Utgiftsanalyse: den ultimate veiledningen

I dagens verden av svimlende konkurranse og lynrask endring, kan du bare ha øyeblikk til å gripe en mulighet eller oppdage en risiko som kan være en spillveksler for din bedrift. For å kunne svinge raskt og ta raske forretningsbeslutninger, trenger du selvtillit – du må føle at du har en pålitelig intel for å sikkerhetskopiere deg og gi deg et klart bilde av situasjonen din. Det er her prosessen med utgiftsanalyse, og utgiftsanalyseverktøyene og -metodene som støtter den, kommer inn.

Utgiftsanalyse gir ikke bare viktig innsikt om tidligere utgifter, den gir også grunnlag for analyseverktøy for å forutsi utgiftsmønstre og lage strategiske prognoser for fremtidig planlegging.

Ifølge en nylig rapport fra The Economist Group, siterte omtrent en tredjedel av respondentene i C-suiten kostnadsanalyser som en topp prioritet for det kommende året. Kraftige utgiftsanalyseverktøy, spesielt de som inkluderer KI-drevne funksjoner, er avgjørende for å navigere i moderne kompleksiteter og gjøre deg i stand til å optimalisere forretnings- og anskaffelsesoperasjonene dine.

Ved systematisk å evaluere og analysere ulike datasett, kan løsninger og praksis for utgiftsanalyse hjelpe deg med å avdekke ineffektivitet, forhandle fra en sterkere posisjon og bygge bedre relasjoner med leverandørene.

Hva er kostnadsanalyse?

Utgiftsanalyse er den datadrevne prosessen med å samle inn, rense, klassifisere og analysere kompleks utgiftsinformasjon. Målet er å hjelpe deg med å nå viktige mål, for eksempel lavere anskaffelseskostnader, større effektivitet og høyere overholdelse. I kjernen tar den for seg noen spørsmål som hjelper deg med å forstå og optimalisere utgiftene dine på en bedre måte:

• Hva bruker vi penger på?
• Hvor mye har vi betalt?
• Hvem kjøper vi fra?
• Er det en bedre måte å gjøre dette på?

Historisk sett var utgiftsanalyse en arbeidskrevende og manuell prosess. Anskaffelsesteamene måtte bla gjennom uensartede datakilder og regneark, ofte manglende muligheter eller risikoer. Men heldigvis automatiserer dagens KI-styrte utgiftsanalyseverktøy disse oppgavene og gir datainnsikt på forespørsel. Dette effektiviserer integrasjonen og standardiseringen av data fra flere kilder og gjør det enklere å analysere informasjonen i sanntid – slik at du kan ta intelligensbaserte beslutninger som forbedrer forretningsresultatene.

Prosess for utgiftsanalyse

Mens utgiftsanalyseprosessen kan variere for å gjenspeile et selskaps unike behov og utfordringer, er det likevel et strukturert og systematisk foretak som er avhengig av tilgang til kontinuerlig oppdaterte rapporter og datasett samt robuste analyser. Slik fungerer en vanlig prosess:

Registrere direkte, indirekte og tjenestekostnadsdata

Dette omfatter registrering av data fra ulike systemer i bedriften, inkludert ERP, leverandørreskontrosystemer (AP), e-anskaffelsesplattformer, utgiftsstyringssystemer og forretningsenheter. Informasjon om både direkte utgifter (for eksempel råvarer til produksjon) og indirekte utgifter (kontormateriell og offentlige tjenester) må samles inn for å gi et fullstendig bilde av organisasjonens utgifter.

Rens, fjern og suppler data

Når data er samlet inn, kan du rense og standardisere det for å gjøre det nyttig. Dette innebærer å forene formater, eliminere duplikater og håndtere eventuelle tomme felt. Deretter kan du supplere informasjonen med ytterligere datapunkt, for eksempel kredittpoengnumre for hver leverandør.

Kategoriser alle utgiftsdata

Etter rensing må du kategorisere dataene dine i standard utgiftskategorier. Dette trinnet innebærer å opprette en logisk taksonomi som grupperer lignende typer utgifter, noe som gjør det enklere å analysere og administrere. Kategoristyring kan inkludere direkte utgiftskategorier som råvarer og indirekte utgiftskategorier som IT-tjenester.

Slå sammen med eksterne data

Integrering av eksterne data med interne utgiftsdata gir en mer omfattende analyse. Moderne programvareløsninger forbedrer denne prosessen ved å tillate tilpassede datasammenslåinger og rapporter for å levere funn som ikke ville ha vært mulig med manuelle systemer fra fortiden.

