Direkte anskaffelse er ansvarlig for å sørge for at du har alle "linchpin" ingredienser for å lage de viktigste tingene som selskapet produserer. Indirekte innkjøp, på den annen side, inkluderer alt annet som er viktig for å holde lysene på og holde virksomheten i gang jevnt og effektivt.

Direkte anskaffelsesaktiviteter involverer større budsjetter og kan bli mer sentralt og strategisk styrt. Men det som så ofte blir oversett er at i mange bedrifter kan indirekte anskaffelseskostnader fortsatt utgjøre en betydelig del av anskaffelsesrelaterte utgifter. Til tross for dette blir indirekte innkjøp ofte desentralisert og inkonsekvent håndtert, med enormt forbedringspotensial. Dagens beste teknologier og praksis for utgiftsadministrasjon hjelper deg med å ta en mer enhetlig og helhetlig tilnærming til alle utgiftsadministrasjonsprosessene dine – slik at teamene dine, dataene dine og systemene dine integreres problemfritt og fungerer godt sammen.

Hva er direkte anskaffelse?

Direkte anskaffelse refererer til prosessen med å kjøpe råvarer, komponenter og arbeidskraft som brukes direkte i produksjonen av varene eller tjenestene som foretaket selger.

Denne utgiftsaktiviteten er veldig tett knyttet til din primære forretningsvirksomhet. Den leverer produksjonslinjen din og påvirker kvaliteten på det endelige produktet du tilbyr kundene dine. Et eksempel ville være en bilprodusent som anskaffer og kjøper stål og dekk. En annen måte å se på direkte anskaffelse på er umiddelbar nærhet til kjernevirksomheten. Uten kontormateriell kunne en bilprodusent fortsatt lage biler. Men uten metall eller gummi, den primære operasjonen sliper til en stopper.

God direkte praksis utnytter ofte løsninger og verktøy for e-anskaffelse, inkludert utgiftsanalyse, strategisk sourcing og materialbehovsplanlegging (MRP). Dette hjelper bedrifter med å sikre at de har pålitelige leverandører og effektive systemer for å administrere disse relasjonene – noe som ideelt sett fører til mer effektive og robuste operasjoner.

Hva er indirekte anskaffelse?

Indirekte anskaffelse omfatter anskaffelse av varer og tjenester som er viktige for å holde foretaket i gang, men som ikke direkte går inn i produksjonen av kjerneproduktene eller -tjenestene. Denne kostnadskategorien inkluderer abonnement på vedlikehold, reparasjon og drift (MRO) samt IT-tjenester og programvare-as-a-service (SaaS)-abonnementer, markedsføring, fast eiendom, outsourced fagfolk og mye mer.

Og selv om definisjonen av indirekte innkjøp ikke har endret seg på 50 år, har dagens digitale transformasjon sett en markant endring i hvordan både bedrifter – og deres kunder – gjør forretninger. Visse indirekte kostnader er tidløse, for eksempel janitorialtjenester eller kontormateriell. Men det som har skiftet enormt er vår avhengighet av SaaS-løsninger, cybersikkerhet og stadig kraftigere og spesialisert programvare. Dagens kostnadsbehandlingsteam bruker ofte mindre penger på kontormateriell, reklametjenester og til og med fast eiendom. Men det har mer å gjøre med et skifte mot digitalisering, selvbetjente markedsføringsverktøy og fjernarbeid enn med en reduksjon i indirekte utgifter generelt. Etter hvert som bedrifter og produsenter blir stadig mer digitaliserte, finner de at til tross for at de bruker mindre på noen "harde" forretningsutgifter, ser de et økende behov for andre typer verktøy og løsninger for å hjelpe dem med å vokse og konkurrere.

Direkte vs. indirekte anskaffelse: Hva er differansene?

Hovedforskjellen mellom disse to anskaffelsesmodellene er ikke hvordan de utføres, men hvorfor de trengs og hva de trengs til. Beste praksis – fra sourcing til betaling – bør brukes grundig på alle innkjøpsaktivitetene dine, enten de er direkte eller indirekte.

