En veiledning til ordreadministrasjon

Hva er et ordreadministrasjonssystem?

Ordreadministrasjon inkluderer alle trinn i ordrelivssyklusen, fra ordreplassering og beholdningskontroller til forsendelse, levering og returer. Et ordrestyringssystem (OMS) er teknologien og settet med prosedyrer som letter denne prosessen.

En moderne OMS integreres med ulike avdelinger og systemer – for eksempel salg, beholdning, handel, butikkoperasjoner, distribusjonssentre, markedsplasser, tredjepartslogistikkfirmaer (3PL), regnskap, markedsføring og kundeservice – for å sikre at ordrene behandles nøyaktig og effektivt. For store bedrifter er innsatsen for effektiv ordreadministrasjon spesielt høy. Her er grunnen:

1. Kundeforventninger: Dagens kunder krever rask, nøyaktig og gjennomsiktig produkttilgjengelighet og oppfyllelse. Forsinkelser eller feil kan føre til misnøye og tapt lojalitet.
2. Driftseffektivitet: Automatisering og optimalisering av ordrearbeidsflyter reduserer arbeids-, lager- og forsendelseskostnader, minimerer menneskelige feil og forbedrer syklustidene.
3. Skalerbarhet: Etter hvert som bedrifter vokser, blir deres evne til å håndtere høyere ordrevolumer og mer komplekse oppfyllelsesnettverk et konkurransefortrinn.
4. Kompleksitet:  Bedrifter som selger gjennom flere kanaler, inkludert markedsplasser, trenger sentralisert synlighet og koordinering.
5. Overholdelse av lovbestemte krav:  Nøyaktig registrering og sporbarhet støtter overholdelse av bransjestandarder og -forskrifter.

Hvordan fungerer et ordrestyringssystem?

Forståelse av ordreadministrasjon krever en nærmere titt på ordrelivssyklusen. Selv om de spesifikke trinnene kan variere etter bransje og forretningsmodell, er dette kjernefasene:

1. Bestilling:  Kunder legger inn bestillinger via nettbaserte plattformer, butikksystemer, mobilapper eller telefonsamtaler. OMS registrerer og validerer ordredetaljene.
2. Ordrebehandling:  Systemet kontrollerer beholdningsnivåer, bruker pris- og rabattregler og bekrefter betaling. Hvis varene ikke er på lager, kan systemet initiere restordrer eller foreslå alternativer.
3. Oppfyllelse:  Ordrer rutes til passende lagre, distribusjonssentre, butikker, markedsplasser eller tredjepartsleverandører. Plukking, pakking og forsendelse utføres basert på forhåndsdefinerte logistikkworkflower.
4. Frakt og levering:  Ordren sendes, spores i sanntid og leveres til kunden. Varsler sendes ofte for å holde kundene informert.
5. Returer og ettersalgsstøtte:  En god OMS håndterer også returer, refusjoner og kundeserviceforespørsler, noe som bidrar til å forbedre langsiktige kunderelasjoner.

Typer av ordreadministrasjonssystemer

Ordreadministrasjonssystemer kommer i ulike typer, hver designet for å møte ulike forretningsbehov, operasjonelle kompleksiteter og nivåer av teknologisk raffinement. Her er en oversikt over eksempler på ordreadministrasjonssystemer:

• Manuell: Tradisjonelle og papirbaserte, disse systemene omfatter regneark, telefonbestillinger, e-postkjeder og manuell dataregistrering.
• Frittstående:  Disse er dedikerte OMS-applikasjoner som håndterer ordreinntak, behandling og oppfyllelse, men som opererer separat fra andre bedriftssystemer.
• ERP-basert: Mange bedriftsplattformer tilbyr ordreadministrasjonsmuligheter som en del av en større suite.
• E-handelsplattform: Populære e-handelsplattformer tilbyr innebygde eller tilleggsfunksjoner for ordreadministrasjon.
• Distribuert:  Disse avanserte systemene er bygget for å håndtere omnikanaler og spredt oppfyllelse på tvers av komplekse nettverk.
• Nettskybasert:  Nettskybaserte eller skybaserte ordreadministrasjonssystemer er tilgjengelige via Internett og gir høy skalerbarhet og fleksibilitet.
• Spesialbygde: Noen store bedrifter utvikler proprietære OMS-plattformer skreddersydd til deres spesifikke prosesser og gamle systemer.

