Hva er et Human Resource Management System (HRMS)?
En HRMS hjelper bedrifter med å administrere og automatisere HR-kjerneprosessene og levere talentadministrasjonsmuligheter.
Definisjon av personaladministrasjonssystem (HRMS)
HRMS står for Human Resource Management System – ofte referert til som Human Capital Management (HCM) programvare. Firmaer bruker en HRMS til å digitalisere, automatisere og sentralisere sentrale HR-prosesser, for eksempel lagring av ansattdata, administrasjon av fordeler, tid og fremmøte og lønnsavregning. I tillegg tilbyr et HRMS talentadministrasjonsmuligheter, for eksempel rekruttering, introduksjonsprogram, prestasjonsbehandling, målplanlegging, opplæring og opplæring, kompensasjon og etterfølgerplanlegging.
Et moderne HRMS hjelper til med å erstatte tradisjonelle arbeidskrevende regneark og papirbaserte prosesser ved å automatisere gjentakende og tidkrevende manuelle prosesser. Dette gjør at HR-teammedlemmer kan redusere menneskelige feil og fokusere på høyere verdi og til syvende og sist mer givende arbeid.
Historikk for personalstyringssystemer
På 1970-tallet digitaliserte større selskaper noen av sine grunnleggende prosesser, spesielt datatunge og feilutsatte funksjoner som lønnsavregning og regnskap, men disse tidlige personalstyringssystemene var begrenset i omfang. På 1990-tallet gjorde kraftigere stormaskindatabehandling og fremveksten av Internett det mulig for bedrifter å digitalisere og automatisere et bredere spekter av HR-kjernefunksjoner som platestyring, fordelsadministrasjon og rekrutteringsarbeidsflyter.
I dag, med veksten av smarte teknologier og skytilkobling, er HR-prosesser ikke lenger begrenset til transaksjonsdata. En moderne HRMS kan samle inn og integrere data for å justere rapporteringsstrukturer i sanntid, basert på regionale avvik i infrastruktur, lover og regulatorisk overholdelse. Disse systemene automatiserer også arbeidsflyt og utnytter kunstig intelligens (AI) for å skape smartere og mer strømlinjeformede prosesser.
HRMS, HRIS og HCM – gir mening for akronymene
Human Resource Management Systems (HRMS), Human Resource Information Systems (HRIS) og Human Capital Management (HCM) er HR-begreper som ofte brukes om hverandre, men som har noen få viktige forskjeller.
En HRIS er vanligvis bygd på en database med ansattinformasjon og brukes til å støtte sentrale HR-prosesser som er mer lineære og kvantitative i strukturen, for eksempel lønnsbehandling eller tids- og fremmøteadministrasjon.
Til sammenligning er et HRMS et mer altomfattende system som inneholder alle databehandlingsstrukturene til en HRIS, men som også inkorporerer mer kvalitativ og kompleks funksjonalitet og talentadministrasjon. De beste HRMS-løsningene bruker smarte teknologier, for eksempel AI, maskinlæring og nettskytilkobling, for å hjelpe til med å tilpasse og automatisere funksjoner på en intelligent måte.
HCM er et paraplybegrep som brukes til å beskrive det brede settet av praksis og programvare en organisasjon bruker til å administrere arbeidsstyrken – fra rekruttering til pensjonering. Et HCM-system blir ofte referert til som et Human Resource Management System (HRMS) og inkluderer HRIS-programvare. På grunn av teknologiske fremskritt og tilkoblingsmuligheter kan bedrifter nå få et klart ende-til-ende-bilde av arbeidsstokken fra alle vinkler. Dette har hjulpet bedrifter med å realisere den målbare verdien av å prioritere medarbeidernes erfaring og ved å bruke en første tilnærming til å underbygge HR-administrative funksjoner som omgir den. Denne mer helhetlige tilnærmingen representerer en endring i prioriteringen og styringen av HR-prosesser.
Hvorfor er HRMS-programvare så viktig i dag?
I mange år har bedrifter vurdert bruken av nye teknologier og måter å automatisere HR-prosessene på bedre. Da pandemien rammet, brakte den med seg massive og enestående endringer i arbeidsstokken. HR-team ble tvunget til – veldig plutselig – å begynne å bruke ny teknologi til å støtte og administrere en nylig fjernstyrt og distribuert arbeidsstyrke.
I begynnelsen var mange av disse overgangene problematiske, men nå, mer enn et år fremover, har HR-ledere blitt mer kreative og adaptive i sin praksis. En SHRM-artikkel forteller oss at dette til slutt har vist seg å være en god ting. Etter hvert som hele arbeidsstyrken ble fjernstyrt – nesten over natten – ble HR-teamene «de første respondentene» i næringslivet, og mange andre avdelinger og teamledere har tatt ledelsen. I kjølvannet av pandemien ble mange selskaper plutselig klar over akkurat hva en gullgruve av data og personanalyse de hadde i HR-avdelingene – og hvordan denne informasjonen kunne hjelpe dem med å informere beslutninger og strategier på tvers av virksomheten.
