Hva er kategoristyring? En omfattende guide.
Kategoristyring er en tilnærming til anskaffelse der lignende produkter og tjenester er gruppert i kategorier – for å konsolidere utgifter og maksimere besparelser.
Med stadige svingninger i globale leverandørmarkeder – og raskt skiftende forretningskrav – har anskaffelsen blitt utrolig kompleks. Firmaer trenger en bedre måte å styre forsyningsbasen proaktivt og optimalisere innkjøpsutgiftene på. Det er her kategoristyring skinner – og hvorfor det er blitt en kritisk beste praksis for så mange bedrifter i dag.
Definisjon av kategoristyring
Kategoristyring er prosessen med å anskaffe varer og tjenester ved å gruppere dem i kategorier basert på lignende kjennetegn – for eksempel type, verdi, leverandør, risiko, sted eller avdeling. Denne prosessen gjør det enklere å forstå og kontrollere de totale eierkostnadene for hver kategori, og for å maksimere besparelser og verdi for hvert kjøp. Med kategoristyring kan foretak også effektivisere anskaffelsesprosessen, styrke leverandørrelasjoner, forbedre utgiftsanalyse, redusere risiko og mer.
"Foretak som fullt ut optimaliserer kategoristyring kan potensielt oppnå så mye som US$114m i besparelser og mer enn 500% avkastning på investeringen, i tillegg til å redusere risiko." – Fremtidig innkjøp
Utviklingen av kategoristyring
Kategoristyring ble utviklet på 1980-tallet og har historisk vært en manuell bestrebelse, med frakoblede og tidkrevende trinn utført i isolerte regneark, dokumenter og presentasjoner. Tiden som ble brukt manuelt på å samle inn data – og analysere og rapportere på dem – betydde at anskaffelsesteamene hadde mindre tid til å bruke på strategi og verdirealisering.
Raskt frem til i dag: Programvare for kategoristyring kan automatisere og fremskynde mange av trinnene i denne prosessen. Den hjelper kategoriledere med å analysere store mengder data og effektivisere utviklingen, utføringen og overvåkningen av kategoristrategier, slik at de kan bli langt mer effektive og strategiske i de daglige oppgavene. Moderne løsninger tilbyr kategoriinnsikt, prosessveiledning, maler, AI-drevne anbefalinger og mer for å hjelpe ledere med å nå, og ofte overgå, deres forbruksadministrasjonsmål.
Kategoristyring vs. strategisk fastsetting av forsyningskilde
Vilkårene kategoristyring og strategisk fastsetting av forsyningskilde brukes noen ganger om hverandre, men de er ikke det samme. Strategisk fastsetting av forsyningskilde er en anskaffelsesprosess som fokuserer på å velge de riktige leverandørene og forhandle de beste prisene for å nå kortsiktige organisasjonsmål. Hovedmålet med strategisk fastsetting av forsyningskilde er kostnadsreduksjon. Kategoristyring segmenterer derimot innkjøp i kategorier for å hjelpe ledere med å identifisere muligheter for å spare penger og forbedre kvalitet, leverandørytelse og effektivitet. Kategoristyring er en kontinuerlig prosess som gjennomføres på lang sikt, og inkluderer ofte strategisk fastsetting av forsyningskilde som et tidlig trinn.
Topp 6-fordeler ved kategoristyring
Takket være færre redundanser og enklere leverandørforhandlinger, tilbyr kategorisk-ledede anskaffelser en rekke tydelige fordeler som kan hjelpe innkjøpsteamene med å kjøre et strammere skip og identifisere nye muligheter:
1. Forbedret innsikt. Med kategoriserte kostnader og ett enkelt kontaktpunkt for alle relaterte leverandører kan foretak få bedre innsikt i kostnader, leverandørytelse og potensielle problemer med forsyningskjeden. I tillegg kan dyp kjennskap til kontrakter, priser og markedstrender brukes til å ta bedre, mer lønnsomme anskaffelsesbeslutninger.
2. Økt besparelse. Med utgangspunkt i deres kategoriekspertise og innsikt som er gjort mulig gjennom kategorisering, kan ledere forhandle om bedre priser og forbedre ytelsen for å redusere kostnader. Og siden ledere kjøper på lang sikt, kan de dra nytte av stordriftsfordeler for ytterligere å spare penger.
3. Redusert risikoeksponering. Med en grundig forståelse av hver leverandør og effektive langsiktige arbeidsforhold, kan kategoriteam ta en mer proaktiv tilnærming til leverandøradministrasjon og redusere risikoen for å håndtere ukjente eller fly-for-natt-leverandører.
4. Større anskaffelseseffektivitet. Med tidstestede, digitaliserte og automatiserte prosesser kan teamene reagere raskere på markedsendringer og frigjøre tid for verdiskapende aktiviteter.
5. Bedre overholdelse av ESG- og SR-forpliktelser. Kategorimålstilpasning, åpenhet og overvåking gjør det enklere for bedrifter å overholde forpliktelser knyttet til miljø og sosialt ansvar.
6. Økte utgifter under administrasjon. Gjennom intelligent automatisering kan anskaffelser administrere et høyere antall kategorier og til slutt øke utgiftene under administrasjon.
Typer anskaffelseskategorier
Kategorigrupperinger kan variere fra bedrift til bedrift avhengig av bransje, utgiftspolicy og bestemt marked. Hver anskaffelseskategori består vanligvis av en gruppe produkter eller tjenester som har lignende kjennetegn, for eksempel type, leverandør, verdi, lokalisering eller avdeling. HR, teknologi, vedlikehold og reise er for eksempel vanlige kategorier.
