Hva er anskaffelse? En omfattende veiledning
Anskaffelse er prosessen med å anskaffe, kjøpe, motta og inspisere alle varene og tjenestene bedriften din trenger å drive – alt fra råvarer til programvare til kontorrekvisita.
Anskaffelsesfunksjonen tas ofte for gitt – helt til noe hindrer det. Ansvarlig for å holde et selskaps hjul i bevegelse, innkjøp sikrer at de riktige materialene og forsyningene er på hånden når det er nødvendig. Driftsmessig i fokus har anskaffelser vanligvis ikke vært ansett som en strategisk disiplin – inntil nå.
Kostnadsavslutning er fortsatt en prioritet, spesielt gitt inflasjon og økende kostnader for forsyninger. Kostnadskontroll er imidlertid bare ett av trykkene som henger ned på anskaffelsen i dag. Klemt mellom trusselen om forsyningsmangel og kostnadene ved å lagre ekstra beholdning, må innkjøp på en eller annen måte støtte leveringskjedens robusthet, selv når klimahendelser eller andre forstyrrelser hindrer levering. Behovet for å anskaffe bærekraftige varer og overholde utvidede lovbestemte krav betyr at foretak må legge til et ekstra lag med datainnsamling og -gransking i sine sourcingprosesser. Legg geopolitisk press og risiko til ligningen - med resulterende materiell knapphet - og innkjøp er plutselig i øyet av stormen.
I dag er rollen som innkjøpssjef (CPO) ikke lenger en back-office-funksjon hovedsakelig opptatt av kostnadsreduksjon og overholdelse.
Anskaffelsesdefinisjon
Anskaffelse er en viktig forretningsfunksjon som er ansvarlig for å sikre alle varer og tjenester som en organisasjon trenger. For produksjonsfirmaer er forsyningstilgjengelighet spesielt kritisk, siden det er umulig å opprette ferdigvarer uten de nødvendige materialene. Anskaffelsesavdelinger må samarbeide med interne interessenter for å samle sine prognoser og krav, og deretter skaffe de beste leverandørene til den beste kostnaden.
Takket være papyrusruller som registrerer forsynings- og transportdetaljer, kan anskaffelsesfunksjonen spores tilbake til konstruksjonen av pyramidene. Over tid har innkjøp gjennomgått en rekke endringer – fra en enkel arkivoppgave til en disiplin som krever strategisk tenkning og forhandling.
Under den industrielle revolusjon fikk innkjøp betydning ettersom voksende produksjonsoperasjoner trengte for å hente, kjøpe og transportere materialer. På midten av 1900-tallet, da økonomien blomstret, bidro muligheter og konkurransedyktig budgivning til å redefinere praksisen igjen. Enkeltpersoner ble trent i ulike aspekter av forsyningskjedestyring, og fikk profesjonell status. Anskaffelse ble ansett som en ledelsesfunksjon i stedet for en kontorist.
I dag går innkjøp igjen gjennom en dramatisk forvandling – uten tvil like betydningsfulle som noen av endringene i fortiden.
Hvorfor er innkjøp så viktig i virksomheten?
Det som har vært en back-office management funksjon er nå sentrum - en strategisk partner i komplekse C-suite strategi beslutninger.
Anskaffelse kontrollerer også en stor del av bedriftens kostnader – 40 % til 80 % i henhold til noen estimater – så det er avgjørende for budsjettmessige hensyn. Men effektiv anskaffelsespraksis forbedrer også risikovurderingen, leverandørtilsynet og potensialet for verdiskaping i forsyningskjeden.
Her er noen viktige måter anskaffelse er viktig i virksomheten:
Kostnadsbesparelser: Anskaffelse er den første forsvarslinjen for å redusere kostnader og stabilisere kontantstrømmen i en bedrift, noe som påvirker fortjenestemarginene og bunnlinjen. Konkurrerende produktsourcing og kontraktsforhandlinger kan gi betydelige kostnadsbesparelser. I tillegg kan effektiviseringen av innkjøpsprosesser ha en reell innvirkning på økonomiske resultater.
Kvalitet: Å anskaffe de riktige råvarene til rett tid er avgjørende for produksjon av produkter av høy kvalitet. Kvalitet omfatter alle aspekter av anskaffelsesprosessen, ettersom valg av materialer og leverandører direkte påvirker produkt- og tjenestekvaliteten. Prioritering av kvalitet er nøkkelen til å redusere risiko knyttet til omdømme, produksjon og juridiske bekymringer.
