Anskaffelse kontra innkjøp - vet forskjellene

Når du sammenligner innkjøp og innkjøp, er det mindre om hvordan de er forskjellige, og mer om hvordan de passer sammen. Anskaffelse er en overordnet praksis; det er det prosedyremessige og analytiske rammeverket som underbygger utgiftsadministrasjonsaktivitetene dine. Innkjøp kommer senere i denne prosessen, når due diligence er fullført og det er på tide å faktisk starte og fullføre transaksjonene.

For tjue år siden var anskaffelses- og innkjøpsteamene mer avhengige av regneark og manuell analyse, noe som begrenset typene og volumet av innsikt de har til disposisjon. I dag tillater avansert teknologi og programvare interessenter å handle på større intelligens og oppdage strategiske muligheter som gagner virksomheten som helhet. I denne artikkelen skal vi se på begge aktivitetene gjennom linsen til moderne praksis.

Hva er anskaffelse?

Anskaffelse tar sikte på å anskaffe og anskaffe varer og tjenester for å dekke både umiddelbare og langsiktige forretningsbehov. Hovedmålene er blant annet å optimalisere forsyningsbasen, styre kostnadene i løpet av livssyklusen til anskaffede varer og opprettholde sterke relasjoner med kritiske leverandører. De mest effektive anskaffelsesprosessene og -teknologiene automatiserer ordreadministrasjon og anbudsinnbydelse og integrerer data for å øke effektiviteten, transparensen og overholdelsen samtidig som de støtter bredere forretningsmål.

Grunnleggende trinn i anskaffelsesprosessen

Selv om hvert foretak har unike driftsprosedyrer, omfatter anskaffelsesprosessen vanligvis følgende trinn:

• Identifisering og validering av behov: Denne prosessen begynner med en grundig vurdering av de spesifikke behovene til ulike avdelinger i bedriften, for å sikre at anskaffelsesinnsatsen er riktig tilpasset både dine bredere forretningsmål og dine driftskrav.
• Leverandørforskning og utvalg gjennom strategisk sourcing: Praksisen for beste strategiske fastsetting av forsyningskilde er robust og datadrevet. De involverer en organisert forskningsinnsats for å identifisere potensielle leverandører og evaluere dem basert på dine kjernekriterier (for eksempel verdi, pålitelighet, etikk og kvalitet).
• Kategoristyring: Dette innebærer å organisere utgiftene dine i distinkte grupper av produkter eller tjenester for å minimere kostnader og risiko og sikre at du realiserer den beste verdien for hvert kjøp. Den utnytter utgiftsanalyse for å identifisere besparelsesmuligheter og til å optimere leverandørforhandlinger.
• Forhandlinger og kontraktstyring: I løpet av denne fasen skal du forhandle frem vilkårene som styrer transaksjonene dine med leverandøren. Dette inkluderer vanligvis priser, leveringsplaner, kvalitetsstandarder og måter du vil håndtere eventuelle endringer eller tvister på.
• Løpende leverandørstyring og -evaluering: En sterk anskaffelsesprosess slutter ikke med en signert kontrakt, men involverer kontinuerlig vurdering og styring av leverandørrelasjoner. Bortsett fra å etablere standarder, innebærer dette å reagere raskt på eventuelle problemer og definere klare konsekvenser for manglende overholdelse.

Hva er innkjøp?

Innkjøp er den mer transaksjonelle komponenten i anskaffelsen, med fokus på å anskaffe de faktiske varene og tjenestene som er nødvendige for å holde ting i gang. Denne funksjonen omfatter direkte kontakt med leverandører for å plassere ordrer og administrere leveringer og betalinger. De mest effektive innkjøpsteamene vil også holde seg på toppen av leverandører for å sikre at de får de beste prisene og oppfyllelsesalternativene.

