Hva er HRIS?
HRIS står for HR-informasjonssystem. Firmaer bruker HRIS til å administrere og automatisere sentrale HR-prosesser, for eksempel lønn, tidssporing og administrasjon av ansattfordeler.
Oversikt over personalinformasjonssystem
HRIS-systemer – eller informasjonssystemer for menneskelige ressurser – var en av de første kommersielle programvareløsningene som ble utviklet på 1980-tallet. Hvorfor? HR var da – og forblir i dag – en av de mest administratortunge avdelingene i enhver organisasjon. Personell ressurspersonale er belastet ikke bare med enorme mengder papirarbeid og journalføring, men de er også forvaltere av noen av de mest verdifulle og sårbare opplysningene om arbeidsstyrken og søkerne.
Teknologien har sikkert utviklet seg mye siden da. Moderne HRIS-løsninger kan automatisere arbeidsflyter, integrere tilbakemeldinger og justere rapporteringsstrukturer – i sanntid – basert på endringer i forretningsregler eller overholdelse av lovbestemte krav. Og ved å levere brukeropplevelser på forbrukernivå og fleksibel funksjonalitet, er moderne HRIS-systemer like effektive og brukervennlige som de er kraftige og agile.T
Han beste HRIS-programvare leveres i skyen, noe som gir et enda bredere spekter av fordeler, inkludert mer datalagring, sterkere sikkerhet og jevnere integrasjon med komplementære applikasjoner som lønnsavregning, søkersporing og andre HR-systemer.
Definisjon av HRIS (Human Resources Information System)
HRIS står for HR-informasjonssystemet, en programvareløsning som hjelper bedrifter med å administrere og automatisere sentrale HR-prosesser og støtte administrasjon av fordeler, tid og fremmøte, lønn og andre arbeidsflyter, samt lagring av ansattdata, for eksempel personlig, demografisk og kompensasjonsinformasjon.
HRIS vs. HRMS vs. HCM
HCM er et bredt begrep som omfatter praksis, retningslinjer, prosesser og programvare som en organisasjon bruker til å administrere arbeidsstyrken, fra ansettelse til pensjonering. En HCM-pakke blir ofte referert til som et Human Resources Management System (HRMS), og inkluderer HRIS-programvare.
Et HRIS (Human Resource Information System) bruker en ansattdatabase til å støtte sentrale HR-prosesser som er mer lineære og kvantitative, for eksempel behandling av lønnsavregning eller administrasjon av tid og fremmøte. Til sammenligning refererer HRMS til en mer overbuet programvareløsning som inneholder en HRIS, men som også inkorporerer mer kvalitativ og kompleks funksjonalitet involvert i talentstyring.
For eksempel kan en HRIS bidra til å automatisere og effektivisere prosesser som ansattes tidtaking, og når disse dataene er integrert i et HRMS-system, kan tidsregistreringsdataene analyseres for å forbedre produktiviteten og planleggingen – og i sin tur – til og med for å hjelpe til med mer effektivt å automatisere oppgaver i HRIS-systemet.
Å vite hvilke av disse programvareløsningene som er best for deg er faktisk ikke så forvirrende som det kan høres ut. Det er rett og slett et spørsmål om å ta en unflinching titt på hvor din bedrift er nå, og hvor du ønsker å være på lang sikt. Og deretter velge HR-løsninger som kan betjene deg i dag og skalere med deg i morgen.
HCM er et bredt begrep som omfatter praksis, retningslinjer, prosesser og programvare som en organisasjon bruker til å administrere arbeidsstyrken, fra ansettelse til pensjonering. En HCM-pakke blir ofte referert til som et Human Resources Management System (HRMS), og inkluderer HRIS-programvare.
Hva gjør HR-informasjonssystemer?
De beste skybaserte HRIS-løsningene støtter en rekke HR-prosesser og interaksjoner. Teknologien gir smart automatisering av arbeidsflyter i hele virksomheten, inkludert:
Administrasjon av ytelser
Administrasjon av automatiserte fordeler
Selvbetjeningsfunksjoner for ansatte for å få tilgang til, redigere og lære om fordeler
Tid og fremmøte
Nøyaktig administrasjon av medarbeiderfravær
Øk administrativ effektivitet med tidsprofiler for å fastsette medarbeiderferier, arbeidsplaner og tillegg.
Automatiske beregninger av tid og lønn etter ansattprofil
Ved å digitalisere tids- og fremmøteprosesser kan organisasjoner automatisere og forenkle global sporing av ansattid og oppfylle samsvarsbestemmelser.
Innebygd lokalisering
Tilpass til landspesifikk forretningspraksis og lovgivning med automatiske juridiske og lovbestemte endringer
Omfattende beholdning av globaliserings- og lokaliseringskrav for enkeltland
Medarbeiderselvbetjening
Selvbetjeningsfunksjoner som øker arbeidsstyrkens produktivitet
Integrerte HR-data på én plattform
Sporbar nøkkel-HR-informasjon basert på landspesifikke krav
Gi ansatte en tilpasset profilside, der de kan administrere og vise fordeler, be om fri med mer
Organisasjonsstrukturer
Analyser for innsikt i hele arbeidsstyrken i sanntid
Identifisere kritiske stillinger og raskt gjøre arbeidsstyrkejusteringer for å løse hull
Visualiser organisasjonsstrukturer
Ved å bruke modelleringsverktøy og innebygde analyser kan ledere visualisere organisasjonsstrukturer for å forbedre rekruttering, etterfølgelse, opplæring og arbeidsstyrkeplanlegging.