Måljustering: Strategisk sourcing tilpasser innkjøp til et firmas mål. Hvis for eksempel økt smidighet og robusthet er en kjerneverdi i bedriften, bør verktøy for å oppfylle disse målene integreres i anskaffelsesprosessen. En detaljert analyse av markedet og dine interne krav kan bidra til å identifisere leverandører som er best posisjonert for å dekke dine behov.
Risikoreduksjon: Risiko kan oppstå i alle trinn av anskaffelsesprosessen – fra unøyaktig behovsanalyse til leverandørleveringsproblemer. Ytterligere risiko kommer fra ineffektive svar på samsvarsforpliktelser, uklare etiske standarder, værrelaterte hendelser, globale forstyrrelser og lignende utfordringer. Dagens teknologidrevne anskaffelsesprosesser kan gi synligheten som trengs for å proaktivt identifisere, evaluere og redusere risikoer.
Bærekraft og etikk: Anskaffelsesteamet må samsvare med selskapets verdier rundt miljøpåvirkning, etisk sourcing, miljømessige, sosiale og styringsmessige (ESG) forpliktelser, og mer for å sikre overholdelse og beskyttelse mot risiko, omdømmeskader og unødvendige utgifter. Håndtering av bærekraftig sourcing og overholdelse er et viktig ansvar for anskaffelsesfunksjonen.
Typer anskaffelsesstyring
Det finnes fire hovedtyper for anskaffelse:
- Direkte anskaffelse: Dette omfatter anskaffelse av alt som direkte støtter produksjonen av varene et selskap selger, inkludert råvarer, komponenter, deler, tjenester og engrosvarer. Alle disse har en innvirkning på inntekter, vekst og omdømme, så leverandørrelasjoner er avgjørende i direkte anskaffelse.
- Indirekte anskaffelse: Alt som ikke er direkte relatert til produksjon, inkludert materialer, varer og tjenester for intern bruk og daglig forretningsdrift, faller inn under indirekte anskaffelse. Dette inkluderer elementer som kontormateriell, verktøy og reiseutgifter.
- Anskaffelse av varer: Både direkte og indirekte innkjøp kan falle inn under anskaffelse av varer, som omfatter anskaffelse av alle materielle gjenstander, enten de er ferdige eller uferdige – alt fra utstyr til råvarer til kontorstoler.
- Anskaffelse av tjenester: Profesjonelle, personbaserte tjenester som konsulenttjenester, byråer, advokatfirmaer, outsourcet IT, sikkerhetstjenester, programvare som en tjeneste (SaaS) levering, og reparasjoner av fasiliteter som alle faller inn under anskaffelse av tjenester. Disse er nødvendige for effektiv arbeidsflyt og utfylling av eventuelle hull i arbeidsstyrken.
12 trinn i anskaffelsesprosessen
Anskaffelsesprosessen kan variere fra firma til firma, men omfatter vanligvis følgende 12 trinn:
1. Identifiser behov: Det første trinnet i en anskaffelsesprosess er å identifisere de spesifikke materialene, produktene, programvaren eller tjenestene som trengs på grunn av underdekning, nye prosjekter eller vanlige driftskrav. Denne fasen omfatter behovsplanlegging og prognostisering.
2. Kildeleverandører: Å undersøke og vurdere de beste potensielle leverandørene for dine forretningsbehov skjer tidlig i anskaffelsesprosessen. Utvikling av alternative leverandører kan hjelpe med risikostyring ved å gi deg alternativer i tilfelle underskudd eller avbrudd.
3. Sende inn en innkjøpsrekvisisjon: Hvis du sender en innkjøpsrekvisisjon med spesifikasjoner som pris, periode og kvantum for intern kontroll og godkjenning, utløses innkjøpsprosessen.
4. Evaluere og velge leverandører: Velge den beste leverandøren gjennom en konkurransedyktig budgivningsprosess som å legge ut en forespørsel om forslag (RFP), forespørsel om pristilbud (RFQ), e-auksjoner eller "tre bud og et kjøp" innebærer å vurdere leverandører på kostnader samt kvalitet, omdømme, pålitelighet, hastighet og bærekraft.
5. Forhandle pris og vilkår: Når en leverandør er valgt, forhandler anskaffelsesteamet om ulike innkjøpsbetingelser, inkludert pris, kvantum, leveringstidslinjer og betalingsbetingelser.
