Flytter seg utover transaksjonelle anskaffelsesmetoder

Anskaffelse har utviklet seg fra transaksjonsinnkjøp og rekordføring til en mangesidig ledelsesdisiplin. I dag krever det taktiske, analytiske og mellommenneskelige ferdigheter. Anskaffelse forblir prosessen med å undersøke, anskaffe, kjøpe, motta, kontrollere og godkjenne betaling for alle varer og tjenester en bedrift må drive. Fra råvarer og maskiner til konsulentavgifter og konferansebord, er denne viktige gruppen involvert.

I tillegg til kostnadsinneslutningsprioriteter spiller anskaffelser i økende grad en større rolle i en organisasjons inntektsstrategi. Samtidig har dette travle teamet de ekstra mulighetene og presset fra en global forsyningskjede til å navigere, sammen med kundenes forventninger til hurtighet og transparens. Dette er en oppfordring til bedrifter om å finne nye måter å effektivisere prosesser og ivareta bedriftens data på.

Definisjon og fordeler for felles anskaffelse

Samordnet anskaffelse refererer til strategisk justering og integrering av anskaffelsesaktiviteter på tvers av interne avdelinger, leverandører og eksterne partnere. Tilnærmingen kan utnytte den kollektive kjøpekraften og hjelpe bedrifter med å redusere kostnader, forbedre effektiviteten, utvide synligheten og styrke overholdelsen.

I stedet for å operere i siloer deler deltakerne informasjon for å forenkle fastsetting av forsyningskilde, kontrakter, innkjøp, leverandøradministrasjon og betalinger. I forbindelse med programvaresystemer for foretaksressursplanlegging (ERP) kan samordnet anskaffelse integreres via digitale plattformer som SAP Business Network. Disse skybaserte løsningene fungerer som en hub for å koble kjøpere og leverandører i sanntid, automatisere transaksjoner og fremme samarbeid. Dette resulterer i mindre friksjon selv om kjøpere, partnere og leverandører kan kjøre operasjoner på forskjellige programvare- og maskinvareløsninger.

Hvorfor samordnet anskaffelse ikke lenger er valgfritt

Anskaffelsesmedarbeidere klemmes mellom den usikre tilgjengeligheten av materialer og kostnaden ved å lagre ekstra beholdning på grunn av økende kostnader. Anskaffelsesteamene må likevel gjøre alt arbeidet samtidig som de er konforme og innenfor budsjettet. Plutselig påvirker en historisk operativ rolle nå forretningsresultatene direkte. For å lykkes søker de nye verktøy og prosesser for å hjelpe interne team med å gjøre mer hver dag uten overforbruk.

Tradisjonelle anskaffelsesmodeller sliter med å holde tritt med globale forstyrrelser, regulatoriske endringer og økte kundeforventninger. De er preget av manuelle prosesser, eldre verktøy og fragmenterte kommunikasjonsmetoder.

Selv organisasjoner som kjører moderne skybaserte ERP-systemer, kan utfordres av mangel på åpenhet i leverandørenes prosesser og tidslinjer. Resultatet er en begrenset mulighet til å vise blant annet beholdningen og statusen for ordrer eller betalinger på en effektiv måte.

For å bygge bro over gapet utvider innkjøpsteamene over hele verden ERP-løsningene sine slik at de kan dele dem med leverandører på en sikker måte og automatisere data på skyplattformer som er dedikert til samordnet anskaffelse og andre forsyningskjedefunksjoner. Dette tar for seg vanlige utfordringer og gir fordeler, for eksempel:

• Øke synligheten ved å la alle parter se statusen for hver transaksjon.
• Redusere syklustider ved å automatisere innkjøpsordrer, fakturaer og betalinger.
• Forbedring av leverandørrelasjoner via delte mål og ytelsessporing.
• Redusere risikoer gjennom proaktivt samarbeid og beredskapsplanlegging.

Disse nye funksjonene gjør det mulig for teamene å skifte fra transaksjonelle til strategiske operasjoner, noe som gjør samordnet anskaffelse ikke bare gunstig, men viktig.

Viktige roller, prosesser og interessenter i anskaffelsessamarbeid

Før du forplikter budsjettet til en samarbeidsløsning for anskaffelse, endrer arbeidsflyter eller engasjerer IT-støtte, er det viktig å vurdere hvem som må være involvert og den foreslåtte tidsperioden.

Å bygge en forretningssak for anskaffelsessamarbeid er drevet av flere faktorer: selskapet erkjenner behovet for å modernisere, et press mot e-fakturering for driftseffektivitet, skatteforskrifter som krever e-fakturering, og langsiktige besparelser som kan reinvesteres i et annet område av virksomheten.

Diskusjon og introduksjon skjer vanligvis etter at et primært skyoverføringsprosjekt har kjørt problemfritt i en periode. Det er nyttig å undersøke og presentere positive KPI-er når du møter interessenter for å illustrere verdien av nylige moderniseringsoppgraderinger.

