Tips for evaluering av ERP-programvare
Er du klar til å oppgradere ERP-systemet? Null på det beste valget for organisasjonens behov med denne 5-trinns metoden for evaluering av ERP-programvare.
Oversikt
Det finnes bokstavelig talt hundrevis av ERP-systemer å velge mellom, med et bredt spekter av evner, styrker, svakheter, anvendelighet og pris. Selv om valget av systemer kan virke skremmende, kan en systematisk ERP-systemsammenligningsprosess lede teamet ditt til en god beslutning i løpet av rimelig tid.
Den tidstestede metodikken som er beskrevet her, kan hjelpe deg med å nullstille løsningen som best oppfyller bedriftens spesifikke behov. Denne metoden kan høres grunnleggende ut, men bedrifter som utfører ERP-leverandørutvelgelsen uten å følge disse logiske trinnene, møter ofte forsinkelser, tilleggskostnader og unødvendig tilpasning. Bedrifter som bruker god forretningsførsel for ERP-vurdering, har derimot vanligvis jevnere utvalgsprosesser og etterfølgende implementeringer. Som et resultat kan de nyte fordelene med et moderne ERP-system raskere og konkurrere mer effektivt i en digital verden.
Femtrinns metode for evaluering av ERP-systemer
Når et selskap har bestemt seg for å erstatte det gamle ERP-systemet, er det første trinnet å sette sammen et prosjektteam for å drive prosessen med ERP-programvaresammenligning, -utvalg og -implementering. Teamet begynner arbeidet sitt med å utvikle en innledende plan - som er virkelig mer av en generell strategi på dette stadiet.
Prosessen for valg av ERP-leverandør kan beskrives i disse fem trinnene:
Diagram som illustrerer de fem hovedtrinnene i ERP-evalueringsprosessen
1. definisjon av ERP-krav
Du må fortelle potensielle ERP-leverandører om organisasjonen din og dens behov for at de skal konfigurere, pakke og prissette riktig løsning på riktig måte. Start med å identifisere viktige nettressurser, for eksempel produktdemonstrasjoner og blogger, som forteller bedriftens historie.
Beskriv virksomheten og prosessene på en generell måte i stedet for å opprette lange lister over bestemte krav og prosesser. Fortell potensielle leverandører om størrelsen på virksomheten, aktivitetsvolumet og transaksjonene, kompleksiteten i ulike prosesser og eventuelle unike funksjoner eller faktorer. Fokuser på prosessene og kravene som gir bedriften konkurransefortrinn. Det er de tingene som vil skille de potensielle systemene fra hverandre, og hvor du vil se nøye på hvor godt hvert system kan konfigureres for å støtte disse unike prosessene og funksjonene.
Skisser hva du liker med ditt nåværende system – du vil at det nye systemet skal håndtere dem i det minste også. Inkluder ting det eksisterende systemet ikke gjør (eller gjør det ikke bra). Påpeker eventuelle egendefinerte applikasjoner, funksjoner eller modifikasjoner som må håndteres med standard funksjonalitet eller enkel skreddersøm (ikke endring) i det nye systemet. Med andre ord, fokuser på de tingene som er unike for din virksomhet og anta at de rutinemessige tingene kommer til å ta vare på seg selv. (Du vil verifisere denne antakelsen i demonstrasjonene og endelige vurderinger nærmere beslutningspunktet).
Fokuser på ting som er unike for din bedrift og anta at de rutinemessige tingene kommer til å ta vare på seg selv.
Nøkkeltips for å definere ERP-kravene dine
Ikke stol på sjekklister for ERP-systemkrav . Sjekklister, en gammel standard bransjepraksis, gjør lite for å skille løsningene fra hverandre og ikke virkelig hjelpe deg med å gjøre et godt utvalg. Flertallet av elementer på disse listene er funksjoner og funksjoner som hvert system gir til en viss grad, og konkurrerende leverandører er egnet til å sjekke “ja” i den mest liberale tolkningen av systemets funksjonalitet.
Få de riktige personene i prosjektteamet. Spesifikasjonen av kravene er hardt arbeid. Det trenger teammedlemmer som er dedikert til organisasjonen, kjenner selskapet godt, og har tid til å vie til prosjektet. Unngå fristelsen med å pakke laget med entusiastiske, men uerfarne mennesker.