6. Opprette en innkjøpsordre (IO): Når en leverandør er valgt og vilkårene er avsluttet, utsteder firmaet en formell innkjøpsordre til leverandøren med nøyaktige varer, tjenester og vilkår som er inkludert i ordren.
7. Motta varer og kontroller kvalitet: Når varene er mottatt, er neste trinn å sikre at deres kvalitet og kvantum stemmer overens med det som ble bestilt ved å nøye inspisere dem for skade eller feil.
8. Behandle faktura og oppfylle betalingsvilkår: Ved bekreftelse av at vareleveringen har bestått kvantums- og kvalitetskontrollen, kan leverandørens faktura behandles via leverandørreskontro (AP) for å sikre rettidig betaling. Avhengig av vilkårene i kontrakten, kan rabatter for tidlig betaling gjelde, og en rekke betalingsmåter kan brukes.
9. Etabler og administrer gode leverandørrelasjoner: Det er strategisk for anskaffelsesteamet å bygge positive pågående relasjoner med leverandører. Fordelene inkluderer bedre leverandørytelse, vilkår, rabatter, samarbeid og pålitelighet.
10. Administrer kontrakter: Kontraktstyring for anskaffelse dekker overvåkning av kontrakter, sikring av overholdelse og reforhandling av vilkår etter behov. Det er viktig for å identifisere og håndtere potensielle problemer, for å sikre at forhandlede besparelser realiseres – og når bunnlinjen.
11. Administrere risiko: En del av det som gjør anskaffelsesteamet så integrert i en organisasjon, er deres rolle i risikostyring. Det er viktig å forutse og håndtere potensielle problemer som underdekning, avbrudd i forsyningskjeden og iverksetting av tiltak for å redusere dem. Å holde seg på toppen av reguleringer og krav – og oppdage enhver trussel om manglende overholdelse – er også en viktig del av å håndtere risiko.
12. Kontroller og analyser: Dette siste trinnet i anskaffelsesprosessen pågår. Gjennomgang og analyse av anskaffelses-KPI-er for å identifisere hull og avdekke nye muligheter for besparelser og risikoreduksjon spiller en viktig rolle i forretningssuksessen.
Disse 12 trinnene anses vanligvis som anskaffelseslivssyklusen – ettersom oppgavene overlapper hverandre og prosessen er kontinuerlig. En vellykket anskaffelseslivssyklus krever integrasjon med andre viktige forretningsområder, for eksempel budsjettering, prognostisering og forsyningskjedestyring.
Anskaffelse versus innkjøp og andre relaterte workflower
Mange organisasjoner bruker begrepene "anskaffelse", "innkjøp", "sourcing" og "forsyningskjedestyring" om hverandre, men de er ikke det samme. Slik varierer de:
Anskaffelse vs. innkjøp er den delen av anskaffelsesprosessen som fokuserer på transaksjoner. Den omfatter forhandling, bestilling av produkter, mottak av varer og tjenester og innsending av betalinger. Selv om innkjøp er en avgjørende del av anskaffelsen, er den samlede anskaffelsesprosessen mye bredere.
Anskaffelse vs. fastsetting av forsyningskilde er en viktig tidlig fase i den samlede anskaffelsesprosessen, som dekker identifisering av behov, finne leverandører, utstede innkjøpsrekvisisjoner, evaluere og velge leverandører og forhandle om priser og vilkår. Sourcingfasen er der sterke leverandørrelasjoner kan bygges.
Anskaffelse vs. forsyningskjedestyring Anskaffelse er den delen av den generelle forsyningskjedestyringsprosessen som fokuserer på å anskaffe varene og tjenestene som trengs for å produsere produkter og vedlikeholde interne operasjoner. Anskaffelse interagerer dynamisk med andre forsyningskjedesegmenter, for eksempel logistikk, beholdningsstyring og behovsplanlegging.
Bærekraftig anskaffelsesstyring
Bærekraftige innkjøp, som integrerer ESG-kriterier i innkjøpspraksis og beslutningstaking, er ikke bare en innkjøpstrend; det er et kritisk hensyn.
Bærekraftige innkjøpsutfordringer omfatter kompleksitet og åpenhet i forsyningskjeden, måling av ytelse, overholdelse av standarder og byggekapasitet. Det er allerede vanskelig å hente inn materialer med lav utslippsintensitet, for eksempel grønt stål og resirkulert aluminium og plast, og det vil bare bli vanskeligere. I tillegg ønsker kundene i økende grad å kjøpe fra merker som kan bevise sine bærekraftige bona fides, noe som gjør bærekraftig innkjøp integrert for virksomheten.
