På tide med en ERP-oppgradering? En veiledning for å erstatte det gamle ERP-systemet
Utforsk tips og råd for å vite hvorfor, når og hvordan du erstatter eldre ERP.
Oversikt
Hvordan fungerer ERP-systemet ditt for deg? Er det på tide med en ERP-oppgradering? Du har sannsynligvis ikke blitt stilt disse spørsmålene direkte (med mindre du har snakket med selgere), men du kan ha stilt deg selv det spørsmålet, hvis ikke eksplisitt. Er det et lite mål på tvil om at systemet ditt er bedre på en eller annen måte? Muligens har du hørt noen moderne ERP-suksesshistorier. Eller kanskje det er tydeligere enn det – kanskje det er nye ting du må gjøre for kundene dine eller for å holde tritt med konkurransen som det gamle systemet ikke kan håndtere uten mye tid og penger for oppgraderinger eller modifikasjoner. Uansett er det god forvaltningspraksis å kontinuerlig vurdere systemytelsen og identifisere områder for forbedring eller nye problemer som kan bli problemer i overskuelig fremtid.
Er det et perfekt ERP-system?
Det korte svaret er "nei". Og selv om det perfekte systemet eksisterte for dine spesifikke behov på et gitt tidspunkt, er disse behovene i stadig endring. Så det er godt å holde oversikt over ting, vite hvor godt ERP støtter dine nåværende behov, og identifisere trender som kan føre til problemer.
Det er fasjonabelt å referere til installerte systemer som "eldre ERP", noe som innebærer gammel teknologi og utdaterte systemer. Det er urettferdig fordi mange installerte systemer jevnlig vedlikeholdes, kontinuerlig oppgraderes og fullt ut er i stand til å vokse og tilpasse seg skiftende behov og krav. Når det er sagt, er ERP-oppgraderinger valgfrie, om enn sterkt oppmuntret av programvareleverandører. Det er viktig å holde seg oppdatert med korrigeringer og forbedringer som leveres av løsningsleverandøren din. Hvis du oppdager problemer eller ugunstige trender, er det første du bør gjøre å sørge for at systemet har alle oppdateringer og utgivelser, og deretter finne ut om leverandøren har flere add-ons eller forbedringer tilgjengelig som kan håndtere eventuelle mangler du har funnet. Finn ut hva det vil ta å implementere disse reparasjonene når det gjelder penger og innsats, og bruk denne informasjonen til å vurdere kostnadene ved å fortsette med den gjeldende løsningen (se "Hvor mye bruker du på ERP?" nedenfor).
Lar din nåværende ERP-programvare deg ned?
I sum, holde det gamle ERP-systemet oppdatert. Men hold også et nært øye med systemytelse. Behov og krav vil endre seg, og du må være sikker på at systemet virkelig støtter din bedrift og kundens behov.
Egenvurderingen nevnt ovenfor kan bidra til å identifisere mangler og problemområder, herunder følgende:
Systemet kan ikke oppfylle nye krav eller sette grenser for nye initiativer.
Det støtter ikke nye teknologier eller krav, eller gjør det bare med vanskeligheter, høye kostnader og forsinkelser. Leverandøren er treg til å inkludere nye funksjoner.
Funksjonene er vanskelige å lære og bruke, og hindrer heller enn å støtte effektivitet.
Responstiden er forverrende langsom. Lagring og henting av informasjon er utilstrekkelig, tungvint, eller bare ikke opp til dagens stadig voksende behov.
Systemet er dyrt og vanskelig å vedlikeholde og støtte, og støttes ikke tilstrekkelig av leverandøren.
Hvis systemet ditt virkelig er en eldre ERP med fallende støtte fra leverandøren, eller et krympende utvalg av teknisk støtte, vil kunnskapsrike programmerere og analytikere utvilsomt bli dyrere og vanskeligere å finne ettersom systemet blir mer utdatert og upålitelig.
Dette er de typer problemer som kan utvikle seg sakte og gå ukjent i lang tid. Da blir det plutselig klart at systemets mangler forårsaker alvorlige forretningsproblemer – og noe må gjøres.
Hvor mye bruker du på ERP?
Mange bedrifter blir overrasket når de gjør analysen og finner ut hva det virkelig koster å holde det eksisterende ERP-systemet på plass og i drift. Det kan høres merkelig ut når mellomstore bedrifter vanligvis ser på utgifter svært tett som en del av deres vanlige ledelsesansvar. Men det er ikke alltid lett å skille ut direkte og indirekte kostnader knyttet til ERP.
