Hva er et styringssystem for lønnsavregning?

Et ledelsessystem for lønnsavregning brukes til å beregne ansattes lønn, utførte timeverk, fradrag og skattetrekk per lønnsperiode. Det er ofte tett integrert med tids- og fremmøtesystemer for å sikre nøyaktig betaling for timeverk.

En organisasjon kan administrere lønnsavregning manuelt, bruke spesialisert programvare eller sette ut denne funksjonen til en tredjepartsleverandør. Et styringssystem for lønnsavregning er en kjernekomponent i Human Capital Management (HCM).

Hvorfor er lønnsstyring viktig?

Et styringssystem for lønnsavregning kan hjelpe bedrifter med å redusere kompleksiteten, håndtere risiko og skalere effektivt. I tillegg gir avansert lønnsprogramvare folk muligheten til å generere viktige rapporter, samle innsikt i trender og integrere data med avdelingsuavhengige systemer.

Nøyaktig lønnsstyring er avgjørende for avdelinger som Human Resources (HR). HR og lønnsavregning trenger tilgang til informasjon om lønn, ytelser og ansattstatus for å nøyaktig vedlikeholde firmaposter og sikre overholdelse av skatteregler og arbeidslover.

Og å få konformitet feil kan være dyrt. I 2023 vurderte IRS amerikanske arbeidsgivere rundt 8,5 milliarder dollar i sivil straff for feilberegning eller manglende betalinger, og i 2021 førte en «navn og skam»-kampanje og søksmål til millioner av pund i bøter og reparasjonskostnader for hundrevis av britiske arbeidsgivere. Selv mindre feil kan føre til offentlig forlegenhet, tap av troverdighet og lav moral, og derfor er det viktig for bedrifter å få lønnsstyring riktig.

Hva er noen metoder for lønnsstyring?

Bedrifter av alle størrelser må administrere og vedlikeholde nøyaktig lønnsavregning for å betale ansatte i tide og fortsette å overholde kravene. Det er ulike alternativer samt fordeler og ulemper for hver enkelt. Her er de tre hovedmetodene for styring av lønnsavregning:

1.     Manuell lønnsavregningsstyring

Denne typen lønnsavregningsstyring omfatter manuell registrering av lønns-, fradrags- og lønnsavgifter i et regneark eller et enkelt regnskapsprogram. Små bedrifter og oppstartsbedrifter kan bli fristet til å bruke manuell lønnsstyring for å spare på kostnader. Denne metoden er imidlertid tidkrevende og potensielt sårbar for sikkerhetstrusler, tap av data og menneskelig feil.

2.     Programvare for lønnsavregning

Denne typen spesialisert programvare er plassert på en datamaskin eller i skyen og kan hjelpe et selskap med å organisere og effektivisere lønnsautomatisering. Programvare for lønnsstyring blir i økende grad administrert i skyen, krever vanligvis et gebyr, og er abonnementsbasert. Det kan hjelpe organisasjoner med å unngå kostbare lønnsfeil, holde oversikt over samsvarsoppdateringer, skalere på tvers av regioner etter hvert som driften utvides til nye områder, og holde medarbeiderdata organisert og sikker.

3.     Utsetting av lønnsavregning

Firmaer som ikke har ønske om eller ressurser til å kjøre lønnsstyring internt, kan ansette en ekstern tjenesteleverandør for å administrere denne prosessen. Selv om et tredjepartsselskap kan fjerne noe av den administrative byrden, kan dette være dyrt og krever at du gir opp litt direkte kontroll over prosessen.

Hva er fasene i lønnsavregningsstyringsprosessen?

Lønnsavregning har definert trinn som organisasjoner må følge for å sikre at systemet fungerer riktig og effektivt som planlagt. Tross alt kan et enkelt feiltrinn resultere i en forsinket lønnssjekk eller bot. Her er de tre hovedfasene i lønnsavregningsstyring:

1. Før lønnsavregningen

Det innebærer å samle inn viktige medarbeiderdata, for eksempel ansettelsesstatus, timesatser og overtidssatser, lønn, tidssporingsinformasjon, eventuelle bonuser, overtid eller provisjoner, betalt fravær eller permisjon, og fradrag. Organisasjoner må også sørge for at deres lønnssystem er satt opp med de nyeste dataene, arbeidspolicyer og overholdelsesforskrifter.

2. Beregningsfasen

Det innebærer å beregne bruttolønn og deretter bruke fradrag for å få den ansattes netto, eller take-home, lønn. Det er viktig å få nødvendige interne godkjenninger for å spre midlene i tide og holde lønnsavregningen i tide.

3. Fasen etter lønnsavregning

Det innebærer å fordele lønn til ansatte, yte trygde- og pensjonspremier, holde nøyaktige økonomiske journaler og innlevere nødvendige skjemaer og rapporter til offentlige etater. Avhengig av hvor selskapet befinner seg, må arbeidsgivere ha medarbeiderposter i et bestemt antall år. IRS fastslår for eksempel at amerikanske bedrifter skal føre registre over arbeidsskatt i minst fire år. Interne grupper bør også regelmessig gjennomgå interne prosesser for å sikre nøyaktighet og løse eventuelle områder som trenger forbedring.

