikker og initiativer som er identifisert i strategiutviklingsfasen, for å forbedre ytelsen, øke verdien og oppnå de fastsatte målene med hver segmenterte leverandørgruppe. Det kan omfatte kontraktstyring, ordreoppfyllelse, ytelsesstyring og proaktivt samarbeid med leverandører for å sikre at de strategiske målene oversettes til konkrete resultater som er til nytte for både kjøpsorganisasjonen og leverandørene.
5. Overvåking og kontinuerlige forbedringer: Kontinuerlig overvåking av leverandørytelse er avgjørende for effektiv administrasjon av leverandørrelasjoner. Dette kan omfatte evaluering av aktualitet og nøyaktighet for leveranser, produktkvalitet, kostnadseffektivitet, gjennomløpstid og svartid. Ytelsesdata strømmer tilbake i syklusen, og informerer neste runde om segmentering og strategiutvikling, noe som skaper en sløyfe som blir sterkere og mer opplysende hver gang den går rundt.

Mål og fordeler ved administrasjon av leverandørrelasjoner

Når du forbedrer evnen til å kommunisere med leverandørene dine, øker du mulighetene for suksess.

• Nærmere forhold til leverandører: Å bygge tettere relasjoner med leverandører betyr å forbedre samhandlingene dine utover transaksjonsnivået. Det innebærer å forene partnerskap og bygge tillit, gjensidig forståelse og felles mål. Dette gir både deg og leverandørene en bedre forståelse av hverandres mål, trusler og muligheter.
• Lavere kostnader: Ved å forstå leverandørenes drifts- og kostnadsstrukturer kan bedrifter samarbeide med leverandørene for å identifisere områder for kostnadsreduksjon uten at det går på bekostning av kvaliteten. Dette kan føre til bedre prisforhandlinger, store innkjøpsfordeler og reduserte totale eierkostnader.
• Redusert leverandørrisiko: En velimplementert strategi for styring av leverandørrelasjoner gir større bevissthet og synlighet i sanntid, noe som hjelper deg med å identifisere, vurdere og redusere risikoer med større hastighet og påstand. Som ordtaket sier: Du vet ikke hva du ikke vet. Bruk av smarte innkjøpsløsninger og SRM-praksis sikrer at du er mer forberedt og trygg.
• Bedre leverandørrespons: Når leverandørene dine kjenner deg og føler deg investert i din suksess, er det mer sannsynlig at de vil gå den ekstra milen for å møte dine behov, spesielt i presserende situasjoner. Denne svartiden kan utgjøre hele forskjellen i tidssensitive eller uventede scenarioer. Jo strammere forholdet mellom kjøpere og selgere er, jo større er svartiden.
• Raskere leverandørsamarbeid: Ved å gi leverandørene digitale metoder og sanntidsmetoder for samarbeid og informasjonsdeling, kan du reagere raskere på avbrudd og forbedre bedriftens smidighet. Dette gjøres ofte på et forretningsnettverk med flere foretak– en mange-til-mange B2B-samarbeidsplattform der kjøpere og selgere kan koble sammen, forhandle og samarbeide om delte prosesser og informasjon.
• Større synlighet og transparens: God leverandørstyring er transparent. Det kommuniserer tydelig ytelsesmålinger, deres betydning for alle, og det faktum at alle er underlagt granskning. Denne ufornuftige, ærlige tilnærmingen gir et godt inntrykk og oppmuntrer leverandører til å opprettholde høye standarder som en del av samarbeidet med deg, i stedet for bare av frykt for overvåking.
• Optimert verdiskapningskjede: Ved å tilpasse leverandøroperasjoner til forretningsmålene dine, bidrar strategier for leverandørstyring til å støtte en stadig mer strømlinjeformet forsynings- og verdikjede. Dette sikrer at hver kobling i kjeden fra ende til ende er synlig, fungerer effektivt og bidrar til generell suksess.
• Innsikt i leverandørenes funksjoner: Med tilgang til data og intel kan du bedre forstå styrkene, funksjonene og potensialet i leverandørenes bedrifter. Hvis du introduserer nye produkter eller forretningsmodeller, kan du for eksempel vurdere om den aktuelle forsyningsbasen kan oppfylle disse behovene – eller om du trenger å finne nye leverandører. Ved å gripe kapasiteten og begrensningene i leverandørlandskapet ditt, kan du spekulere og svinge med større sikkerhet og fremsyn.

Beskyttelse mot forstyrrelser i forsyningskjeden

Det tok katastrofen i covid-19 for folk å fullt ut sette pris på hvor avhengig vi alle er på forsyningskjeder. Vær oppmerksom på hvor nær de ville komme til randen, de beste bedriftene begynte å aggressivt optimalisere sine forsyningskjeder og systemene og prosessene som kjører dem. En del av dette har ført til en presserende innføring av bedre praksis for behandling av leverandørrelasjoner for å bidra til å navigere i usikkerhet med robusthet og selvtillit. Ved å dyrke sterke leverandørrelasjoner og opprettholde kontinuerlig tilsyn, kan du forutse forstyrrelser og reagere smidig.

