Økonomisk avslutning er en prosess lenge forbundet med kjedelige, feilutsatte oppgaver, understøttet av intenst press for å lukke bøkene så fort som menneskelig mulig. Og mens viktige forretningsbeslutninger ofte henger i balansen, er finansregnskapet og rapportene som de hengsler på, bare like gode som deres nøyaktighet og pålitelighet.

I dag står mellommarkedsbedrifter overfor intens konkurranse og må kunne svinge og tilpasse sine forretningsmodeller i et raskt tempo. Effektive og pålitelige finansielle avslutningsprosesser bidrar til å gi tillit og hurtighet til bedriftens planlegging og beslutningstaking – og hjelper investorer og aksjonærer med å gjenkjenne en god ting når de ser det.

Hva er regnskapsavslutning?

Regnskapsavslutning henviser til en gjentatt kontroll- og avstemmingsprosess, som fører til levering av balanse-/resultatregnskap og -rapporter som er nødvendige for å få en detaljert oversikt over selskapets regnskapssituasjon. Med andre ord er regnskapsavslutning summen av alle finansstyringsaktivitetene som regnskapsteamene påtar seg å "avslutte bøkene" i en bestemt periode, for eksempel en måned, et kvartal eller et regnskapsår. Sluttmålet med en regnskapsavslutning er å levere detaljerte og omfattende rapporter, inkludert:

• Balanse eller balanseoppstilling
• Resultatregnskap eller resultatregnskap
• Kontantstrømoppstilling

Hva er forskjellen mellom «regnskapsavslutning» og «avslutning av bøkene»?

Selv folk som kjenner forskjellen mellom disse to begrepene, bruker dem ofte noe om hverandre. Likevel skiller det fra et operativt synspunkt mellom regnskapsavslutning og avslutning av bøkene – og en som blir stadig viktigere ettersom mellomstore bedrifter ønsker å integrere regnskapsprosessene bedre i ett enkelt skysystem, som ERP-programvare.

Her er definisjonen av disse nøkkelbegrepene:

• Regnskapsavslutning er et samlebegrep som refererer til alle regnskapsprosessene som går inn i avslutningen av bøkene – inkludert selve avslutningen av bøkene. Resultatet er finansrapporter og -uttalelser som gir interessenter og ledere en nøyaktig redegjørelse for selskapets skattemessige situasjon. Dette skjer regelmessig, som kan være månedlig, kvartalsvis, årlig eller annet.
• Avslutning av regnskapet er trinnet i regnskapsavslutningsprosessen når hovedboken eller "regnskapsbøkene" avstemmes og avsluttes for perioden. Etter dette trinnet produseres finansrapportene for å vise firmaets regnskapssituasjon i løpet av det bestemte tidspunktet.

Nøkkeltrinn i regnskapsavslutningsprosessen

Det er i utgangspunktet fem trinn i regnskapsavslutningsprosessen: Registrer, analyser, avslutt, konsolider og rapporter. Når avslutningsfristen er fastsatt, må saldoen for alle balanse-/resultatregnskapet avstemmes slik at bøkene kan avsluttes og prosessen startes på nytt for neste regnskapsperiode.

Registrer, analyser, konsolider

• Oppretting av finanstransaksjoner omfatter registrering av eiendeler, gjeld, egenkapital, inntekt og utgifter fra hele bedriften for den bestemte regnskapsperioden.
• Utføring av finansregnskap omfatter tilleggsoppgaver som kontoanalyse og avstemming, inntektsføring, beregning av avskrivning og periodiseringsregnskap.

Lukk

• Entitetsavslutning er det punktet der du har sluttet å registrere og avstemme transaksjoner og er klar til å avstemme og lukke bøkene.
• Bedriftsavslutning skjer etter at bøkene er avsluttet, og omfatter ytterligere trinn som er nødvendige for finansiell konsolidering på tvers av divisjoner og juridiske enheter, inkludert tilordning til en felles kontoplan, for noen omregning til en felles valuta, foretaksuavhengige elimineringer og beregning av investeringer. Etter hvert som mellomstore bedrifter vokser, må de automatisere og integrere noen av disse aktivitetene og få raskere tilgang til kontroll- og valideringskontroller.

Rapport

• Utføring av regnskapsavleggelse er det siste trinnet i regnskapsavslutningsprosessen. Etter hvert som rapporteringen blir mer kompleks og krevende, føler finansteamene presset til å levere raskere, mer fleksible rapporter. Mobile enhetsgrensesnitt og kraftige økonomistyringssystemer er et ideelt svar for å kjøre personlige rapporter i sanntid hvor som helst, når som helst.

Programvare for ERP-regnskapsavslutning kan vise deg et øyeblikksbilde av oppgavene som gjenstår å fullføre for å lukke bøkene.