I dag er HRMS-programvare uvurderlig når det gjelder å hjelpe bedrifter med å organisere, forstå og effektivisere denne raskt skiftende arbeidsverdenen. HRMS-løsninger legger komplekse HR-prosesser på ett sted, noe som gir bedrifter sentralisert lagring av medarbeiderdata, automatiseringsfunksjoner og innebygd AI og avansert analyse. I tillegg bidrar sofistikerte, brukervennlige talentadministrasjonsfunksjoner til å sikre at bedrifter rekrutterer, utvikler og beholder de beste talentene i sin bransje.
Hvem bruker HRMS-programvare?
Mange av områdene som er listet nedenfor har tradisjonelt vært ganske siloed – tilbakemeldinger eller nye data i ett ville ikke nødvendigvis ha gjort det til den andre. Et moderne HRMS optimaliserer og forbedrer ikke bare prosessene for hver av disse fagpersonene, men sikrer også at dataene de samler inn og tilbakemeldinger de gir blir delt – og er i stand til å informere den bredere kroppen av personanalyse.
HR-medarbeidere: For HR-team strekker nytten av et HRMS seg fra grunnleggende redigering og tilgang til medarbeiderdata – hele veien til å levere kompleks datadrevet rapportering og automatisere sofistikerte oppgaver for talentadministrasjon.
Rekrutterere: HRMS-verktøy gir rekrutteringsansvarlige en sentralisert portal der de kan utlyse jobbrekvisisjoner, nurture og kildekandidater, og få tilgang til og tilpasse introduksjonsprogramfunksjoner.
Ledere: Selv fra mobile enheter kan ledere bruke HRMS-programvare til å overvåke teamstruktur, spore tid og fravær, godkjenne forespørsler om ferie og fri, og spore ansattes ytelse for å se om de trenger støtte eller tilbakemelding for å hjelpe dem med å nå målene sine.
Ansatte: En enkelt brukervennlig portal kan tillate ansatte å redigere sine personlige data, vise organisasjonskart, legge inn tids- og ferieforespørsler, se læringsoppgaver, og til og med administrere sine personlige karrieremål og utviklingsplaner.
Kandidater: Dagens kandidater har dedikerte HRMS-portaler for å hjelpe dem med å søke og søke på jobber, spore søknadsstatus og godta digitale tilbud med elektroniske signaturer.
HRMS-programvarekomponenter
HRMS-programvare kan gi klarhet og forenkling. Å samle data fra arbeidsstyrken på ett sted gjør det ikke bare enklere for bedriften, men gir også innsikt og analyse fra ulike kilder og avdelinger for å levere stadig mer nøyaktige og gjennomførbare anbefalinger og rapporter.
Her er de forskjellige elementene i en HRMS-løsning:
HRIS: Kjerne-HR og lønn
Selvbetjening for ansatte: HRIS-verktøy hjelper både ansatte og teamledere med å fjerne rotet i gamle og papirbaserte HR-administrative oppgaver. Selvbetjente, mobilvennlige funksjoner bidrar til å øke arbeidsstyrkens produktivitet og transparens på utallige områder, for eksempel administrasjon av medarbeiderdata, rapportering og analyse, tid og fremmøte og lønnsavregning.
Fordelsadministrasjon: Med en økning i hybride arbeidsplassmodeller, sliter bedrifter mer enn noen gang for å holde tritt med de mange fordelskravene i USA. Automatisert fordelsadministrasjon kan grave HR-team ut fra dette fjellet av papirarbeid og frigjøre dem for å gi kunnskapsrike råd og veiledning som ansatte verdsetter i disse viktige områdene av livet. Selvbetjente, mobilvennlige ansattportaler gir ytterligere medarbeidere mulighet til å holde et informert øye med fordeler for seg selv og sine familier.
Tidsstyring: Lønn lekkasje er et resultat av unøyaktig tidsstyring av ansatte og ledere og kan koste bedrifter opptil 2,5% av sine totale lønnsutgifter. Selv om det noen ganger er tilsiktet, skyldes det ofte feil fra utdaterte systemer og unøyaktige manuelle praksiser. Men heldigvis, det er en av de mer svært forebyggende områder av operasjonelle tap og kan bli sterkt redusert ved bruk av intelligente HR-programvareløsninger. HRMS-verktøy er svært tilpassbare og kan synkroniseres med helligdager, opptjening og andre forretningsregler. Automatiske beregninger av tid og lønn er integrert med lønnsfunksjoner, og ansatte har selvbetjent tilgang for å hjelpe dem med å få full oversikt over deres tidtaking.