Hva er funksjonene i et styringssystem for lønnsavregning?

Ved å grave dypere inn i detaljene i lønnsstyring, kan et moderne lønnssystem hjelpe bedrifter med følgende:

• Beregne ansattes lønn: Automatisere og beregne bruttolønn, fradrag og nettolønn, og sikre overholdelse av skatteforpliktelser og arbeidslover. Skatter og fradrag inkluderer lokale, statlige, provinsielle, regionale, føderale eller landskatter, pensjons- eller sykeforsikringsytelser, og eventuelle andre fradrag fra bruttolønn.
• Behandling av lønnsavgifter: Beregn og remitter fradrag til offentlige etater.
• Opprettholdelseskrav for lønnsavregning: Vedlikehold kvartals- og årsskatterapporter og årsoppgjørsskjemaer for medarbeidere og kontraktsarbeidere.
• Gir ansatte lønnsoppgaver: Gi ansatte en oversikt over inntekter og fradrag per lønnsperiode og hittil i år gjennom papirer eller elektroniske oppgaver. Noen lønnssystemer tillater også ansatte å melde seg på e-post eller tekstmeldinger om lønnsoppgavene sine.

Hva er fordelene med å bruke skybasert lønnsstyringssystem?

Lønnssystemer støtter økt effektivitet og hjelper bedrifter med å spare på tidkrevende HR-oppgaver. Og med skybasert lønnsprogramvare og grensesnittet hvor som helst, har lønnsavregningsteamene responsive og kraftige verktøy lett tilgjengelig. I økende grad anerkjennes lønnsavregning også som en strategisk funksjon. Som nevnt i Forbes hjelper KI-drevne lønnssystemer organisasjoner med å forbedre åpenheten, redusere feil og levere mer persontilpassede medarbeideropplevelser – og gjør lønnsavregning til en driver for tillit og transformasjon.

• Nøyaktige beregninger: Automatisering av beregninger hjelper bedrifter med å unngå feil når de behandler lønnsavregning, og sikrer punktlig, nøyaktig betaling.
• Konformitetshjelp: Når nye lover er vedtatt eller eksisterende lover endres, er programvare for lønnsstyring mye bedre posisjonert for å innlemme disse endringene i regelverket, slik at bedrifter holder seg foran kritiske tidsfrister og unngår straffer. For firmaer som opererer i flere regioner og land, inkluderer avansert skybasert lønnsavregning globale lokaliseringsfunksjoner for å holde dem konforme.
• Tilgang til skatteskjemaer: Ansatte kan enkelt få tilgang til sine skatteskjemaer på egen hånd, noe som reduserer HR-byrden.
• Fleksible betalingsalternativer: Ansatte kan velge om de vil bli betalt via direkteinnskudd eller sjekk, eller gjennom en annen firmabasert opsjon.
• Detaljert registrering: Lag kan konsolidere lønnsavregningsdetaljer basert på sanntidsdata og generere tilpassede rapporter ved å trykke på en knapp. Bruk av lønnsavregningsdataanalyse for å oppdage trender og mønstre hjelper HR og bedriftsledere med å ta bedre forretningsbeslutninger.
• Selvbetjening for ansatte: Ansatte har tilgang til lønnsoppgavene sine, med en oversikt over betalinger og fradrag, noe som forbedrer gjennomsiktigheten.
• Reduserte lønnsavregningsfeil: Programvarebasert lønnsavregning eliminerer behovet for manuell dataregistrering og beregninger og den medfølgende muligheten for feil.
• Automatiske varsler: Lønnsadministratorer kan aktivere varsler i programvaren for å rette oppmerksomheten mot potensielle problemer og sette opp påminnelser om viktige datoer, frister og samsvarsoppdateringer.

Utviklingen av lønnsavregning

Lønnsavregning har lenge vært sett på som en back-office-funksjon – viktig, men ofte oversett. I dag er denne oppfatningen i endring. Som fremhevet i en nylig Forbes-artikkel av SAP SuccessFactors-president Dan Beck, er lønn blitt en strategisk driver for tillit, transparens og transformasjon på tvers av arbeidsstyrken.

“Lønn handler ikke bare om beregninger; det er en forpliktelse til folket ditt,” skriver Beck. "Når det er nøyaktig, rettidig og gjennomsiktig, bygger det tillit, styrker kulturen din og holder ansatte engasjert."

AI akselererer dette skiftet. Fra persontilpassede lønnserklæringer til svindeloppdagelse og strategisk arbeidsstyrkeinnsikt hjelper intelligente lønnssystemer organisasjoner med å bevege seg utover transaksjoner for å levere meningsfulle medarbeideropplevelser. SAP SuccessFactors Employee Central Payroll bruker for eksempel KI til å:

• Øk lønnsgjennomsiktigheten med funksjoner som Explain My Pay, som forenkler komplekse lønnsslippdata.
• Øk effektiviteten og reduser feil ved å identifisere uregelmessigheter før de påvirker lønnskontrollene.
• Oppdage svindel og sikre overholdelse gjennom sanntidsmønsteranalyse.
• Avdekk strategisk innsikt i kompensasjons- og personalkostnader for å informere planlegging og budsjettering.