• Forretningskontinuitet og strategisk viktighet: Direkte anskaffelsesaktiviteter er umiddelbart kritiske for forretningskontinuitet. Et avbrudd i forsyningen av råvarer kan stanse produksjonen, noe som påvirker salget og bunnlinjen. Indirekte anskaffelse har mindre umiddelbar innvirkning på virksomheten, men den samlede effekten av effektiv administrasjon av denne utgiftskategorien har en tendens til å ha en betydelig innvirkning på den generelle forretningshelsen.
• Budsjettstørrelse og kontraktslengde: Direkte anskaffelse innebærer ofte større budsjettfordelinger og lengre kontraktvarighet. I motsetning til dette kan indirekte innkjøp innebære mindre, mer variable forbruksbeløp med kortere kontraktsvilkår, med fokus på driftsmessige behov som kan variere fra år til år (eller til og med dag til dag).
• Planlagte vs. spontane kostnader: Direkte anskaffelse krever streng planlegging og prognostisering for å samkjøre med produksjonsplaner og markedsbehov. Med indirekte innkjøp er det ofte litt mer plass til fleksibilitet, med innkjøp gjort etter behov, basert på mer umiddelbare driftskrav.
• Viktigheten av leverandørrelasjoner: Leverandørstyring (SRM) i direkte anskaffelse er vanligvis mer strategisk, og involverer langsiktige partnerskap for å sikre samsvar, få tilgang til leverandørekspertise og forslag, og muliggjøre konsekvent forsyning og kvalitet. I indirekte anskaffelse er fokuset å oppmuntre folk til å foreta innkjøp fra disse godkjente leverandørene for å utnytte volumrabatter, forbedre kvalitetskontrollen og overholde retningslinjer og forskrifter.
• Beholdningsstyring: Beholdningsstyring i direkte anskaffelse er en strategisk aktivitet som tar sikte på å balansere kostnader med produksjonsbehov for å unngå overskuddsbeholdning eller beholdninger. Indirekte anskaffelse er kanskje ikke like sårbar for underdekning og overskytende risiko, avhengig av arten av varene eller tjenestene som er anskaffet.
• Organisasjonsoppsett: Direkte anskaffelse har tradisjonelt blitt administrert av et bestemt anskaffelsesteam, med klare budsjetter og KPI-er, mens indirekte anskaffelse ofte er mindre strengt kontrollert eller overvåket. Og selv om dette har vært et skille mellom direkte og indirekte tidligere, er det viktig å merke seg at dagens beste utgiftsbehandlere håndterer indirekte innkjøp på en mer tilkoblet og systematisk måte.

Vanlige utfordringer med direkte anskaffelse

Mange av utfordringene for denne utgiftskategorien kan komme utenfor bedriften din. For å ta tak i slike problemer er det viktig å ha godt samarbeid mellom teamene og leverandørene dine – og at du sikrer at dine direkte utgiftsaktiviteter er datadrevne og sentraliserte.

• Forsyningskjedevolatilitet: Som de siste årene har vist oss, er «aldri si aldri» et godt aksiom å leve av i dagens næringsliv. Fra værhendelser til politisk uro, kan et komplekst (og voksende) spekter av globale hendelser forstyrre forsyningskjeden din. Det er viktigere enn noen gang for team med direkte anskaffelse å samarbeide med forsyningskjedestyring og utnytte og analysere robusthetsbyggingsdata fra hele bedriften.
• Kvalitetskontroll: Selv med de beste intensjonene, kan leverandørene la deg ned på kvalitetsfronten. God SRM-taktikk og konstant overvåking av globale og regionale markedstrender kan hjelpe deg med å forutse kvalitetsproblemer og svinge etter behov.
• Vareprissvingninger: Avhengig av din sektor, kan du være spesielt sårbar for endringer i prisen og tilgjengeligheten på råvarene du trenger for kjerneproduksjonen. Igjen, ved å holde seg på toppen av markedsinformasjon og bygge buffere inn i budsjettene, kan du være mer forberedt på slike hendelser.
• Leverandøravhengighet: Når du finner en flott leverandør, er det fristende å bli fornøyd. Men, uten feil av seg selv, kan en forsyningspartner plutselig ikke klare å levere. Uten noen andre vetted og tilgjengelige alternativer, kan du finne deg selv på et skummelt sted.
• Overholdelse av forskrifter og bærekraft: Dine direkte anskaffelsesutgifter er vanligvis større og kan omfatte råvarer, langtransport, utenlandske arbeidskrefter og andre komplekse komponenter. Direkte anskaffelsesteam må være på toppen av både lokal og global overholdelse når det gjelder miljømessige, sosiale og styringsmessige (ESG), juridiske og utallige andre forskrifter som vanligvis ikke har så stor innvirkning på indirekte anskaffelsesaktiviteter.

Vanlige utfordringer med indirekte anskaffelse

Indirekte anskaffelsesutfordringer har ofte sin opprinnelse i organisasjonen. Dette er dårlige nyheter og gode nyheter. Dårlige nyheter hvis du fortsetter å tolerere siloer og utdaterte verktøy og praksis. Men gode nyheter hvis du er klar til å takle disse problemene fordi – i motsetning til politikk og værhendelser – er disse typer utfordringer innenfor din kontroll.

