Hva er et søkersporingssystem (ATS)?
ATS er et program for personaladministrasjon (HR) som hjelper organisasjoner med å administrere rekrutterings- og ansettelsesoppgaver digitalt.
Oversikt over søkersporingssystem
Et søkersporingssystem (ATS) er en programvare for menneskelige ressurser (HR) som hjelper organisasjoner med å administrere rekrutterings- og ansettelsesoppgaver digitalt. Den fungerer som den sentrale databasen for jobb- og søkerinformasjon der jobbrekvisisjoner, utlysninger og søknader administreres og søkere gjennomsøkes og velges.
En ATS støtter ytelsen til vanlige oppgaver som å opprette jobbeskrivelser, utlyse jobber på karrierenettsteder og jobbtavler, utføre skanning, planlegge intervjuer, samle tilbakemeldinger, utføre bakgrunnskontroller og generere tilbudsbrev med elektroniske signaturer.
Systemet administrerer også erfaringen for jobbsøkere. Dette inkluderer å søke etter jobber, søke på nettet og sjekke statusen til et program, samt generere varsler til søkere.
Hva gjør et søkersporingssystem?
En ATS fungerer som en database for jobbsøkere, og automatiserer og administrerer arbeidsflytene knyttet til rekrutteringsprosessen. Det gjør det mulig å ansette ledere og rekrutterere til å kutte gjennom volumet av recsumés mottatt, slik at de kan fokusere sin tid på de mest kvalifiserte søkerne.
Med muligheten til å programmere forretningsregler til en ATS, kan bedrifter sikre at de følger beste ansettelsespraksis samtidig som de sikrer at de personlige dataene søkerne sender inn.
Hvem bruker et søkersporingssystem?
Selskaper i alle størrelser og bransjer bruker søkersporingssystemer til å organisere, søke etter og kommunisere med jobbsøkere og administrere jobbsøknadsprosessen. Mens tidligere domenet til større Fortune 500-selskaper på grunn av tilknyttede kostnader og infrastrukturkrav, kan mindre organisasjoner i dag utnytte kostnadsbesparelsene til SaaS-tilbud (software-as-a-service) i skyen.
Hvorfor er en ATS viktig?
En ATS akselererer ansettelsesprosessen. Ved å gå fra frakoblede og papirbaserte prosesser til en automatisert digital prosess, effektiviseres rekrutterings- og ansettelsesoppgaver, frigjør tid og sikrer at rettferdig og best mulig ansettelsespraksis følges.
Her er noen eksempler på hvordan et søkersporingssystem kan være til nytte for en organisasjon:
Flere søkere: En ATS gjør det enklere for jobbsøkere å søke etter jobber og søke på nettet, noe som øker det totale antallet søknader.
Raske ansettelsessykluser: Rekrutterere kan raskt søke i hele søkerkanalen, velge kandidater av interesse og investere sin tid i arbeid med høyere verdi som screeningintervjuer, referanser og tilbud.
Bedre samarbeid med interessenter: I løpet av intervjufasen gjennomgår ansette ledere og gir tilbakemelding på kandidater i ATS. Forretningsregler kan konfigureres for å automatisere fremdriften til kandidater gjennom screening og ansettelse.
Utviklingen av søkersporingssystemer
Før Internett ble det annonsert jobbåpninger i klassifiserte aviser og bransjepublikasjoner. Prosessen var papirbasert, noe som gjorde den tidkrevende og vanskelig å håndtere. Jobbsøkere kunne ikke enkelt bestemme statusen for en søknad. Rekrutterere og ansettelsesledere – på grunn av det store volumet av papirsøknader – klarte ikke å identifisere de mest kvalifiserte søkerne.
Med digitale og elektroniske teknologier ble det mye enklere å søke på en jobb. Globale arbeidsnettsteder fremmet jobbmuligheter for mennesker over hele verden. Plutselig hadde rekrutteringen blitt en volumvirksomhet.
De første søkersporingssystemene ble utviklet på slutten av 1990-tallet og ble huset på stedet. Systemene fokuserte på prosessering og lagring av det store antallet CV-er som ble mottatt, samtidig som de sikret etterlevelse og konsistens i ansettelsespraksisen. Rekrutterere og ansettelsesledere følte også virkningen av et så høyt volum av applikasjoner, og snart utviklet disse systemene seg for å støtte screening, analyse, automatiserte varslinger og analyser.