Sørg for at RFP-en inneholder denne informasjonen:
Beskrivelsen av virksomheten og dens prosesser
Hva ditt nåværende system gjør bra
Hva det ikke gjør så godt som du ønsker
Hva annet du vil at det nye systemet skal gjøre (rangert etter viktighet)
2. erp RFP
Det neste trinnet omfatter utstedelse av invitasjoner for svar til en valgt gruppe leverandører. Antall invitasjoner du bør sende ut vil variere – men husk at du må utføre en detaljert gjennomgang for hver enkelt du distribuerer. Erfaring har vist at jo mindre antall potensielle leverandører og jo mer detaljert informasjon de gis, jo bedre er svarene. Det er best å identifisere et dusin (eller færre) av de beste kandidatene for din korte liste.
Erfaring har vist at jo mindre antall potensielle leverandører og jo mer detaljert informasjon de gis, jo bedre er svarene.
Som svar bør ERP-leverandørene foreslå et system som leverer den nødvendige funksjonaliteten og funksjonene for å oppfylle kravene du identifiserte. Forslagene vil også inneholde informasjon om sine selskaper, produkter, erfaring i virksomheten, ressurser de vil forplikte seg til implementeringen, og annen informasjon som er ment å vinne din tillit (og derfor din virksomhet).
Så hvordan identifiserer du de dusin (eller færre) kandidatene for å fokusere din valginnsats på? Hvordan legger du ned listen fra hundrevis av ERP-leverandører til bare noen få? Start med bransjepublikasjoner som inneholder "suksesshistorier for ERP". (Vær oppmerksom på at disse publikasjonene sannsynligvis ikke vil fortelle deg om vanskeligheter eller feil, så sett denne informasjonen i perspektiv). Bruk bransjekontaktene – for eksempel tilknytninger og forretningsgrupper – til å identifisere andre fagfolk som kanskje nylig har hatt erfaring med å velge og implementere ERP.
Det er også mange elektroniske kataloger, valgverktøy og systemvalgtjenester som kan hjelpe deg med å identifisere programvare som har funksjonaliteten du trenger og / eller har erfaring i din bransje.
For personlig rådgivning, kan du inngå kontrakt med kontofirmaets konsulentavdeling eller finne en uavhengig konsulentressurs i ditt lokale område og/eller i din bransje. Sørg for å sjekke sin bakgrunn og tilhørighet for å være sikker på at de er virkelig uavhengige og ikke knyttet til en eller flere ERP-leverandører.
Du kan velge å inkludere bestemte ERP-systemleverandører som av andre årsaker er av interesse. Kanskje en eller flere av dine større og viktigere kunder bruker et ERP-system og har oppfordret deg til å bruke det samme systemet. Eller kanskje bedriften din er en del av en større bedrift eller bransjegruppe som har "standardisert" på en gitt ERP-plattform. Få et forslag fra den anbefalte leverandøren og gi alle forslagene en rettferdig og objektiv evaluering når du tar din beslutning.
Nøkkeltips for ERP-RFP
Sørg for at alle interessenter identifiserer sine krav. RFP-en din bør inkludere innspill fra alle interessenter – ellers risikerer du å velge et ERP-system som bare tjener noen av forretningsfunksjonene dine, og som krever at andre områder investerer i frittstående systemer. Evaluer systemer som arbeider for hele virksomheten, og bruk implementeringsplanen til å levere prioritetsmoduler først.
Vær oppmerksom på kravrangering. Ofte er RFP delt opp i funksjonsområder med seksjoner for hver avdeling å fullføre. Hvert område – enten det dreier seg om HR eller operasjoner – gjør vanligvis en flott funksjonalitet for jobberangering for forretningsenheten, men prioriteringene er kanskje ikke samkjørt med de generelle forretningsmålene. Det er opp til ditt prosjektevalueringsteam å justere prioriteringer fra et bredere perspektiv. Hvilke krav er vitale, viktige, eller rett og slett fine å ha?
Kontroller faktisk funksjonstilgjengelighet. Programvareselskaper har gode markedsføringsavdelinger; noen selger produkter som ikke er utviklet og testet fullstendig. Gjør forskning på funksjoner “kommer i en fremtidig utgivelse” sammenlignet med de som brukes av referanser i dag. Det er helt greit å vurdere funksjoner i utviklingen – men ikke betal prosjektet ditt på kommende funksjoner hvis de er avgjørende for et vellykket prosjekt.