Utfordringer i leverandørstyring

Selv med sterke prosesser for behandling av leverandørrelasjoner på plass, er det fortsatt risiko og utfordringer som du alltid bør være oppmerksom på.

• Mangel på leverandørmangfold: Å bygge gode relasjoner med et lite antall leverandører er veldig bra av mange grunner. Men det er alltid sårbarhet og risiko forbundet med å ha for mange egg i én leverandørs basket.Heldigvis kan SRM-programvareløsninger bidra til å håndtere mange av de tidkrevende, administrative elementene i relasjonshåndtering, slik at du står fritt til å bygge nye 1:1 relasjoner og bringe på flere leverandører enn du ellers ville hatt tid til.
• Feiltilpasning: Noen ganger kan leverandører bli konkurrenter. Eller deres agendaer og forretningsmodeller kan endres til hvor du ikke lenger er justert på vilkår og priser slik du en gang var. Dette kan være vanskelig når du har bygget nære og vennlige relasjoner, så det er viktig å forutse disse scenariene og bygge diplomatisk kommunikasjon og forhandlingsplaner i tilfelle dette skjer.
• Hindringer for risiko og kontinuitet: Fra global politikk til pandemier og værkriser lærer vi å «aldri si aldri» når det gjelder det neste potensielle forsyningskjedearrangementet. Å sikre gode relasjoner med leverandørene dine er en viktig buffer mot usikkerhet – men dessverre er det ikke et panacea. I disse dager er det også avgjørende å doble ned med KI-aktiverte innkjøpsløsninger for å hjelpe deg med å gripe bedre med data, se rundt hjørner og sette beredskapsplaner på plass.
• Synlighetsutfordringer: Selv om leverandørstyring forbedrer innsynet i leverandøroperasjoner, er det umulig å oppnå fullstendig transparens. Å balansere tillit med teknologiske hjelpemidler som IoT-sensorer, blokk-kjede og GPS-sporing kan bidra til å opprettholde en klar siktlinje uten å trenge inn i leverandørens autonomi.

Eksempler på leverandøradministrasjonsbehandling

Strategier og løsninger for administrasjon av leverandørrelasjoner hjelper disse viktige sektorene med å håndtere sine unike behov og problemer.

1. Helsevesen: Fra medisin til kirurgisk utstyr er produktkvalitet bokstavelig talt et spørsmål om liv og død i denne sektoren. Administrasjon av leverandørrelasjoner i helsevesenet innebærer ofte strenge vetteprosesser for leverandører, regelmessige kvalitetsrevisjoner og strenge samsvarskontroller for å overholde helsestandarder og forskrifter. Et sykehus kan for eksempel motta varsler i sanntid hvis en leverandørs produkt har vært gjenstand for tilbakekallinger eller kvalitetsproblemer, noe som gjør det mulig å finne alternative kilder raskt og forhindre mulig skade.
2. Detaljhandel: Med tempoet i sosiale medier kommer motetrender – noen ganger bokstavelig talt over natten. Administrasjon av leverandørrelasjoner i detaljhandel legger til rette for felles prognoser og planlegging med leverandører for å sikre at de riktige produktene er tilgjengelige når de er varme og ikke sitter rundt å samle støv når de ikke er det. En detaljist av en posisjon med høy pris og begrenset opplag kan for eksempel jobbe tett med leverandører for å skreddersy sine ordrer etter region, og sikre forsyning uten overskudd.
3. Energi: Forsyningsselskaper håndterer ofte ressurser som er flere tiår gamle og krever sjeldne og uvanlige deler og utstyr for å holde dem i gang. Videre står de overfor monteringstrykk for å redusere utslipp og utvikle mer robuste bærekraftstiltak. De gamle skolens deleleverandører og de moderne høyteknologiske leverandørene av smart strømutstyr har svært forskjellige praksiser og metoder. Administrasjon av leverandørrelasjoner kan hjelpe bedrifter med å sentralisere og forene måten de administrerer disse ulike typene leverandører på – slik at de oppfyller kundenes viktige energibehov og holder seg i samsvar med bærekraftstandarder.
4. Transport: Disse selskapene er avhengige av pålitelig utstyr og rettidig levering av forsyninger. Effektiv SRM i denne sektoren kan for eksempel involvere tett styring av relasjoner med deleleverandører for vedlikehold av kjøretøy, slik at alt er tilgjengelig ved behov uten å ha med seg overdreven beholdning. Et logistikkselskap kan bruke verktøy for administrasjon av leverandørrelasjoner til å evaluere påliteligheten til et mangfoldig nettverk av leverandører, noe som gir dem tillit til å utvide og diversifisere virksomheten.
5. Konstruksjon: Bedrifter i denne sektoren er under konstant fristpress og må opprettholde relasjoner med et svimlende utvalg av materialleverandører. Et byggefirma kan bruke programvare for administrasjon av leverandørrelasjoner til å spore leverandørytelse på tvers av flere prosjekter, identifisere de som konsekvent leverer i tide og oppfyller kvalitetsspesifikasjoner. Dette hjelper dem å holde seg på sporet med både kostnader og timing.