Workflowstyring: En nybegynnerveiledning til automatisering av arbeidsflyt og forretningsprosesstyring
Oversikt over workflowstyring
Som et forretningsbegrep dukket arbeidsflytstyring virkelig opp på 1980-tallet, rett ved siden av tidlig utrulling av e-post, stasjonære datamaskiner og digitaliserte forretningssystemer. Folk skjønte raskt hvordan disse nye teknologiene kunne bidra til å redusere feil og effektivisere gjentatte oppgaver. I dag støtter smart, skytilkoblet programvare og digitaliserte systemer for administrasjon av arbeidsflyt sine menneskelige partnere for å oppnå stadig bedre effektivitet og smidighet, reduserte syklustider og feilfrekvens og bedre overholdelse.
Hva er en arbeidsflyt?
En workflow kan defineres som en sekvens av tilknyttede aktiviteter eller oppgaver som er fullført for å oppnå et bestemt resultat. En strukturert workflow følger en distinkt bane, som kan være sekvensiell eller parallell for å oppfylle bestemte avhengigheter eller behov. Ofte vil banen ha definerte variasjoner, unike for hvert ønskede forretningsresultat.
Det finnes tre typer arbeidsflyter:
- Fullstendig manuell: En manuell arbeidsflyt kan for eksempel være papirbasert med en docket og manuelt skrevne merknader og signaturer, fysisk sendt videre på kontoret eller i produksjonsområdet.
- Halvautomatisert: I en delvis automatisert arbeidsflyt automatiseres deler av prosessen. Tenk på en e-postkjede, med filer vedlagt, kommentarer i e-postteksten, og endringer til de vedlagte filene, videresendt når det passer for behandleren av den aktuelle oppgaven.
- Fullstendig digitalisert eller automatisert: Automatiserte arbeidsflyter kjører i en dedikert forretningsapplikasjon på en strukturert og definert måte, etter definerte forretningsregler.
Workflowstyring eller forretningsprosesstyring: Hva er forskjellen?
En workflow er en mer spesifikk, frittstående streng med trinn og oppgaver. En forretningsprosess er derimot et bredere begrep for en samling av oppgaver, arbeidsflyter, aktiviteter og retningslinjer, der noen av oppgavene kan være automatisert, mens andre aktiviteter kanskje ikke gjør det.
Tenk for eksempel på en enkel godkjenningsworkflow for innkjøp – med én eller flere definerte varianter kan en forretningsregel fastsette at en innkjøpsordre trenger godkjenning fra en annen avdeling hvis innkjøpsverdien overskrider et bestemt beløp. Denne arbeidsflyten er en del av en større forretningsprosess for hvordan du kjøper varer og tjenester i en organisasjon, og inkluderer retningslinjer for valg av leverandør, anskaffelse og så videre.
Nedenfor finner du noen vanlige arbeidsflyteksempler:
Godkjenne en innkjøpsordre
Godkjenne en ferieforespørsel
Behandle en fakturabetaling
Ansette en ansatt
Rekvirere en erstatningsdel
Sende en faktura til en kunde
Hvorfor er programvare for workflowstyring så viktig?
Workflowstyring er prosessen med å digitalisere diskrete prosesser og administrere resultatene. Workflowstyringsprogramvare lar deg bygge, kjøre og administrere disse arbeidsflytene. Her er noen av de viktigste fordelene og resultatene du kan forvente av dedikerte programvareløsninger:
Større effektivitet: Øk automatiseringsraten for å kjøre raskere og bedre resultater samtidig som du gjør ting enklere for alle involverte. For eksempel, med en fullt digitalisert arbeidsflyt, kan forretningsinteressenter enkelt få tilgang til, gjennomgå og behandle klart definerte digitale oppgaver, jobbe fra hvor som helst – på kontoret, hjemme eller på farten.
Forbedret smidighet: Tilpasse standard arbeidsflyter for å møte endrede driftsbehov, skape prosessinnovasjoner for å støtte nye forretningsmodeller, og fikse ødelagte prosesser for større fleksibilitet og smidighet.
Sterkere overholdelse: Med klare ansvarsområder og databaserte revisjonsspor kan du overvåke og administrere prosessresultater og bedre sikre overholdelse av retningslinjer og forskrifter.
Workflowstyringssystemer og hvordan de fungerer
Workflowstyringssystemer gjør det mulig for brukeren å definere ulike arbeidsflyter for ulike typer jobber eller prosesser. I en produksjonsinnstilling kan for eksempel et designdokument rutes automatisk fra designeren til den tekniske direktøren, og til slutt til produksjonsingeniøren. På hvert trinn i workflowen er én person eller gruppe ansvarlig for en bestemt oppgave. Når oppgaven er fullført, sikrer arbeidsflytstyringssystemer at personene som er ansvarlige for neste oppgave, blir varslet og mottar dataene de trenger for å utføre sin fase av prosessen.