Det riktige ordrestyringssystemet for en organisasjon vil variere, gitt størrelsen, kompleksiteten, kanalstrategien og vekstmålene.

dgl

{"id":"SAP1138629","url":"https://www.sap.com/assetdetail/2024/10/58dccfde-de7e-0010-bca6-c68f7e60039b.html"}

Finn ut hvordan SAP Order Management Services, koblet til SAP ERP-data, kan danne grunnlag for bærekraftig vekst og konkurransefortrinn.

Fordeler med et ordreadministrasjonssystem

En solid OMS effektiviserer og automatiserer hele ordrelivssyklusen på tvers av salgskanaler og ordrebehandlingslokaliseringer. Investering i OMS gir både umiddelbare og langsiktige fordeler, for eksempel:

• Forbedret kundetilfredshet: Gjennomsiktig lagertilgjengelighet og raskere, mer pålitelige leveranser fører til bedre kundeopplevelser.
• Reduserte driftskostnader: Automatisering og prosessoptimalisering bidrar til å redusere avfall, transportkostnader og arbeidskostnader.
• Bedre beslutningstaking: Sanntidsdata og analyser støtter strategisk planlegging.
• Økt omsetning: Bedre beholdningssynlighet og omnikanal-koordinering muliggjør raskere, mer nøyaktig ordreoppfyllelse og maksimerer salgsmuligheter.
• Agilitet og robusthet: En fleksibel OMS kan tilpasse seg raskt til markedsendringer og forstyrrelser i forsyningskjeden.

Samlet sett hjelper en OMS bedrifter med å redusere driftskostnader, forhindre lagerproblemer og levere raskere, mer pålitelige kundeopplevelser.

Utfordringer med ordreadministrasjon

Ordrehåndtering er ikke uten sine hindringer. Det kan være en komplisert prosess, spesielt med uorganiserte og utdaterte systemer. Noen vanlige utfordringer inkluderer:

• Systemsiloer: Frakoblede systemer kan føre til dupliserte innsatser og datainkonsistenser.
• Beholdningsavvik: Dårlig beholdningsnøyaktighet på tvers av fysiske og digitale kanaler kan forårsake oppfyllelsesfeil og tapt salg.
• Returhåndtering:  Effektiv håndtering av returer uten eroderingsmarginer er en kompleks oppgave.
• Behovsprognoser: Unøyaktige prognoser kan føre til forsyningsubalanser.
• Tilpasningsbehov:  Bedrifter krever ofte skreddersydde arbeidsflyter som bruksklare løsninger kanskje ikke støtter.

Å håndtere disse utfordringene krever tverrfunksjonelt samarbeid, prosessjustering og riktig teknologi.

Hvordan velge riktig ordrestyringssystem

Ordrehåndtering er ikke uten sine hindringer. Det kan være en komplisert prosess, spesielt med uorganiserte og utdaterte systemer. Noen vanlige utfordringer inkluderer:

• Systemsiloer: Frakoblede systemer kan føre til dupliserte innsatser og datainkonsistenser.
• Beholdningsavvik: Dårlig beholdningsnøyaktighet på tvers av fysiske og digitale kanaler kan forårsake oppfyllelsesfeil og tapt salg.
• Returhåndtering:  Effektiv håndtering av returer uten eroderingsmarginer er en kompleks oppgave.
• Behovsprognoser: Unøyaktige prognoser kan føre til forsyningsubalanser.
• Tilpasningsbehov:  Bedrifter krever ofte skreddersydde arbeidsflyter som bruksklare løsninger kanskje ikke støtter.

