Hva er en forretningskontinuitetsplan? SAPs globale HR-verdirådgiver, Chiara Bersano, har et unikt perspektiv på spørsmålet. I 1999 arbeidet hun for et globalt selskap som drev en fabrikk i Izmir i Tyrkia, da et ødeleggende jordskjelv til slutt etterlot mer enn 17 000 døde og 250 000 hjemløse. Selskapets ansatte ble imidlertid bedre enn de fleste.

Selskapet reagerte raskt, og støttet og hjalp arbeidere og deres familier gjennom vanskelige forhold. Dette sikret langsiktig tillit og lojalitet mellom selskapet og dets arbeidere. Men det førte også til en tidlig interesse for beredskapsplanlegging i en tid da teknologi for å støtte en slik innsats paled i forhold til dagens evner. Likevel, to tiår senere jobber mange av de ansatte fortsatt i det selskapet – ikke bare for bedre lønn eller løfte om karrierevekst, men fordi de vet at selskapet har ryggen i en krisetid.

Så hva er beredskapsplanlegging? Hvis du spør Bersano, er det å skape et emergency-respons rammeverk som resulterer i å beholde en sunn, motivert, dedikert arbeidsstyrke under og etter kriser.

– Kraften i relasjonsbygging fra en krise er ekstrem, sier Bersano. «Det bygger et forhold basert på tillit til de ansatte.»

Enkelt sagt: Å investere i ansattes helse og sikkerhet gjennom flittig beredskapsplanlegging resulterer først i robusthet, smidighet og forretningskontinuitet – og senere i bedre forretningsresultater. Men mer helhetlig er beredskapsplanlegging nøkkelen til overlevelse av enhver bedrift, lokal eller global, på kort og lang sikt.

Oppfatning så mye som forberedelse

Selv om det finnes utallige andre eksempler på beredskapsplaner utover Bersano, er den fullstendige definisjonen av en forretningskontinuitetsplan når det gjelder HR-funksjonen, klar til å skifte og justere mennesker og ressurser som svar på enhver uheldig hendelse, slik at selskapet kan gjenoppta driften helt eller delvis så raskt som mulig.

Det starter følgende spørsmål: Når nyheten om covid-19-pandemien begynte å spre seg i Q4 av 2019, hvordan kan bedre beredskapsplaner ha hjulpet både bedrifter og land tilbake da, og hvordan kan slike planer hjelpe dem nå? For å svare på den andre delen av spørsmålet, har selskaper mer for å få jo raskere de oppretter en beredskapsplan som fokuserer på å bevare forretningskontinuiteten. Faktisk er det noe HR-organisasjoner bør gjøre hele tiden som en del av jobben, uansett makroøkonomiske eller forretningsspesifikke forhold.

Hindsight 2020: Hvordan beredskapsplaner kan ha hjulpet ved starten av covid-19

E-handelsselskaper som hadde planer om å ansette raskt for sourcing- og oppfyllelsesroller var godt forberedt. Og serviceorganisasjoner som allerede hadde bevæpnede ansatte med bærbare datamaskiner og oppdatert samarbeidsprogramvare, var i stand til å gå raskt og problemfritt over til en ekstern måte å jobbe på. Generelt sett, jo mer fremtidsrettet og teknisk aktivert virksomheten, jo bedre utstyrt var det – enten med vilje eller ved et uhell – å holde virksomheten jevn som pandemien satt inn.

Men beredskapsplanlegging handler om mye mer enn å sørge for at hver ansatt har en bærbar PC og en rask Internett-tilkobling. Det handler om å flytte ressurser eller hele avdelinger for å fokusere på umiddelbare forretningsbehov, styre den eksterne oppfatningen av selskapet, og virkelig adressere hva de ansatte ønsker og trenger å være vellykket. Hvis du tror de høres ut som tre ting som må håndteres i normale tider, er du riktig. Hvor effektivt HR har forberedt seg, vil utgjøre hele forskjellen i hvor mye virksomhet som påvirkes, hvis det er i det hele tatt.

Det er derfor, selv etter at covid-19-pandemien avtar, bør konstant og konsekvent beredskapsplanlegging være den nye normen for HR-fagfolk. Hvis beredskapsplanlegging alltid er et aspekt av HR-funksjonen, har den makt til å drive virksomheten til det bedre.

Gå på praten

Så mye som en beredskapsplan på arbeidsplassen handler om å strategisere store og små vekter, er dybden og effekten av enhver beredskapsplan i kjernen en refleksjon av selskapets verdier. Jada, hver bedrift Nettsted har omtrent det samme settet av idealer som uttrykker en kunde første tankesett og plasserer ansattes helse og sikkerhet fremfor alt annet. Men handlinger snakker mye høyere enn copy-limte ord.

Det er der beredskapsplanleggingen samsvarer med forretningsmålene. HR fagfolk må vurdere både forretningsspesifikke scenarier samt makroøkonomiske faktorer som påvirker alle i organisasjonen, og deretter nærme seg disse i lys av de ulike typer nødssituasjoner og prioriteringer som kan oppstå. Et selskaps mest verdifulle aktiva er de ansatte, og å ta vare på dem er en moralsk og juridisk forpliktelse. Hvis administrerende direktør og CHRO er enige om at arbeidernes helse og sikkerhet er av avgjørende betydning i både gode og utfordrende tider, er kundetilfredshet og økonomisk suksess sikker på å følge – selv i den tykke krisen som truer med å løfte opp alle aspekter av virksomheten.

Strategier for beredskapsplanlegging må være omfattende av natur og ta hensyn til et bredt spekter av responsive tiltak som, selv under normale omstendigheter, ville være utfordrende å implementere alt på en gang. Men det er også grunnen til at beredskap og beredskapsplanlegging er så viktig – responstid er av essensen i enhver krise. Den riktige planen spiller ingen rolle om det kommer for sent.

Gitt hva verden har opplevd og hvor mange organisasjoner og hele bransjer har blitt påvirket, bør HR-fagfolk spørre seg selv nå: hvordan kan vi være forberedt på best mulig måte for morgendagen, neste måned og neste år?

Les mer i denne serien