Ytelsene ved sporing av ansattes tid
Skybasert programvare for sporing av medarbeidertid gir nøyaktig sporing og styring av medarbeidernes arbeidstid, forbedrer produktiviteten, effektiviserer lønnsprosesser og gir verdifull innsikt for ressurstildeling og prosjektstyring.
Oversikt over tidssporing for medarbeider
Tid er penger. Med typiske lønnskostnader som representerer opptil en tredjedel av bedriftens inntekter, er nøyaktig registrering av medarbeidernes arbeidstid en av de mest kritiske forretningsfunksjonene. Og mens det moderne arbeidslivet har vokst seg mer komplekst, er tidsavhengige lønnsmodeller absolutt ikke noe nytt. I tusenvis av år har arbeidere blitt betalt en daglig sats, de gamle babylonerne utviklet til og med et sett med anbefalte lønninger der en snekker fikk så og så mange sølvkuler per dag, en skredder fikk så mange, og så videre. Selv da var det viktig å være transparent om tid og lønn.
Med den industrielle revolusjonen og fremveksten av sentraliserte arbeidsplasser, begynte selskapene å se verdien i standardisering av arbeidstiden og sikre at arbeiderne var der de skulle være hele dagen. I 1880 oppfant klokkemakeren Willard Bundy den første tidsklokke for ansatte, med et punchkortsystem som fortsatt er i bruk. Og selv om registreringsteknologien har utviklet seg lysår fra der den var på Bundys tid, er det fortsatt en utfordring for alle selskaper. Heldigvis tar dagens skybaserte tidsregistreringsprogramvare den utfordringen – og leverer nøyaktighet og fleksibilitet, og analyserer verdifulle arbeidsstyrkedata for å støtte bedre lønnsomhet.
Hva er tidsregistrering og hvorfor er det et hett tema akkurat nå?
I 2022 gjennomførte Gallup en omfattende undersøkelse av over 140 000 ansatte. I tillegg til en rekke andre undersøkelser på arbeidsplassen i flere land, bekreftet resultatene hva alle hadde sagt: Eksternt arbeid er her for å bo. Faktisk viste en av Gallups statistikker at i 2019 jobbet over 60 prosent av medarbeiderne utelukkende på stedet. I 2022 hadde antallet sunket til bare 19 % – selv etter at COVID-restriksjonene i stor grad var opphevet.
For HR-avdelinger har dette betydd et lynraskt skifte til helt nye måter å jobbe på. For eksempel: Fjernarbeidere har en tendens til å være mer utbredt geografisk. Dette fører til enorm kompleksitet i tidsadministrasjonsprotokollene. Hver stat, provins eller land kan ha forskjellige regler om fri, fødselspermisjon, ytelser, godkjent overtid og mye mer.
Moderne bedrifter befinner seg også i en tid med rask operativ endring og mer komplekse kundeforventninger. Bedrifter vet at for å konkurrere i denne økonomien må de utnytte Big Data og AI-drevne forretningsteknologier. Skybaserte tidsregistreringsløsninger integreres med andre viktige forretningssystemer, slik at du kan registrere, rapportere, analysere og tilpasse alle de ansattes tidsbruk-aktiviteter. Dette lar deg oppdage muligheter og risikoer før alle andre. Den gir deg synligheten du trenger for å forutse endringer i arbeidsflyter og oppdage ineffektivitet og risiko ved manglende kravoverholdelse – i sanntid.
Hvordan fungerer skybaserte tidsregistreringssystemer?
De beste tidsregistreringssystemene er fleksible og brukervennlige for både arbeidsgivere og ansatte. De kan tilpasses slik at de på best mulig måte er tilpasset individuelle eller rollebaserte regler og parametere. De brukes på en enhetlig plattform og kan kobles sammen med andre HR- og forretningsprogramvaresystemer i skyen for å dra nytte av en rekke relevante datakilder. Skybaserte systemer reagerer også på hendelser og handlinger når de skjer, noe som gir den smidighet som trengs for å sikre nøyaktighet og relevans.
Her er noen ekstra nøkkelegenskaper for de beste tidssporingssystemene:
En enhetlig plattform er sentralisert og integrert. Tidligere har lønnskostnadene ofte blitt lagret på tvers av regioner eller avdelinger og håndtert i eldre programvareapplikasjoner – eller til og med regneark. Dette gjorde det vanskelig å analysere lønnsavregningsdata og sammenligne lønnsavregningskostnader med produktivitet og timer brukt på ulike oppgaver. En enhetlig og sentralisert plattform integrerer tidsregistrering med lønnsprogramvare og andre HR- og forretningssystemer for å gi nøyaktig regnskapsmessig informasjon i sanntid og bidra til mer robust datadrevet innsikt.