Arbeidsflyter kan også ha mer komplekse avhengigheter. Hvis for eksempel et dokument skal oversettes til flere språk, kan en oversettelsesbehandler velge språkene, og hvert utvalg ville da bli aktivert som et arbeidsordreformular for en forskjellig oversetter. Først når alle oversettere har fullført sine respektive oppgaver, ville den neste oppgaven i prosessen bli aktivert. Dette bidrar til å spore logg-jams og holde større lag på mål.
Programvare for workflowstyring, som vist her, kan hjelpe deg med å administrere prosesser og definere variasjoner i prosessen.
Eksempler på workflowstyringssystemer i aktivitet
Hver bedrift vil ha sine egne unike behov. Nedenfor er bare noen få eksempler på hvordan moderne arbeidsflytstyringssystemer kan implementeres:
Optimere eksisterende forretningsapplikasjoner: Mange bedriftsapplikasjoner leveres med innebygde verktøy og arbeidsflytmaler for å definere og bygge forretningsprosesser som ennå ikke er tilordnet i systemet. Når det er behov for endringer i arbeidsflyter, trenger ikke administratorer å starte fra bunnen av. De kan bruke de eksisterende funksjonene i systemet til å opprette endringer. De beste moderne programvareverktøyene kommer også med flere automatiseringsfunksjoner som har kunstig intelligens (AI) og prosessautomatiseringsverktøy som allerede er innebygd.
Ved hjelp av side-ved-side applikasjonsutvidelser: Mange bedrifter foretrekker å holde en "ren kjerne", noe som betyr at de foretrekker å kjøre sine programvareapplikasjoner med så få endringer som mulig. Dette betyr at alle nye arbeidsflyter og prosessinnovasjoner kan utnytte data fra eksisterende systemer, men bygges utenfor de eksisterende forretningsapplikasjonene. Disse såkalte "side-by-side" applikasjonsutvidelsene, i motsetning til "in-app" applikasjonsutvidelser, er vanligvis bygget og kjører i skyen.
Orkestreringsprosesser på tvers av avdelinger: Skybaserte arbeidsflytstyringssystemer er også det foretrukne alternativet for bransjeuavhengige orkestreringer. Dette er forretningsprosesser som strekker seg over ulike applikasjoner, systemer og tjenester. Dette inkluderer hybride landskap der automatiseringskravene dine krever at du kobler til flere frakoblede arbeidsflyter som kjører i forskjellige applikasjoner og steder. Det fungerer også med prosesser der du vil gjøre en bestemt arbeidsflyt tilgjengelig for eksterne prosessdeltakere som partnere og leverandører – og deretter bruke resultatet av denne arbeidsflyten til å starte et neste trinn internt.
Gjør det enklere for fageksperter å skreddersy arbeidsflyter: For avdelingsprosesser som bare involverer enkle forespørsels- eller godkjenningsskjemaer, kan noen automatiserte forretningsprosesser håndteres med utviklingsplattformer med lav kode / ingen kode (LCNC). Dette betyr at dra-og-slipp-funksjonalitet og forenklede visuelle funksjoner lar forretningsbrukere raskt bygge lette arbeidsflytapper som er skreddersydd til teamets spesifikke behov.
Teknologier for workflowstyring
Arbeidsflytteknologier muliggjør standardiserte prosesser med klare ansvarsområder og knytter sammen de ulike oppgavene innenfor en definert bane. Den intelligente kombinasjonen med én eller flere nye automatiseringsteknologier øker automatiseringsnivået i en prosessflyt, noe som gir raskere og bedre prosessresultater. I tillegg muliggjør det innovative nye prosesser, bidrar til å skape verdi eller levere en bedre opplevelse. Her er noen eksempler på avanserte teknologier som brukes i moderne arbeidsflytprogramvare:
Big Data: Big Data-teknologier og bedre innsyn i dataene gjør store mengder informasjon tilgjengelig for bruk, som kan integreres og brukes direkte i forretningsprosesser. Her er et arbeidsflyteksempel: Tenk på en godkjenningsprosess for kapitalutgifter (CAPEX) som er halvautomatisert – finansrapporter sendes frem og tilbake mellom de involverte kontrollørene og godkjennerne via e-post før det tas en investeringsbeslutning. Ved å bruke de relevante datakildene kan workflowsystemet automatisk generere de nødvendige rapportene og automatisk gjøre dem tilgjengelige for de riktige personene på et definert punkt i prosessen. I tillegg, basert på definerte forretningsregler, eller ved å bruke kunstig intelligens (AI) og maskinlæringsfunksjoner (se nedenfor), kan de integrerte dataene brukes til å veilede beslutningstaking, fremskynde prosessen og avlaste beslutningstakere fra rutineoppgaver eller vurderinger.