Grunnleggende trinn i innkjøpsprosessen

• Innkjøpsrekvisisjon og godkjenning: Syklusen starter med en "innkjøpsrekvisisjon", et internt dokument utstedt av en avdeling eller enkeltperson, som deretter må evalueres og godkjennes av utpekte interessenter for å sikre at forespørselen samsvarer med budsjettbegrensninger og forretningsbehov.
• Leverandørvalg og ordreplassering: Etter godkjenning ber innkjøpsavdelingen om og vurderer bud eller tilbud fra leverandører for å finne det beste samsvaret når det gjelder pris, kvalitet, leveringsbetingelser og andre kriterier. Deretter utstedes en formell innkjøpsordre, som oppretter en kontraktsavtale som spesifiserer de avtalte parameterne og betingelsene for salget.
• Mottak og avstemming av varer/tjenester: Når varer eller tjenester er levert, kontrollerer og verifiserer innkjøpsavdelingen at alt oppfyller spesifikasjonene og kvalitetsstandardene som er fastsatt i kontrakten, og engasjerer seg direkte med leverandøren for å løse eventuelle problemer eller avvik.
• Betalingsbehandling: Det siste trinnet innebærer at avdelingen for leverandørreskontro behandler betalingen i samsvar med avtalte vilkår, og dermed fullfører innkjøpssyklusen.

Anskaffelse vs. innkjøp: Nøkkeldifferanser

Vi har allerede diskutert noen av de store måtene innkjøp og innkjøp forholder seg til. Nedenfor er noen få av de mer granulære forskjellene mellom disse to ofte sammenslåtte begrepene:

• Omfang og fokus

  • Anskaffelse omfatter alt fra identifisering og validering av forretningsbehov til valg av leverandører, forhandling av kontrakter og styring av pågående relasjoner. Fokuset for anskaffelse er på å maksimere verdien for organisasjonen over tid, ikke bare når det gjelder kostnadsbesparelser, men også forbedret produktkvalitet, tjenestelevering, kundetilfredshet og leverandørinnovasjon.
  • I motsetning til dette er innkjøp mer “i øyeblikket.” Det innebærer spesifikke aktiviteter for å bestille varer og tjenester, motta dem, kontrollere dem for kvalitet og nøyaktighet, og behandle betalinger. Innkjøp fokuserer primært på effektiviteten og effektiviteten i kjøpsprosessen, og vektlegger kostnadskontroll, overholdelse av budsjetter og rettidig levering av varer og tjenester.

• Prosessvarighet

  • Anskaffelse er en pågående, syklisk prosess som involverer langsiktig planlegging og administrasjon. Det krever kontinuerlig vurdering og tilpasning for å møte endrede forretningsbehov og markedsforhold.
  • Innkjøp er derimot vanligvis en kortere, mer oppgavespesifikk prosess. Innkjøpssyklusen avsluttes når varene eller tjenestene er mottatt og leverandørene er betalt (selv om ytelsesevalueringer og utgiftsanalyser kan påvirke fremtidige innkjøpsbeslutninger).

• Beslutningstaking

  • Anskaffelse omfatter både å ta beslutninger og gi informasjon og innsikt for å informere disse beslutningene. Fra øverste etasje til produksjonsområde er bedrifter avhengige av intelligens fra anskaffelsesteamene sine for å hjelpe dem med å ta raske og sikre valg som samsvarer med bedriftens mål for kostnader, risiko, bærekraft og overholdelse.
  • Hovedmålet med innkjøpsteam er å oppfylle umiddelbare behov effektivt, innenfor budsjettbegrensninger, og i henhold til "fem rettigheter" av innkjøp: riktig kvalitet, kvantum, pris, sted og tid.

• Relasjon til leverandører

  • Anskaffelse har som mål å bygge opp leverandørrelasjoner som gir konkurransefortrinn over tid og bidrar til gjensidig vekst og suksess. Denne relasjonsledelsen innebærer regelmessige evalueringer, samarbeid om forbedringer og felles utviklingsarbeid.
  • Mens innkjøp definitivt inneholder elementer fra leverandørstyring (SRM), ser den vanligvis disse relasjonene gjennom et mer transaksjons- og oppgavefokusert objektiv. Det legges vekt på å oppfylle kontraktsvilkårene i stedet for å utvikle dypere strategiske bånd.