I dag er søkersporingssystemer hovedsakelig distribuert i skyen og tilbys som en software-as-a-tjeneste, eller SaaS, løsning. En skybasert ATS eliminerer tunge implementeringskostnader og ineffektive prosesser, noe som reduserer avhengigheten av IT.
ATS-teknologi har utviklet seg for å støtte moderne rekrutteringskrav, som kan omfatte:
Virtuell rekruttering: Støtte ekstern arbeidsplass og rekrutteringsinnsats, for eksempel karrierenettsteder, kandidatkommunikasjon, tilbud og intervjuer.
Masserekruttering: Tiltrekk, skjerm og leie inn store mengder søkere raskt for spesifikke bransjer, for eksempel helsetjenester, dagligvarer, e-handel og teknologi.
Høye søkervolumer: Sikt store mengder søkere for spesifikke åpninger.
Intern rekruttering: Identifiser ansatte for å fremme internt fremskritt.
Mangfold og inkludering: Sikre tilpasning til et selskaps ansettelsestiltak og ikke-partisk rekrutteringspraksis.
En ATS støtter rekrutteringsprosessen fra publisering av en stillingsåpning til presentasjon av et tilbudsbrev. Siden rekrutteringsdata er personopplysninger, hjelper søkersporingssystemer også selskaper med å overholde personvernlovgivning som GDPR.
Brukstilfeller for en ATS
Rekrutterere er de mest aktive brukerne av et ATS. De bruker systemet daglig til å administrere jobbrekvisisjoner, åpne stillinger, evaluere søkere og administrere fremdriften til kandidater gjennom rekrutterings- og ansettelsestrinnene.
Ansettelsesledere bruker en ATS til å delta i rekrutteringsprosessen. Systemet gir dem direkte tilgang til aktive jobbrekvisisjoner for å evaluere jobbeskrivelser, søkere og returer, og for å se statusen for hver kandidat. Opplysningene kommer fra ATS for å forberede og gjennomføre intervjuer, samt lagre kvantitative og kvalitative tilbakemeldinger etter intervju.
Jobbsøkere bruker ATS til å søke og søke på jobber, sjekke en søknadsstatus og godta jobbtilbud.
Oppfølgingsmelding for nye matchende jobber i en moderne ATS.
Hva du bør se etter når du vurderer en ATS
Søkersporingssystemer tilbys som frittstående løsninger eller kan inkluderes som en del av en ende-til-ende-plattform for rekrutteringsprogramvare som inkluderer muligheter for kandidatrelasjonshåndtering (CRM).
CRM-programvare brukes ofte parallelt med en ATS. Men i motsetning til en ATS, brukes disse systemene til å tiltrekke seg talent og bygge relasjoner med søkere som har gått over til kandidatstatus. Kandidatrelasjonsstyringssystemer fokuserer på kandidatengasjement og skaper en helhetlig positiv rekrutteringsopplevelse.
Noen organisasjoner foretrekker enkelheten til en frittstående ATS-søknad for kandidatdatabehandling. Dette alternativet presenterer imidlertid noen begrensninger. Selv om de er tilstrekkelige til å behandle aktive kandidater, gir disse systemene ikke de muligheter som kreves for å engasjere og pleie passive talenter.
Rekrutteringsprogramvare som inkluderer ATS- og CRM-funksjonalitet gir størst fleksibilitet og effektivitet på tvers av hele søknad-til-kandidat-reisen. Kombinerte ytelser omfatter:
Tilgang til avanserte karrierenettsteder
Skreddersydde målsider
E-postmarkedsføringskampanjer
Større kompetansebaser
Større interesse og engasjement fra kortlistede kandidater
Raskere ansettelsessykluser
Bedre samarbeid med interne interessenter
En ende-til-ende-rekrutteringsløsning reduserer kostnadene og eliminerer kompleksiteten ved å administrere flere systemer parallelt.
Ytterligere hensyn inkluderer:
Skalerbarhet: Ansettelsesbehovene til en organisasjon vil variere, slik at programvaren må være smidig og skalerbar.