Topp 5-utfordringer ved regnskapsavslutning

Mange mellommarkedsbedrifter står overfor stadig mer komplekse globale regnskapsutfordringer, men de må stole på mindre team for å få ting gjort. For dem er det avgjørende å effektivisere og automatisere regnskapspraksisen og møte disse utfordringene.

Her er de største utfordringene for finansteam:

1. Mangel på struktur og regnskap SOP: Regnskapsavslutningsprosessen er "regnskap 101" for økonomiteamledere. I mellommarkedsbedrifter betyr dette ofte at et par eldre mennesker – som kjenner den økonomiske avslutningsprosessen i detalj – ikke føler behovet for å introdusere mer formelle, granulære standard driftsprosedyrer (SOP-er). Etter hvert som bedrifter blir mer komplekse, trenger de sterke SOP-er, men det kan være en utfordring å få buy-in for mer strenge driftsprosedyrer, så alle foreslåtte nye finanssystemer eller løsninger må være i stand til raskt å demonstrere nytte og brukervennlighet.
2. Tidspress i månedsavslutningen: Fra C-suiten til aksjonærene avhenger viktige strategiske beslutninger – til og med henger på – historien de finansielle avslutningsrapportene må fortelle. Så hastigheten blir motivatoren. Noen ganger er det bra når det resulterer i større effektivitet og tidsstyring. Men alt for ofte fører det til tvilsomme snarveier eller siloer, der de raskeste menneskene får i oppgave å avslutte bøkene i stedet for å ta seg tid til å spre og automatisere disse oppgavene på tvers av hele teamet og bidra til å sikre en bedre forståelse av standard regnskapsavslutningsprosesser på tvers av virksomheten.
3. Unøyaktige og sene økonomiske data: Alt det tar er unøyaktige eller ufullstendige data fra ett område av virksomheten for å forstyrre hele regnskapsavslutningen. Hver avdeling produserer fakturaer, utgifter og innkjøpsordrer ennå i mange selskaper – spesielt mellomstore bedrifter som har vokst raskt – det er mangel på prosedyremessig konsistens rundt finansiell rapportering. Frantiske forespørsler om ting på slutten av måneden fører til frustrasjon og feil. Mange bedrifter utfordres av mangel på verktøy og løsninger for å støtte konsekvent og kontinuerlig regnskap og avdelingsrapportering – hele måneden.
4. Siloer og dårlig finansiell dataintegrasjon: Sammen med unøyaktige og forsinkede avdelingsdata sliter også finansteamene med silede og uensartede rapporteringssystemer på tvers av virksomheten, ofte med forskjellige metadata eller datastrukturer for navn og antall kontoer, navn og antall produkter, kunder, divisjoner og så videre. Dette betyr at regnskapsførere ikke bare må avstemme og gi mening om forskjellig informasjon, de må også ofte ty til manuelle prosesser med risiko for feil for å sikre at dataene er i en konsistent struktur.
5. Mangel på automatisert regnskap: Etter hvert som mellommarkedsbedriftene vokser, gjør det også kompleksiteten i sine bøker, for ikke å nevne behovet for å håndheve stadig mer utfordrende bedriftssikkerhet og minutiae av styringsstandarder. Ved å klamre seg til prosesser som allerede er på plass, forsøker mange bedrifter å slå på disse tilleggselementene som manuelt utførte oppgaver. Dette øker ikke bare risikoen for feil, det begrenser også skalerbarhet og dataintegrasjon. Uten kraften i kunstig intelligens (AI)-drevne ERP-forretningsadministrasjonssystemer, vil mellommarkedsvirksomheten nå en kritisk regnskapsmasse, og utover dette kan de ikke lenger vokse ved hjelp av manuelle prosesser.

God forretningsførsel for enklere regnskapsavslutning og regnskapsavslutning

Rapportene og innsiktene fra regnskapsavslutningsprosessen er noen av de mest avgjørende for veksten og driften av virksomheten din – men på grunn av deres kompleksitet og detaljer er de ofte blant de mest fryktede av bedriftsaktiviteter. Men ved å standardisere prosedyrer, utvikle gode kommunikasjonsstrategier og utnytte kraftige regnskapsprogramvareløsninger, kan bedrifter utvikle prosessen mye enklere og mye mer effektivt.

• Identifisere ineffektivitet og utsette regnskapsprosesser for feil. Mens de digitaliserer og moderniserer sine regnskapspraksiser, bygger mange av de beste mellommarkedsbedriftene en oppgavestyrke av representanter fra tvers av avdelingene. Finansteamet gir dem et sett av risikoer og problemer å se etter, og disse funnene blir deretter konglomerert og vurdert for å få en god følelse av hvor det er muligheter for forbedring.
  