Et personlig grensesnitt forbedrer brukervennligheten og relevansen. Medtidssporing som en av de mest brukte selvbetjeningsprogrammene, må teamene dine finne det enkelt å bruke – og være i stand til å få tilgang fra enheter, uansett hvor de er. Når tidssporingssystemer er tungvinte og ikke intuitive, kan selv de mest samvittighetsfulle ansatte bli opprørt eller prokrastinere – gjette etter det faktum og gå inn i flere dagers arbeid alt på en gang. Skybaserte tidssporingssystemer bidrar til å unngå dette med et forenklet og brukervennlig tidsregistreringsgrensesnitt som er rollespesifikt og persontilpasset. I tillegg kan tilpassede skytidssporingssystemer gi både ansatte og arbeidsgivere tilgang til behovsbetinget rapportering, varsler, tidsplaner og annen relevant innsikt.
Innebygde analyser og rapportering støtter flere scenarioer. Det er vanskelig nok for selv HR-eksperter å holde seg oppdatert på kompliserte regler for overholdelse og arbeidskraft. Ansatte bør absolutt ikke forventes å mestre dette og holde alt rett. Med skybaserte tidssporingssystemer kan regler settes for hver medarbeider (eller rolle) til for eksempel å få automatiserte advarsler om for mye overtid eller beregne timer på nytt på grunn av plutselige tidsplanendringer. Integrerte analyseverktøy og rapporteringsverktøy kan også utnytte AI og ulike datasett for å ekstrapolere på reelle og potensielle arbeidsplassscenarioer – og dermed gi nyttig og relevant informasjon og svare på en rekke medarbeider- eller ledelsesspørsmål som de blir spurt om.
Gi operative ledere og interessenter mulighet til å forstå de økonomiske konsekvensene og potensielle risikoene ved beslutninger knyttet til overtid, produktivitet og kravoverholdelse.
Tidsregistrering for ansatte: Risikoen for å gjøre feil
Ansattsaken har steget til enestående nivåer de siste årene. I 2021 er detwererecord utbetalinger for klasse action arbeidsplass søksmål i USA, hvor Storbritannia og en rekke andre land ser lignende mønstre. Forbes påpeker at «Basert på rent volum og statistiske tall, fikk arbeiderne mest suksess i å sikre sertifisering av lønns- og timeklasse og kollektive tiltak i 2021.»
Selvfølgelig er en kjernefunksjon i tidsregistrering for ansatte å registrere arbeidstimer. Men av hensyn til både arbeidernes trivsel og bedriftsrisikostyringen må tidsregistreringsprogramvaren ha kapasitet til å gjenkjenne og rapportere – i sanntid – når medarbeidernes timer, fritid, pauser eller andre relaterte problemer risikerer å ikke overholdes. Og for å være effektive må tidsregistreringssystemene dine kunne støtte denne funksjonaliteten nøyaktig i alle regioner og land der bedriften gjør forretninger.
Ytterligere risiko kommer i form av faktisk pengetap fra unøyaktig tidtaking. Hvert år taper selskaper milliarder av dollar til de ansattes tidstyveri - enten tilsiktet eller utilsiktet. La oss innse det: det er et vanskelig tema. Ingen ønsker å innrømme at deres ansatte kan spille raskt og løs med timer. På grunn av dette, når store organisasjoner strammer beltene og fokuserer på kostnadsreduserende tiltak, overser de noen ganger de millioner de kan tape på grunn av tidstyveri.
Hvordan kan forbedret registrering av tid og fremmøte hjelpe bedriften din?
Moderne organisasjoner befinner seg i en tid med enorme endringer og større konkurranse enn noensinne. For å vokse må de strebe etter ende-til-ende-synlighet gjennom hele driften. De må registrere og analysere data, bryte ned siloer og finne måter å bli mer smidig og motstandsdyktig på. Med tanke på at de fleste organisasjoner bruker mellom 15 % og 30 % av inntektene sine på lønnsavregning, er tidsadministrasjon en avgjørende komponent i arbeidsstyrkeoptimalisering og større ansvarlighet.
Skybaserte tidssporingsløsninger gir merverdi på noen av følgende målbare måter:
Sentralisert synlighet i forretningsuavhengige arbeidsprosesser. Hvor mye tid bør med rimelighet tildeles visse oppgaver? Hva er våre mest og minst arbeidskrevende operasjoner? Er arbeidsflytene våre mer produktive på ett sted enn på et annet sted? Ved å opprette egendefinerte rapporter og bruke avanserte analyser kan bedrifter utnytte tidsregistreringsdata for å få mer nøyaktige svar på disse spørsmålene – og innsikt i hvordan de kan optimere i fremtiden.