Evaluer prosessene dine. Prosesser som er innebygd i emballert ERP-programvare, anses som "beste praksis". Erfarne ERP-konsulenter og implementerere vil fortelle deg at det nesten alltid er bedre å endre prosedyren for å passe til programvaren (gjenkjenner "beste praksis"-aspektet) enn å endre programvaren for å passe til den eksisterende prosedyren. Denne avgjørelsen er imidlertid din å ta. Men husk at nye prosesser kan drive forbedringene og fordelene du får fra et nytt system. Husk også at all moderne ERP-programvare kan skreddersys, slik at du har betydelig fleksibilitet til å endre skjermoppsett og -flyt, prosedyrer, datakarakteristikker og -behandling med mer – uten å endre koden.
Vurder din ROI i ERP. De fleste selskaper krever ERP-avkastning på investeringsanalyse (ROI) som en forutsetning for å godkjenne og finansiere alle større prosjekter. Som navnet antyder, er dette en summering av kostnader knyttet til kjøp og implementering av det nye systemet pluss driftskostnadsforskjeller sammenlignet med de til det eksisterende systemet. Roi vurderer også fordeler i tillegg til direkte kostnadsbesparelser, inkludert forbedret ytelse, bedre kundeservice og produktivitet på arbeidsplassen.
3. Første utklipping av ERP-evaluering
Evalueringen finner sted i to faser. I denne første fasen evalueres alle forslag for å se hvor godt de passer til miljøet og kravene dine, som beskrevet i RFP-en. (Denne fasen inkluderer ikke leverandørsammenligning – det trinnet faller inn under den andre fasen av evalueringen).
Målet på dette punktet er å eliminere de som ikke oppfyller dine kriterier og å rangere de som ser ut til å passe regningen. Resultatet er en kort liste over de beste forslagene. Disse, og bare disse, vil bli utsatt for en detaljert evaluering som fører opp til det endelige valget.
Hvis du har mange svar å se gjennom, vil detaljene ha en tendens til å bli uskarpe, noe som gjør det vanskelig å huske hvilke RFP-svar som er spesielt sterke (eller svake) og i hvilke områder. En numerisk vurderingsskala kan hjelpe deg med å holde det hele rett og dokumentere beslutningsprosessen.
Her er noen flere tips som kan hjelpe deg med dette dokumentasjonstrinnet:
Konfigurer et skjema eller regneark som er ordnet slik at kontrollører kan vurdere hvert forslag i henhold til hovedkriteriene du oppgav i RFP-en. Få hver kontrollør til å tilordne en numerisk gradering (skalaen kan være én til ti, én til fem, en til tre eller hvilket som helst granularitetsnivå du føler er riktig) for hvert evalueringskriterium. Du kan ha så mange eller så få kontrollører som du ønsker.
La det stå plass til notater og eventuelle spørsmål om svaret for oppfølging. Du vil kanskje be om avklaring på dette stadiet eller vente til den detaljerte evalueringen av forslagene på kortlisten. Tilordne en vekt til hvert kriterium basert på hvor kritisk funksjonen eller prosessen er for bedriften din.
Multipliser poengsummen gitt av hver vurderer med vektingen for hvert kriterium, og beregn en total poengsum for hver leverandør. Oftest vil det være flere som rangerer nær toppen av skalaen, en klynge av svar litt lenger i rangeringen, og noen som ikke gjør kuttet. Du bør nå ha din korte liste over finalister - ideelt sett tre til fem kandidater - for endelig vurdering.
Odds er gode at du vil kunne identifisere de beste kandidatene, men hvis det ikke er så klart, gå tilbake til de individuelle evalueringene og diskutere med teamet.
Nøkkeltips for foreløpige ERP-vurderinger
Behandle hver potensiell leverandør likt. Ikke godta live demoer, spesielle personlig møter eller besøk på stedet, med mindre du er villig til å tilby samme tilgang til alle leverandørene - det er viktig å holde et nivå på spillefeltet. En vanlig teknikk er å arrangere en "budgiverkonferanse" på anlegget ditt for å vise alle potensielle leverandører rundt og svare på sine spørsmål (foran alle).
Husk at et forslag er et salgsdokument. Svarene vil inneholde informasjonen du ba om, og mer. Anta at alle krav er sannferdige; du kan verifisere de fleste, om ikke alle, krav under evalueringsprosessen. Men forstå at forslagskriverne vil svare på dine spørsmål på en måte som setter sine produkter i det mest gunstige lyset.
