Hva er prosessautomatisering?
Prosessautomatisering defineres som bruk av programvare og teknologier for å automatisere forretningsprosesser og -funksjoner for å oppnå definerte organisasjonsmål.
Oversikt over prosessautomatisering
Hva holder dagens bedriftsledere oppe om natten? For en ting er det det faktum at konkurransen er voldsom enn noensinne. En annen bekymring er lynhastigheten som kunden og markedets krav krever er å skifte og utvikle seg. For å konkurrere og trives, må bedrifter gripe på alle mulige fortrinn for ikke bare å bli mer konkurransedyktige og lønnsomme, men for å øke deres robusthet og smidighet. Det er her prosessautomatisering kommer inn.
I økende grad vender bedrifter seg til prosessautomatisering som et kraftig verktøy i sin kamp for å drive sin konkurranseevne og lønnsomhet. Faktisk, ifølge en nylig Gartner-undersøkelse av globale bransjeledere, siterte 80% av respondentene automatisering som en av deres sentrale forretningsprioriteringer og taktikker for suksess.
Definisjon av prosessautomatisering
Prosessautomatisering defineres som bruk av programvare og teknologier for å automatisere forretningsprosesser og -funksjoner for å oppnå definerte organisasjonsmål, for eksempel produksjon av et produkt, ansettelse og innfasing av en medarbeider eller yte kundeservice.
Forretningsprosessautomatisering (BPA) og digital transformasjon
Forretningsprosessautomatisering var i utgangspunktet et enkelt aspekt av det større overordnede området for forretningsprosesstyring (BPM). BPA var fokusert på å forbedre backend-produktiviteten ved å ta over tidkrevende og repeterende oppgaver. I dag er BPA imidlertid ikke lenger bare en del av BPM, den har blitt drivkraften bak den og en sentral hjørnestein i enhver digital transformasjonsreise. Digital transformasjon – drevet av teknologier som AI og maskinlæring – betyr at omfanget og skalerbarheten til moderne forretningsprosessautomatisering er nesten grenseløs. Moderne BPA-løsninger kan nå integreres i både backend- og frontendapplikasjoner, effektivisere prosesser fra forsyningskjeder til HR, økonomi, kundeservice og annet.
Stadiene i forretningsprosessautomatisering
Eksempler på automatisering av forretningsprosesser
Ad hoc-aktiviteter eller engangsaktiviteter eller -oppgaver er ikke de ideelle kandidatene for prosessautomatisering. Denne teknologien er mer egnet for repetitive oppgaver med formaliserte trinn, sekvenser og regler. Automatisering sikrer at forretningsprosessen gjøres riktig hver gang – og involverer de riktige personene, i riktig rekkefølge, med tanke på riktig informasjon og innenfor en bestemt periode. En planlagt og modellert forretningsprosess er det første trinnet for å forbedre effektiviteten ved å redusere overflødige oppgaver og aktiviteter. Selv om prioriteringer for prosessautomatisering vil variere fra bedrift til bedrift, er nedenfor noen områder som ofte drar nytte av prosessautomatisering.
Rekruttering. Verktøy for prosessautomatisering kan bidra til å effektivisere ulike rekrutteringsaktiviteter, inkludert muligheten til å laste opp CV-er og referanser raskt og effektivt, og til raskt å behandle vurderinger, avvisninger eller oppfølging slik at du kan finne og finne de beste talentene.
Innfasing og opplæring av ansatte. Fra behandling av poster til samsvar og opplæring kan prosessautomatisering bidra til å forenkle rekrutterings- og innføringsoppgaver. Dette fører til raskere utvikling av en engasjert og produktiv medarbeider.
Betalings- og lønnsavregningsprosesser. De siste årene har sett en stor økning i antall gig arbeidere og fjerntliggende ansatte som jobber i flere regioner. Automatiserte prosesser kan hjelpe bedrifter med å effektivisere både vanlige lønnsavregningsaktiviteter og betaling av kontraktører og eksterne leverandører.
Arbeidsstyrkeplanlegging. Det er en kamp å administrere medarbeiderplanlegging – spesielt på tvers av flere steder og avdelinger. Muligheten til å synkronisere fraværsforespørsler og forretningsreiser på tvers av avdelinger betyr at fravær dekkes, og PERSONAL- og lønnsavregningsteam kan automatisere administrasjonsoppgaver på en bedre måte.