I tillegg til innkjøpsavdelingen kan dette omfatte:

• Finans som sporer anskaffelseskostnader, prognostiserer budsjettering, sikrer økonomisk overholdelse og støtter nytte- og kostnadsanalyser.
• Juridisk og overholdelse som gjennomgår kontrakter om eventuelle spørsmål knyttet til oppfyllelse av lovbestemte krav og interne policystandarder.
• Operasjoner og forsyningskjedestyring som koordinerer logistikk, beholdning, leveringsdetaljer og anskaffelsesmetoder.
• IT og systemanalytikere veier inn på løsningen som passer best til bedriftens behov, og overvåker dataintegrasjon med en leverandør av innkjøpsplattformer.

Verktøy for anskaffelsessamarbeid: Funksjoner og økosystem

De nyeste verktøyene for anskaffelsessamarbeid er nettskybaserte API-aktiverte arkitekturer som støtter skalerbarhet, interoperabilitet og datautveksling i sanntid. Men bedrifter som fortsatt kjører lokalt eller hybride miljøer kan også dra nytte av disse moderne verktøyene via mellomvare og kontakter.

Mens innkjøpsplattformer er relativt nye, er mulighetene de muliggjør, oppmerksomheten til fagfolk innen finans- og forsyningsstyring. SAP Business Network støtter for eksempel mer enn tre millioner bedrifter som skal utføre transaksjoner og samarbeide med hverandre. Brukere nyter tidsbesparende prosessautomatisering og setter pris på at plattformen løser kompatibilitets- og integreringsproblemer. Deltakerne konfigurerer forretningsmiljøene sine for å sende og motta data med alle andre på nettverket, uavhengig av hvilket ERP-system de bruker. Hvis firmaets leverandører eller leverandører ikke allerede er på nettverket, kan invitasjoner sendes for enkelt å bli med – ofte gratis.

Dette er en markert forbedring i forhold til eldre prosesser som elektronisk datautveksling (EDI) og sending av regneark frem og tilbake via e-post. Selv om EDI gjør det mulig for leverandører og kjøpere å utveksle innkjøpsordrer og fakturaer elektronisk, tillater den stive arkitekturen ikke nøyaktighetsautomatisering eller konformitetskontroller. De må gjøres manuelt av både avsender og mottaker, som legger til tid og introduserer muligheten for feil. EDI-systemer kan heller ikke utføre analyser av dataene i dokumentene eller produsere innsiktsfull rapportering. Samarbeidsfunksjoner for anskaffelse løser mange av disse smertepunktene.

Verdiøkende funksjoner som du kan se etter i en samarbeidsløsning for anskaffelse, inkluderer:

• Dokumentdeling: Aktiver automatiske elektroniske innkjøpsordrer, fakturaer, betalinger og bekreftelser.
• Nettverkssøk: Søk etter nye leverandører som oppfyller bestemte kriterier eller rangeringer, poster sourcingbehov, motta bud med mer.
• Selvbetjeningsportaler for leverandører: Tillat at leverandører administrerer profiler, svarer på RFQ-er, konverterer innkjøpsordrer til fakturaer og sender fakturaer samt sporer ordrer.
• Analysedashboards: Gi innsikt i utgifter, leverandørytelse og prosesseffektivitet.
• Workfloworkestrering: Automatiser godkjenninger, eskaleringer og unntaksbehandling.
• Samsvarsgarantier: Avstem innkjøpsordrer og fakturaer, sørg for at ordrer og fakturaer samsvarer med kjøperparametere og -kontrakter, bruker godkjente leverandører etter land og oppfyller lovbestemte krav.
• Integrasjon med ERP-systemer: Sikre datakonsistens og eliminere den mest manuelle oppføringen på tvers av ERP-miljøer.

Samarbeidende innkjøpsplattformer muliggjør sikre, berøringsfrie transaksjoner og koordinering i sanntid. De er en del av et bredere økosystem som inkluderer sourcing, logistikk og Asset Intelligence-nettverk – og skaper en enhetlig digital forsyningskjede.

Felles samordnede anskaffelsesfallgruver for å unngå

Til tross for de mange fordelene med innkjøpsplattformer, kan det fortsatt være utfordrende å få innkjøp inn. Dette er vanligvis av flere grunner: tretthet i transformasjon, timing, leverandørmotstand eller mangel på ROI-data. Dette er forståelig med tanke på antall involverte team, teknisk planlegging og innledende investeringer.

Viktige innkjøpssjefer kan imidlertid håndtere disse bekymringene ved å utdanne interessenter ved hjelp av konkrete smertepunkter og positive resultater. Eksempler på dette er:

Manglende integrasjon: Frakoblede systemer hindrer dataflyt og synlighet.
Løsning: Bruk en opprinnelig ERP-plattform for å sikre sømløs integrering.

Begrenset leverandørdeltakelse: Leverandører kan ta i bruk digitale plattformer.
Løsning: Tilby onboarding-støtte og fremheve gjensidige fordeler som raskere betalinger og reduserte feil. De kan oppdage at mange av deres leverandører og kunder allerede er på nettverket.