• Risikostyring og overholdelse

  • Anskaffelse tar vanligvis en bredere, mer helhetlig oversikt over risiko, inkludert globale problemer som kan forårsake avbrudd i forsyningskjeden, et komplekst spekter av konformitet og lovbestemte problemer, samt markedsendringer og hendelser generelt. Den inneholder omfattende risikovurderinger og reduksjonsstrategier i leverandørutvalget og styringsprosessene.
  • Og mens innkjøp kan overlappe med disse bredere problemene, fokuserer det først og fremst på operasjonelle risikoer knyttet til leverings-, spesifikasjons- og betalingsprosesser. Målet er å sikre at den daglige driften optimaliseres – ikke forstyrres – av innkjøpsaktiviteter.

Hva er e-anskaffelsesprogramvare og hvordan kan det hjelpe?

E-anskaffelsesprogramvare er en skybasert eller lokalt installert plattform som muliggjør elektronisk håndtering av ulike anskaffelsesprosesser. Dette omfatter blant annet automatisering av fastsetting av forsyningskilde, rekvisisjon, innkjøpsordrebehandling, fakturabehandling, leverandøradministrasjon og mer. Ved å integrere disse prosessene i en enkelt, enhetlig plattform, tilbyr e-anskaffelsesprogramvare en mer sammenhengende og effektiv tilnærming til administrasjon av anskaffelsesoppgaver. Den forvandler anskaffelser digitalt til en strømlinjeformet, datadrevet prosess som gir en rekke fordeler for bedriften:

• Kostnadseffektivitet: Ved å automatisere rutinemessige anskaffelsesoppgaver, for eksempel utstedelse av innkjøpsordrer og behandling av fakturaer, kan du minimere de arbeidskrevende aspektene ved anskaffelse for å fremme raskere, mer nøyaktige resultater og redusere administrasjonskostnader. I tillegg gir e-anskaffelsesprogramvare vanligvis bedre verktøy for budsjettstyring og utgiftssporing, og hjelper deg med å holde deg innenfor økonomiske grenser samtidig som du optimaliserer utgiftene dine.
• Prosessoptimalisering: Funksjoner som elektroniske innkjøpsordrer, automatiserte godkjenningsworkflower og integrerte elektroniske betalinger gjør anskaffelsesprosessen raskere, noe som reduserer syklustider fra fastsetting av forsyningskilde til betaling samt potensialet for feil. Denne økte effektiviteten sparer deg ikke bare for tid, men forbedrer også produktiviteten til teamene dine.
• Forbedret synlighet: Ved å konsolidere ulike datasett (på tvers av flere systemer) til et omfattende dashboard, gir e-anskaffelsesløsninger teamene en dypere oversikt over alle nivåer i forsyningskjeden. Dette gir mer presis utgiftssporing og KI-drevet analyse i sanntid.
• Leverandørstyring: De beste systemene inkluderer funksjoner for administrasjon av leverandørinformasjon, sporing av leverandørytelse og fremming av bedre leverandørforhold. Gjennom en sentralisert, tilkoblet plattform gir disse verktøyene tilgang til on-demand-leverandørdata og bedre kommunikasjon og samarbeid med leverandørene dine.
• Risikostyring: Overholdelse og risikoreduksjon forbedres ved å standardisere prosesser og tilpasse seg skatte-, stats- og bærekraftsforskrifter både lokalt og globalt. Robuste revisjonsspor og synlighet for flere nivåer i forsyningskjeden støtter videre proaktive reaksjoner på risiko. I tillegg kan du bruke disse systemene til å overvåke leverandørytelse og vedlikeholde detaljerte poster, noe som ytterligere beskytter virksomheten mot skade.
• Strategisk beslutnings- og sourcingstøtte: KI-styrte anskaffelsesløsninger støtter strategiske sourcinginitiativer, inkludert materialbehovsplanlegging. De gir detaljert analyse og innsikt som kan brukes til alt fra å velge riktige leverandører og produkter til å utføre anskaffelsesaktiviteter på en mer effektiv måte.

Les mer