Hva er et prestasjonsbehandlingssystem?
Et ytelsesstyringssystem sporer ytelsen til ansatte på en måte som er konsekvent og målbar.
Oversikt over ytelsesstyringssystem
Et ytelsesstyringssystem sporer ytelsen til ansatte på en måte som er konsekvent og målbar. Systemet er avhengig av en kombinasjon av teknologier og metoder for å sikre at folk i hele organisasjonen er på linje med – og bidrar til – de strategiske målene for virksomheten.
Systemet samarbeider, med ledere og ansatte som jobber sammen for å definere forventninger, identifisere ansattes mål, definere prestasjonsmåling, dele innsatsevalueringer og evalueringer for ansatte og gi tilbakemelding.
Når det er riktig definert og konsekvent brukt, øker et prestasjonsbehandlingssystem den generelle arbeidsstyrkens produktivitet. Ansatte investeres mer i sitt arbeid og utskifting minimeres, mens inntektene per ansatt maksimeres.
Et prestasjonsstyringssystem sporer resultatene til ansatte på en måte som er konsekvent og målbar.
Hva er nøkkelelementene i et prestasjonsbehandlingssystem?
Programvare for ytelsesstyring kan implementeres på stedet, i skyen eller i et hybridmiljø.
En skyplattform eller HR-sky gir en rekke fordeler, inkludert større datalagringskapasitet, sterkere sikkerhet og enklere integrasjon med komplementære applikasjoner, for eksempel læring og utvikling, kompensasjon og andre menneskesentrerte systemer.
Tre sentrale prosesser i et ytelsesstyringssystem
Et ytelsesstyringssystem er avhengig av tre nøkkelprosesser:
- Planlegge og handle med målstyring
Juster ansattprestasjoner etter organisasjonens mål.
Tildel arbeid som er meningsfylt og tilfredsstillende for å øke medarbeiderengasjementet.
Tilpass mål raskt når forretningsprioriteringer skifter.
- Overvåk med kontinuerlig prestasjonsbehandling
Overvåk målene til hver enkelt ansatt for å sikre kontinuerlig tilpasning til organisasjonens mål.
Gi tilbakemelding og veiledning for å forbedre ytelsen.
Anerkjenn gode resultater når de skjer.
- Evaluer og anerkjenn gjennom prestasjonsvurderinger
Vurdere ytelse konsekvent og nøyaktig.
Anerkjenn og belønn sterke utøvere.
Bruk datadrevet innsikt fra systemet til å kvantifisere verdien arbeidsstyrken leverer til bedriften.
Utviklingen av ytelsesstyringssystemer
Bedrifter har styrt ytelsen til enkeltpersoner i århundrer. Men en av de første formaliserte modellene ble introdusert under første og andre verdenskrig da militæret trengte å forstå styrkene og evnene til hvert medlem for å informere kampstrategier.
Ved midten av århundret ble prestasjonsvurderinger brukt av bedrifter til å gradere prestasjonene til individuelle arbeidere og til å tildele belønninger.
På 1960-tallet begynte fokuset å gå over til ansattes utvikling, der det ble holdt diskusjoner mellom en ansatt og lederen for å evaluere prestasjon og – der det er berettiget – å innføre undervisning og opplæring for å hjelpe den ansatte med å forbedre seg og/eller avansere i karrieren.
I de mellomliggende årene har noen aspekter av tradisjonell ytelsesstyringsprogramvare utviklet seg på grunn av bedre teknologi, for eksempel cloud computing, forbedringer i brukergrensesnitt, og kunstig intelligens (AI) og maskinlæring. Imidlertid fortsetter de fleste systemer å legge vekt på ansattes evaluering og belønning på kvartalsvis eller årlig basis.
Selv om anerkjennelse fortsatt er et viktig aspekt av prestasjonsstyring, flytter bedrifter til en mer helhetlig tilnærming, en som gir løpende tilbakemeldinger og veiledning for ansatte for å hjelpe dem med å nå sine mål.
Hvem bruker programvare for ytelsesstyring?
Ethvert selskap med en medarbeiderbase – uavhengig av bransje eller størrelse – vil dra nytte av et ytelsesstyringssystem.
Selv om alle ansatte vil samhandle med systemet på et eller annet tidspunkt, er ekspertbrukeren teamleder eller leder med direkte underordnede.
Ansatte samarbeider med lederne for å definere ansattmål. De bygger sine individuelle prestasjonsevalueringer for ansatte i systemet, og deltar i 360-graders evalueringssykluser hvis denne modellen er i bruk.
HR-medarbeidere definerer HR-prosessene og -systemene som støtter ytelsesstyringssyklusen. De samarbeider med ledere og ansatte for å sikre at prosessene er rettferdige og at hvert trinn utføres i tide.