Integrasjon: Avgjør på forhånd hvordan teknologien skal integreres med annen rekrutteringsprogramvare samt den overordnede infrastrukturen for HR-teknologi. Disse integrasjonene vil støtte eliminering av manuelle dataprosesser og muligheten til å kombinere rekrutteringsdata med ansattdata.
Brukerkrav: Vurder alle brukere, rekrutterere, ansettelsesledere – og sørg for at ATS er i stand til å levere en effektiv og positiv opplevelse for alle.
Hva er mulighetene til en ende-til-ende-rekrutteringsplattform som inkluderer ATS og CRM?
Her er en oversikt over de kombinerte funksjonene du kan utnytte med en omfattende rekrutteringsløsning:
Kontere en posisjon
Opprett jobbeskrivelser som understreker foretrukne kompetanser.
Identifiser kjønnsskjevhet og lønnsbenchmarks ved hjelp av automatiserte skanninger.
Opprett et arbeidsgivermerket nettsted for jobbsøkere.
Bygg og behandle utlysninger på karrierenettsteder og jobbtavler.
Bruk konfigurerbare programmer per rekvisisjon (mobilapplikasjon, hurtigbruk, flertrinns).
Evaluerer søkere
Søk etter eksterne og interne applikasjoner ved hjelp av én enkelt database.
Konfigurer screeningspørsmål før applikasjon for hver kravspesifikasjon.
Automatiser lagring og analyse av resultatdata, inkludert analyse.
Motta automatiserte meldinger og varslinger som er persontilpasset for hver rolle.
Gi sikker tilgang til tredjepartsbyråer.
Generere sanntidsrapporter og analyser på tvers av hele rekrutteringsprosessen.
Intervjukandidater
Planlegg intervjuer og spor progresjon.
Samle tilbakemelding og konsolider kandidatvurderinger automatisk.
Gir sikker tilgang til en kandidatportal for aktuell informasjon og status.
Ansettelse og introduksjonsprogram
Få tilgang til maler og skjemaer med ferdigfylte data.
Generer og presenter tilbudsbrev med elektroniske signaturfunksjoner for raskere behandlingstid.
Automatiser introduksjonsprogramprosessen.
Når bør en organisasjon implementere en ATS?
En ATS-implementering bør vurderes av organisasjoner som vokser raskt og har ambisiøse rekrutteringsmål som samsvarer med den overordnede forretningsstrategien. Tilleggskrav kan være rettet mot et spesialisert ferdighetssett eller en rolle som er i stor etterspørsel, støtte til masserekrutteringsinnsats eller løse betydelige ineffektiviteter i HR der en sentralisert datamodell og automatiserte arbeidsflyter vil spare tid og penger. Disse ineffektivitetene kan være:
Ansettelsesinnsats spores i et regneark.
Den samme stillingsutlysningen må sendes manuelt til flere jobbtavler.
Tiden er brukt på å gjennomgå et stort volum av irrelevante applikasjoner.
Tilbakemelding og beslutninger fra ansettelsesgruppen er vanskelig å få tak i.
Interne ressurser er ikke tilgjengelige for bygging, vedlikehold eller forbedring av et eksisterende karrierenettsted.
Å måle verdien av rekruttering er vanskelig og inkonsekvent.
Når bør jeg oppgradere ATS?
Mange organisasjoner velger å oppgradere fra en eksisterende ATS til en ende-til-ende-plattform for rekrutteringsprogramvare, inkludert kandidatengasjementsmuligheter i en CRM.
En utdatert ATS kan resultere i følgende HR-ineffektivitet:
Den samme jobbsøknaden serveres opp for hver jobbåpning.
En stor frafallskurs skjer i ansettelsesprosessen.
Kandidaten pleie og engasjement er vanskelig og ineffektiv.
Tilstedeværelsen av bevisstløs skjevhet er ukjent.
Spesifikke ansettelsesstrategier, slik masseansettelse, intern progresjon og virtuell rekruttering, er vanskelig om ikke umulig.
Søkersporingssystemer, spesielt når de er integrert i ende-til-ende-rekrutteringsløsninger, gir en moderne, sikker plattform for HR for å tiltrekke, identifisere, engasjere og ansette de aller beste kandidatene. En ATS eliminerer tidkrevende manuelle prosesser, slik at rekrutteringsarbeidet kan synkroniseres perfekt med selskapets prognostiserte vekst.