Å håndtere disse utfordringene krever tverrfunksjonelt samarbeid, prosessjustering og riktig teknologi.

dgl

{"id":"SAP945748","url":"https://www.sap.com/assetdetail/2023/01/2a82f50e-5d7e-0010-bca6-c68f7e60039b.html"}

Lær hvordan SAP Order Management Services kan hjelpe bedrifter med å optimere prosesser og salg.

Hvordan velge riktig ordrestyringssystem

Valg av OMS er en kritisk beslutning – spesielt for store bedrifter der komplekse operasjoner, omnikanal-krav og globale forsyningskjeder må synkroniseres for effektivitet og vekst. Riktig OMS kan forbedre arbeidsflyten, redusere kostnader og øke kundetilfredsheten. Feil kan skape operative flaskehalser, begrense skalerbarhet og fremme kundemistillit.

Beslutningstakere bør gjøre følgende når de handler for en OMS:

1. Definer forretningsmål

Forstå bedriftens mål, for eksempel vekstmål og kundeerfaringsmål.

2. Koble ordrelivssyklus

Dokumentere hvordan ordrer flyter gjennom bedriften – fra fangst til oppfyllelse til tjeneste etter salg – for å identifisere hull.

3. Prioriter kjernefunksjoner

Evaluer en OMS basert på nøkkelfunksjoner, inkludert:

• Beholdningssynlighet
• Ordreruting
• Kundekommunikasjon
• Definere ordrebeslutningskriterier
• Anbuds- og reservasjonsnøyaktighet

4. Sikre integrasjonsmuligheter

En god OMS må enkelt integreres med en organisasjons ERP, lagerstyringssystem, programvare for kunderelasjonsstyring, POS-system og andre viktige plattformer.

5. Velg riktig utrullingsmodell

Bestem hvilken type OMS som skal fungere best basert på bedriftens behov, forskrifter og smidighet.

6. Vurdere sikkerhet, overholdelse og pålitelighet

Sørg for at OMS oppfyller standardene på bedriftsnivå siden kundedata og betalingsinformasjon er involvert.

7. Evaluer leverandøren

Tenk på både teknologien og partneren (Har de gode anmeldelser og tilbyr støtte?) for å sikre en jevn OMS-utrulling.

8. Beregn totale eierkostnader

Faktor i avgifter, implementeringskostnader, pågående oppgraderinger og mer.

9. Test systemet

Før en fullstendig utrulling, test systemet i et kontrollert miljø for å redusere risikoen.

10. Involvere de riktige interessentene

Engasjer viktige spillere på tvers av avdelinger når du velger en OMS for å se at det oppfyller tverrfunksjonelle behov.

Brukstilfeller for ordreadministrasjon

Her er eksempler på bedrifter som forbedret ordreadministrasjonen med SAP-løsninger.

• Gi en konsekvent kjøpsopplevelse
  Se hvordan SAP Order Management Services hjelper detaljisten HORNBACH med å tilby en sømløs opplevelse på tvers av flere kanaler fra online til i butikk. Se en video om historien til HORNBACH.
• Oppfylle kundebehov i utvikling
  Utforsk hvordan detaljisten Canac Corporation bruker avanserte analyser for smidig beslutningstaking med SAP-løsninger. Se en video om Canac Corporations historie.

Utforsk løsninger for ordreadministrasjon

Investering i moderne, integrerte løsninger for ordreadministrasjon er avgjørende for å holde tritt og lede i dagens konkurransedyktige marked. Ved å sentralisere og automatisere ordrelivssyklusen kan bedrifter forbedre effektiviteten, redusere kostnader og levere sømløse kundeopplevelser i stor skala.

Riktig OMS kan danne grunnlag for bærekraftig vekst og konkurransefortrinn. Lær hvordan SAP Order Management Services, koblet til SAP ERP-data, gjør det mulig for organisasjoner å bruke disse løsningene mer pålitelig, effektivt og til en lavere total eierkostnad.

Vanlige spørsmål