I tillegg til månedlige og årlige avgifter til programvareleverandøren(e) og maskinvareleverandøren(e), vil det være løpende kostnader for service og støtte fra de ulike tjenesteleverandørene (for eksempel maskinvaretjeneste, rådgivning eller nettverk). Sørg for å inkludere kostnadene ved å bringe ting oppdatert hvis du har oppdaget (eller mistenker) at oppdateringer eller forbedringer kan være nødvendig for å løse eksisterende eller forventede problemer som nevnt ovenfor.
Ta også hensyn til de direkte interne IT-avdelingskostnadene, inkludert lønn og fordeler, plass, hjelpemidler og forsyninger. Prøv å skille ut de som direkte støtter din ERP. Husk at i hvert fall noen av disse kostnadene vil forbli etter at du oppgraderer og implementerer et nytt system, spesielt hvis du erstatter et tradisjonelt on-premise-system med et annet on-premise-system. Kostnadsstrukturen for skybasert software-as-a-service (SaaS) er forskjellig, men du trenger fortsatt et sammenligningssted for å gjøre en forsvarlig beslutning om du vil holde deg til det eksisterende systemet, starte en ERP-oppgradering eller forfølge en eldre systemerstatning.
Beregning av avkastning på investert kapital i ERP
Få trinnvis veiledning om hvordan du vurderer kostnader og fordeler for en ny ERP.
Beregning av avkastning på investert kapital i ERP
Få trinnvis veiledning om hvordan du vurderer kostnader og fordeler for en ny ERP.
Hva ville et nytt system koste?
Har du angst over de potensielle kostnadene ved å bytte til et nytt ERP-system? Det er forståelig. Et nytt ERP-system er sannsynligvis en av de større utgiftene til ikke-produksjonsutstyr som en bedrift vil gjøre i et gitt år. Likevel, når de ses i sammenheng med de tilgjengelige fordelene og sammenlignet med det beløpet som for tiden brukes til å opprettholde det nåværende systemet, finner de fleste selskaper at kostnadene er helt rimelige og forsvarlige. Husk å tenke på livssykluskostnader – den totale kostnaden over en tidsperiode, som fem til syv år.
Når du ser på kostnaden for å skaffe og implementere et erstatningssystem, vær oppmerksom på at maskinvare- og programvarelisenskostnadene bare er en del av ligningen. Du bør også ta med følgende i vurderingen:
Nettverk og eksterne enheter som strekkodeskannere, eksterne inngangsstasjoner, mobile enheter og klientprogramvare pluss støtte.
Datakonvertering og dataregistrering til det nye systemet samt klargjøring for arkivering og tilgang til historiske poster.
Katastrofeberedskap, inkludert backup eller failover-systemer, datagjenopprettingsressurser, overflødig tilkobling og kommunikasjon.
Utdanning og opplæring for ERP-implementeringsteamet og alle fremtidige brukere. (Dette er kritisk viktig. Ikke skimp her.)
Ny arbeidsflytutvikling og dokumentasjon.
Implementeringshjelp. Sannsynligvis vil et visst nivå av assistanse bli inkludert i pakken fra den primære systemleverandøren, men du vil kanskje engasjere ytterligere assistanse fra leverandøren(e), eksterne konsulenter, ditt regnskapsfirma eller andre for noen eller alle elementene som er oppført ovenfor.
Ekstra byrde på dine ansatte under implementeringen i form av overtid, ansette temper for å hjelpe til med regelmessige oppgaver slik at de har tid til å jobbe med gjennomføringen, eller bonuser og andre insentiver for å holde arbeiderne motivert.
Vær oppmerksom på at kostnadsstrukturen for skybaserte SaaS-systemer er ganske forskjellig fra den tradisjonelle innkjøps- og implementeringstilnærmingen på stedet. Med SaaS er det liten eller ingen forhåndskostnad for maskinvare som det er i hovedsak en abonnementssituasjon. Men en SaaS-kontrakt inkluderer vanligvis en stor del av vedlikeholds- og støttekostnadene også, så dine pågående, interne IT-kostnader vil bli sterkt redusert. De fleste bedrifter finner at totale kostnader over fem til syv år med SaaS sannsynligvis vil være mindre enn den totale kostnaden for å kjøpe og støtte internt.
Når du veier beslutningen om å beholde det eksisterende systemet eller se på en erstatning, bør du vurdere omstillingen. Med en ny ERP-løsning vil du få et moderne brukergrensesnitt, flere funksjoner og funksjoner, og forbedre konkurransefortrinn, mens hvis du holder det gamle systemet, begrenser du evnen til å forbli smidig, produktiv og konkurransedyktig. Selv om du ikke først og fremst ser etter kostnadsbesparelser, viser moderne ERP-suksesshistorier at fordelene ved å flytte til et nytt system ofte koster mindre og oppveier kostnadene ved å implementere en oppgradering.