Enklere og mer konsistent fakturering. Fakturagenerering bør ideelt sett være betaling av regnskapsavdelinger, men dette er ikke alltid tilfellet. Automatiserte faktureringsprosesser kan bidra til å lindre feil, regnskapsforvekslinger og til og med juridisk risiko.
Kundeopplevelse. I et konkurransedyktig klima er det enklere enn noensinne for kundene å sprette bort hvis de opplever problemer og forsinkelser. Prosessautomatisering bidrar til å skape en mer persontilpasset kundeopplevelse og raskt og nøyaktig flytting av kunder gjennom prosessflyt.
Overholdelse og lovbestemte oppgaver. Det er viktig at en rekke forretningsprosesser overholder konformitetskrav og lovbestemte krav. Prosessautomatiseringsløsninger protokollfører filer og etterlater et synlig dataspor, noe som gjør det enklere å overvåke og gjennomgå disse aktivitetene i sanntid. Før for eksempel vedlikeholdspersonell får tilgang til arbeid i kraftanlegg, kan ledere bekrefte at alle potensielt farlige systemer har fullført og loggført de nødvendige sikkerhetsprotokollene for nedstenging.
Kjerneteknologier for forretningsprosessautomatisering
Robotautomatisering og automatiseringsløsninger for arbeidsflyt er i sentrum for enhver digital automatiseringstransformasjon.
Robotisk prosessautomatisering (RPA)
RPA refererer ikke til fysiske roboter som du kanskje ser på en samlebånd. RPA verktøy og roboter er integrert i forretningssystemer for å automatisere og forenkle ulike oppgaver og interaksjoner. RPA er en primærkomponent i BPA. Den beskriver programvare og roboter som er programmert til å etterligne og kopiere menneskelige handlinger for å fullføre repeterende forretningsoppgaver. RPA-programvareroboter kan navigere i systemer, lese og legge inn data og utføre et bredt spekter av regelbaserte oppgaver.
Workflowautomatisering
Automatisering av arbeidsflyt brukes ofte om hverandre med RPA, men det er ikke nøyaktig. Automatisering av workflow kan defineres som en flyt av oppgaver, dokumenter og informasjon på tvers av arbeidsrelaterte aktiviteter, uavhengig av definerte forretningsregler, og refererer til bestemte oppgaver i en hel workflow.
Noen teknikker og begreper som brukes i prosessautomatisering
Prosessautomatisering kan være enkelt og inkludere bare noen få kjerneoppgaver, eller den kan være en del av en større IPA- og hyperautomatiseringsreise. Nedenfor er noen av teknikkene og teknologiene som går inn i de beste prosessautomatiseringsresultatene:
Hyperautomatisering Hyperautomatisering er ikke en teknologi selv, men snarere et strategisk initiativ som organisasjonen forplikter seg til å identifisere, dyrke og automatisere så mange forretnings- og IT-prosesser som mulig, så raskt som mulig. For å gjøre dette er hyperautomatisering avhengig av integrering og orkestrering av flere teknologier, verktøy og plattformer, inkludert AI/maskinlæring, RPA, moderne ERP-systemer og verktøy for utvikling uten koding.
Intelligent prosessautomatisering (IPA) McKinsey definerer IPA som «et nytt sett med nye teknologier som kombinerer grunnleggende prosessredesign med robotautomatisering og maskinlæring». Det utvider forretningsprosesser med AI og neste generasjons verktøy som bidrar til å automatisere og forenkle gjentakende, replikerbare og rutinemessige oppgaver. Dette betyr at IPA ikke bare kan etterligne menneskelige aktiviteter og oppgaver – det kan faktisk lære å gjøre dem. AI og kognitive teknologier gjør det mulig å integrere beslutningstakingsmuligheter i regelbasert automatisering, noe som fører til forbedret ytelse for menneskelige arbeidere, økt hastighet, redusert risiko og forbedrede kundereiser.
Automatisering med lav kode/ingen kode Lavkode/no-code (LCNC) refererer til applikasjons- og integreringsverktøy som er utstyrt med dra-og-slipp-funksjonalitet, visuelt verktøy og mye forhåndsbygget innhold. LCNC-verktøy gjør det mulig for personer med liten eller ingen programmerings- eller kodingsferdigheter å automatisere prosesser basert på deres omfattende relevante fagekspertise. LCNC-automatiseringsteknologier er imidlertid også utstyrt med solide føringskanter for å sikre at IT-team kan ha overordnet styring og sørge for at alle nye automatiserte prosesser eller applikasjoner integreres godt i systemet – i samsvar med de mest strenge sikkerhets- og samsvarsstandardene.