Økt ansvarlighet. I tillegg til å redusere tapet på grunn av tidstyveri, kan økt ansvarlighet for både arbeidsgivere og ansatte være til nytte for forretningsdriften generelt. For eksempel, i de fleste organisasjoner, kan mange arbeidere gjøre sine jobber eksternt, men det vil alltid være noen som må komme til det fysiske nettstedet. Med fremveksten av hybrid- og fjernarbeid har mange organisasjoner opplevd utfordringer på grunn av denne oppfattede «urettferdige» ulikheten. Gjennomsiktige og grundige tidssporingssystemer kan bidra til å forbedre moralen ved å la teamene dine vite at alle er like ansvarlige for sin tidsbruk – enten de er på stedet eller av.
Forenkle tidsadministrasjonen for å støtte roterende tidsplaner, tidsregistrering over midnatt, automatiske godkjenninger og massegodkjenninger, varsler, automatiserte nye beregninger og innebygd rapportering.
Robusthet og smidighet. Ledende organisasjoner er i stand til å snu seg rundt og reagere raskt på markedskrefter og endringer. En ny produksjonsprosess, en innovativ forretningsmodell, en forestående fusjon eller partnerskap – alle disse initiativene avhenger av nøyaktig analyse og solid planlegging. Tidsregistrering i skyen gir direkte innsikt i persontimer etter oppgave, region og prosjekt. Dette gir bedriftsledere den sikkerheten de trenger for å levere raske og konkurransedyktige tilbud og budsjettbeslutninger.
·Hastighet og effektivitet. Tradisjonelt har timeliste- og godkjenningsoppgaver vært noen av de mest tidkrevende i enhver virksomhet. For eksempel: I de fleste organisasjoner, før timene sendes til lønn, må de godkjennes - ofte først av en teamleder og deretter av en avdelingsleder. Hvis en person har spesiell autorisasjon for ekstra overtid av en eller annen grunn, må den ene saken isoleres og forklares – og så videre, på tvers av en rekke arbeidere og roller, både eksternt og på arbeidsplassen. Skybaserte tidsregistreringssystemer tillater at ulike regler og rollebaserte unntak eksisterer samtidig – men likevel er synlige og håndterbare fra et sentralt punkt. Og når alle hjørnetilfeller er dekket og redegjort for, betyr dette at avdelingsledere kan automatisere og godkjenne batchgodkjenninger – noe som reduserer bortkastet tid (og frustrasjon).
Medarbeiderbevaring og -tilfredshet. Selvfølgelig, når ansatte føler seg overarbeidet, kan det føre til misnøye og utbrenthet. Men å være underarbeidet eller jobbe under ens evner er også en stor kilde til frustrasjon for ansatte – for ikke å nevne en bortkastet mulighet for arbeidsgivere. Skybasert tidsregistreringsprogramvare kan samle data og inndata sentralt for å gi fugleperspektiv på tvers av driftsområdene – eller hele arbeidsstyrken. Dermed kan HR-team og -ledere analysere bestemte datasett for å se hvor det er flaskehalser, uregelmessigheter eller ineffektivitet. Rustet med denne innsikten kan organisasjoner sørge for at overarbeidede team får den støtten de trenger, og at talentfulle ansatte blir lagt merke til og forfremmet.
Er du klar for skybaserte tidsregistreringsløsninger?
Digital transformasjon har endret måten vi lever og gjør forretninger på. Det har gitt organisasjoner muligheten til å se rundt hjørner, optimalisere sine ressurser, og bedre forstå dataene som deres operasjoner genererer. Mens løsninger for sporing av ansattid har utviklet seg over tid, har de også vært en av de viktigste komponentene i enhver organisasjon. Hvorfor? Fordi de gjenspeiler det faktum at folk – med sine ulike ferdigheter og talenter – forblir den mest verdifulle og essensielle eiendelen som enhver organisasjon kan ha.
Når det er på tide å integrere skybaserte tidssporingsløsninger i organisasjonen, må du sørge for å holde den første tilnærmingen. Sørg for at du har gode kommunikasjons- og endringsstyringsplaner på plass i starten. Sørg for at du har et omfattende veikart og prosjektplan på plass, og sørg for å feire alle de små suksessene på vei til HR-transformasjonsmålene dine.