  Denne prosessen fjerner vanligvis flaskehalser og forsinkelser, men også oppmerksomheten mot de utallige aktivitetene som fortsatt gjøres på frittstående, manuelle regneark. Denne prosessen setter fasen for utvikling av SOP-er og utrulling av mer tilkoblede og automatiserte regnskapsverktøy.
• Utvikle gode praksiser for endringsstyring for å opprette og rulle ut SOP-er. Mens regnskapsteamet til slutt holdes ansvarlig for en jevn regnskapsavslutning, er de avhengige av hver avdeling for å få dette gjort – fra kostnader ved anskaffelse av C-suite til salg av teamlunsjutgifter. Hvis avdelingene forventes å levere med hastighet og nøyaktighet, er det pålydende for selskapet å sikre at alle i hele virksomheten synger fra samme sangark.
  
  I de beste mellommarkedsbedriftene starter dette ofte med en god endringsstyringsstrategi for å bidra til å kommunisere viktigheten av standardisering av oppgaver og sementering av protokoller for hvem som eier hva, og når og hvordan de trenger å fullføre og sende inn sine økonomiske oppgaver. Og som SOP-er opprettes og rulles ut, er dette den ideelle tiden for å introdusere og støtte bruken av smarte verktøy for økonomistyring, for eksempel en ERP-løsning.
• Implementer og støtte en kontinuerlig regnskapsprosess. "Kontinuerlig regnskap" betyr bare at i stedet for alle avdelingene som kjører rundt i en panikk på 29 ^. i hver måned, blir arbeidsflyter etablert for å spre regnskapsavslutningsoppgaver jevnere ut gjennom hele rapporteringsperioden.
  
  Bruken av automatiserte finansverktøy kan bidra sterkt til å effektivisere denne prosessen med ting som mobilapper og maler – alt via skyen for å samle og integrere daglige data på tvers av avdelinger i sanntid. Dette bidrar til å unngå panikk ved månedsslutt og gir også team mulighet til å oppdage (og fikse) feil tidlig. Til slutt, når bøker holdes gjeldende, kan bedrifter utføre en "myk avslutning" når som helst i løpet av måneden, for å unngå sjokk eller oppdage muligheter.
• Automatisere og digitalisere regnskapsavslutningen. Med en KI-drevet ERP som tilbyr skybaserte finansløsninger, kan mellomstore bedrifter omfordele verdifull tid. I stedet for å bruke timer på å utføre manuelle oppgaver og gi mening om rotete data, kan finansteamene bruke mer tid på strategiske og dyktige aktiviteter som hjelper deres selskaper med å vokse og svinge raskt i det raskt skiftende markedet.
  
  Cloud-systemer leverer dashboards i sanntid som gjør det mulig for ledere å tilpasse rapporter og få dyp innsikt når som helst i løpet av måneden – fra enheten, skrivebordet eller hvor som helst. Det gir også regnskapsteamet åpen tilgang til informasjon på tvers av virksomheten, ved hjelp av verktøy som automatisk integrerer og standardiserer forskjellige datasett og gir dem en kommandobase hvorfra de kan aggregere og analysere data fra hele bedriften.
• Kom sammen etter hver regnskapsavslutning. Dette er spesielt viktig for mellomstore bedrifter som vokser og raskt skifter forretningsmodeller– spesielt når de forsøker å implementere og sementere nye digitale verktøy og SOP-er. Alle prosedyreutfordringer og epiphanier som pågikk under siste avslutning vil aldri bli friskere i lagets sinn enn en dag eller to etter at det er gjort.
  
  Mange bedrifter drar nytte av denne øyeblikkelige post-close breather for å sette opp regelmessige økonomiske avsluttende debriefing møter der lagene kan gå utenfor stedet, kanskje ha et måltid, og ta et øyeblikk å analysere og dele sine ideer for å forbedre og effektivisere prosessen.

Automatisering og oppgavelister bidrar til å forbedre regnskapsavslutningsprosessen, slik det vises i denne listen over godkjenninger.

Kom i gang med programvare for regnskapsavslutning

Legenden har det til at mens han besøkte NASA, kom president Kennedy på en vaktmester som jobbet ut på kvelden. Da Kennedy spurte ham hvorfor han var der så sent, svarte mannen: «Fordi jeg hjelper til med å sette en mann på månen.» Mens den gamle historien kan virke litt corny i dag, er budskapet likevel ekstremt kraftig.

For å være smidig og motstandsdyktig i dagens raske og konkurransedyktige globale markeder, må mellomstore bedrifter strebe etter å innpode – på tvers av alle sine team – en følelse av felles formål og en forståelse av selskapets mål. Og det kan ikke lett skje blant interne siloer, ineffektive prosesser og feilutsatte manuelle arbeidsflyter. Finansiell digital transformasjon trenger ikke å skje over natten. Å komme i gang med de beste regnskapsavslutningsverktøyene i skyen kan være enklere enn du tror. Ta kontakt med programvareleverandøren for å lære mer om alternativer og løsninger som er tilpasset dine unike forretningsbehov.