Se etter avvikende verdier. Vær spesielt oppmerksom på eventuelle kriterier der rangeringer viser en bred variasjon. Hvis en anmelder vurderer et forslag veldig høyt for ett kriterium og en annen vurderer det veldig lavt, er det verdt en diskusjon. Spør begge anmeldere på en konstruktiv, ikke-truende måte å finne ut hva hver tenker. Sannsynligvis en eller begge la merke til noe som de andre anmelderne savnet eller ikke betraktet som viktig. Som et resultat av disse diskusjonene, bør du kanskje justere rangeringene for et bestemt kriterium – og det kan endre de samlede rangeringene.
Cloud erp Playbook-podcast
Hør råd fra bransjeledere som har gått over til Cloud ERP.
Cloud erp Playbook-podcast
Hør råd fra bransjeledere som har gått over til Cloud ERP.
4. ERP-sammenligning og detaljert evaluering
Når du har identifisert tre til fem finalister, er det på tide å få jobbe med å verifisere sine krav og validere referanser.
Slik starter du ERP-evalueringene dine
Ta kontakt med hver av de potensielle leverandørene og gi dem de gode nyhetene: de laget den korte listen! (Det er greit å fortelle dem hvor mange andre finalister det er og til og med la dem vite hvilke selskaper de konkurrerer mot, hvis du er komfortabel med å gjøre det).
I noen tilfeller kan du også be dem om å finjustere forslagene deres.
Snakk med (eller besøk) eksisterende brukere av systemet, helst i din bransje (eller i et lignende marked) og nær bedriftens størrelse.
Sikre referanser hvis leverandørene ikke allerede har oppgitt dem. (Leverandører kan nøle med å gi referanser på grunn av konkurransedyktige bekymringer. Men du bør insistere. Forsikre dem om at du vil signere og overholde avtaler om taushetsplikt).
Hvordan administrere ERP-systemdemonstrasjoner
Dette er også på tide å invitere de kortlistede kandidatene til å utføre detaljerte demonstrasjoner av sine systemer - men du må kontrollere disse demoene.
Gi hver kandidat et skript eller en liste over funksjoner du vil se i god tid før den planlagte demonstrasjonen. Alle potensielle leverandører bør få samme liste.
Tillat dem å vise frem eventuelle spesielle funksjoner de vil fremheve først etter at de har vist deg funksjonene og prosessene som er beskrevet i RFP.
Kontroller at skriptet eller listen inneholder de unike kravene som er identifisert i trinn én. ERP-systemer håndterer normale prosesser på mye samme måte; det er unntak for vanlige prosesser som utgjør utfordringen. (For eksempel muligheten til å registrere ordrer for varer som ikke er på lager, kravet om å selge grupper eller varer i pakker, sett eller sett, eller støtte for en unik fakturakontrollprosess).
I løpet av demoen vil du se hvordan programvaren kan settes opp og skreddersys for å støtte dine unike prosesser og prosedyrer. Når det er sagt, forblir åpen i den grad du kan oppdage noen beste praksis i de standardfunksjonene som ville forbedre driften og resulterer i din bedrift.
Ideelt sett vil demonstranten kunne vise systemfunksjonen ved hjelp av dine egne data. Dette er ikke alltid mulig, men når det er det, vil det gi deg en mye bedre demonstrasjon av hvordan systemet ville fungere i ditt miljø.
Nøkkeltips for din detaljerte ERP-vurdering
Ikke bli blendet av demonstrasjonene. Fagfolk som demonstrerer programvare er vanligvis veldig erfarne og har store personligheter. Deres mål er å vinne deg over og selge sin programvare. Ikke bli distrahert av personen eller salgsbanen, uansett hvor underholdende. Fokuser på hvordan forretningsprosessene oppfyller dine behov.
Få mest mulig ut av referansebesøk på stedet. Velg nøye hvem du planlegger å besøke. Foreta en kort samtale til verten din for å sikre at de har implementert programvaren og har realisert de lovede fordelene. Bli enig om hva de skal vise deg og de menneskene du vil møte under besøket. Når du er på stedet, må du nøye bedømme om deres suksess er replikerbar i ditt miljø. Still også de harde spørsmålene: "Hva var dine største overraskelser?" og "Hvis du måtte gjøre det igjen, hva ville du gjort annerledes?"