Fordeler med et HRIS-system i skyen
I tillegg til den grunnleggende funksjonaliteten til en moderne HRIS, integreres skybaserte systemer lettere med eksisterende systemer. De er skalerbare og kan lettere utvides av nye innovasjoner og sikkerhetsfunksjoner.
Nedenfor er bare noen av de vanlige fordelene med et integrert HRIS-skysystem:
Gjør HR admin raskere og mer nøyaktig. Når du arbeider med folks levebrød, er det ingen margin for feil. Med sin evne til å automatisere og effektivisere administratoroppgaver, kan HRIS-programvare frigjøre HR-team fra forsinkelser og unøyaktigheter forårsaket av manuelle og papirbaserte systemer.
Forbedrer medarbeidernes opplevelse. Arbeidsgivere glemmer noen ganger hvor viktig det er for deres team å kunne se status for sine fordeler, utbetalinger og fri. HRIS-verktøy gir ansatte direkte tilgang til sin personlige informasjon, produserer rapporter og utsteder forespørsler – alt uten den ulempen og tiden det tar å gå gjennom HR-avdelingen.
Forbedrer effektiviteten. HRIS-løsninger tilbyr et bredt spekter av selvbetjeningsverktøy som i stor grad minimerer behovet for e-post og papirbaserte skjemaer og godkjenningsprosesser. Tidsplaner, arbeidsflyter, fraværsforespørsler og mer – kan automatiseres og administreres i sanntid og på sparket.
Støtter innsatsfor overholdelse av lovkrav. Med en økning i fjernarbeid og et kulturelt skifte mot større sensitivitet og prosedyre, må bedrifter være sikre på at de er på høyre side av globale arbeids- og arbeidsforskrifter. Cloud HRIS bidrar til å sikre at alle HR-aktiviteter faller innenfor samsvarsgrensene og bidrar til å støtte arbeidsstyrken.
Holder ting trygt. I HR-filer er noen av de mest sensitive og dyrebare dataene i bedriften din – inkludert ansattes medisinske og økonomiske journaler og detaljer. Tidligere, når disse dataene ble lagret på bærbare datamaskiner eller usikrede databaser, var det en stadig fare for kompromiss. Dagens integrerte HRIS-systemer har avanserte sikkerhetsprotokoller innebygd for å minimere cybersikkerhetsrisiko.
Hvordan HRIS-integrering i skyen støtter HR-kjerneprosesser
Mens HRIS-systemer bidrar til å sentralisere og effektivisere HR-prosesser og administrasjon, er det mange andre kjernefunksjoner som pågår samtidig som rekruttering, opplæring og planlegging. Og du trenger ikke å være HR-spesialist for å se hvor nyttig det kan være for alle disse viktige funksjonene å bli forent og sentralisert. Men når organisasjoner arbeider med eldre systemer og frakoblede HR-programmer, blir de tvunget til å bruke manuelle prosesser for å lete etter verktøy og informasjon på tvers av organisatoriske siloer.
De beste HRIS-skysystemene tillater ikke bare integrering med kjerne-ERP, de er laget for det. Et skybasert ERP-system administrerer for eksempel et bredt spekter av daglige forretningsaktiviteter og er bygget for å integrere en rekke ulike forretningsprosesser. Ved å forene forretningsovergripende data, gir ERP-er en enkelt sannhetskilde og sikrer pålitelig dataintegritet. Så når HR-kjerneprosessene og HRIS er integrert med hastigheten og analysekapasiteten til et moderne AI-drevet ERP – får du det beste fra begge verdener.
HRIS-eksempler i handling
For bare noen år siden var det stort sett de største organisasjonene som brukte HRIS-løsninger. Men etter hvert som integrerte skybaserte systemer vokser i popularitet, blir det stadig mer gjennomførbart for mindre – og voksende – organisasjoner å utnytte fordelene og effektiviteten til en HRIS.
Her er noen eksempler på firmaer som har lykkes med SAP SuccessFactors-løsninger for å effektivisere HR-prosesser.
Growmark har tjent oppdrettsbedrifter over hele USA og Canada i over 20 år – med en mangfoldig og bredt utbrent arbeidsstyrke. De har brukt SAP SuccessFactors-løsninger til å integrere og automatisere prosesser i hele medarbeiderlivssyklusen. Som et resultat kan GROWMARK kjøre effektive HR-prosesser og tiltrekke seg og pleie talentene de trenger for å hjelpe kundene med å lykkes.
Kmart Group revolusjonerte shopping i Australia, New Zealand og Asia ved å tilby store produktutvalg til rabatterte priser. Når firmaet trengte å gjenoppfinne HR-systemet, vendte det seg til SAP SuccessFactors-løsninger for å transformere medarbeideropplevelser og revolusjonere fremtiden for arbeid på over 500 Kmart-, mål- og fangstbutikker.
Utforsk HRIS-programvare i dag
Moderne bedrifter er på utkikk etter en enhetlig, global, sentral HR-løsning – en løsning som tilbyr brukeropplevelser på forbrukernivå og støtter sanntidsdataanalyse og automatisering. Etter hvert som arbeidsstyrken blir mer distribuert, må HRIS-programvaren globalisere sammen med dem ved å gi dyp lokalisering og samsvar på tvers av flere land. Og etter hvert som forretningsmodellene skifter og utvikler seg, krever bedrifter smidighet og enkelhet fra et bredt spekter av virkelig relevante og kraftige forhåndsbygginger, og hjelper dem med å implementere nye prosesser og applikasjoner på en pålitelig og rask måte.