Hvordan rettferdiggjør du økonomisk et nytt ERP-system?
Når man tar en beslutning av denne størrelsen, krever de fleste selskaper en nytte- og kostnadsanalyse i form av en avkastning på investeringen (ROI). Kostnadssiden er enkel – legg sammen de forventede kostnadene som beskrevet ovenfor. På nyttesiden kan det være en direkte besparelse i IT-kostnadene, men opptelling av de store fordelene krever at selskapet ser på hvordan systemet vil endre arbeidsplassen og muliggjøre høyere ytelse, forbedret produktivitet og bedre kundeservice.
Forbedret ytelse: Mange ERP-systemprosjekter er berettiget i stor grad på forventede forbedringer i effektivitet (direkte arbeidsreduksjoner) og kostnadsbesparelser (inkludert, men ikke begrenset til, beholdningsreduksjoner), og med rette, slik at disse er store tilbakebetalingsfordeler i mange vellykkede ERP-implementeringer. Vær imidlertid oppmerksom på at systemet ikke skaper disse fordelene ved at det bare eksisterer i selskapet ditt. Systemet organiserer, analyserer og presenterer data på en slik måte at ledere bedre kan utnytte mennesker og ta bedre beslutninger, som er hva som vil generere de store fordelene. Vær oppmerksom på dette når du planlegger brukeropplæring og implementering av forbedrede prosedyrer.
Bedre kundeservice: Disse fordelene er mindre direkte, men enda mer verdifulle. Ved å betjene kundene bedre kan du teoretisk øke salg og fortjeneste, øke markedsandelen og kanskje til og med øke marginene fordi god kundeservice tilfører verdi for kunden uten å tilføre kostnader til selve produktet. I noen tilfeller blir kundeserviceforbedringer overlevelseskrav fordi når en ny eller god kunde forventer funksjoner som elektronisk bestilling eller forbedret elektronisk rapportering, må ERP-systemet ditt levere.
Endringer på arbeidsplassen: Dagens systemer er designet for brukervennlighet (UX eller brukeropplevelse er det nåværende buzzword) for rask og enkel tilgang til informasjon. Fordi hver brukers jobb og arbeidsflyt er unik, er dagens systemer svært skreddersydd for å gi hver bruker de mest effektive og komfortable arbeidsskjermene og prosessene. Tenk kostnadsunngåelse i stedet for kostnadsreduksjon for denne fordelen. Denne økte effektiviteten vil hjelpe nåværende ansatte til å gjøre mer og håndtere et høyere volum av virksomhet uten nyansettelser. Det er ikke tilrådelig å rettferdiggjøre systemet basert på redusert antall ansatte – det vil sannsynligvis ikke skje, og utsiktene til jobbtap vil ikke motivere arbeidere til å omfavne systemet og hjelpe det til å lykkes.
ERP-utvalg er bare begynnelsen
Mens du følger tips for evaluering av ERP-systemer, husk at eldre systemutskiftning ikke er en enkel eller rask prosess - men det er vel verdt investeringen som det kan gi betydelige fordeler når riktig valgt og implementert.
Et spørsmål som de fleste bedrifter har øverst på listen på dette punktet i prosessen, er "Hvor lang tid tar det å velge og implementere en gammel systemerstatning?" Det er ikke noe enkelt svar på dette spørsmålet - det avhenger av størrelsen og kompleksiteten til organisasjonen, enten det er noen eller begge systemene (gamle og nye) er skybaserte, dynamikken i selskapet og implementeringsteamet, nivået på lederforpliktelsen til prosjektet, og mengden samarbeid eller motstand blant brukersamfunnet... for å nevne bare noen av variablene. Noen implementeringer kan fullføres om noen måneder; andre tar et år eller mer. En erfaren implementeringspartner kan hjelpe deg med å utvikle en oppnåelig tidsplan når du legger ut prosjektplanen i de tidlige stadiene av implementeringsplanleggingen.
Vi trenger ikke å fortelle deg at å erstatte bedriftens strategiske informasjonsstyring er bundet til å være forstyrrende. Det kan ikke helt unngås, men avbrudd kan minimeres med en godt planlagt og -styrt implementeringsinnsats.
Dra nytte av alle fordelene med skybasert ERP
Driv virksomheten fra hvor som helst ved hjelp av komplette, modulbaserte løsninger drevet av innebygd KI og analyse.