Fortsett å stille spørsmål. Oppfordre valgteamet til å stille spørsmål, hvis bare for å avklare svar. Gjør dette i RFP-gjennomgangen samt under demonstrasjonene; dette vil redusere sjansen for fremtidige overraskelser betydelig. Nå er det på tide å oppdage eventuelle svar du ikke liker - før forhandlingene starter. Husk også at du får dine svar gratis på dette stadiet, så lær så mye som mulig. Når du begynner å implementere produktet, må du kanskje vente på støtte eller til og med betale for svar på spørsmålene dine.
5. ERP-utvalg og kontrakt
Når du har fullført de detaljerte evalueringene, vil du sannsynligvis se at du har to eller tre leverandører som oppfyller kriteriene dine. Velg den du mener best oppfyller dine nåværende og fremtidige behov – men ikke lukk de andre. I stedet, la dem vite at de er en passform, men ikke ditt førstevalg; dette forlater døren åpen i tilfelle forhandlingene med toppkandidaten ikke fungerer som planlagt.
Nå kan du begynne å forhandle kontraktdetaljer med toppkandidaten. De fleste selskaper vet hvordan dette trinnet er «ment å fungere». Men som alle andre trinn i ERP-evalueringen og utvalgsprosessen, kan du oppleve noen overraskelser her.
Makten er på din side i forhandlingene. Det er imidlertid best å vurdere leverandøren som en partner i bedriftens fremtidige suksess, ikke en motstander i forhandlinger. Ta sikte på en rettferdig avtale som gir begge parter incentiver til å få systemet på plass effektivt og kjøre effektivt.
Alle aspekter av systemimplementeringen og løpende støtte skal diskuteres og dokumenteres – med detaljer om prisen, hvem som er ansvarlig, og i noen tilfeller tiden som kreves. Det er mange aspekter av kontrakten, inkludert (men ikke begrenset til):
Første kjøp, leasing eller lisens av maskinvare og programvare
Implementere maskinvare og programvare (spesifisere hva som "implementerer")
Kostnad og timing for konferanserompiloten (før eller etter programvarebetaling)
Innledende og løpende opplæringskostnader
Løpende vedlikeholdsstøtte for maskinvare og programvare (og på hvilket nivå)
Datakonvertering og integrasjon med andre systemer
Nettverksbygging og sikkerhet
Tilpasninger (initiale og med fremtidige versjoner)
Viktige tips for ditt endelige ERP-programvareutvalg
Ikke kunngjør ditt endelige valg før forhandlinger. På slutten av det detaljerte evalueringsstadiet, kan det hende at laget ønsker å erklære en "vinner". Men å informere den ledende kandidaten om at de er den "valgte" er ikke i selskapets beste interesse. Det er ikke uvanlig at det er overraskelser i forhandlingsprosessen, og du må kanskje gå tilbake til ditt valg.
Plan for lang sikt. I rush for å komme i gang, sørg for at du nøye gjennomgår de langsiktige kostnadene slik at estimatene er riktige, og du ikke skjeve ERP roI-tallene. Noen tilbydere tilbyr mer gratis tjenester i en lengre periode, og noen kan sette ut sin langsiktige støtte til et pay-by-support-call-firma. Noen leverandører har en grense på hvor mye de vil heve årlig vedlikehold eller abonnement priser, og mange ikke. Andre selger et lavt abonnement på programvare som en tjeneste (SaaS), og etter noen år begynner det å øke betydelig. Noen leverandører tilbyr en årlig oppdatering, men ingen betydelig støtte i oppdateringsprosessen. Still spørsmål og få svarene skriftlig for å sikre at du fullt ut forstår dine langsiktige kostnader.
Det tar en landsby (eller i det minste et lag)
Den viktigste faktoren i suksessen til ERP-systemevalueringsprosessen er prosjektteamet. Dette teamet bør etableres svært tidlig og bør være drivkraften i utvikling, distribusjon og evaluering av RFP og valg av det nye ERP-systemet.
I vår erfaring, når lagene er midt i detaljert etterforskning og evaluering, blir snarveier ofte tatt. Men hvis prosjektteamet følger disse fem trinnene og legger merke til læringen, vil de kunne finne den optimale løsningen for å oppfylle bedriftens krav, nå og for fremtiden.
Utforsk skybasert ERP-programvare
SAP S/4HANA Cloud er et moderne ERP-system med innebygd KI og maskinlæring.