Kunstig intelligens: AI-teknologier som maskinlæring, naturlig språkbehandling (NLP), datasyn og robotprosessautomatisering (RPA) kan bidra til å automatisere prosesstrinn som tidligere bare kunne utføres på en manuell eller halvautomatisk måte av mennesker.
Maskinlæring: Maskinlæring kan brukes der et prosesstrinn krever kompleks dataanalyse for å oppdage mønstre eller lage prognoser og anbefalinger. Tenk på en caterer på idrettsarrangementer der påfyllingsordren på brus kan være svært avhengig av værmelding.
Naturlig språkbehandling (NLP): NLP gjør det mulig for chatboter eller digitale taleassistenter å automatisere visse interaksjoner i en prosess eller å automatisere enkle arbeidsflyter. Tenk på automatiserte svar på forespørsler med høyt volum, for eksempel status for innkjøpsordrer eller fakturaer.
Datasyn: Datasyn kan trekke ut kompleks, kontekstuell informasjon fra bilder som deretter kan brukes til å automatisere eller informere andre prosesser. Et eksempel er nettselskaper som analyserer satellittbilder for overvåking av overflatebevegelser for å informere vedlikeholdsprosessene sine og automatisk utløse servicemannskaper i tilfelle av hendelser som kan sette infrastrukturen i fare. Alternativt kan datasyn opprette en prediktiv vedlikeholdsplan der en automatisert visuell inspeksjon brukes til å utløse serviceforespørsler bare når det er nødvendig i stedet for på en fast tidsplan.
Robotprosessautomatisering (RPA): RPA utfører gjentatte manuelle oppgaver innenfor prosessforløp ved å etterligne brukerinteraksjoner med systemene. Et vanlig brukstilfelle er å bygge bro over integrasjonshull ved å kopiere og lime inn data fra regneark eller andre dokumenter, for eksempel leverandør-e-poster, til et forretningssystem, som ikke bare fremskynder denne oppgaven, men også øker datanøyaktigheten.
Programvare for workflowstyring som viser status og nøkkelmåltall i en salgsprosess.
Forretningsworkflowstyring og automatiseringstrender
Hyperautomatisering og intelligent automatisering
Dette er begreper vi hører mer og mer hver dag. Faktisk påpeker Gartner i en nylig undersøkelse at over 85 % av lederne vil «enten øke eller opprettholde organisasjonens hyperautomatiseringsinvesteringer i løpet av de neste 12 månedene, og over 56 % har allerede fire eller flere samtidige hyperautomatiseringstiltak.»
Moderne arbeidsflytstyring og automatiseringsløsninger adresserer denne trenden ved å kombinere mange eller alle teknologiene nevnt ovenfor, i én enkelt løsning. Denne tilnærmingen unngår ikke bare utfordringene som skapes av et lappeteppe av ulike teknologier fra ulike leverandører – den forenkler også automatiseringsarbeidet betydelig. Brukere kan få tilgang til og utnytte alle funksjoner når det trengs fra ett enkelt prosjekt uten å måtte lære og bytte mellom forskjellige utviklingsverktøy.
Automatisering med lav kode/ingen kode (LCNC)
Dette er en ekstra trend som endrer miljøet i workflowstyring. En borgerutvikler er noen som er en sterk bruker av komplekse programvaresystemer og er komfortabel med teknologi, men har liten eller ingen programmering eller koding ferdigheter. Det visuelle verktøyet og dra-og-slipp-innholdet gjør løsninger med lite koding/ingen kode til en spillveksler for borgerutviklere. LCNC gjør det mulig for dem å skape og tilpasse arbeidsflyter og prosesser, basert på deres omfattende fagekspertise til tross for manglende evne til å skrive kode.
Og LCNC gir stor verdi for profesjonelle utviklere også. De kan bruke samme dra og slipp enkelhet for å fullføre standardoppgaver mye raskere enn noen gang før. Ved hjelp av profesjonelle LCNC-applikasjonsverktøy kan utviklere skape mer komplekse arbeidsflyter og automatisering og gjøre dette bruksklare tilpassede innholdet lettere tilgjengelig.
Ofte stilte spørsmål om workflowstyring
Utforsk SAP Build Process Automation
Lær mer om smarte løsninger som hjelper deg med å effektivisere arbeidsflyten
Fremme prosessforbedring
Forenkle og fremskynde transformasjonen av forretningsprosessen i dag.