Det er også vanlig å dele opp direkte utgifter (elementer som trengs for sentrale forretningsprodukter og -tjenester, for eksempel råvarer og emballasjematerialer) og indirekte utgifter (varer og tjenester som støtter daglig forretningsdrift, for eksempel kontormateriell) i sine egne kategorier. Gruppering av indirekte utgifter, som ofte administreres i siloer på tvers av virksomheten, kan bidra til å standardisere og redusere indirekte innkjøpskostnader.
Noen firmaer bruker en global standard, for eksempel UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code), for å få hjelp til å fastsette kategoriene, men de fleste vil opprette sin egen interne utgiftstaksonomi. Uavhengig av den nøyaktige sammensetningen av kategorier, innebærer vellykket kategoristyring å bruke et standardrammeverk for segmentering av varer og tjenester som trengs for å drive en bedrift.
3 nøkkeltrinn i kategoristyringsprosessen
Selv om prosessen kan variere på tvers av organisasjoner, inkluderer kategoristyring vanligvis tre trinn:
- Definer kategoriprofiler. Til å begynne med analyserer teamene aktuelle utgifter og veier en rekke faktorer – fra risiko og forskrifter til forretningslogikk – for å identifisere kategorier. Resultatet er en konsolidert kategoritaksonomi for innkjøp som kan brukes i hele organisasjonen.
- Ramme- og planstrategi. I dette trinnet evaluerer teamene kategoriene sine basert på prisfastsetting, leverandørytelse, tilbuds- og behovsprognoser og andre faktorer – og identifiserer salgsmuligheter for å optimere forbruk og øke verdien. Basert på denne informasjonen, skaper de en masterstrategi for å oppnå hver kategoris mål, delt inn i spesifikke taktikker og faser.
- Utføre strategi og overvåke resultater. Til slutt lanseres strategien, og resultater, leverandører, forretningsbehov og markeder overvåkes kontinuerlig, slik at teamene raskt kan reagere på endringer og optimalisere kategoristrategier etter behov.
Hva du skal se etter i kategoristyringsprogramvare
Programvare for kategoristyring er utviklet for å sentralisere, digitalisere og effektivisere prosesser for alle kategoristrategier – og for å gi nyttig innsikt for å finpusse og forbedre dem. For å oppnå dette, inneholder de beste løsningene minst følgende funksjoner:
Automatisering. Intelligent automatiserte prosesser for oppretting av kategoriutgiftsprofiler og utvikling og utføring av strategier.
Trinnvis veiledning. Systembaserte anbefalinger, veiledede prosesser og maler, verktøy og rammeverk for beste praksis.
Sanntidsovervåkning og analyse. Evne til å overvåke og analysere markedsintelligens, kategorier, priser, leverandørytelse, resultater og mer i sanntid.
Strategiutføring. Verktøy som gjør det enkelt å konvertere strategier, planer og initiativer til sourcingprosjekter eller -hendelser.
Integrasjon. Sømløs integrasjon med kilde-til-betaling og andre leverandøradministrasjonsløsninger.
KI. Innebygd, KI-drevet mulighetsanalyse og anbefalinger basert på utgiftsdata og andre faktorer – samt en plan for å integrere med store språkmodeller som ChatGPT for å hjelpe med strategioppretting.
Anbefalte fremgangsmåter for en effektiv strategi for kategoristyring
Utvikling av en vinnende kategoristrategi kan oppnås raskere med følgende beste praksis:
Etabler en dedikert kategoriansvarlig og -team. Siden store kategorier og strategiske utgiftsområder krever tid og spesialisering, gjør et dedikert team bestående av kunnskapsrike interessenter fra relevante avdelinger en mer effektiv prosess. Kategorilederen er ansvarlig for å føre tilsyn med og forstå markedet, forskriftene og prisutviklingen for en hel kategori, samt for å utvikle kort-, mellom- og langsiktige planer.
Opprett en konsistent taksonomi i hele organisasjonen. Dette er et viktig skritt for å få bedre innsikt og innsyn i utgifter. Noen organisasjoner vil bruke universelle standarder som UNSPC som en guide, men oftere vil selskaper skape sine egne interne kategorier som er bedre tilpasset deres unike mål eller bransjebehov.
Bruk automatiserte løsninger til å sentralisere utgiftsdata. Med ett sted å spore og overvåke data, er det enklere å finne og rapportere viktig innsikt – og å styrke styringsrutinene.
Utnytt kategoristyringsteknologi. Ved hjelp av teknologi som AI, kan teamene enklere oppdage mønstre, automatisk kategorisere utgifter, organisere leverandører etter kategori, angi benchmarks, gi anbefalinger, automatisere oppgaver og mer.
Hold interessenter engasjert og i sløyfen. Med analyseverktøy og programvare for å kommunisere gevinster og muligheter, er det enklere å få interessentinnkjøp og tilpasse seg organisasjonens mål.
Bygg dynamiske leverandørrelasjoner. Fokuser på samlet verdi – i stedet for bare kostnader – og samarbeid åpent for å skape gode arbeidsforhold.
Inkluder tredjepartsdata. Utvikle en mekanisme for bruk av relevante eksterne datapunkt fra tredjepartsleverandører for å utfylle kategoristrategien.
Fortsett å finpusse kategoriens livssyklusprosess. Forbedre intern og ekstern dataanalyse, ved å samle kategorispesifikk intelligens, forbedre strategien og utføre periodiske evalueringer.
Ta neste steg
Utforsk løsninger for å låse opp større verdi gjennom smartere kategoristyring.
Unngå vanlige feil i kategoribehandling
Denne artikkelen utforsker tre feil Anskaffelse kan enkelt gjøre når det gjelder kategoristyring - og hvordan korrigering av dem kan fremme betydelige fordeler, spesielt i usikre tider.