Transformer rådata til anvendelig innsikt

Ved hjelp av analyse og prediktiv modellering kan du raskt og mer nøyaktig identifisere trender, forutsi fremtidige utgifter og avdekke muligheter for kostnadsbesparelser.

Identifisere risikoer og muligheter for kostnadsbesparelser

Deretter kan du analysere de transformerte dataene for å identifisere potensielle risikoer, for eksempel leverandøravhengigheter eller konformitetsproblemer. Denne prosessen avslører også muligheter til å kutte kostnader ved å fremheve områder med ineffektivitet eller overforbruk.

Bruk innsikt til å styrke sluttbrukere

Data er kunnskap, og kunnskap er makt. Den tilpassede informasjonen og rapportene som er tilgjengelige i dag, kan gi noen spillendringsanalyser. Men til slutt må folk ta ansvar for å handle på dem. I dette siste viktige trinnet er det viktig å sikre at du deler funnene dine (med de riktige teamene) og får tilgang til kritisk intelligens.

Fordeler med utgiftsanalyse i anskaffelse og på tvers av virksomheten

Takket være økt synlighet og intelligens gjør utgiftsanalyse det enklere for anskaffelsesteamet å realisere noen av følgende fordeler:

• Lavere kostnader: Utgiftsanalyse fremhever besparelsesmuligheter og potensiell risiko, hjelper deg med å forhandle om bedre vilkår, konsolidere innkjøp og bytte til mer kostnadseffektive leverandører.
• Bedre risikostyring: Ved å analysere utgifter kan du identifisere overbetalinger eller mønstre som kan indikere potensielle sårbarheter i forsyningskjeden.
• Forbedret strategisk sourcing: Detaljert innsikt i utgiftstrender lar deg ta raskere beslutninger, forhandle fra en sterkere posisjon og bedre tilpasse dine strategiske sourcingprosesser med dine mål og mål på tvers av bedrifter.
• Effektiviserte anskaffelsesprosesser: Utgiftsanalyse hjelper deg med å identifisere ineffektivitet og flaskehalser. Disse funnene kan føre til prosessforbedringer, raskere syklustider, reduserte arbeidskostnader og bedre anskaffelsesytelse totalt sett.
• Utvidet leverandørstyring (SRM): Du kan bruke innsikt i SRM og leverandørytelse for å utvikle sterkere partnerskap og sikre at leverandørene oppfyller standardene og forventningene du setter.
• Optimalisert kontraktstyring: Ved å legge til analyser i kontraktstyringsprosessen kan du se utover finutskriften for å oppdage utfordringer og muligheter. Med disse innsiktene kan du forhandle frem de beste løpende vilkårene og forlengelsesvilkårene gjennom kontraktens livssyklus.
• Mulighet til å måle ytelse: Ved hjelp av utgiftsanalyse kan organisasjonen måle ytelsen internt og i forhold til bransjestandarder, identifisere beste praksis, sette mål og fremme kontinuerlig forbedring.

Eksempel på utgiftsanalyse

Ved å integrere løsninger for utgiftsanalyse optimaliserte kraftmerket American Eagle Outfitters kostnadssynlighet og samsvar på tvers av flere anskaffelseskategorier. Dette ga rask tilgang til detaljerte utgiftsdata, noe som hjalp firmaet med å overholde anskaffelsesretningslinjene på et høyt nivå. Det er viktig at American Eagle Outfitters konsekvent oppnådde et mål på 80 % for overholdelse av IO-kravene, noe som førte til betydelige besparelser.

I tillegg muliggjorde integreringen av flere kildesystemer sanntidsanalyse av utgifter, slik at American Eagle Outfitters kan identifisere og håndtere muligheter for kostnadsreduksjon. Denne strategiske bruken av integrerte utgiftsanalyseløsninger styrket leverandørrelasjonene til American Eagle Outfitters og forbedret den generelle innkjøpseffektiviteten.

Hva er vanlig forbruk?

Maverick utgifter, også kjent som falske utgifter, skjer når dine ansatte foretar kjøp som omgår anskaffelsespolicyer. Med den enkle online kjøp, selv B2B varer og tjenester kan i økende grad kjøpes av alle med en Internett-tilkobling. Denne typen utgifter kan føre til mange problemer og risikoer, inkludert høyere kostnader, tapt synlighet, upålitelig kvalitet og potensielle samsvarsproblemer hvis kjøperen ikke holder seg til juridiske eller lovbestemte krav. Det kan også skade forholdet ditt med foretrukne leverandører, som kanskje ikke setter pris på å bli sidesteppet.

Ved å sette opp utgiftsanalyseløsningene dine for å oppdage trendene knyttet til store utgifter – og ved å utdanne teamene dine om risikoen ved denne praksisen – kan du bidra til å beskytte deg mot problemene det forårsaker.