Store datamengder Data er ikke kategorisert som “Store” rett og slett på grunn av volumet. Big Data er definert av et sett med kriterier relatert, ja, til sitt volum, men også til sin kompleksitet og hastighet. Strukturerte data er lineære i format – som det du ser på et regneark. Alt passer inn i en kolonne eller en rad. Ustrukturerte data kan derimot bestå av mindre kvantifiserbar informasjon som tilbakemeldinger fra kunder, e-poster, videoer eller bilder. Big Data kan integreres og brukes direkte i forretningsprosessautomatisering, basert på definerte forretningsregler eller ved å bruke kunstig intelligens (KI) og maskinlæringsfunksjoner. Disse integrerte dataene kan deretter brukes til å styre beslutningstakingen, øke hastigheten på prosessene og gi lettelse fra gjentatte oppgaver og vurderinger.
Kunstig intelligens RPA-teknologier er bygget for å fungere best med strukturerte data, men mye av din mest verdifulle innsikt og intel holdes innenfor semi-strukturerte og ustrukturerte data (i skannede bilder, nettsider, PDF-dokumenter og mye mer). AI-teknologier kan behandle og konvertere disse dataene til et strukturert format som RPA vil kunne forstå og bruke.
Naturlig språkbehandling (NLP) De beste NLP-drevne chatbotene lærer av informasjonsinnholdet i menneskelig tale, men de lærer også å tolke kontekst og tone. I prosessautomatisering kan NLP-verktøy hjelpe til med å veilede samhandlinger bedre, og svare på standardforespørsler både internt og fra kunder.
Maskinlæring Big Data gir de store datavolumene som maskinlæringsteknologier er avhengige av, for å hjelpe dem med å ta beslutninger. Når maskinlæring (og algoritmene som driver den) er integrert med RPA, AI og andre verktøy som NLP, gir det muligheten til å oppdage trender og mønstre, pluss lære fra både data og menneskelige brukere. Dette gjør prosessautomatisering enda mer nøyaktig og nyttig.
Intelligente ERP-systemer I årevis har bedrifter vært avhengige av ERP-systemer for å administrere og koordinere sine daglige og finansielle oppgaver. Men dagens ERP-er har vokst i kapasitet (med AI og maskinlæringsteknologier) for å bringe intelligens og støtte til nesten alle områder av virksomheten og driften. Mange automatiseringsfunksjoner er allerede en del av moderne ERP-systemer.
Fordeler ved automatisering av forretningsprosesser
De største driverne for prosessautomatisering har å gjøre med de åpenbare fordelene som kommer fra økt hastighet og effektivitet, og større mulighet for smidighet og innovasjon. Disse fordelene omfatter:
Mer smidige og robuste forretningsstrukturer generelt
Mer effektiv drift, inkludert raskere syklustider og førstegang-riktige rater
Forbedret overholdelse gjennom mer synlige dataløyper og overvåking
Redusert belastning av langsomme, manuelle prosesser, noe som skaper større frihet til å innovere og vokse
Samarbeid i sanntid på tvers av en organisasjon, bygging av teamarbeid og medarbeidernes suksess/tilfredshet
Forbedret kundeservicekvalitet og responstider
Prosessautomatisering: Neste trinn på reisen mot digital transformasjon
Å oppnå ende-til-ende-prosessautomatisering er en viktig pilar i enhver vellykket digital transformasjonsreise. McKinsey gjennomførte nylig en undersøkelse av bransjeledere som hadde møtt sine mål for automatisering av forretningsprosesser. De fant ut at i utgangspunktet alle tilfeller hadde disse suksessene tre strategiske komponenter til felles:
- Automatisering må tas i bruk som en strategisk prioritet i hele organisasjonen, ikke bare i siloer som en måte å håndtere noen få isolerte prosesser
- Prosessautomatisering bør sentrere for å få teknologien til å fungere for mennesker, ikke omvendt
- Markedet er spesielt uforutsigbart for øyeblikket, så fokus på skalerbarhet er avgjørende for vedvarende suksess innen prosessautomatisering
Som alle forretningsreiser trenger det ikke å skje alt på en gang. Det viktigste første trinnet er å være forberedt på å administrere endringer og å kommunisere klart definerte mål og milepæler over hele arbeidsstyrken.
Start prosessautomatiseringsreisen
Lær mer om smarte teknologier for ende-til-ende-automatisering.
Ideer du ikke finner noe annet sted
Registrer deg for en dose Business Intelligence levert rett til innboksen din.