• Synlighet av dårlige utgifter: Selv om avdelingene følger de riktige protokollene, kan du miste muligheten til å utsette den for sentralisert granskning hvis disse utgiftene ikke registreres og integreres med de andre utgiftene. Dette betyr en redusert evne til å identifisere kostnadsbesparende muligheter eller eliminere sløsing med utgifter.
• Maverick tilbringer: De fleste vanlige utgifter er godt ment og skjer bare på grunn av den oppfattede langsomheten av å gå gjennom "offisielle" kanaler eller fravær av løsninger som automatiserer overholdelse av kjøpsprotokoller og -retningslinjer. Likevel kan det forårsake betydelig skade, øke kostnadene og øke risikoen for kjøp som ikke oppfyller organisatoriske eller regulatoriske krav.
• Datasperrer og uensartede data: Indirekte utgifts- og sourcingdata må samles inn, standardiseres og analyseres sammen med alle andre kritiske forretningsdata. Hvis du ikke har en streng policy og praksis for å fange opp og sentralisere denne informasjonen, vil du miste fordelene – inkludert mer nøyaktige prognoser og reduserte kostnader.
• Overskudd og redundans: Indirekte innkjøp resulterer ofte i overskuddsforsyninger eller redundante tjenester på grunn av dårlig koordinering og planlegging. Forbedret synlighet gitt av automatiserte løsninger hjelper deg med å frigjøre denne overskytende kapitalen som kan utnyttes bedre andre steder i virksomheten.
• Selskapskultur: Gamle vaner dør hardt. I mange selskaper, har det ikke vært mye samordnet strategi satt inn i indirekte innkjøp. Integrering av indirekte utgifter i de sentraliserte prosessene tar mer enn god programvare. Det krever transparent kommunikasjon og klarhet med hensyn til viktigheten av synlighet og silo-smashing på tvers av virksomheten.

Innvirkningen av direkte og indirekte anskaffelse på kostnadsadministrasjon

Direkte kostnader, som utgjør en betydelig del av de totale kostnadene, gir muligheter for stordrifts- og volumrabatter som effektivt kan holde lagerkostnadene under kontroll. Omvendt, selv om indirekte utgifter ikke har samme innvirkning på kostnadene for solgte varer, er det stadig viktigere for forretningsmessig suksess ettersom ineffektivitet kan øke kostnadene og føre til driftsforsinkelser og forstyrrelser. Holistisk kostnadsstyring blir derfor avgjørende for å balansere disse (og alle) utgiftskategoriene, og sikre at hver av dem bidrar så mye som mulig til organisasjonens generelle økonomiske helse, vekst og driftsløshet.

Hva du skal se etter i programvare for direkte/indirekte anskaffelse

Etter hvert som du går videre på din digitale transformasjonsreise, velger du programvare med funksjoner som vil øke din evne til å integrere, tilpasse og automatisere utgiftsadministrasjonsaktiviteter, inkludert:

1. Omfattende integrasjonsmuligheter: Integrasjon på tvers av ERP- og kostnadsstyringssystemene sikrer at anskaffelsesdata samsvarer med produksjons- og driftsbehov, noe som er viktig for å etablere en balanse mellom direkte og indirekte anskaffelse.
2. Avanserte analyser og rapportering: Gitt de ulike fokusene og konsekvensene av direkte og indirekte anskaffelse, er analyser avgjørende for å skille og administrere de unike utfordringene og mulighetene for hver enkelt.
3. Brukervennlig grensesnitt: Ethvert verktøy er bare like bra som teamets vilje og evne til å bruke det. Se etter et grensesnitt og et dashbord som er intuitivt og enkelt.
4. Automatisert arbeidsflytstyring: Automatisering effektiviserer prosesser, reduserer manuelle oppgaver og forbedrer nøyaktighet og hastighet. Dette gjør at teamene dine kan fokusere på strategiske forhold, og være sikre på at de manuelle oppgavene overvåkes konsekvent.
5. Robuste verktøy for leverandøradministrasjon: Uavhengig av hvilke tjenester eller varer en leverandør tilbyr, er standardiserte og pålitelige leverandørstyringsfunksjoner avgjørende for å opprettholde kvalitet og pålitelighet i både direkte og indirekte innkjøp.
6. Fleksible tilpasningsalternativer: Fra rapporter til arbeidsflyter og automatiserte prosesser bidrar til å sikre at teamene dine kan tilpasse seg de unike behovene og utfordringene knyttet til hver enkelt leverandør, leverandør eller driftsaktivitet.
7. Sikkerhets- og samsvarsfunksjoner: Når det gjelder overholdelse av lovbestemte krav og beskyttelse av sensitive transaksjonsdata, er kraftige KI-drevne sikkerhetsfunksjoner utover avgjørende for å beskytte omdømmet ditt, kundene, leverandørene og teammedlemmene.
8. Mobiloptimaliserte løsninger: Etter hvert som anskaffelsesaktivitetene blir mer presise og bedre integrert i hele bedriften, bør du være sikker på at løsningene for utgiftsadministrasjon støtter fleksibel bruk – enten på en stasjonær datamaskin eller på en mobil enhet.