Ledere er systemets strømbrukere og må sørge for at hver ansatt deltar aktivt i prosessen. Ledere er også til syvende og sist ansvarlige for utførelsen av deres team.
Hvorfor er et ytelsesstyringssystem viktig?
I tillegg til økt arbeidsstyrkeproduktivitet, høyere medarbeiderengasjement, lavere utskifting og maksimert inntekt per ansatt, kan et prestasjonsstyringssystem som er riktig integrert med tilstøtende forretningssystemer, gi verdifull innsikt som vil informere bredere beslutninger om Human Capital Management.
Et prestasjonsbehandlingssystem lagrer og kvantifiserer for eksempel data fra samhandlinger mellom ansatte og ledere, inkludert individuelle karriereambisjoner, relevante ferdigheter og generell tilpasning til etterfølgerplanlegging. Med denne innsikten kan lærings- og utviklingsfinansiering investeres på en måte som best støtter behovene til virksomheten og medarbeideren.
Performance Management programvare gir en nøyaktig og sanntidsvisning av arbeidsstyrken som hjelper i folks planlegging og strategi.
Hva er beste praksis for prestasjonsbehandling?
Konsistens og transparens er nøkkelen til å optimalisere ytelsesstyringsprosessen. Syklusen for målstyring, kontinuerlig resultatstyring og vurdering pågår. Når syklusen er fullført, blir eksisterende og nye mål identifisert og syklusen begynner igjen.
Den beste praksisen omfatter også løpende, interaktive tilbakemeldinger gjennom hele året, kontra bare i prestasjonsvurderingsfasen. Prestasjonssamtaler skal være avslappet og åpne. Ansatte og ledere må ta seg tid til å skjerpe disse ferdighetene hvis de ønsker å forbedre samspillet.
For å sikre at det anvendes en konsekvent metode for vurderinger av arbeidstakere innenfor lignende roller i hele selskapet, bør det gjennomføres en kalibreringsprosess.
Prestasjonsbehandlingsfremskritt og -trender
Kontinuerlig prestasjonsbehandling
Organisasjoner går fra tradisjonell prestasjonsbehandling til en kontinuerlig modell for prestasjonsbehandling (CPM). CPM-prosessen er mindre formell med ansatte og ledere som engasjerer seg oftere. Regelmessig planlagte én-mot-én-diskusjoner og pågående tilbakemeldinger hjelper arbeidere til å holde seg på sporet. For ledere gjør en CPM-strategi det enklere å spore en medarbeiders arbeidsprestasjoner og svakheter ved å håndtere problemer når de oppstår. Målene kan justeres etter hvert som bedriftens mål endres for en smidig og responsiv arbeidsmodell. Ansatte får mer rettidig tilbakemelding versus de venter hver 6. til 12. måned på et formelt møte som kan overse prestasjoner som forekom tidligere i prestasjonsperioden. CPM-modellen eliminerer også overraskelser og fremskynder forbedringssykluser.
Redningsløse og feltarbeidere
Deskless arbeidere, også kjent som feltarbeidere, er ansatte som fullfører oppgaver vekk fra et skrivebord eller et selskaps hovedkontor og har inkonsekvent tilgang til interne systemer og kommunikasjonskanaler, i motsetning til eksterne arbeidere som beholder tilgang til disse systemene mens de arbeider hjemmefra. Eksempler på dette er personer som jobber innen gjestfrihetssektoren, naturressurser, industri og helsevesen. Gitt arbeidets natur, passer Deskless arbeidere ofte ikke lett inn i eksisterende systemer. Organisasjoner må sørge for at deres prestasjonsstyringssystemer effektivt kan støtte dette viktige segmentet av arbeidsstyrken.
Dynamiske team
Moderne systemer for ytelsesstyring må være smidige nok til å tilpasse seg endringer i virksomheten, inkludert teamdynamikk. Et skifte er i gang fra tradisjonelle og smidige teammodeller til en dynamisk modell:
| Tradisjonell | Agile | Dynamisk |
| Formelt tildelt leder (for eksempel en linjeleder) | Formelt tildelt leder (for eksempel en scrum master) | Selvadministrerende, vanligvis ingen formelt tilordnet leder |
| Forutsigbar workflow med riktig eller feil måte å gjøre arbeidet på | Uforutsigbar arbeidsflyt, fokus og mål endres ofte | Raske endringsarbeidsflyter etter hvert som nye ideer introduseres, implementeres og endres |
| Teammedlemmer deler samme jobbtittel og fagområde | Formell smidig metodikk med daglige stand-ups og sprints | Kryssfunksjonelt medlemskap, ofte i flyt |
| Oppmuntrer til rask svikt og iterativ utvikling for effektiv kurskorrigering | Kan ikke følge definerte metoder/protokoller, beholder verdier for smidig metodikk der svikt driver innovasjon | |
| Organisk teamstruktur som brytes ned når et prosjekt er fullført |