Hvordan velge et ledelsessystem for lønnsavregning

Når det gjelder å velge riktig styringssystem for lønnsavregning, er det viktig at beslutningstakere evaluerer sine behov og ønsker før de velger et system. Når de har bestemt hva de kan bruke og må-ha funksjoner, kan de løse følgende spørsmål:

1. Hva er leverandørens omdømme og erfaringsnivå?

Sjekk ut gjennomgangsnettsteder, les kundeopplevelser og casestudier, og se på fordeler og ulemper med en leverandør. Registrer deg også for en live demo eller gratis prøveversjon for å teste programvaren før du forplikter deg.

2. Hvor sikker er systemet?

Finn ut om leverandøren bruker kryptering, overholder databeskyttelsesforskrifter og tilbyr tilpassbar brukertilgang. Lær også om sikkerhetskopiering og gjenoppretting av data.

3. Støtter leverandøren land og territorier der virksomheten drives?

Finn ut hvor lokaliseringen er oppgitt for steder der firmaet opererer eller planlegger å utvide. Dette omfatter støtte for språk, valuta, dato og tidssone, og går mye lenger inn i bestemte felt, beregninger og rapporter som kan være forskjellige i hvert land.

4. Hjelper leverandøren bedriftene med å overholde endrede forskrifter?

Fastsett om leverandøren overvåker lovhjemler som påvirker lønnsavregningen og gir oppdateringer til rett tid, slik at det blir enklere å overholde kravene. Finn også ut om en leverandør støtter de nødvendige rapportene som trengs for å arkivere med ulike byråer, og hvilke land og områder.

5. Integrerer programvaren med andre systemer?

Se etter en leverandør som tilbyr integrasjon med eksisterende systemer som HCM-programvare for å holde nøkkelinformasjonen konsistent, unngå duplisering av dataregistrering og forhindre potensielle feil. Et lønnssystem som gir API-tilgang, kan gjøre det mulig for organisasjoner å tilpasse sin plattform og få kontakt med andre verktøy, men dette kommer også med behovet for å sikre at disse integrasjonene holder seg oppdatert med eventuelle endringer gjort i alle tilkoblede systemer.

6. Hva er rapporteringsfunksjonene?

Få informasjon om hvilke typer rapporter en leverandør kan generere, for eksempel en analyse av pensjonspremier eller skatteplikt for lønn. Se også om det finnes analytiske funksjoner som kan hjelpe med prognoser og beslutningstaking.

7. Passerer kostnadene budsjettene eller forventet vekst?

Fastsett antall nødvendige lisensplasser og totale kostnader fra første til gjentatte avgifter. Finn ut om plattformen kan skaleres etter hvert som virksomheten vokser i størrelse og kompleksitet. Balansere disse kostnadene mot potensielle kostnader ved uriktig lønn eller manglende overholdelse av lovbestemmelser.

Brukstilfeller for lønnsavregningsadministrasjon etter bransje

Her er eksempler på selskaper i tre bransjer som implementerte skybaserte systemer og forbedret HR- og lønnsavregningsoperasjonene sine.

Fast eiendom

Etter å ha ekspandert fra 450 til 670 ansatte over to år, trengte en av Australias største eiendomsgrupper bedre teamstøtte og driftseffektivitet. Lær hvordan en konsolidert HR-plattform med lønnsavregning innebygd i kjernen hjalp denne organisasjonen med nøyaktighet, hastighet og overholdelse. Les historien om GPT-gruppen.

Sport og underholdning

Et stort sports- og underholdningsselskap ønsket å forbedre medarbeidernes erfaring og beslutningstaking på arbeidsplassen. Få informasjon om hvordan det å ha én enkelt datakilde hjalp denne organisasjonen med å automatisere HR-prosesser, redusere behandlingstiden for introduksjonsprogrammet, effektivisere lønnsavregningsoperasjoner og ta mer informerte beslutninger om arbeidsstyrken. Les Sharks Sports & Entertainment historie.

Forbruksvarer

Et av verdens største matselskaper trengte å oppgradere sine prosesser for å forbedre medarbeidernes erfaring og kultur. Lær hvordan et skybasert lønnsstyringssystem hjalp denne organisasjonen med å gi arbeidere i Midtøsten smarttelefon tilgang til selvbetjeningsverktøy og andre data. Les BRFs historie.

Utforsk ledelsessystemer for lønnsavregning

Vekstfokuserte bedrifter av alle størrelser kan dra nytte av raffinerte prosesser og forbedret lønnsstyring. Her er en nyttig HR- og lønnssjekkliste for bedrifter for å sikre at organisasjonen er rustet til å støtte forretningsmålene sine, møte fremtidige utfordringer og møte de ansattes behov.

Finn ut hvordan SAP SuccessFactors Employee Central Payroll kan hjelpe bedrifter med å forenkle lønnsavregningsprosesser for den globale arbeidsstyrken. Utfør lønnsavregning som overholder landspesifikke og regionale regler på en tidsriktig, sikker og effektiv måte.