Målinger og KPI-er for utgiftsanalyse

Den beste løsningen for utgiftsanalyse kan hjelpe deg med å overvåke ulike målinger og godta nøkkeltall (KPI-er) gjennom dashboards og rapporter i sanntid. Slike målinger gir deg et vindu til samlede utgifter og ytelse på tvers av leverandører, kategorier, sourcingprosesser, priser med mer. Her er noen vanlige KPI-er som brukes i utgiftsanalyse:

• Besparelser: Denne sentrale grunnleggende KPI-en måler reduksjonen i utgifter som oppnås gjennom forbedrede anskaffelsesstrategier, bedre leverandørforhandlinger og mer effektive prosesser. Ved å spore kostnadsbesparelser kan du kvantifisere de økonomiske fordelene ved kostnadsadministrasjonsinnsatsen.
• Utgifter under administrasjon: Denne KPI-en henviser til totale utgifter som administreres aktivt av anskaffelsesteamet. Den hjelper deg med å forstå hvor mye av utgiftene som kontrolleres og optimaliseres. Høyere nivåer av utgifter under ledelse indikerer bedre oversikt og mer effektiv anskaffelsespraksis. Målingen sikrer at alle utgifter er synlige og regnskapsført, noe som reduserer risikoen for store utgifter.
• Leverandørytelse: Du kan sammenligne målinger som leveringsfrekvens til rett tid, feilpriser og overholdelse av kontraktsvilkår for å vurdere leverandørytelse. Regelmessig overvåkning setter en synlig og enig stolpe og fremmer sterkere leverandørrelasjoner.
• Operative KPI-er: Operative KPI-er måler effektiviteten i anskaffelsesprosessene. Dette kan omfatte målinger som syklustid for behandling av innkjøpsordrer, nøyaktigheten av ordreoppfyllelse og effektiviteten i fakturabehandlingen. Forbedring av operative KPI-er fører til mer strømlinjeformede anskaffelsesprosesser og reduserte driftskostnader.
• Betalingsvilkår: Et ofte underutnyttet verktøy, betalingsanalyse undersøker betingelsene for betaling til leverandører. Dette betyr å vurdere ting som gjennomsnittlige betalingsdager, rabatter ved tidlig betaling og overholdelse av avtalte betalingsbetingelser.
• Medarbeider-KPI-er: Medarbeider-KPI-er måler ytelse og produktivitet for anskaffelsesmedarbeidere. Disse kan omfatte målinger som antall innkjøpsordrer som er behandlet per medarbeider, nøyaktigheten av ordreplasseringer og graden av samsvar med anskaffelsespolicyer. Sporing av medarbeider-KPI-er kan hjelpe deg med å identifisere opplæringsbehov, forbedre den generelle teamytelsen og øke effektiviteten til anskaffelsesfunksjonen.

Hva du skal se etter i programvare for kostnadsanalyse

Nettskybaserte løsninger for KI-styrte kostnadsanalyser er avgjørende for enhver seriøs anskaffelses- og forsyningskjedestrategi. Uavhengig av hvilket trinn du er på i din digitale transformasjonsreise, vil hvert trinn du tar for å forbedre dataintegrasjon, synlighet og nøyaktighet lønne seg på både kort og lang sikt. Se etter følgende som bare noen av de viktigste funksjonene du bør forvente i utgiftsanalyseprogramvaren:

• Omfattende dataintegrasjon: Programvaren bør integreres med eksisterende finans-, ERP- og forsyningskjedesystemer for å konsolidere alle utgiftsdata på ett sted.
• Dashboards og rapportering i sanntid: Se etter tilpassbare dashboards i sanntid som gir rask innsikt i nøkkelkostnadsmålinger og arbeidsflytprosesser.
• Avanserte analyse- og KI-funksjoner: Programvaren bør bruke KI til å transformere rådata til nyttig innsikt og forutsi fremtidige utgiftstrender.
• Brukervennlig grensesnitt: Sørg for at du får et intuitivt grensesnitt som er enkelt å navigere, og som krever minimal opplæring og fungerer på både stasjonære og mobile enheter.
• Skalerbarhet og fleksibilitet: Velg programvare som kan skaleres med organisasjonen, integrere med nye systemer og tilpasse seg endrede anskaffelsesbehov.
• Robust sikkerhet og samsvar funksjoner: Programvaren må inkludere sterke sikkerhetstiltak og overholde relevante forskrifter for å beskytte sensitive data.
• Tilpassbar rapportering og analyse: Velg programvare som gjør det mulig å lage skreddersydde rapporter og detaljert dataanalyse skreddersydd til spesifikke behov.

Les mer