Ta bare ett aspekt av bærekraftige anskaffelser – og reduser utslippene fra forsyningskjeden. Prosessen kan ta år, så å starte overgangen nå vil sette bedrifter opp til å bli mer konkurransedyktige og robuste i fremtiden.
Her er noen eksempler på bærekraftige anskaffelser:
Grønn sourcing eller grønn anskaffelse: Grønn sourcing innebærer strategisk innkjøp av produkter og tjenester med mindre miljøpåvirkning. Grønn anskaffelse omfatter eliminering av engangsplast og andre engangsvarer, som omfatter resirkulerte eller oppsirkulerte råvarer, og vedtakelse av ren teknologi eller drivstoff. Grønn anskaffelse kan redusere produksjonskostnadene, bidra til bedriftens samfunnsansvar og til og med øke salget ved å appellere til miljøbevisste forbrukere.
Eterisk anskaffede materialer: Bærekraftige innkjøp er avhengig av etisk sourcing. Dette betyr å kjøpe produkter fra selskaper som garanterer en levelønn, tilby gode arbeidsforhold, ikke engasjere seg i barnearbeid, gi positive bidrag til lokalsamfunnene de er en del av, og oppfylle andre etiske standarder.
Redusert karbonavtrykk og energiforbruk: Å redusere bedriftens karbonutslipp og energiforbruk handler ikke bare om å redusere utslippene som skapes direkte fra den daglige driften fra fabrikker og transport. Det handler også om å redusere utslippene i hele forsyningskjeden.
AI i anskaffelse: Smartere automatisering og innsikt
AI i anskaffelse kan automatisere og effektivisere komplekse oppgaver som utgiftsanalyse, kontraktstyring, strategisk sourcing og konformitetsstyring. Det kan også støtte smartere analyser og beslutningstaking; hjelpe deg med å oppdage muligheter, potensielle kostnadsbesparelser og uregelmessigheter; og gjøre det enklere å identifisere nye leverandører - samtidig som du bidrar til å eliminere anskaffelsessvindel og redusere feil.
AI kan også brukes til å skape forretningsverdi ved å dekonstruere hva virksomheten virkelig trenger, utfordre etablerte prosesser, utnytte kunnskap fra nye referansepunkter og designe forsyningskjeden på nye og forskjellige måter.
Generativ AI har også stort potensial for innkjøp. Dens evne til å automatisere oppgaver, gi innsikt og forbedre transparens støtter effektivitet, produktivitet og bedre leverandørvalg og -administrasjon. Generativ AI kan også bidra til å redusere risiko og redusere utgifter.
Ved å bruke AI til å støtte innkjøp for å ta bedre beslutninger, identifisere nye muligheter, automatisere oppgaver og forbedre driftseffektiviteten, betyr det at innkjøpsteamet kan fokusere på hvor deres menneskelige ekspertise er mest verdifull.
Hva du skal se etter i anskaffelsesprogramvare
Når du velger anskaffelsesprogramvare, prioriterer du verktøy som ikke bare digitaliserer og effektiviserer anskaffelsesprosessene, men også forbedrer den strategiske beslutningstakingen. Ideell programvare bør skryte av robust skybasert infrastruktur og kunstig intelligens, noe som forenkler komplekse anskaffelsesoppgaver. Viktige funksjoner inkluderer sømløs integrasjon med eksisterende finans- og forsyningskjedesystemer, brukervennlige grensesnitt og omfattende analyser for grundig utgiftsanalyse.
Velg løsninger som gir sanntidsinnsikt og rapportering, og legger til rette for proaktiv styring av anskaffelsesaktiviteter. Sørg for at programvaren er skalerbar, i stand til å utvikle seg med virksomheten din, og bidra aktivt til bedriftens vekstbane.
Ta neste steg
Utforsk løsninger for å starte den digitale transformasjonen av ende-til-ende-anskaffelsesprosessene.
Strategisk administrere utgifter på tvers av alle kategorier
Driv din transformasjon med en rekke løsninger som gir større innsikt,
kontroll og besparelser.
Ideer du ikke finner noe annet sted
Registrer deg for en dose Business Intelligence levert rett til innboksen din.