Talentadministrasjon
Rekruttering og introduksjonsprogram: HRMS-løsninger kan hjelpe arbeidsgivere med å optimalisere rekrutteringsprosessen for å sikre at de kan finne og tiltrekke seg topptalenter. Dette inkluderer bedre støtte for global talentsourcing og administrasjon av kandidatrelasjoner. Det støtter også mer omfattende søkersporing og effektiviserte prosesser for å støtte etterfølgerplanlegging. Og for nyansatte kan verktøy for HRMS-introduksjonsprogram gi en portal for nyansatte – inkludert papirløse og automatiserte arbeidsflyter for nyansettelser og en mer engasjerende og persontilpasset opplærings- og introduksjonsprogramprosess.
Prestasjons- og kompensasjonsstyring: Prestasjonsstyring kan være utfordrende, noe som krever at bedriftene balanserer både kvalitative og kvantitative data samtidig som de fortsatt er objektive. HRMS-verktøy kan bidra til å administrere ansattes mål og evalueringer, og levere kontinuerlig prestasjonsstyring sammen med veiledet handlingsplanlegging. Å administrere kompensasjon kan også være et vanskelig forslag som krever vurdering av flere faktorer både i og utenfor virksomheten. HRMS-programvare kan bidra til å støtte kompensasjonsplanlegging og design på en effektiv måte.
Læring og faglig utvikling: Vekst og karriereutvikling er viktige deler av medarbeidernes erfaring. HRMS-verktøy bruker smart teknologi for å levere en mer personlig og engasjerende læringsopplevelse – og knytter sammen mennesker, informasjon og eksperter på tvers av virksomheten og utover. For ansatte hjelper dette dem med å strukturere tids- og karriereplanleggingsmålene bedre. Obligatorisk læring og samsvarstrening kan enkelt planlegges, og mer langsiktige mål som lederutvikling og etterfølgerplanlegging kan integreres i sine kalendere på måter som best passer deres unike behov og forpliktelser.
Salgsstyring: Som enhver bedriftsleder kan fortelle deg, er salgsteamene deres på sitt beste når de er ute og selger og pleier leads. En HRMS hjelper bedrifter med å effektivisere og sentralt håndtere salgsrelaterte problemer som provisjoner, territorier og kvoter, og til og med agentytelse.
Analyse og arbeidsstyrkeplanlegging: Datastyrt innsikt er nøkkelen til å tilpasse HR til den generelle bedriftsstrategien. Med målinger og KPI-er, rapportering, prediktiv bemanningsmodellering og AI-drevne analyser kan HR-ledere bedre støtte strategisk og operativ planlegging samt budsjettering og resultatstyring
Ledelse av medarbeideropplevelser : Med økt fokus på medarbeideropplevelsen må bedrifter se etter innovative måter å bedre forstå hvorfor ansatte føler seg som de gjør om sine erfaringer på jobb, og starte som kandidat til den dagen de forlater og alt imellom. Talen om de ansattes (VoE) teknologier og verktøy for å samle inn denne informasjonen inkluderer 360-graders tilbakemeldinger vurderinger, undersøkelser, atferds- og stemningsanalyse, og mer. Ved å bruke disse innsiktene kan organisasjoner tilpasse hver ansattes opplevelser gjennom hele livssyklusen og øke engasjement og produktivitet.
HRM-systemer og de neste trinnene til digital transformasjon i HR
Digital transformasjon i HR og eventuelle større operasjonelle endringer vil alltid møte noen innledende pushback og treghet - samt medføre en viss uunngåelig risiko. Den beste måten å forberede seg på en operativ endring er å begynne å dele og kommunisere om prosjektets mål og mål. Når det er åpne kommunikasjonslinjer mellom dine teamledere, ledere og HR-spesialister, kan du begynne å bryte ned vegger. Effektive strategier for endringsstyring og planlegging kan bidra til å forberede teamene dine på en bedre måte for å sikre innkjøp tidlig.
Listen nedenfor uthever noen viktige sjekklisteelementer når du tar i bruk HR-digital transformasjon.
Dataintegritet: Før du starter datamigreringsprosessen, må du sørge for at du har de riktige ressursene og kvalifikasjonene eller ferdighetene til IT-kompetansen for å sikre at du kan utføre denne oppgaven og minimere menneskelige feil.
Kostnader og innsats: Kvantifiser prosjektkravene på tvers av alle berørte områder av virksomheten, inkludert implementering og integrasjoner. Identifiser realistiske budsjetter og tidslinjer for å sikre utrullingssuksess.
Nåværende og fremtidige behov: Samarbeid tett med avdelings- og teamlederne fra begynnelsen for å sikre at du forstår deres spesifikke mål, krav og utfordringer. Forsikre deg om at HRMS kan skaleres for å møte de stadig økende behovene til alle interessenter.
Overholdelse: Definer lovbestemte krav, ansettelseskrav og andre juridiske krav, og bekreft at det nye systemet støtter disse behovene på tvers av alle regioner.
Beredskap ved lansering: Få HR-teamet ditt om bord tidlig for å hjelpe deg med å utvikle opplæringsplaner og mål. Definer månedlige milepæler for å sikre at alle administratorer, ledere og medarbeidere har riktig opplæring og er klare til å utnytte den fulle verdien av det nye HRM-systemet.