Sikkerhets- og samsvarsrisikoer: Deling av data på tvers av organisasjoner introduserer sårbarheter.
Løsning: Velg en plattform med robust sikkerhet, revisjonsspor og samsvarssertifiseringer.

Synlighet: Diskrete systemer krever flertrinns, manuelle anskaffelsesprosesser.
Løsning: Tillat samtidig redigering av kontrakter, e-fakturering og ytelsessporing i et delt system.

Tilleggskostnader: Lederskap er kanskje ikke tilbøyelig til å fordele ekstra budsjett.
Løsning: Kjør et pilotprogram og gi validert ROI-statistikk for å selge videre investeringer.

Hvis ledelsen fortsatt ikke er overbevist, kan tredjepartsrapporter forsikre seg om deres nøling. I henhold til hvitboken fra IDC Business Value kan "Forretningsverdien for SAP Business Network - for kjøperorganisasjoner","¹ kunder kan forvente positiv avkastning på avkastning på investert kapital i form av:

• Raskere hastighet fra marked til marked.
• Raskere produkt- og bestillingslevering.
• Raskere innfasing av nye partnere.
• Raskere dokumentlevering.
• Økt bruk av elektroniske innkjøpsordrer.
• Reduksjon av syklustider for fakturagodkjenning.
• Flere fakturaer behandlet uten unntak.

Andre tredjepartsressurser som kan være nyttige, er beregneren² for IDC-forretningsverdien og hvitboken for IDC-forretningsverdien, "Forretningsverdien til SAP Business Network - for salgsorganisasjoner."³ Når innkjøp er bekreftet, er det på tide å bygge et veikart for å gå fra etablerte prosesser til tidsbesparende arbeidsflyter.

Utvikle et samarbeidskart for anskaffelsesledere

Selv om integrering av en løsning for innkjøpssamarbeid er et mindre foretak sammenlignet med en skyoverføring i hele bedriften, anbefales det å bygge et strategisk veikart for optimale resultater. Denne øvelsen tillater alle parter å tenke gjennom sine behov, krav og forventninger. Det er også på tide å planlegge eventuelle endringsstyringstrinn eller opplæring. Medarbeiderne er deretter klare til å bruke de nye samarbeidsverktøyene for anskaffelse så snart de er tilgjengelige. Foreslåtte trinn å vurdere er:

1. Vurder aktuell modenhet: Evaluer eksisterende anskaffelsesprosesser, systemer og interessentengasjement. Hva sliter teamet ditt med de fleste? Hvilke trinn er mest utsatt for feil eller feilkommunikasjon? Hva vil ikke teamet endre?
2. Definer samarbeidsmål: Juster med forretningsprioriteter som kostnadsbesparelser, smidighet eller bærekraft. Hva er dine prioriteringer? Hvordan vil du definere suksess? Raskere fakturering? Færre feil? En mer robust forsyningskjede?
3. Velg riktig plattform: Velg verktøy som integreres med ERP-systemet og støtter dine samarbeidsbehov. Bruker noen leverandører som allerede bruker en anskaffelsesplattform? Hvis ikke, sørg for at de enkelt kan bli med, så adopsjon er mer sannsynlig.
4. Engasjere interessenter: Involvere innkjøp, økonomi, IT og leverandører tidlig i prosessen for å få sine innspill, svare på spørsmål og sikre innkjøp. Velg anskaffelsesplattformen som best dekker alles behov.
5. Pilot og iterat: Start med en liten gruppe leverandører eller kategorier, mål resultater og begrens. Hvis for eksempel en nøkkelleverandør allerede er i nettverket du velger, må du først integrere med dem. Sett opp arbeidsflyter, lær opp teamet og vurder forbedringer i løpet av en fastsatt periode, for eksempel tre måneder.
6. Skaler og optimaliser: Hvis fordelene og avkastningen er overbevisende, kan du rulle ut til resten av partnerne, leverandørene og kjøperne. Utvid samarbeidet for å begrense prosesser ved hjelp av analyser for å fremme kontinuerlig forbedring.

Begynn å utforske anskaffelsessamarbeid i dag

Dagene med manuelle og siloede transaksjonsanskaffelsesprosesser fases ut ved hjelp av skybaserte nettverk som gjør det mulig for bedrifter å handle med mindre friksjon. Anskaffelsesteamene som benytter disse nye verktøyene, kan enklere:

• Oppdag nye leverandører og kom raskt til kontraktsvilkår
• Svar raskere på endringer i forsyningskjedeforhold
• Få bedre innsyn i alle trinn i kjøps- og salgsprosessen
• Overholde alle interne og eksterne forskrifter og retningslinjer

Hvis du bruker en samordnet anskaffelsesplattform, infunderer du synlighet, effektivitet og konformitet i forsyningskjeden. Den riktige løsningen er klar når du er, og det finnes mange tilgjengelige alternativer som støtter bedriftens transformasjon.